Чиновники сообщили, что затраты на авиабилет, купленный через интернет, подтвердят распечатанная маршрутквитанция и посадочный талон (письмо Минфина России от 7 июня 2011 г. № 03-03-07/20). О чем еще следует знать, отправляя работника в командировку, – в статье.
На время служебной командировки за человеком сохраняется место работы (должность) и ему выплачивается средний заработок.
Сразу скажем, что, если предприятие доплачивает командированному специалисту до фактического заработка, такие расходы можно учесть при расчете налога на прибыль.
Чиновники не будут против этого при условии, что доплата предусмотрена в локальном нормативном акте предприятия (письма Минфина России от 14 сентября 2010 г. № 03-03-06/2/164, от 3 апреля 2009 г. № 03-03-06/2/77).
Также работнику возмещаются расходы, связанные с командировкой ( ст. 167 Трудового кодекса РФ).
Отправляя людей в служебную поездку, нужно делать соответствующие записи в журнале учета работников, выбывающих в командировки. Его форма содержится в приложении № 2 к приказу Минздравсоцразвития России от 11 сентября 2009 г. № 739н.
Оформлять приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку и служебное задание, по мнению чиновников, не обязательно (письма Минфина России от 14 сентября 2009 г. № 03-03-05/169, ФНС России от 25 ноября 2009 г. № МН-22-3/890).
Расходы на командировки, которые можно включить в базу по налогу на прибыль, перечислены в подпункте 12 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ. Это, к примеру, расходы на проезд, оформление и выдачу виз и паспортов, консульские и аэродромные сборы, наем жилого помещения, суточные. Данный перечень не является закрытым.
Поэтому предприятие может учесть и иные расходы, непосредственно связанные с поездкой. При условии, что порядок и размеры их возмещения определены в коллективном договоре или ином локальном нормативном акте. Например, в положении о направлении работников в служебные командировки, правилах внутреннего трудового распорядка, приказе руководителя (ст. 168 Трудового кодекса РФ; п. 11 Положения).
Кроме того, сами расходы должны быть обоснованы, документально подтверждены и направлены на получение дохода (п. 1 ст. 252 Налогового кодекса РФ).
В противном случае их нельзя учесть при расчете налога на прибыль.
Расходы на командировку отражают на дату утверждения авансового отчета (подп. 5 п. 7 ст. 272 Налогового кодекса РФ).
Причем если для заграничной поездки работнику выданы под отчет суммы в рублях, то расходы определяют исходя из истраченной согласно первичным документам валюты. Делается это по курсу обмена, указанному в справке о покупке сотрудником валюты. Если же она отсутствует, то по курсу на дату утверждения авансового отчета. Аналогичное мнение высказано чиновниками в письмах Минфина России от 6 июня 2011 г. № 03-03-06/1/324, от 31 марта 2011 г. № 03-03-06/1/193 и ФНС России от 21 марта 2011 г. № КЕ-4-3/4408.
Для обоснования расходов на служебную поездку нужен авансовый отчет, утвержденный руководителем. Также необходимы:
– письменный отчет о выполненной работе;
– командировочное удостоверение;
– документы о найме жилого помещения, фактических расходах по проезду и об иных расходах, связанных с ней.
Это установлено пунктом 26 Положения.
При заказе билетов через интернет оправдательными документами будут маршрут-квитанция, сформированная системой оформления воздушных перевозок, распечатанная на бумажном носителе, и посадочный талон (письма Минфина России от 7 июня 2011 г. № 03-03-07/20, от 1 июля 2010 г. № 03-03-07/23).
Для подтверждения же расходов на проживание необходим не только счет по форме № 3-Г, но и кассовый чек (п. 1, 2 ст. 2 Федерального закона от 22 мая 2003 г. № 54-ФЗ, п. 2 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 6 мая 2008 г. № 359).
Командировочные расходы в целях налога на прибыль не нормируются. Но если по каким-либо из них предприятием установлено ограничение, то их учитывают в пределах лимита.
И при наличии разрешения руководителя, подтверждающего целесообразность произведенных расходов (письмо Минфина России от 31 декабря 2010 г. № 03-04-06/6-329).
Когда работник отправляется в служебную поездку из места проведения отпуска, а оттуда возвращается на работу, стоимость билетов можно включить в расходы по налогу на прибыль на основании подпункта 12 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ (письмо Минфина России от 8 декабря 2010 г. № 03-03-06/1/762). Также по данной статье разрешено учитывать расходы на проезд из отпуска в командировку и обратно в отпуск (письмо Минфина России от 16 августа 2010 г. № 0303-06/1/545).
Для обоснования расходов подойдут договор аренды, акт о передаче/возврате автомобиля, счета, чеки и иные документы об оплате услуг. А также бумаги, подтверждающие размещение автомобиля на парковке, стоянке, при их наличии (письма Минфина России от 29 ноября 2010 г. № 03-03-06/1/742, от 27 августа 2009 г. № 03-03-06/2/162).
А вот затраты на обслуживание работников в барах и ресторанах, в номере (химчистка, уборка, оплата услуг носильщика) налоговую базу не уменьшают (подп. 12 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ). Это же относится к оздоровительным видам услуг (сауне, бассейну, тренажерному залу).
В некоторых случаях предприятия арендуют у физических лиц квартиры для командированных работников. Так вот в расходы по налогу на прибыль разрешено включить только часть арендной платы, которая приходится на время проживания работников.
Косвенным подтверждением таких расходов будут командировочные удостоверения и проездные документы (письмо Минфина России от 25 марта 2010 г. № 03-03-06/1/178).
