Выплата заработной платы по пластиковым картам

Опубликовано: Журнал "Главбух" №3/2003

Выплачивать зарплату сотрудникам организация может не только наличными, выдав их из кассы. Есть еще один способ – перечислять деньги на пластиковые карточки работников. Если говорить более точно, деньги в таком случае перечисляются не на карточку, а на карточный лицевой счет в банке.
О преимуществах выплаты заработной платы сотрудникам с использованием пластиковых карточек, а также об особенностях отражения в бухгалтерском и налоговом учете связанных с этим затрат мы расскажем в данной статье. Кроме того, вы узнаете о том, как можно получить пластиковые карточки.

В чем преимущества расчетов с персоналом с использованием пластиковых карт
Преимущества этой формы расчетов очевидны и для предприятия, и для его работников. Для организации упрощается процесс выдачи заработной платы: не нужно иметь дело с наличностью, не требуется перевозить ее из банка, нанимать для этого охрану, тратить рабочее время на выдачу денег сотрудникам из кассы, депонировать зарплату, если в день ее выдачи сотрудник отсутствовал на работе. К тому же на карточные счета сотрудников можно перечислять премии, страховки, командировочные и т. д.
Сотрудники тоже имеют свои преимущества: получая зарплату на карточку, они приобретают дополнительные гарантии безопасности – если карточка будет утеряна или украдена, ее можно заблокировать, и деньги останутся на счете целыми и невредимыми. Кроме того, если сотрудник не целиком потратит перечисленную заработную плату, то банк может начислить на остаток проценты (если это оговорено договором между предприятием и банком). И наконец, очень важно еще одно обстоятельство: некоторые карточки действуют и за границей, поэтому с их помощью можно рассчитываться будучи в командировке за рубежом или на отдыхе.

Как получить пластиковые карты
Чтобы перечислять зарплату на пластиковые карточки, предприятию нужно заключить договор с банком, который выпускает в обращение (эмитирует) такие карты. Перечислять зарплату можно как на пластиковые карточки российских платежных систем, так и на карточки международных платежных систем, которыми можно пользоваться за границей (например, Visa или MasterCard). Какими именно карточками воспользоваться, предприятие решает самостоятельно. От этого зависит стоимость годового обслуживания. Эту стоимость банк указывает в договоре. Организация может оплачивать услуги банка по обслуживанию карточных счетов ежемесячно, а также авансом за какой-то срок, например за год. Некоторые банки кроме платы за обслуживание взимают и первоначальный взнос за изготовление пластиковых карточек. Размер взноса должен быть оговорен в договоре. Также в договоре указывается сумма вознаграждения (комиссии), которую банк взимает за перечисление денег на карточки.

• список сотрудников организации (на электронном носителе и в бумажном виде, заверенный печатью и подписями ответственных лиц);
• заявление от каждого сотрудника, заверенное руководителем организации;
• ксерокопии паспортов сотрудников (например, при выдаче Visa или MasterCard);
• сведения о тех лицах организации, которым доверено решать вопросы, связанные с использованием карточек.

Если организация не имеет расчетного счета в банке, то банк может потребовать дополнительные документы (например, комплект нотариально заверенных учредительных документов предприятия, образцы подписей и т. д.).
На имя каждого сотрудника организации банк открывает карточный счет, на который и будут зачисляться деньги. Ими сотрудник сможет распоряжаться с помощью пластиковой карты. Можно открыть карточные счета и для внештатных работников, с которыми заключены гражданско-правовые договоры, авторские договоры и т. д.

Как перечислить зарплату на пластиковые карты
Итак, ваша организация открыла в банке карточные счета и сотрудники получили пластиковые карты. Механизм выплаты заработной платы с использованием пластиковых карточек заключается в следующем.
Предприятие перечисляет в банк денежные средства в сумме заработной платы, предназначенной к выплате.
Если у организации нет расчетного счета в банке, то деньги перечисляются на его корреспондентский счет. С этого счета банк перечислит деньги на карточные счета сотрудников. Если же у организации открыт расчетный счет в банке, то деньги перечисляются на счета сотрудников непосредственно с расчетного счета организации.

Как отразить услуги банка в бухгалтерском учете

ДЕБЕТ 91 субсчет «Прочие расходы» КРЕДИТ 51
– оплачены услуги банка по открытию карточных счетов работникам.

Часто на практике организация оплачивает услуги банка по обслуживанию карточных счетов авансом. В бухгалтерском учете авансовые платежи не признаются расходами. Так сказано в пункте 3 Положения по бухгалтерскому учету «Расходы организации» (ПБУ 10/99).
В тот день, когда деньги за обслуживание карточных счетов сотрудников были перечислены банку, бухгалтер организации должен сделать в учете проводку:

ДЕБЕТ 60 субсчет «Авансы выданные» КРЕДИТ 51
– перечислен аванс банку за обслуживание карточных счетов сотрудников организации.

Сумма предоплаты равными долями ежемесячно засчитывается в счет погашения задолженности перед банком за оказанные услуги. Это оформляется в бухгалтерском учете следующими проводками:

ДЕБЕТ 60 субсчет «Расчеты с банком» КРЕДИТ 60 субсчет «Авансы выданные»

ДЕБЕТ 91 субсчет «Прочие расходы» КРЕДИТ 60
– отнесена на расходы организации часть выданного банку аванса за обслуживание карточных счетов.

