Выплата заработной платы по пластиковым картам

Опубликовано: Журнал "Главбух" №3/2003

А.Р. ГОЛОВЩИНСКАЯ,
аудитор компании «Берг и партнеры. Налоговый консалтинг»

Выплачивать зарплату сотрудникам организация может не только наличными, выдав их из кассы. Есть еще один способ – перечислять деньги на пластиковые карточки работников. Если говорить более точно, деньги в таком случае перечисляются не на карточку, а на карточный лицевой счет в банке.
О преимуществах выплаты заработной платы сотрудникам с использованием пластиковых карточек, а также об особенностях отражения в бухгалтерском и налоговом учете связанных с этим затрат мы расскажем в данной статье. Кроме того, вы узнаете о том, как можно получить пластиковые карточки.

В чем преимущества расчетов с персоналом с использованием пластиковых карт
Преимущества этой формы расчетов очевидны и для предприятия, и для его работников. Для организации упрощается процесс выдачи заработной платы: не нужно иметь дело с наличностью, не требуется перевозить ее из банка, нанимать для этого охрану, тратить рабочее время на выдачу денег сотрудникам из кассы, депонировать зарплату, если в день ее выдачи сотрудник отсутствовал на работе. К тому же на карточные счета сотрудников можно перечислять премии, страховки, командировочные и т. д.
Сотрудники тоже имеют свои преимущества: получая зарплату на карточку, они приобретают дополнительные гарантии безопасности – если карточка будет утеряна или украдена, ее можно заблокировать, и деньги останутся на счете целыми и невредимыми. Кроме того, если сотрудник не целиком потратит перечисленную заработную плату, то банк может начислить на остаток проценты (если это оговорено договором между предприятием и банком). И наконец, очень важно еще одно обстоятельство: некоторые карточки действуют и за границей, поэтому с их помощью можно рассчитываться будучи в командировке за рубежом или на отдыхе.

Работники организации могут не только расходовать деньги с карточного счета, но и пополнять его. Ведь кроме сумм зарплаты, которую перечисляет предприятие, сам сотрудник может вносить на карточный счет наличные деньги. На этот счет по желанию сотрудника организации могут зачислять пособия, гонорары, суммы страхового возмещения. Если гражданин сдает свое имущество в аренду или, к примеру, продал его, то вырученные деньги тоже можно переводить на его карточный счет.

Как получить пластиковые карты
Чтобы перечислять зарплату на пластиковые карточки, предприятию нужно заключить договор с банком, который выпускает в обращение (эмитирует) такие карты. Перечислять зарплату можно как на пластиковые карточки российских платежных систем, так и на карточки международных платежных систем, которыми можно пользоваться за границей (например, Visa или MasterCard). Какими именно карточками воспользоваться, предприятие решает самостоятельно. От этого зависит стоимость годового обслуживания. Эту стоимость банк указывает в договоре. Организация может оплачивать услуги банка по обслуживанию карточных счетов ежемесячно, а также авансом за какой-то срок, например за год. Некоторые банки кроме платы за обслуживание взимают и первоначальный взнос за изготовление пластиковых карточек. Размер взноса должен быть оговорен в договоре. Также в договоре указывается сумма вознаграждения (комиссии), которую банк взимает за перечисление денег на карточки.

Чтобы банк открыл сотрудникам предприятия счета, на которые будет перечислена зарплата, и выдал пластиковые карты, нужно представить все необходимые документы. Перечень документов устанавливается каждым конкретным банком. А количество документов в этом перечне зависит еще и от того, открыт ли у организации расчетный счет в банке. Ведь организация вправе обратиться с просьбой перечислять зарплату сотрудникам на карточки и в тот банк, в котором у нее нет расчетного счета. Кроме того, может оказаться, что банк, в котором у организации открыт расчетный счет, не готов оказать услугу по перечислению денег на пластиковые карточки. Если же у организации открыт расчетный счет в том банке, который будет выдавать и обслуживать карточки сотрудников, то, как правило, требуется представить следующие документы:

список сотрудников организации (на электронном носителе и в бумажном виде, заверенный печатью и подписями ответственных лиц);
заявление от каждого сотрудника, заверенное руководителем организации;
ксерокопии паспортов сотрудников (например, при выдаче Visa или MasterCard);
сведения о тех лицах организации, которым доверено решать вопросы, связанные с использованием карточек.