Напомним, при командировках в местность, откуда работник может ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства, суточные не положены (п. 11 Положения).
Днем выезда в командировку считается дата отправления транспортного средства от места постоянной работы, а днем приезда – дата его прибытия обратно (п. 4 Положения).
В расчет суточных включают приходящиеся на поездку выходные или нерабочие праздничные дни. А также и те дни, когда работник находится в пути с учетом времени вынужденной остановки (п. 11 Положения).
Затраты, связанные с выплатой компенсации работникам за дни отъезда или прибытия в/из командировки, приходящиеся на выходные (праздничные) дни, учитывают в составе расходов на оплату труда согласно пункту 3 статьи 255 Налогового кодекса РФ (письмо Минфина России от 31 января 2011 г. № 03-03-06/1/41).
Фактический срок пребывания в служебной поездке по России и по странам СНГ, с которыми заключены межправительственные соглашения, определяется по отметкам в командировочном удостоверении (п. 7, 19 Положения).
А при поездках за рубеж суточные выплачивают исходя из отметок в загранпаспорте в следующем порядке ( п. 18 Положения):
– за день пересечения границы РФ при выезде – в иностранной валюте;
– за день пересечения границы РФ при въезде – в рублях.
При направлении работника в командировку на территории двух или более государств суточные за день пересечения границы между ними выдают в валюте по нормам, установленным для государства въезда (п. 18 Положения). п. 20 Положения
>|При возвращении из поездки за границу в тот же день суточные в валюте полагаются в размере 50 процентов (п. 20 Положения).|<
Если транспортное средство опоздало, день приезда из командировки определяется по фактическому времени его прибытия, подтвержденному справкой перевозчика.
Налог на доходы физических лиц начисляется только на суточные свыше 700 руб. в день при служебных поездках по России и более 2500 руб. в день при загранкомандировках (абз. 10 п. 3 ст. 217 Налогового кодекса РФ).
Причем за последний день нахождения за границей налог не удерживается только с суммы не более 700 руб. (письма Минфина России от 6 сентября 2010 г. № 03-04-06/6-205, от 7 июля 2010 г. № 03-04-06/6-140). То есть как за командировку по России.
Если у работника отсутствуют первичные документы, подтверждающие оплату жилья во время командировки, суммы возмещения не облагаются НДФЛ в пределах 700 руб. за каждый день проживания в России, 2500 руб. – за границей ( п. 3 ст. 217 Налогового кодекса РФ, письмо Минфина России от 28 апреля 2010 г. № 03-03-06/4/51). То есть по аналогии с суточными.
Остальные возмещенные работнику затраты облагаются НДФЛ только при отсутствии документов.
Если работник в командировке арендует автомобиль, то такие расходы освобождаются от налогообложения при условии, что машина используется в служебных целях.
Соответственно, необходимо иметь бумаги, подтверждающие это (п. 3 ст. 217 Налогового кодекса РФ, письмо Минфина России от 29 ноября 2010 г. № 03-03-06/1/742).
Также не облагаются налогом на доходы физических лиц суммы, которые возмещены работнику за такси от гостиницы до места работы.
Но при условии, что для поездки невозможно было воспользоваться общественным транспортом и такие расходы носят производственный характер, документально подтверждены и определены коллективным договором или локальным документом ( письмо УФНС России по г. Москве от 24 декабря 2009 г. № 20-20/3/3535).
В случае если работник проводит отпуск в месте командировки (после ее завершения), стоимость обратного билета признается его доходом, полученным в натуральной форме. Следовательно, такой доход облагается НДФЛ в установленном порядке (ст. 41, подп. 1 п. 2 ст. 211 Налогового кодекса РФ).
Если же, например, человек остается в служебной поездке только на выходные или нерабочие праздничные дни либо выезжает в нее заранее (на эти дни), со стоимости проезда налог не удерживают (письма Минфина России от 31 декабря 2010 г. № 03-04-06/6-329 и от 16 августа 2010 г. № 03-03-06/1/545). от 8 декабря 2010 г. № 03-03-06/1/762 от 16 августа 2010 г. № 03-03-06/1/545
>|Не возникает объекта налогообложения при возмещении расходов на покупку билетов, если работник направляется в командировку из отпуска, а по его окончании возвращается на предприятие, либо обратно на отдых (письма Минфина России от 8 декабря 2010 г. № 03-03-06/1/762, от 16 августа 2010 г. № 03-03-06/1/545).|<
Предприятие в этом случае не признается налоговым агентом (п. 2 ст. 226 , 228 Налогового кодекса РФ). До момента, пока работники считаются резидентами, они должны сами исчислять, декларировать и уплачивать налог на доходы физических лиц по завершении календарного года по ставке 13 процентов (подп. 3 п. 1 ст. 228 Налогового кодекса РФ ).
В случае же, когда их статус меняется на нерезидента в течение налогового периода и остается таким до конца календарного года, они не декларируют и не платят НДФЛ с доходов, полученных за границей (п. 1 ст. 207 Налогового кодекса РФ). В том числе и с тех доходов, которые работник получил за границей, находясь в статусе резидента РФ.
А вот суммы среднего заработка, сохраняемого за работником на период командировки, относятся к доходам от источников в РФ (письма Минфина России от 5 апреля 2011 г. № 03-04-06/6-73, от 21 марта 2011 г. № 03-04-06/6-45).
Важно запомнить
Статья напечатана в журнале "Учет в производстве" №7, июль 2011 г.
Начать дискуссию