Когда ФСС не оплачивает декрет

Наше государство пытается заботиться о будущих мамах: выплачивает им пособия по беременности и родам. Вот только право на такую заботу зачастую отстаивает бухгалтер.

Пособие по беременности и родам женщина получает по месту основной работы. После этого организация обращается с заявлением в ФСС с просьбой сумму пособия возместить (или зачесть в счет причитающихся взносов). А делать это фонд не спешит.

Получив заявление, работники ФСС смотрят правильность расчета пособия. Если они обнаружат недочеты, фирме в возмещении расходов откажут. Такое право работникам соцстраха дает статья 11 Федерального закона от 16 июля 1999 г. № 165-ФЗ.

Такой расклад организациям крайне не выгоден. Ведь в этом случае «завышенную» сумму пособия им придется списать за счет чистой прибыли. И это не все. Излишняя сумма тогда превращается в доход сотрудницы, с которого фирма должна удержать НДФЛ (как налоговый агент). Однако вы уже выплатили ей эту сумму, значит, удержать налог уже не сможете. Дальше вариантов два. Первый: сообщить об этом в налоговую инспекцию. Второй: не сообщать, но тогда контролер вправе оштрафовать фирму на сумму 20 процентов неудержанного налога (ст. 123 НК РФ). Впрочем, вы избежите такого финала, если имеете под рукой несколько бумаг.

Больше документов – меньше сомнений

Во-первых, трудовой договор, заключенный с беременной сотрудницей. Без договора претендовать на пособие нельзя (п. 1 ст. 9 Федерального закона от 16 июля 1999 г. № 165-ФЗ).

Во-вторых, заполненный больничный лист беременной женщины. Именно на его основании назначают пособие (п. 33 постановления СМ СССР и ВЦСПС от 23 февраля 1984 г. № 191). Обратите внимание: начисленное пособие необходимо отразить в расчетной ведомости для ФСС. Подробнее о том, как ее заполнить, написано в бераторе «Налоговый учет и отчетность» (том V).

В-третьих, документы, подтверждающие расчет пособия: штатное расписание, приказ руководителя на утверждение штатного расписания, расчетные и платежные ведомости на зарплату. Как отмечалось, пособие определяют от среднемесячного заработка сотрудника из расчета 12 месяцев, предшествующих его выплате. Поэтому указанные документы необходимо представить за годичный период.

Однако многие фирмы злоупотребляют возможностью получить из фонда «живые» деньги. Из-за этого с ФСС возникают споры. Схема элементарна. Беременной женщине увеличивают официальную зарплату до 12 480 рублей или вообще принимают ее на работу накануне декретного отпуска. Причем стараются это сделать (чаще всего задним числом) за четыре месяца до ухода сотрудницы в декрет: тогда ей причитается пособие исходя из среднего заработка (а не исходя из МРОТ). Соответственно максимальным выходит и размер пособия. Но эту хитрость в ФСС хорошо знают. Поэтому с его стороны существует жесткий контроль.

Где тонко, там и рвется

Как и прежде, сотрудники фонда обращают внимание на динамику окладов сотрудниц: какие оклады были до беременности и какие накануне ухода в декрет. Если обнаружится, что выплаты резко увеличились, готовьтесь к объяснениям. Однако не вызовет подозрений ситуация, если зарплата была повышена не только беременной женщине, а всему штату фирмы (отдела, подразделения). В этом случае у вас наготове должен быть приказ о повышении окладов и новое штатное расписание.

Дело обстоит сложнее, если заработок повысили только работнице «в положении». Все будет зависеть от ее квалификации. Если сотрудница работала, скажем, кассиром, а перед декретом директор перевел ее на должность заведующей с большим окладом, будут неприятности. Надо доказать, что она обладает знаниями для такой профессии: предъявить аттестаты о нужном образовании, повышении квалификации и т. д. Если работников фонда эти доказательства не убедят, они откажут вам в возмещении. Не поможет и суд (постановление Президиума ВАС РФ от 29 июня 2004 г. № 2901/04).

Если вы решите просто увеличить зарплату кассиру (не повышая его в должности), будьте готовы подтвердить, что на нее возложены дополнительные функции. Для этого подойдет должностная инструкция. Иначе фонд пересчитает пособие исходя из оклада до его повышения.

Другое дело, когда оклад повышают высококвалифицированному работнику. Обосновать такой шаг можно следующим образом: «Зарплата повышена с целью удержания ценного работника». Именно так отстояла свою правоту одна аудиторская фирма, когда доказывала фонду правомерность повышения оклада беременной женщине – аудитору (постановление ФАС Северо-Западного округа от 19 августа 2004 г. по делу № А21-12236/03-С1).

Сотрудники фонда обращают внимание еще на некоторые факты. Например, если вы установили сотруднице оклад, превышающий зарплату самого директора. Это заведомо проигрышный вариант. Специалисты фонда заявят вам, что вы повысили заработок беременной лишь с целью получения большого пособия, и выплатят его лишь частично. Без учета повышения. Согласится с ними и суд (постановление ФАС Северо-Западного округа от 17 октября 2004 г. по делу № А13-3997/04-08).

Аналогичная ситуация может произойти, если беременная женщина устроилась на работу накануне декрета. Чтобы не вызвать подозрений, предъявите штатное расписание, из которого видно, что должность до приема этой работницы была вакантной. Более того, после ухода в декрет на ее место взяли другого работника или эту должность кто-то замещает. Одна фирма этого не сделала, и ФСС ей отказал в возмещении. Арбитражный суд его поддержал (постановление ФАС Северо-Западного округа от 10 сентября 2004 г. по делу № А26-859/04-211).

Кроме этого, сотрудники фонда могут доказать необоснованность повышения оклада, если обнаружат, что фирма работает с убытком и имеет много долгов. В этом случае ФСС может указать, что у организации не было финансовых возможностей на резкое повышение зарплаты (постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 6 апреля 2004 г. по делу № А19-14182/03-36-Ф02-1063/04-С1).

Н. Левенец, эксперт серии бераторов ПЭБ