О расходах на пользование автомобилем работника

Этот материал – отрывок литературно обработанной стенограммы семинара "Автотранспорт: от покупки до утилизации" (лектор – А.И.Дыбов), который был проведен издательством «Главная книга».

Один из распространенных способов получить в свое распоряжение автомобиль - воспользоваться добротой сотрудника, готового предоставить свою машину. Варианта здесь два: либо вы ему платите компенсацию, либо арендную плату. И оба часто невыгодны.

Первый вариант плох тем, что сумма компенсации для целей налогообложения прибыли учитывается по мизерным нормативам: 1200 рублей при объеме двигателя до 2000 кубических сантиметров и 1500 рублей в остальных случаях. Да еще автомобиль может быть только легковым. Да еще Минфин и некоторые суды считают, что в этих нормативах учтены все мыслимые затраты на обслуживание машины: от бензина до запчастей и ремонта. Ни один нормальный работник за такие деньги свою машину для нужд фирмы использовать не станет. А платить компенсацию в большей сумме - значит, не учитывать часть денег в налоговых расходах. Правда, компенсация в полной сумме не облагается НДФЛ и взносами.

При аренде авто появляется возможность учитывать арендную плату в расходах. Но из нее придется удерживать НДФЛ. Взносов, кстати, не будет и здесь, поскольку нет объекта обложения ими. Но главное, что плата работнику за его автомашину в обоих случаях означает невозмещаемый НДС, который вы заплатите с выручки, достаточной для оплаты "услуг" работника.

Следовательно, плата должна быть меньше арендной платы "обычного" арендодателя как минимум на сумму НДС. А если мы говорим об аренде, надо учесть затраты и на НДФЛ, плательщиком которого работника можно назвать чисто условно. После всех подсчетов вполне может получиться, что пользоваться машиной сотрудника невыгодно даже тогда, когда, на первый взгляд, его "услуги" существенно дешевле аренды автомобиля у другой организации или индивидуального предпринимателя.

Пример. Сравнение расходов на пользование автомобилем работника с расходами на аренду автомобиля у организации
Работник организации использует для ее нужд личный легковой автомобиль с объемом двигателя 1400 куб. см. За это он хочет получать на руки 20 000 руб. в месяц. Рассчитаем, во сколько реально обойдутся "услуги" работника в зависимости от того, будет организация платить ему компенсацию или арендную плату, и сравним эти затраты с расходами на аренду такого же авто у другой организации.

Вариант 1. Организация платит работнику компенсацию за использование авто в служебных целях.
Компенсация не облагается НДФЛ, следовательно, для ее выплаты фирма должна заработать 20 000 руб. чистой выручки плюс 3600 руб. НДС (20 000 руб. х 18%). Из 20 000 руб., потраченных на компенсацию, в расходы можно включить только 1200 руб. Следовательно, 3760 руб. ((20 000 руб. - 1200 руб.) х 20%) налога на прибыль с выручки, необходимой для выплаты компенсации, уходят в бюджет навсегда. В результате, с учетом этого и невозмещаемого НДС, для ежемесячной выплаты работнику 20 000 руб. организации придется тратить 27 600 руб. (20 000 руб. + 3600 руб. + 3760 руб.).

Вариант 2. Организация платит работнику за аренду автомашины.
1. Арендная плата облагается НДФЛ, следовательно, сначала надо увеличить сумму так, чтобы после удержания налога получалось 20 000 руб. Для этого можно применить пропорцию: 20 000 руб. - это 87% (100% - 13%) требуемой суммы, а нужно знать 100%. Итоговая сумма - 22 988,5 руб. (20 000 руб. х 100% / 87%), из нее НДФЛ - 2988,5 руб. (22 988,5 руб. х 13%).
2. Сумма выручки, необходимой для оплаты аренды, равна сумме расходов, учитываемых для целей налогообложения. Поэтому налог на прибыль в расчетах не участвует. Однако невозмещаемый НДС посчитать надо, он будет равен 4137,93 руб. Итого, чтобы выплатить работнику 20 000 руб. арендной платы, организация будет вынуждена потратить 27 126,43 руб.

Вывод. Если взять за точку отсчета сумму затрат из варианта 2 (она немного меньше суммы из варианта 1), получается, что когда цена аренды автомобиля у организации, включающая НДС, находится в диапазоне от 20 000 руб. до 27 126,43 руб. 22 988,5 руб. х 18% = 4137,93 руб.; 22 988,5 руб. + 4137,93 руб. = 27 126,43 руб.), то выгоднее взять авто именно у нее. Например, арендная плата в 25 960 руб. (включая НДС - 3960 руб.) обойдется арендатору точно в эту сумму, и расходы получатся меньше, чем при аренде машины у работника за 20 000 руб. на руки.

Итак, выбирая между автомобилем работника и автомобилем сторонней фирмы, нельзя просто сравнивать плату за пользование машиной. Вполне может оказаться, что аренда авто у организации обойдется дешевле, даже если на первый взгляд сумма арендной платы больше, чем та, которую хочет получать на руки сотрудник.

Впервые опубликовано в издании "Главная книга.Конференц-зал" 2011, № 06