Н. Левенец
Руководитель пошел навстречу сотруднику и предоставил ему отпуск раньше времени. Чем это может обернуться для бухгалтера?
Хорошо, когда работники вовремя уходят в отпуск, вовремя получают отпускные, вовремя возвращаются и остаются. Тогда в расчетах с ними вопросов не возникает, все получается гладко и красиво.
А если ваш сотрудник решил отгулять отпуск раньше времени? Трудовой кодекс это позволяет. В статье 122 сказано, что отправиться отдыхать можно через шесть месяцев после начала работы. А по договоренности с руководством можно даже и раньше. Причем на полную продолжительность установленного законом отпуска – 28 календарных дней.
В этом случае считается, что отпуск предоставлен авансом. Отпускные при этом положено рассчитывать таким же образом, как и после года работы. Общий порядок расчета среднедневного заработка для оплаты отпусков утвержден постановлением Правительства от 11 апреля 2003 г. № 213.
Пример 1
Антонов В.С. был принят на работу в ООО «Космос» 1 июня 2004 года. С 4 по 31 января 2005 года включительно ему был предоставлен ежегодный оплачиваемый отпуск. Расчетный период (октябрь, ноябрь, декабрь) отработан полностью, ежемесячная заработная плата Антонова – 10 000 руб. В расчет отпускных бухгалтер «Космоса» включил 30 000 руб.
Среднедневная зарплата Антонова равна 337,84 руб. (30 000 руб. : 3 мес. : 29,6 дн.), сумма отпускных составила 9459,52 руб. (337,84 руб. x 28 дн.). Для упрощения примера стандартные вычеты не рассматриваем. Тогда сумма НДФЛ с отпускных равна 1229,73 руб. (9459,52 руб. x 13%). Бухгалтер «Космоса» начислил и выплатил отпускные в январе:
Дебет 20 Кредит 70
– 9459,52 руб. – начислены отпускные за январь;
Дебет 70 Кредит 68
– 1229,73 руб. – удержан НДФЛ с отпускных;
Дебет 70 Кредит 50
– 8229,79 руб. (9459,52 – 1229,73) – выданы на руки отпускные.
Расплата за аванс
Если после такого раннего отпуска сотрудник уволится, так и не «отработав» его полностью, у бухгалтера возникнет масса проблем. В частности, придется пересчитать отпускные и «отобрать» у работника их часть. При этом в бухучете надо сторнировать начисленные ранее «лишние» суммы и отразить их удержание с работника. Об этом недавно напомнил Минфин (письмо от 20 октября 2004 г. № 07-05-13/10).
Кроме того, фирма должна вернуть увольняемому часть НДФЛ с отпускных. Для этого он должен написать заявление на имя фирмы о возврате ему излишне удержанных сумм (п. 1 ст. 231 НК). Конечно, отдавать налог непосредственно работнику не обязательно. На его сумму можно просто уменьшить возвращаемые работником отпускные.
Пример 2
Допустим, 1 февраля 2005 года Антонов уволился. Бухгалтер «Космоса» рассчитал, какую сумму отпускных он должен вернуть.
К моменту увольнения сотрудник проработал на фирме 8 месяцев. Посчитаем количество отпускных дней, которые он «заработал» за это время:
28 дн. : 12 мес. x 8 мес. = 19 дн.
Сумма отпускных за эти дни составит:
337,84 руб. x 19 дн. = 6418, 96 руб.
Сумма причитающегося с них НДФЛ:
6418,96 руб. x 13% = 834,46 руб.
Таким образом, сумма лишних отпускных равна:
9459,52 руб. – 6418, 96 руб. = 3040,56 руб.
Сумма НДФЛ, которую фирма должна вернуть Антонову:
1229,73 руб. – 834,46 руб. = 395,27 руб.
Значит, всего работник фирмы заплатит в кассу:
3040,56 руб. – 395,27 руб. = 2645,29 руб.
Записи будут такими:
1 февраля
Дебет 20 Кредит 70
– 3040,56 руб. – сторнирована излишняя сумма отпускных за январь;
Дебет 70 Кредит 68
– 395,27 руб. – сторнирован излишне удержанный НДФЛ с отпускных;
Дебет 50 Кредит 70
– 2645,29 руб. (3040,56 – 395,27) – работник внес в кассу причитающуюся с него сумму.
Социальное благо
Но это только начало. Помимо НДФЛ бухгалтеру надо разобраться и с другими «зарплатными» налогами. Посмотрим, как на нашем примере выглядят перерасчеты по ЕСН, а также по взносам на обязательное пенсионное и социальное страхование.
Пример 3
Для упрощения расчетов мы не будем рассматривать взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний. Сумма ЕСН, уплаченная с выданных отпускных, составит:
в федеральный бюджет – 1891,90 руб. (9459,52 руб. x x 20%);
в ФСС – 302,70 руб. (9459,52 руб. x 3,2%);
в ФФОМС – 75,68 руб. (9459,52 руб. x 0,8%);
в ТФОМС – 189,19 руб. (9459,52 руб. x 2%);
взносы на пенсионное страхование – 1324,33 руб. (9459,52 руб. x 14%).