Если организация не имеет расчетного счета в банке, то банк может потребовать дополнительные документы (например, комплект нотариально заверенных учредительных документов предприятия, образцы подписей и т. д.).
На имя каждого сотрудника организации банк открывает карточный счет, на который и будут зачисляться деньги. Ими сотрудник сможет распоряжаться с помощью пластиковой карты. Можно открыть карточные счета и для внештатных работников, с которыми заключены гражданско-правовые договоры, авторские договоры и т. д.

Карты именные. Каждому сотруднику выдается одна карточка, на лицевой стороне которой указываются фамилия, имя владельца, а на магнитной ленте записан его личный идентификационный номер (ПИН-код).
Вам придется ознакомить своих сотрудников с тем, как пользоваться пластиковыми карточками. В первую очередь нужно сообщить о сроке действия пластиковой карточки, а также о тех видах операций, которые работник может проводить с помощью карточки. Кроме того, необходимо рассказать сотрудникам, как им действовать в том случае, если, по их мнению, неправильно учитываются операции по их счету и если они не согласны с выписками банка. Очень важно объяснить, что в случае потери (или кражи) карточки сотрудники обязаны сразу же уведомить об этом банк. Номера телефонов и адреса банка и его отделений доводятся до сведения работников. Обязательно поставьте в известность сотрудников об ответственности за потерю карточки.

Как перечислить зарплату на пластиковые карты
Итак, ваша организация открыла в банке карточные счета и сотрудники получили пластиковые карты. Механизм выплаты заработной платы с использованием пластиковых карточек заключается в следующем.
Предприятие перечисляет в банк денежные средства в сумме заработной платы, предназначенной к выплате.
Если у организации нет расчетного счета в банке, то деньги перечисляются на его корреспондентский счет. С этого счета банк перечислит деньги на карточные счета сотрудников. Если же у организации открыт расчетный счет в банке, то деньги перечисляются на счета сотрудников непосредственно с расчетного счета организации.

При этом необходимо отметить, что организация перечисляет банку сумму, необходимую для выплаты зарплаты всем сотрудникам, одним платежным поручением. Сколько денег нужно перечислить на карточный счет того или иного сотрудника, указано в специальной ведомости, которая составляется в бухгалтерии предприятия и передается в банк в согласованные сроки. В ведомости указываются табельные номера, фамилии, имена, отчества работников и суммы зарплаты к выдаче.
Как правило, банк зачисляет деньги на карточные счета сотрудников только на следующий день после того, как от организации поступило платежное поручение. При этом обязательства предприятия по выплате заработной платы сотрудникам считаются погашенными в тот момент, когда банк списал деньги со счета организации. На дату списания, которая указана в выписке банка, бухгалтер должен сделать проводку по дебету счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» и кредиту счета 51 «Расчетный счет».
В подтверждение того, что зарплата выплачена, банк представляет выписки с карточного счета каждого сотрудника. Обычно банки делают такие выписки до 5-го числа месяца, следующего за тем месяцем, за который выплачивается заработная плата.
Отметим, что организация не может самостоятельно заблокировать карты сотрудников.
Если сотрудник увольняется, то организация должна направить в банк письмо с уведомлением об увольнении сотрудника. В этом случае сотрудник может продолжить пользоваться картой, только расходы по ее обслуживанию он будет оплачивать сам.

Как отразить услуги банка в бухгалтерском учете

За то, что банк открывает и обслуживает счета сотрудников, предоставляет им пластиковые карточки, организации придется заплатить.
В бухгалтерском учете расходы на оплату услуг банка относят к операционным расходам. Это установлено пунктом 11 Положения по бухгалтерскому учету «Расходы организации» (ПБУ 10/99), которое утверждено приказом Минфина России от 6 мая 1999 г. № 33н.
В день перечисления денежных средств банку за открытие карточных счетов сотрудникам бухгалтер организации должен сделать в учете проводку:

ДЕБЕТ 91 субсчет «Прочие расходы» КРЕДИТ 51
– оплачены услуги банка по открытию карточных счетов работникам.

Часто на практике организация оплачивает услуги банка по обслуживанию карточных счетов авансом. В бухгалтерском учете авансовые платежи не признаются расходами. Так сказано в пункте 3 Положения по бухгалтерскому учету «Расходы организации» (ПБУ 10/99).
В тот день, когда деньги за обслуживание карточных счетов сотрудников были перечислены банку, бухгалтер организации должен сделать в учете проводку:

ДЕБЕТ 60 субсчет «Авансы выданные» КРЕДИТ 51
– перечислен аванс банку за обслуживание карточных счетов сотрудников организации.

