Как продавцу оформить возврат части наличного аванса?

СУТЬ ОБСУЖДЕНИЯ

Часто бухгалтеры торговых организаций не знают, как оформить возврат денег, если полученный наличными аванс оказался больше цены товара или услуги. К тому же многие до сих пор сомневаются, нужно ли вообще пробивать кассовый чек при получении аванса наличкой. Ведь по Закону кассовый чек нужно пробивать только при продаже товаров (выполнении работ, оказании услуг) <1>.

АНАЛИЗ СИТУАЦИИ

На сегодняшний момент и у судов, и у контролирующих органов позиция единая: при получении предоплаты ККТ должна применяться <2>. Основной их аргумент заключается в том, что Закон N 54-ФЗ не освобождает организации и предпринимателей от применения ККТ в случае оплаты товаров (услуг, работ) наличным авансом. Так что спорить с этим смысла нет.

Более интересен другой вопрос: как оформить возврат денег, если чек на аванс пробит, а цена товара или услуги в итоге оказалась меньше. Порядок оформления документ будет зависеть от того, в какой день вы возвращаете деньги.

ВАРИАНТ 1. Лишний аванс возвращаем в день его получения (в смену того же кассира) <3>. Деньги можно выдать из денежного ящика кассового аппарата, на котором пробит чек. Надо сказать, что порядок оформления возврата части аванса по пробитому чеку нормативными актами не регламентирован. Поэтому в такой ситуации можно посоветовать:

- забрать у покупателя первоначально выданный чек на аванс;

- проставить на этом чеке подпись заведующего или руководителя магазина;

- вернуть покупателю лишнюю сумму денег;

- выдать покупателю новый чек на фактическую (меньшую) стоимость товара или услуг.

В этом случае и клиент будет доволен, и у вас на руках останется оригинал первоначального чека, необходимый для соблюдения порядка возврата. Кстати, так же рекомендуют поступать и некоторые территориальные налоговые органы <4>.

Сам порядок оформления возврата денег стандартный. Кассир, старший кассир или заведующий секцией должен составить акт о возврате денег по форме N КМ-3 <5>. В акте, в частности, нужно указать номер и сумму чека, по которому возвращены деньги (то есть всю сумму аванса). В конце дня чек на аванс, наклеенный на лист бумаги, вместе с актом передается в бухгалтерию <6>.

ВАРИАНТ 2. Лишний аванс возвращаем не в день его получения. При возврате аванса в любой другой день (в смену другого кассира) деньги надо брать уже не из денежного ящика кассового аппарата, а из кассы организации. И их выдачу надо оформить по расходному кассовому ордеру (РКО) (форма N КО-2) <7>. При этом в РКО в строке "Основание" нужно указать: "возврат части неиспользованного аванса".

ВЫВОД

Итак, порядок оформления возврата части аванса покупателю будет зависеть от того, возвращаете вы ее в тот же день, когда получен аванс, или нет.

А при получении наличного аванса не забудьте пробить чек. Иначе вас могут привлечь к административной ответственности за неприменение ККТ. И хотя за совершение такого нарушения теперь в КоАП и предусмотрено предупреждение в качестве наказания, альтернативного штрафу <8>, не стоит особо рассчитывать на такой исход. Налоговики, скорее всего, выпишут штраф <9>. А он совсем не маленький: индивидуальный предприниматель и руководитель организации рискуют лишиться от 3000 до 4000 руб. <10>, а организация - от 30 000 до 40 000 руб. За неприменение ККТ при получении аванса оштрафовать могут и обычного работника - кассира или продавца - на сумму от 1500 до 2000 руб. <11>

Радует только то, что постановление по делу об административном правонарушении налоговый орган может вынести лишь в течение 2 месяцев с момента получения вами предоплаты <12>.

--------------------------------

<1> п. 1 ст. 2 Федерального закона от 22.05.2003 N 54-ФЗ "О применении контрольно-кассовой техники..."

<2> Постановление Президиума ВАС РФ от 21.03.2006 N 13854/05; п. 1 Письма Минфина России от 18.12.2008 N 03-11-04/2/197; п. 1 Письма УФНС России по г. Москве от 21.09.2007 N 22-12/091498; Письмо УФНС России по г. Москве от 04.08.2009 N 17-15/080428

<3> п. 4.2 Типовых правил эксплуатации контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением, утв. Минфином России от 30.08.93 N 104 (далее - Типовые правила)

<4> Письма УФНС России по г. Москве от 18.12.2008 N 22-12/118181, от 07.01.2008 N 22-12/003057

<5> утв. Постановлением Госкомстата России от 25.12.98 N 132

<6> пп. 4.2, 4.3 Типовых правил

<7> утв. Постановлением Госкомстата России от 18.08.98 N 88

<8> ст. 3.4, ч. 2 ст. 14.5 КоАП РФ

<9> ч. 1 ст. 23.5 КоАП РФ

<10> ст. 2.4 КоАП РФ

<11> ч. 2 ст. 14.5 КоАП РФ

<12> ст. 4.5 КоАП РФ; Постановление Президиума ВАС РФ от 07.10.2008 N 5196/08

Впервые опубликовано в журнале "Главная книга" N18, 2010