Главбух уходит в отпуск

«Нормальный бухгалтер во время отчетного периода в отпуск не уходит!»

Сообщение с финансового форума

Работа бухгалтерии по своей сути не терпит перерывов. В федеральном законе «О бухгалтерском учете» прямо указано, что бухгалтерский учет носит непрерывный характер.

При этом главный бухгалтер организует работу бухгалтерии не только по ведению учета, но и представлению отчетности. Причем в последнем случае по сложившемуся стереотипу без него просто не обойтись. Кто сформирует отчеты, проверит и подпишет их как не руководитель подразделения?

Но в коммерческих фирмах зачастую игнорируют тот факт, что без полноценного отдыха главный бухгалтер практически неизбежно будет работать на износ, и риск допустить ошибку многократно увеличится. К тому же нельзя игнорировать нормы трудового законодательства, по которому отпуск у главного бухгалтера не может составлять менее 28 календарных дней. (ст. 115 Трудового кодекса РФ). При этом разделение отпуска тоже подчинено правилам и допускается только по соглашению между работником и работодателем, и хотя бы одна из частей этого отпуска должна быть не менее 14 дней. Также только при согласии главного бухгалтера возможно его отозвать из отпуска.

На практике же главбухи уходят на недельку. А потом опять торопятся что-то сдать. Ничего удивительного - сроки. Допустим, главный бухгалтер уйдет в отпуск с 5 июля. За 28 дней отпуска как минимум следует сдать отчетность по страховым взносам, НДС, налогу на прибыль, баланс, отчет о прибылях и убытках. Хороший отпуск...

Причем в законодательстве отсутствуют нормы, позволяющие переносить сроки сдачи отчетности. Так, в ст.15. Федерального закона «О бухгалтерском учете» указано, что организации обязаны представлять квартальную бухгалтерскую отчетность в течение 30 дней по окончании квартала, а годовую - в течение 90 дней по окончании года. Ст. 80. Налогового кодекса РФ так же указывает на необходимость предоставления налоговой отчетности в установленные сроки.

Выделим основные проблемы, возникающие в работе предприятий в отсутствие главного бухгалтера:

·                    как оформлять платежные поручения;

·                    кто будет формировать отчетность;

·                    кто будет подписывать ее.

Согласно ст. 7 Федерального закона «О бухгалтерском учете»,  без подписи главного бухгалтера расчетные документы считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению. Именно поэтому необходимо наличие в платежном поручении второй подписи. Если, конечно,  учет ведется не директором лично.

Положение ЦБР от 3 октября 2002 г. N 2-П «О безналичных расчетах в Российской Федерации» предусматривает возможность подписи платежного поручения лицами, имеющими право подписи расчетных документов, согласно  представленным банку образцам.

Поэтому на время отпуска главного бухгалтера банку необходимо предоставить приказ об исполнении обязанностей главного бухгалтера с полномочиями подписывать расчетные документы лицом, его замещающим на определенный период, оформить карточку с образцом подписи. В настоящее время нотариального оформления этой карточки не требуется.

Отметим, что общепринятая практика, когда отчетность подписывает главный бухгалтер, не совсем соответствует нормам законодательства. Федеральный закон «О бухгалтерском учете» позволяет подписывать бухгалтерскую отчетность не только главным бухгалтером, но и бухгалтером организации. Это прямо допускается в п.5 ст. 13 данного документа, который гласит, что «бухгалтерская отчетность подписывается руководителем и главным бухгалтером (бухгалтером) организации». Налоговый кодекс РФ в п.5 ст. 80 также допускает подпись в налоговой отчетности либо самого налогоплательщика, либо его представителя. А, как известно, представителем юридического лица является руководитель, а не главный бухгалтер.

Более того, в  приказе Федеральной налоговой службы от 24 января 2008 г. N ММ-3-13/20@, который устанавливает единые требования формам налоговых деклараций и иных документов, служащих основанием для исчисления и уплаты налогов и сборов, в п. 1.2.3. предписано на титульном листе размещать личную подпись должностного лица или физического лица, подтверждающего достоверность и полноту представленных в данной декларации сведений, и ее расшифровку. Таким образом, подпись гласного бухгалтера на представляемой отчетности может быть либо заменена на подпись бухгалтера в отношении бухгалтерской отчетности, либо отсутствовать, в случае, если налоговая отчетность подписана руководителем предприятия.

Для того, чтобы сформировать отчетность, необходимо в должностной инструкции одного из работников бухгалтерии, имеющего соответствующую квалификацию и опыт, предусмотреть исполнение функций главного бухгалтера в период его отсутствия. Руководству следует учитывать то обстоятельство, что главный бухгалтер не только бывает в отпуске, но как и любой живой человек может заболеть. Поэтому не стоит быть излишне экономным при наборе специалистов бухгалтерской службы с тем, чтобы избежать возможных потерь в результате проведения налоговых проверок.

При этом необходимо обеспечить условия работы: передать на время отпуска замещающему лицу необходимую информацию и документы, обеспечить возможность работы с программными средствами, сообщить другим работникам о замещении главного бухгалтера. Дополнительной мерой является внесение в учетную политику положения о возможности замещении главного бухгалтера бухгалтером. Данный  внутренний документ можно предъявить в налоговую инспекцию при возникновении вопросов о подписи бухгалтера на формах бухгалтерской отчетности организации.

По возвращении из отпуска главный бухгалтер в таком случае проверяет правильность формирования, представления отчетных форм замещающим его бухгалтером. В случае, если обнаружатся неточности в представленной налоговой отчетности, необходимо сдать уточненные расчеты. Если же имеются нарушения при формировании финансовых отчетов, следует учесть исправления при формировании последующих отчетов.

В заключении хочется подчеркнуть, что хороший руководитель бухгалтерской службы - это не тот, который способен все взвалить на свои плечи, а тот, кто имея высокую квалификацию, так же способен рационально распределить нагрузку среди подчиненных. В этом случае работа бухгалтерии будут более стабильной в период летних отпусков.