Сумма предоплаты равными долями ежемесячно засчитывается в счет погашения задолженности перед банком за оказанные услуги. Это оформляется в бухгалтерском учете следующими проводками:

ДЕБЕТ 60 субсчет «Расчеты с банком» КРЕДИТ 60 субсчет «Авансы выданные»

– зачтена часть выданного аванса в погашение задолженности перед банком за оказание услуг по обслуживанию карточных счетов;

ДЕБЕТ 91 субсчет «Прочие расходы» КРЕДИТ 60
– отнесена на расходы организации часть выданного банку аванса за обслуживание карточных счетов.

Пример 1
ООО «Актив» перечисляет заработную плату работникам на пластиковые карты. В соответствии с условиями договора с банком ООО «Актив» в феврале 2003 года выплатило банку 3000 руб. за открытие карточных счетов сотрудникам и 12 000 руб. за годовое обслуживание этих счетов.
В феврале 2003 года бухгалтер ООО «Актив» сделает проводки:
ДЕБЕТ 91 субсчет «Прочие расходы» КРЕДИТ 51
– 3000 руб. – оплачены услуги банка за открытие карточных счетов работников;
ДЕБЕТ 60 субсчет «Авансы выданные» КРЕДИТ 51
– 12 000 руб. – перечислен аванс банку за годовое обслуживание карточных счетов работников организации.

Ежемесячно в течение года будут сделаны следующие проводки:
ДЕБЕТ 60 субсчет «Расчеты с банком» КРЕДИТ 60 субсчет «Авансы выданные»
– 1000 руб/мес. (12 000 руб. : 12 мес.) – зачтена часть аванса, выданного банку за оказание услуг по обслуживанию карточных счетов;
ДЕБЕТ 91 субсчет «Прочие расходы» КРЕДИТ 60 субсчет «Расчеты с банком»
– 1000 руб. – отнесена на расходы организации часть аванса за обслуживание карточных счетов.

Как отразить услуги банка в налоговом учете
Для целей налогообложения оплату услуг банка организация может включать либо в состав прочих расходов (подп. 25 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ), либо в состав внереализационных (подп. 15 п. 1 ст. 265 Налогового кодекса РФ).

В пункте 13 раздела 5.4 Методических рекомендаций по применению главы 25 «Налог на прибыль организаций» Налогового кодекса РФ сказано: если услуги банка не связаны с производством и (или) реализацией товаров (работ, услуг), то оплату нужно включить в состав внереализационных расходов. Если же услуги имеют отношение к производству и реализации, то оплата включается в состав прочих расходов.
Связана ли плата банку за открытие и обслуживание счетов с производством и реализацией?Да, связана. Ведь сами расходы организации по выплате зарплаты учитываются для целей налогообложения в составе затрат, связанных с производством и реализацией (подп. 2 п. 2 ст. 253 Налогового кодекса РФ). Следовательно, и плата за услуги банка по открытию и обслуживанию счетов для перечисления зарплаты сотрудникам тоже включается в состав расходов, связанных с производством и реализацией товаров (работ, услуг), то есть в состав прочих расходов. При этом указанные расходы должны быть документально подтверждены (п. 1 ст. 252 Налогового кодекса РФ).
Если предприятие оплачивает услуги банка авансом, то бухгалтеру предстоит решить еще один вопрос: когда и в каком размере включать этот аванс в состав прочих расходов – целиком в том периоде, когда был перечислен аванс за обслуживание, или же постепенно, раз в месяц и равными частями?
Независимо от метода учета доходов и расходов авансовые платежи за оплату услуг банка нельзя полностью включить в состав расходов, учитываемых для целей налогообложения прибыли, в том периоде, когда был осуществлен авансовый платеж. Этот платеж будет равномерно включаться в расходы организации ежемесячно, в течение всего срока, за который перечислена оплата.

Это объясняется тем, что для целей налогообложения расходы признаются только после того, как услуги фактически оказаны (п. 1 ст. 272 и п. 3 ст. 273 Налогового кодекса РФ).

