Учет расходов на сотовую связь

Вадим ШУСТОВ
Аудитор ООО «Элкод-Аудит»

Порядок признания расходов на оплату услуг связи для целей бухгалтерского учета определяется нормами ПБУ 10/99 «Расходы организации» ПБУ 10/99 (утв. приказом Минфина России от 06.05.99 № 33н).

Расходы, связанные с использованием услуг связи, (абонентская плата, ремонт телефонных аппаратов и т. п., независимо от вида телефонов (обычный, мобильный, пейджер)) признаются расходами по обычным видам деятельности и принимаются к учету в сумме, равной величине оплаты или величине кредиторской задолженности (п. 5, 6 ПБУ 10/99). Причем они признаются в том отчетном периоде, в котором имели место, независимо от времени фактической оплаты (п.18 ПБУ 10/99).

Для признания таких затрат в качестве расходов по обычным видам деятельности необходимо подтвердить их производственную направленность. В качестве документального подтверждения используются счета оператора связи с указанием номеров абонентов, договоры, заключенные с деловыми партнерами с обязательным указанием номеров их телефонов, внутренние отчеты работников организации. Не помешает и издание организационно-распорядительного документа. В нем желательно указать фамилию, должность и обоснование производственной необходимости в использовании аппарата.

Затраты услуг связи учитываются на счете 26 «Общехозяйственные расходы». Если же распорядительным документом установлена предельная сумма расходов, то сумма превышения лимита признается внереализационным расходом и отражается по дебету счета 91 «Прочие доходы и расходы».

В налоговом учете расходы на оплату услуг связи для целей налогообложения признаются как прочие расходы, связанные с производством и (или) реализацией (подп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ). Для обоснования расходов вполне приемлемы документы, используемые и в бухгалтерском учете. Кроме того, необходим и счет-фактура, который позволит принять к вычету уплаченный НДС.

Приобретение мобильного телефона

Срок полезного использования мобильного телефона более 12 месяцев. Поскольку он:

• приобретается для производственных целей;
• не предполагается последующая его перепродажа;
• использование его будет способствовать получению экономической выгоды в будущем,

то аппарат принимается к бухгалтерскому учету как объект основных средств (п. 4 ПБУ 6/01 «Учет основных средств»; утв. приказом Минфина России от 30.03.01 № 26н). Такие активы принимаются к бухгалтерскому учету по первоначальной стоимости, которой в случае приобретения за плату признается сумма фактических затрат на приобретение без НДС.

Если первоначальная стоимость телефона (без учета НДС) составила не более 10 000 руб. (при установлении в учетной политике для бухгалтерского учета данной величины в качестве лимита), то ее можно учесть в затратах сразу после начала использования мобильного телефона (п. 18 ПБУ 6/01). В остальных случаях по аппарату начисляется амортизация. Ее сумма являются для организации расходами по обычным видам деятельности (п. 5.9 ПБУ 10/99).

В налоговом учете затраты по приобретению аппарата можно учесть в расходах, учитываемых при исчислении налога на прибыль (п. 1 ст. 252 НК РФ). Если стоимость мобильного телефона более 10 000 руб., то телефон относится к амортизируемому имуществу. В этом случае его стоимость будет учитываться в расходах в течение всего срока использования аппарата (п. 1 ст. 256 НК РФ). Срок полезного использования мобильных телефонов устанавливается организацией самостоятельно с учетом данных Классификации основных средств, включаемых в амортизационные группы (утв. постановлением Правительства РФ от 01.01.02 № 1).

Мобильные телефоны, также как и аппараты телефонные и устройства специальные, включая аппараты таксофонные и радиотелефоны (код по ОКОФ 14 3222135), включены в состав третьей амортизационной группы. Для них установленный срок полезного использования - от 3 лет до 5 лет включительно (п. 3 ст. 258 НК РФ).

Если же стоимость мобильного телефона не превышает 10 000 руб., то она уменьшает налогооблагаемую базу по налогу на прибыль в тот отчетный период, когда аппарат был передан в эксплуатацию (подп. 3 п. 1 ст. 254 НК РФ).

Сумму НДС, уплаченную при покупке мобильного телефона, организация имеет право принять к вычету после принятия объекта к учету и наличия счета-фактуры и документов, подтверждающих оплату продавцу (подп. 1 п. 2 ст. 171, п. 1 ст. 172 НК РФ).

Для использования мобильного телефона в качестве средства связи необходимо наличие в нем SIM-карты (карты со встроенным микропроцессором, которая является ключом для входа в сеть сотовой связи и несет в себе необходимую служебную информацию). SIM-карта может приобретаться как в комплекте с телефонным аппаратом, так и отдельно.

В большинстве случаев SIM-карта и мобильный телефон отражаются в бухгалтерском учет как единый объект основных средств (комплекс конструктивно-сочлененных предметов), поскольку выполняют свои функции только находясь совместно.

Пример 1 В апреле 2003 года организация приобрела мобильный телефон «Motorola» (в комплекте с SIM-картой), перечислив через банк сумму 9600 руб., в том числе НДС - 1600 руб.