Пример 1
ООО «Актив» перечисляет заработную плату работникам на пластиковые карты. В соответствии с условиями договора с банком ООО «Актив» в феврале 2003 года выплатило банку 3000 руб. за открытие карточных счетов сотрудникам и 12 000 руб. за годовое обслуживание этих счетов.
В феврале 2003 года бухгалтер ООО «Актив» сделает проводки:
ДЕБЕТ 91 субсчет «Прочие расходы» КРЕДИТ 51
– 3000 руб. – оплачены услуги банка за открытие карточных счетов работников;
ДЕБЕТ 60 субсчет «Авансы выданные» КРЕДИТ 51
– 12 000 руб. – перечислен аванс банку за годовое обслуживание карточных счетов работников организации.

Ежемесячно в течение года будут сделаны следующие проводки:
ДЕБЕТ 60 субсчет «Расчеты с банком» КРЕДИТ 60 субсчет «Авансы выданные»
– 1000 руб/мес. (12 000 руб. : 12 мес.) – зачтена часть аванса, выданного банку за оказание услуг по обслуживанию карточных счетов;
ДЕБЕТ 91 субсчет «Прочие расходы» КРЕДИТ 60 субсчет «Расчеты с банком»
– 1000 руб. – отнесена на расходы организации часть аванса за обслуживание карточных счетов.

Как отразить услуги банка в налоговом учете
Для целей налогообложения оплату услуг банка организация может включать либо в состав прочих расходов (подп. 25 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ), либо в состав внереализационных (подп. 15 п. 1 ст. 265 Налогового кодекса РФ).

Пример 2
Воспользуемся условиями примера 1. ООО «Актив» для целей налогообложения определяет доходы и расходы методом начисления.
В налоговом учете в феврале 2003 года ООО «Актив» должно отразить в составе прочих расходов средства по оплате услуг банка в размере 4000 руб. (3000 + 1000). Эта же сумма в течение года будет равномерно включаться в расходы при исчислении налога на прибыль.

Учет комиссионных, выплачиваемых банку за перечисление денег на пластиковые карты
За перевод заработной платы на карточные счета работников помимо платы за обслуживание банк берет комиссионные. Их организация уплачивает за счет собственных средств или вычитает с согласия работников из их заработной платы.
Рассмотрим ситуацию, когда организация оплачивает комиссию банка самостоятельно.
В бухгалтерском учете выплата комиссии банку за перевод заработной платы на карточные счета относится к операционным расходам.
В налоговом учете комиссионные, как и другие услуги банков, будут учитываться в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией.

Пример 3
ЗАО «Глобус» выплачивает заработную плату работникам с использованием пластиковых карт. За перечисление денежных средств на карты работников банк взимает комиссию в размере 1 процента от общей суммы заработной платы всех сотрудников.

ДЕБЕТ 20 КРЕДИТ 70
– 100 000 руб. – начислена заработная плата за февраль 2003 года;

ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 68 субсчет «Расчеты с бюджетом по налогу на доходы физических лиц»
– 13 000 руб. (100 000 руб. # 13%) – удержан налог на доходы физических лиц;

ДЕБЕТ 68 субсчет «Расчеты с бюджетом по налогу на доходы физических лиц» КРЕДИТ 51
– 13 000 руб. – уплачен налог на доходы физических лиц;

ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 51
– 87 000 руб. (100 000 – 13 000) – перечислена заработная плата за февраль 2003 года с расчетного счета организации;

ДЕБЕТ 91 субсчет «Прочие расходы» КРЕДИТ 51
– 870 руб. (87 000 руб. # 1%) – списана с расчетного счета комиссия за перевод заработной платы на пластиковые карты работников.

В налоговом учете в феврале 2003 года ЗАО «Глобус» также должно отразить расходы по выплате банку комиссии в размере 870 руб.

А как в бухгалтерском и налоговом учете отразить расходы на оплату услуг банка за счет заработной платы работников?

ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 51
– перечислена заработная плата работникам с расчетного счета;

ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 60
– начислены комиссионные банку за перевод заработной платы на пластиковые карты работников;

ДЕБЕТ 60 КРЕДИТ 51
– перечислена комиссия банку за перевод заработной платы на пластиковые карты работников.

Пример 4
Используем условия примера 3, но предположим, что услуги банка по перечислению денег на пластиковые карты работников оплачиваются за счет зарплаты работников, а не за счет предприятия. Тогда бухгалтер должен сделать такие проводки:

ДЕБЕТ 20 КРЕДИТ 70
– 100 000 руб. – начислена заработная плата за февраль 2003 года;

ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 68 субсчет «Расчеты с бюджетом по налогу на доходы физических лиц»
– 13 000 руб. (100 000 руб. #13%) – удержан налог на доходы физических лиц;

ДЕБЕТ 68 субсчет «Расчеты с бюджетом по налогу на доходы физических лиц» КРЕДИТ 51
– 13 000 руб. – уплачен налог на доходы физических лиц;

ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 60
– 870 руб. ((100 000 руб. – 13 000 руб.) # 1%) – начислена комиссия банку за перевод заработной платы на пластиковые карты работников;

ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 51
– 86 130 руб. (100 000 – 13 000 – 870) – перечислена заработная плата за февраль 2003 года с расчетного счета организации;

ДЕБЕТ 60 КРЕДИТ 51