Затраты на переговоры с партнерами – представительские

Если во время командировки менеджер турфирмы потратил деньги на организацию переговоров с партнером в кафе или ресторане, эти затраты можно признать в целях налогообложения прибыли представительскими. Во всяком случае, чиновники не возражают против такой квалификации трат.

Какие расходы признаются представительскими
В целях налогообложения прибыли к представительским относятся расходы, связанные с официальным приемом и обслуживанием представителей других организаций, участвующих в деловых переговорах. Это следует из пункта 2 статьи 264 Налогового кодекса РФ.

При этом перечень представительских расходов, принимаемых в целях налогообложения прибыли, является закрытым.

В него включены:

– расходы на проведение официального приема;
 

– буфетное обслуживание во время переговоров;

–транспортное обеспечение;

– оплата услуг переводчиков.

А вот расходы на развлечения и отдых (например, стоимость билетов на концерты, в театры, музеи, кинотеатры), а также затраты на профилактику или лечение заболеваний представительскими не являются.

Финансисты относят к представительским и расходы фирмы на проведение банкета для клиентов, цель которого – обсудить возможность заключения контрактов (письмо от 25 марта 2010 г. № 03-03-06/1/176). Учтите: к представительским можно отнести расходы на переговоры не только с уже имеющимися, но и с потенциальными партнерами или клиентами (письмо Минфина России от 16 ноября 2009 г. № 03-03-06/1/759). И если такие переговоры оказались неудачными, затраты на их организацию тем не менее можно будет учесть в целях налогообложения (постановления ФАС Уральского округа от 23 декабря 2008 г. № Ф09-8529/08-С2, от 17 июня 2004 г. № Ф09-2441/04АК, Северо-Западного округа от 21 ноября 2005 г. № А44-1354/2005-15). Главное при этом, конечно же, чтобы расходы соответствовали понятию представительских.

Затраты на питание и буфетное обслуживание
Налоговый кодекс РФ позволяет турфирмам признавать в качестве представительских расходы на проведение официального приема – завтрака, обеда, ужина или иного аналогичного мероприятия.

При этом официальный прием для гостей фирма может устроить в банкетном зале, оплатив ему выпивку и продукты питания. А может организовать встречу в своем офисе, закупив для этого минеральную воду, соки, чай, кофе, бутерброды, печенье, конфеты, кондитерские изделия, фрукты, одноразовую посуду. Такие расходы также можно учесть в целях налогообложения прибыли.

Отметим, что финансисты разрешают учесть в составе представительских и стоимость спиртных напитков (письмо от 25 марта 2010 г. № 03-03-06/1/176). Такое же мнение у судей (постановление ФАС Уральского округа от 3 марта 2010 г. № Ф09-1131/10-С3). При этом чиновники рекомендуют ограничивать количество потребленного во время встречи алкоголя обычаями делового оборота. Чтобы избежать споров с контролерами, предприятию следует закрепить разумную долю выпивки в расчете на одного человека в смете на представительские расходы.

Расходы на покупку чая, кофе, конфет для представителей контрагентов, прибывших на переговоры в офис, также можно признать в целях налогообложения прибыли (письмо Минфина России от 12 мая 2001 г. № 03-03-06/1/327).

Транспортное обслуживание
В состав представительских включается стоимость проезда деловых партнеров от места их размещения (обычно от гостиницы) до места проведения переговоров и обратно. А вот стоимость проезда партнеров из других городов или других стран в целях налогообложения прибыли не учитывается (письмо ФНС России от 18 апреля 2007 г. № 04-1-02/306@). › |В состав представительских расходов не могут быть включены затраты на доставку гостей от аэропорта или вокзала до места их проживания..|<

Оформление места встречи
В статье 264 Налогового кодекса РФ не указаны такие расходы, как оформление помещений, в которых проводится прием деловых партнеров. Это дает возможность чиновникам утверждать, что затраты на оформление зала, цветы, конфеты не являются экономически обоснованными. Такая точка зрения высказана, к примеру, в письме Минфина России от 25 марта 2010 г. № 03-03-06/1/176.

Судебная практика по данному вопросу противоречива. По мнению одних судов, данные расходы включаются в состав представительских (постановления ФАС Московского округа от 3 сентября 2010 г. № КА-А40/10128-10, ФАС Западно-Сибирского округа от 11 мая 2006 г. № Ф04-2610/2006(22165-А46-40)). Другие арбитры поддерживают в подобных спорах чиновников (постановление ФАС Волго-Вятского округа от 15 марта 2006 г. № А29-1822/2005а).

Расходы на сувениры
Во время проведения переговоров или по их завершении участникам мероприятий принято вручать небольшие памятные сувениры (ручки, блокноты, записные книжки, ежедневники, папки, календари). Как правило, на них наносится логотип и название турфирмы. Стоимость подобной продукции включается в состав представительских расходов. Ведь вручение сувениров или обмен ими соответствует обычаям делового оборота (письмо МНС России от 16 августа 2004 г. № 02-5-10/51).

