Проездные расходы в командировке

Менеджер турфирмы может задержаться в командировке по собственной инициативе, скажем, решив провести там отпуск. Или если во время служебной поездки утерян проездной документ. Такие ситуации налоговое законодательство не регулирует. Чтобы определиться, можно ли учесть командировочные расходы в целях налогообложения и не удерживать с их суммы НДФЛ, воспользуемся разъяснениями чиновников…

Общие правила
В соответствии с пунктом 12 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки (утверждено постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749) специалисту возмещаются расходы на проезд (при наличии подтверждающих документов, билетов):

 –   к месту командировки и обратно к месту постоянной работы;

–    из одного населенного пункта в другой, если работник командирован в несколько организаций;

–    транспортом общего пользования к станции, пристани, аэропорту и от них, если они находятся за чертой населенного пункта.

В налоговом учете расходы на возмещение проездных расходов учитываются на основании подпункта 12 пунк­­та 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ (как командировочные). Принимаются они и при «упрощенке» (подп. 13 п. 1 ст. 346.16 Налогового кодекса РФ). А в целях исчисления налога на доходы физлиц такие выплаты считаются компенсацией, налог с нее не удерживается. Основание – пункт 3 статьи 217 Налогового кодекса РФ.

Поездка из места жительства или отдыха
В пункте 4 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки четко зафиксировано, что в командировку работник отправляется от места своей постоянной работы и туда же возвращается.

Налоговое законодательство также относит к командировочным расходы на проезд работника к месту выполнения служебного задания и обратно к месту постоянной работы (подп. 12 п. 1 ст. 264, подп. 13 п. 1 ст. 346.16 Налогового кодекса РФ). Поэтому из буквального толкования установленных норм можно сделать вывод, что выехать в поездку и вернуться из нее специалист должен с места работы.

Но бывает, что работник выезжает в командировку из дома или, допустим, из места отдыха. Возможна и обратная ситуация: возврат менеджера из поездки не к месту постоянной работы.

Минфин России считает, что организация вправе учесть затраты на проезд работника в командировку и обратно из отпуска, если его отдых прервали по служебной необходимости (письмо от 16 августа 2010 г. № 03-03-06/1/545). Аналогичные разъяснения финансисты делают и в случае, когда работник отправился в командировку из места проведения отпуска сразу после его окончания (письмо от 8 декабря 2010 г. № 03-03-06/1/762).

Полагаю, что обосновать такие расходы можно тем, что в этом случае работник добирается до места назначения быстрее или с меньшими денежными затратами. То есть налицо экономическая оправданность расходов.

Однако налоговые органы считают, что расходы организации на проезд работника от места жительства к месту командировки и обратно не уменьшают налогооблагаемую прибыль (письмо УФНС России по г. Москве от 7 октября 2009 г. № 20-15/104559@).

Хотя перечень расходов на командировки, как и прочих, является открытым (подп. 12, 49 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ). А это позволяет учитывать для целей налогообложения иные затраты, отвечающие установленным требованиям (п. 1 ст. 252 Налогового кодекса РФ).

Случается и так, что после окончания поездки работник на несколько дней остается в «командировочном» городе, а уже затем возвращается на работу. К примеру, менеджера отправили в Рим на пять дней (с понедельника по пятницу), и по его просьбе обратный билет был куплен только на воскресенье.

Как разъясняет Минфин России, в этом случае расходы на приобретение билета являются обоснованными и могут учитываться при расчете налога на прибыль. Ведь в любом случае (даже если обратный билет купили на пятницу) у организации возникли «проездные» расходы.

Правда, здесь есть одно условие – работник может задержаться в поездке с разрешения руководителя (письма от 31 декабря 2010 г. № 03-04-06/6-329, от 16 августа 2010 г. № 03-03-06/1/545, от 1 апреля 2009 г. № 03-04-06-01/74).

Разделяют такую точку зрения и арбитры (постановление ФАС Уральского округа от 19 июня 2007 г. № Ф09-3838/07-С2).

Но учтите: если время пребывания в командировке значительно превышает срок, установленный приказом руководства (например, если сразу после окончания командировки работнику предоставляется отпуск, который он проводит там же), у специалиста возникает налогооблагаемый доход.