31 января бухгалтер «Космоса» сделал такие проводки по начислению ЕСН:
Дебет 20 Кредит 68 субсчет «Расчеты по ЕСН»
– 1891,90 руб. – начислен ЕСН в федеральный бюджет;
Дебет 68 Кредит 69-2
– 1324,33 руб. – зачтены взносы на пенсионное страхование в счет уплаты ЕСН в федеральный бюджет;
Дебет 20 Кредит 69-1
– 302,70 руб. – начислен взнос в Фонд социального страхования;
Дебет 20 Кредит 69-3
– 75,68 руб. – начислен взнос в Федеральный ФОМС;
Дебет 20 Кредит 69-3
– 189,19 руб. – начислен взнос в территориальный ФОМС.
После увольнения Антонова ЕСН пришлось пересчитать, и он стал равен:
в федеральный бюджет – 1283,79 руб. (6418,96 руб. x x 20%);
в ФСС – 205,41 руб. (6418,96 руб. x 3,2%);
в ФФОМС – 51,35 руб. (6418,96 руб. x 0,8%);
в ТФОМС – 128,38 руб. (6418,96 руб. x 2%);
взносы на пенсионное страхование – 898,65 руб. (6418,96 руб. x 14%).
«Лишние» суммы ЕСН равны:
в федеральный бюджет – 608,11 руб. (1891,90 – – 1283,79);
в ФСС – 97,29 руб. (302,70 – 205,41);
в ФФОМС – 24,33 руб. (75,68 – 51,35);
в ТФОМС – 60,81 руб. (189,19 – 128,38);
взносы на пенсионное страхование – 425,68 руб. (1324,33 – 898,65).
На эти суммы бухгалтер сторнировал начисленный ЕСН:
1 февраля
Дебет 20 Кредит 68 субсчет «Расчеты по ЕСН»
– 608,11 руб. – сторнирован излишне начисленный ЕСН в федеральный бюджет;
Дебет 68 Кредит 69-2
– 425,68 руб. – сторнированы взносы на пенсионное страхование в счет уплаты ЕСН в федеральный бюджет;
Дебет 20 Кредит 69-1
– 97,29 руб. – сторнирован взнос в Фонд социального страхования;
Дебет 20 Кредит 69-3
– 24,33 руб. – сторнирован взнос в Федеральный ФОМС;
Дебет 20 Кредит 69-3
– 60,81 руб. – сторнирован взнос в территориальный ФОМС.
Увеличим прибыль
Перетасовка сумм отпускных и налогов потянет за собой и пересчет налога на прибыль. Возвращенные работником отпускные и сторнированные налоги надо исключить из расходов по прибыли в периоде увольнения работника.
Пример 4
Вернемся к нашему примеру. Сумма отпускных, которые Антонов вернул фирме, – 3040,56 руб. Переплата по ЕСН составила:
608,11 руб. + 97,29 руб. + 24,33 руб. + 60,81 руб. = = 790,54 руб.
Будем считать, что ООО «Космос» платит налог на прибыль помесячно. Таким образом, сумма, которую в январе надо исключить из расходов по прибыли, равна:
3040,56 руб. + 790,54 руб. = 3831,10 руб.
Оптимальное решение
Пересчитать налоги с переплаченных отпускных – это еще полбеды. Сразу же после этого перед бухгалтером встает еще более сложная задача: отразить все эти перерасчеты в налоговой отчетности, а также добиться зачета или возврата переплаченных сумм налога. Связанные с этим проблемы занимают массу времени. Ведь инспекция не любит возвращать налоги и будет чинить вам всяческие препятствия.
Некоторые руководители решают этот вопрос жестко. «Пока не отработаете 11 месяцев – никакого отпуска», – заявляют они работникам. Но поступать так вовсе не обязательно. Проблему можно решить и мягче. Для этого попросите уходящего в «авансовый» отпуск работника написать два заявления:
– на очередной отпуск (на количество заработанных дней);
– на отпуск без сохранения зарплаты (на оставшиеся дни).
Пример 5
Посмотрим, как такая ситуация выглядит в нашем случае. К моменту отпуска, к 4 января, Антонов отработал 7 месяцев и 4 дня. Сумму отпускных определим по тем же правилам, по которым считают компенсацию за неиспользованный отпуск. Расчетный период равен 7 месяцам. Поэтому заявление на очередной отпуск он написал на 16 дней (28 дн. : 12 мес. x 7 мес.), а заявление на отпуск без сохранения зарплаты – на 12 дней (28 – 16).
Тогда сумма отпускных за эти дни составит:
337,84 руб. x 16 дн. = 5405,44 руб.
Сумма причитающегося с них НДФЛ:
5405,44 руб. x 13% = 702,71 руб.
В январе бухгалтер «Космоса» выплатил отпускные:
Дебет 20 Кредит 70
– 5405,44 руб. – начислены отпускные за январь;
Дебет 70 Кредит 68
– 702,71 руб. – удержан НДФЛ с отпускных;
Дебет 70 Кредит 50
– 4702,73 руб. (5405,44 – 702,71) – выданы на руки отпускные.
Поступая таким образом, бухгалтер сможет обезопасить себя от корректировок начисленных работникам сумм.
Начать дискуссию