Затраты на услуги переводчиков
Если для переговоров во время встречи турфирма нанимает переводчиков со стороны, Налоговый кодекс РФ позволяет признать такие расходы в целях налогообложения прибыли как представительские.

Оплата проживания
Бывает, что турфирмы не только бронируют, но и оплачивают приглашенным на переговоры партнерам номера в гостинице или арендуют им квартиры. Однако такие расходы не входят в состав представительских затрат. На это было указано еще в письме Минфина России от 16 апреля 2007 г. № 03-03-06/1/235.

Место проведения переговоров
Налоговый кодекс РФ не делает ограничений, касающихся места проведения официальной встречи. Поэтому, как указывают финансисты, представительскими расходами можно считать затраты на переговоры даже во время командировки. Об этом – в письме Минфина России от 1 ноября 2010 г. № 03-03-06/1/675.

Хотя бывают споры, когда налоговики не принимают в качестве представительских расходы, если встреча с партнерами состоялась в баре, кафе или ресторане. Хотя такое решение налоговиков компаниям удается оспорить в суде (постановление ФАС Северо-Западного округа от 19 июня 2008 г. № А13-7506/2006-28).

Нормирование представительских расходов
Такие расходы могут быть учтены в целях налогообложения прибыли в составе прочих в размере, не превышающем 4 процента от суммы расходов турфирмы на оплату труда за соответствующий отчетный (налоговый) период. Об этом же – в письме Минфина России от 26 марта 2010 г. № 03-03-06/2/59.

Обратите внимание: сумма расходов на оплату труда для расчета лимита определяется нарастающим итогом с начала года (п. 3 ст. 318 Налогового кодекса РФ). Поэтому возможна ситуация, когда по итогам I квартала 2011 года турфирма превысила норматив представительских расходов, а за полугодие – уложилось в него.

«Входной» налог на добавленную стоимость по представительским расходам принимается к вычету в размере, в котором он относится к затратам, принимаемым в целях налогообложения прибыли. Это четко прописано в пункте 7 статьи 171 Налогового кодекса РФ.

Аналогичные разъяснения приведены в письме Минфина России от 6 ноября 2009 г. № 03-07-11/285. На это указывают и арбитры (постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 28 сентября 2010 г. № А33-22233/2009).

Пример. В январе–марте 2011 года турфирма «Путешествие» пригласила на встречу в Москву своих деловых партнеров из Турции. Расходы на их прием составили 354 000 руб. (с учетом НДС – 54 000 руб.). Предположим, что все эти расходы отвечают критерию представительских трат. При этом расходы на оплату труда работников компании за I квартал равны 1 987 000 руб. Фирма «Путешествие» может учесть в целях налогообложения прибыли представительские расходы в размере:

1 987 000 руб. х 4% = 79 480 руб.

Расходы в сумме 220 520 руб. (354 000 – 54 000 – 79 480) в январе–марте не принимаются. Однако их можно будет учесть при исчислении прибыли в следующих периодах (полностью или частично).

«Входной» НДС в I квартале можно принять к вычету в сумме:

54 000 руб. х  79 480 руб. : 354 000 руб. =  12 124,07 руб.

Налог в размере 41 875,93 руб. (54 000 – 12 124,07) в I квартале к вычету не принимается. Однако его можно принять к вычету позже, когда будет увеличен норматив представительских расходов, принимаемых в целях налогообложения прибыли.

В учете турфирмы бухгалтер сделает следующие проводки:

ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 76
– 300 000 руб. (354 000 – 54 000) – отражены представительские расходы;

ДЕБЕТ 19 КРЕДИТ 76
– 54 000 руб. – учтен «входной» НДС по представительским расходам;

ДЕБЕТ 68 субсчет «Расчеты по НДС»
КРЕДИТ 19
– 12 124,07 руб. – принята к вычету часть «входного» налога в размере, соответствующем нормативу.

Документальное оформление
По общему правилу все расходы, принимаемые в целях налогообложения прибыли, должны быть документально подтверждены (п. 1 ст. 252 Налогового кодекса РФ). Представительские расходы не исключение.

Согласно разъяснениям, которые даны в письмах Минфина России (письма от 1 ноября 2010 г. № 03-03-06/1/675, от 22 марта 2010 г. № 03-03-06/4/26 ), чтобы обосновать представительские расходы, чиновники рекомендуют компаниям оформить следующие документы:

– приказ (распоряжение) руководителя об осуществлении расходов на указанные цели;

–смету представительских расходов;

–первичные документы, в том числе в случае использования приобретенных на стороне каких-либо товаров для представительских целей, оплаты услуг сторонних организаций;

– отчет о представительских расходах по проведенным мероприятиям, в котором отражаются: цель представительских мероприятий, результаты их проведения; иные необходимые данные о проведенном мероприятии, а также сумма расходов на представительские цели.

Статья напечатана в журнале "Учет туристической деятельности" №2, февраль 2011 г.