>|Приказ о направлении работника в командировку составляется по форме № Т-9 (или № Т-9а, если в поездку направлено несколько лиц), утвержденной постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1. |<

Им является стоимость оплаченного работнику проезда от места проведения отдыха до работы.

А вот если работник остается в месте командирования, используя только выходные или праздничные дни, оплата проезда его доходом не будет (письма Минфина России от 16 августа 2010 г. № 03-03-06/1/545, от 10 июня 2010 г. № 03-04-06/6-111).

В настоящее время все чаще и чаще проездные документы оформляются в электронном виде. То есть фактически информация о полете (проезде) распечатывается на обычном листе бумаги. Получается, что в этом случае у компании будет отсутствовать билет на посадку установленной формы. Однако переживать не стоит. Как отметил Минфин России в письме от 4 февраля 2009 г. № 03-03-07/3, в данном случае расходы можно подтвердить маршрут/квитанцией на бланке строгой отчетности или чеком либо иным документом на оплату.

А само приобретение электронного билета – его распечаткой и посадочным талоном. Если билет был оплачен с помощью банковской карты, держателем которой является работник, расходы подтвердят слипы, чеки электронных терминалов (письмо Минфина России от 1 июля 2010 г. № 03-03-07/23). Обосновать расходы можно и косвенными документами (письмо Минфина России № 03-03-07/23). Это приказы, подтверждающие направление работника в командировку, иные оправдательные бумаги по унифицированной форме.   

Что касается потерянного электронного билета, то здесь все обстоит довольно просто – менеджеру турфирмы его необходимо просто заново распечатать.

А если потерян подлинник проездного документа, оформленного на бланке строгой отчетности, его могут заменить дуб­ликат, копия экземпляра билета, оставшегося в распоряжении транспортной организации, или справка с указанием реквизитов, позволяющих идентифицировать физическое лицо, маршрут его проезда, стоимость билета и дату поездки.

Аналогичной точки зрения придерживается и Минфин России в письме от 5 февраля 2010 г. № 03-03-05/18.

Законодательством не запрещено возмещать командированным работникам расходы на такси. Ведь чаще всего на ином транспорте, кроме как на такси, просто невозможно добраться до аэропорта и обратно.

Радует в этом вопросе то, что чиновники такие компенсации (если траты подтверждены документально) разрешают учитывать при расчете налога на прибыль.

Причем не только расходы на такси до аэропорта и обратно, но и в самой командировке (письма Минфина России от 27 августа 2009 г. № 03-03-06/2/162, от 31 июля 2009 г. № 03-03-06/1/505, УФНС России по г. Москве от 30 декабря 2009 г. № 16-15/139297).

Однако рекомендуем не забывать в данном случае про экономическую обоснованность затрат и подготовить для проверяющих инспекторов соответствующие аргументы:

1) работник может не успеть выполнить поставленные перед ним задачи (опоздать на встречу), поскольку его график работы является плотным, а в движении общественного транспорта возможны сбои;

2) добраться на вокзал или в аэропорт иначе, чем на такси, в принципе невозможно из-за позднего отъезда (прибытия), когда общественный транспорт не ходит.

Причем в этом случае с суммы возмещений расходов на такси удерживать налог на доходы физлиц не нужно. Об этом – в письмах Минфина России от 5 июня 2006 г. № 03-05-01-04/148, УФНС России по г. Москве от 24 декабря 2009 г. № 20-20/3/3535.

Также существует судебное решение, в котором указано, что компенсация командированным лицам расходов на проезд на такси не облагается налогом на доходы физических лиц на основании пункта 3 статьи 217 Налогового кодекса РФ (постановление ФАС Дальневосточного округа от 15 июня 2009 г. № Ф03-2484/2009).

Аналогично расходам на компенсацию стоимости такси при расчете налога на прибыль учитываются и расходы по аренде работником автомобиля в командировке. На это же указал Минфин России в письме от 29 ноября 2010 г. № 03-03-06/1/742.

При этом документами, подтверждающими произведенные расходы, в данном случае могут являться договор аренды, акт о передаче/возврате автомобиля, счета, чеки и иные документы, подтверждающие оплату услуг по предоставлению автомобиля в аренду.

А также документы, подтверждающие размещение автомобиля на парковку, стоянку.

Суммы возмещения работнику арендной платы также следует считать компенсацией и не удерживать с нее налог на доходы физических лиц.

Основание – пункт 3 статьи 217 Налогового кодекса РФ.