Срок жизни документов

Ирина ЧЕРНОВАЛОВА

В бухгалтерии всегда скапливаются горы документов. Бухгалтер просто задыхается от них. Но выбросить и «расчистить горизонты» тоже боится. Вдруг понадобятся? Так сколько же должны «жить» эти бумажки? С этим вопросом мы и попытались разобраться.

«Бухгалтерский учет представляет собой упорядоченную систему сбора, регистрации и обобщения информации в денежном выражении об имуществе, обязательствах организаций и их движении путем сплошного, непрерывного и документального учета всех хозяйственных операций», – Федеральный закон от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете», глава 1 статья 1 пункт 1.

На ваш взгляд, какие слова в приведенной цитате из Федерального закона являются ключевыми? Конечно, «учет» и «хозяйственные операции», скажет вам любой теоретик бухучета. Но бухгалтер-практик добавит, что слова «сплошной», «непрерывный» и «документальный» тоже имеют очень даже большое значение.

Обратимся снова к Федеральному закону: «Первичные и сводные учетные документы могут составляться на бумажных и машинных носителях информации. В последнем случае организация обязана изготовлять за свой счет копии таких документов на бумажных носителях...»

Гора Монблан из документов

Работа бухгалтера всегда сопровождается появлением разных бумаг. Постепенно рабочий стол превращается в гору Монблан. И с каждым годом этот архив увеличивается и будет увеличиваться. Теперь представьте себе объем вашего бухгалтерского архива через 3, 5, 10 и, дай вам бог, большее количество лет. Простая задачка для логистика: какое количество шкафов, стеллажей и какого размера помещение вам потребуется в ближайшем будущем?

Есть ли какая-нибудь возможность обуздать этот бумажный вал?

Конечно, выходом из положения мог бы стать электронный архив. А именно, сканирование всех бухгалтерских документов, создание их точных электронных версий с визами, подписями и печатями. Преимущества такого метода очевидны – все в одном месте, простота доступа к любому документу за любой период, срок хранения – вечность... Но... электронная версия документа юридически не имеет права оригинала. Из трех законов, которые могли бы придать легитимность электронному архиву – об электронном документе, об электронной коммерции и об электронной цифровой подписи, – сейчас принят только последний: Федеральный закон от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи». Поэтому мечты об электронном бухгалтерском архиве пока оставим.

Как разобраться в массиве бухгалтерских документов, скапливающихся годами? Относиться к ним по принципу «пусть будет» или «на нет и суда нет»? Хранить все подряд или уничтожать без разбора? Как раз на «нет» суд вполне может быть. Об этом достаточно четко сказано в Налоговом кодексе в статье 120: «Под грубым нарушением правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения для целей настоящей статьи понимается отсутствие первичных документов, счетов-фактур, регистров...»

Значит, чтобы не попасть под статью 120 Налогового кодекса, нужно на всякий случай хранить всю бухгалтерскую документацию за все прошедшие годы? Слава богу, это не совсем так. Существуют сроки хранения. Различные законы устанавливают их вполне однозначно.

Подводные камни бумажной реки

На сегодняшний день время хранения бухгалтерских документов регулирует несколько законов и подзаконных актов:

• Налоговый кодекс (часть 1);
• Федеральный закон «О бухгалтерском учете»;
• Положение о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ, утвержденное постановлением ФКЦБ от 16 августа 2003 г. № 03-33/пс;
• Перечнь типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный Росархивом 6 октября 2000 г.

Кажется, вот оно – спасение от гибели под грудой бумаг. Но и здесь, к сожалению, есть свои подводные камни. Не все так просто. В части 1 статьи 23 Налогового кодекса сказано: «Обязанности налогоплательщиков в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, а также документов, подтверждающих полученные доходы (для организаций также и произведенные расходы) и уплаченные (удержанные) налоги».

В то время как статья 17 Федерального закона «О бухгалтерском учете» требует хранить первичку, регистры и бухгалтерскую отчетность не менее пяти лет.

На что же ориентироваться? Разъяснение по этому вопросу есть в письме Управления МНС по г. Москве от 9 января 2001 г. № 03-12/426. В нем указано, что эти законы регулируют разные правовые отношения. Налоговый кодекс говорит о хранении бухгалтерских документов для целей налогообложения, а Федеральный закон «О бухгалтерском учете» – для целей бухгалтерского учета.

Перечень типовых управленческих документов устанавливает сроки хранения для всех документов, образующихся в процессе работы бухгалтера. (глава 4 п. 4.1 Перечня типовых управленческих документов). Но и здесь есть свои нюансы и подводные камни.

Временные сроки хранения (1 год, 5 лет, 10 лет) используют все фирмы.

А документы постоянного срока хранения они должны держать у себя не менее десяти лет. Затем могут делать с ними все, что хотят, например, уничтожить.

Те документации, срок хранения которых – 75 лет (лицевые счета работников либо заменяющие их документы), при ликвидации фирмы должны быть переданы на хранение в государственный или муниципальный архив.

Отметка «до минования надобности» означает только практическую ценность документа. Срок их хранения определяет сама фирма, но он не может быть менее одного года.

Отметка «до замены новыми» означает, что исчисление срока осуществляется с определенного момента.

При работе с Перечнем нужно особое внимание обращать на графу 4 «Примечание». Комментарии, приведенные в ней, могут влиять на изменение срока хранения документа. Так, например, примечание «При условии завершения проверки (ревизии)и в случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел – сохраняются до вынесения окончательного решения» – означает изменение и конкретизацию срока хранения документа.

Срок хранения документа отсчитывается от года, следующего за годом его создания.

Любая организация может иметь свой перечень документов (номенклатуру) со своими сроками хранения, но они не должны быть меньше сроков, указанных в Перечне типовых управленческих документов.

Существует еще Положение о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ, утвержденное постановлением ФКЦБ от 16 августа 2003 г. № 03-33/пс. Но этот перечень полностью согласуется с Переченем типовых управленческих документов.

Кстати, если ваш руководитель настаивает на уничтожении бухгалтерской документации, не обращая внимания на «всякие там непонятные лично ему перечни...», доведите до его сознания, следующую мысль: пункт 3 статьи 17 Федерального закона «О бухгалтерском учете» говорит, что «ответственность за организацию хранения учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности несет руководитель организации».