Пример 2
Воспользуемся условиями примера 1. ООО «Актив» для целей налогообложения определяет доходы и расходы методом начисления.
В налоговом учете в феврале 2003 года ООО «Актив» должно отразить в составе прочих расходов средства по оплате услуг банка в размере 4000 руб. (3000 + 1000). Эта же сумма в течение года будет равномерно включаться в расходы при исчислении налога на прибыль.

Учет комиссионных, выплачиваемых банку за перечисление денег на пластиковые карты
За перевод заработной платы на карточные счета работников помимо платы за обслуживание банк берет комиссионные. Их организация уплачивает за счет собственных средств или вычитает с согласия работников из их заработной платы.
Рассмотрим ситуацию, когда организация оплачивает комиссию банка самостоятельно.
В бухгалтерском учете выплата комиссии банку за перевод заработной платы на карточные счета относится к операционным расходам.
В налоговом учете комиссионные, как и другие услуги банков, будут учитываться в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией.

Пример 3
ЗАО «Глобус» выплачивает заработную плату работникам с использованием пластиковых карт. За перечисление денежных средств на карты работников банк взимает комиссию в размере 1 процента от общей суммы заработной платы всех сотрудников.

За февраль 2003 года начислена заработная плата в общей сумме 100 000 руб. Налог на доходы физических лиц составил 13 000 руб. Расходы по выплате комиссии банку – 870 руб. ((100 000 руб. – 13 000 руб.) # 1%).
ЗАО «Глобус» определяет доходы и расходы методом начисления.
Чтобы упростить пример, не будем рассчитывать ЕСН, взносы на обязательное пенсионное страхование и на страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний.
Бухгалтер ЗАО «Глобус» отразил указанные операции следующими записями:

ДЕБЕТ 20 КРЕДИТ 70
– 100 000 руб. – начислена заработная плата за февраль 2003 года;

ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 68 субсчет «Расчеты с бюджетом по налогу на доходы физических лиц»
– 13 000 руб. (100 000 руб. # 13%) – удержан налог на доходы физических лиц;

ДЕБЕТ 68 субсчет «Расчеты с бюджетом по налогу на доходы физических лиц» КРЕДИТ 51
– 13 000 руб. – уплачен налог на доходы физических лиц;

ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 51
– 87 000 руб. (100 000 – 13 000) – перечислена заработная плата за февраль 2003 года с расчетного счета организации;

ДЕБЕТ 91 субсчет «Прочие расходы» КРЕДИТ 51
– 870 руб. (87 000 руб. # 1%) – списана с расчетного счета комиссия за перевод заработной платы на пластиковые карты работников.

В налоговом учете в феврале 2003 года ЗАО «Глобус» также должно отразить расходы по выплате банку комиссии в размере 870 руб.

А как в бухгалтерском и налоговом учете отразить расходы на оплату услуг банка за счет заработной платы работников?

В тот день, когда организация перечисляет денежные средства с расчетного счета на выплату зарплаты работникам, бухгалтер должен сделать в учете следующие проводки:

ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 51
– перечислена заработная плата работникам с расчетного счета;

ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 60
– начислены комиссионные банку за перевод заработной платы на пластиковые карты работников;

ДЕБЕТ 60 КРЕДИТ 51
– перечислена комиссия банку за перевод заработной платы на пластиковые карты работников.

Пример 4
Используем условия примера 3, но предположим, что услуги банка по перечислению денег на пластиковые карты работников оплачиваются за счет зарплаты работников, а не за счет предприятия. Тогда бухгалтер должен сделать такие проводки:

ДЕБЕТ 20 КРЕДИТ 70
– 100 000 руб. – начислена заработная плата за февраль 2003 года;

ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 68 субсчет «Расчеты с бюджетом по налогу на доходы физических лиц»
– 13 000 руб. (100 000 руб. #13%) – удержан налог на доходы физических лиц;

ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 60
– 870 руб. ((100 000 руб. – 13 000 руб.) # 1%) – начислена комиссия банку за перевод заработной платы на пластиковые карты работников;

ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 51
– 86 130 руб. (100 000 – 13 000 – 870) – перечислена заработная плата за февраль 2003 года с расчетного счета организации;

ДЕБЕТ 60 КРЕДИТ 51

– 870 руб. – перечислена комиссия банку за перевод заработной платы на пластиковые карты работников.

Клерк.Ру благодарит ИД «Главбух» за любезно предоставленный материал для эксклюзивной публикации на сайте.