В бухгалтерском учете при вводе телефона в эксплуатацию производятся следующие записи:

- 8000 руб. – принят счет к оплате за мобильный телефон с SIM-картой;

Дебет 19 Кредит 60

- 1600 руб. – выделен НДС по мобильному телефону;

- 9600 руб. – перечислены денежные средства за мобильный телефон в комплекте с SIM-картой;

- 8000 руб. - мобильный телефон в комплекте с SIM-картой принят к учету в составе основных средств как единый объект;

Дебет 68 субсчет «Расчеты по НДС» Кредит 19

- 1600 руб. – НДС предъявлен к вычету из бюджета;

Дебет 26 Кредит 01

- 8000 руб. – списана на затраты стоимость мобильного телефона.

В налоговом учете после подключения мобильного телефона его стоимость 8000 руб. включается в расходы, уменьшающие налогооблагаемую прибыль.

_____________________________________

Конец примера 1.

При передаче пользователю мобильных телефонов между оператором связи и пользователем подписывается двусторонний акт сдачи-приемки, в котором фиксируется сетевой номер, присвоенный каждому мобильному телефону, его серийный номер, а также указывается, какому номеру цифровой сети соответствует сетевой номер мобильного телефона.

На каждый мобильный телефон оформляется «Инвентарная карточка учета основных средств» по форме № ОС-6 (утв. постановлением Госкомстата России от 30.10.97 № 71а).

Иной учет SIM-карты

Впрочем, способ учета SIM-карты и мобильного телефона как единого инвентарного объекта нередко оказывается неудобным. При его использовании возникают сложности по отражению в бухгалтерском учете таких обыденных операций, как замена телефона или подключение уже имеющегося телефонного аппарата к другому оператору связи (замена SIM-карты). Более удобно отражать в учете мобильный телефон и SIM-карту как самостоятельные объекты.

SIM-карта не может быть принята к учету в качестве объекта основных средств поскольку не имеет материально-вещественной структуры.

Оплата выделения телефонного номера (стоимость SIM-карты), по сути, является оплатой услуг оператора связи по выделению телефонного номера. Как было сказано выше, расходы по оплате услуг связи относятся к расходам организации по обычным видам деятельности. В данном случае расходы по оплате услуг оператора осуществляются в течение всего срока действия договора на оказание услуг мобильной связи.

Напомним, что затраты, произведенные организацией в отчетном периоде, но относящиеся к следующим отчетным периодам, отражаются в бухгалтерском балансе отдельной статьей как расходы будущих периодов. При этом их списывают в порядке, установленном организацией (равномерно, пропорционально объему продукции и др.) в течение периода, к которому они относятся (п. 65 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ; утв. приказом Минфина России от 29.07.98 № 34н).

Для обобщения информации о расходах, произведенных в данном отчетном периоде, но относящихся к будущим отчетным периодам, предназначен счет 97 «Расходы будущих периодов». Учтенные на данном счете расходы на оплату услуг связи в течение срока действия договора ежемесячно равными долями списываются в дебет счета 26.

Пример 2 Организация 1 апреля 2003 года приобрела отдельную SIM-карту для мобильного телефона. Стоимость карты составила 720 руб., в том числе НДС - 120 руб. Карта сразу же используется в аппарате. Установленные по приказу срок полезного использования карты – 24 месяца. В бухгалтерском учете в апреле производятся следующие записи:

–  720 руб. – оплачена SIM-карта;

- 600 руб. – стоимость SIM-карты отражена в составе расходов будущих периодов;

Дебет 19 Кредит 60

- 120 руб. – учтен НДС по SIM-карте;

Дебет 68 субсчет «Расчеты по НДС» Кредит 19

- 120 руб. – НДС предъявлен к вычету из бюджета;

Дебет 26 Кредит 97

- 25 руб. (600 руб. : 24 мес.) – часть стоимости SIM-карты отнесена на затраты.

Последняя проводка будет производиться в течение двух лет. При исчислении налога на прибыль затраты по услугам связи в полном объеме учитываются в расходах текущего отчетного (налогового) периода. Поэтому сумма 600 руб. уменьшит налогооблагаемую базу по налогу на прибыль при составлении декларации за I полугодие 2003 года.

__________________________________

Конец примера 2.

В некоторых случаях при покупке и подключении мобильного телефона необходимо уплатить дополнительно определенную сумму. Причем ее назначением может быть как предварительная плата за будущие разговоры абонента, так и гарантийный взнос.

Предварительная плата в бухгалтерском учете отражается следующей проводкой:

- отражена предварительная плата за будущие разговоры.

Назначение гарантийного взноса несколько иное. Его наличие позволяет абоненту осуществлять разговоры в кредит. Если владелец мобильного телефона расторгает контракт с данным оператором, то ему возвращают взнос. Причем полная сумма возвращается только в случае, если за абонентом не имелось задолженности.

Заплатив гарантийный взнос, организация также учитывает его на счете 60 субсчет «Расчеты по авансам выданным». Одновременно она отражает перечисленную сумму за балансом по дебету счета 009 «Обеспечение обязательств и платежей выданные». В случае возвращения взноса (списания в счет погашения задолженности) эта сумма списывается со счета 009.

Пример 3 Организация в декабре 2002 года заключила договор с оператором сотовой связи. Договором предусмотрено внесение гарантийного взноса  в сумме 1200 руб. В мае 2003 года договор расторгнут. Задолженности за услуги сотовой связи у организации на момент расторжения нет. Гарантийный взнос возвращен полностью.

В бухгалтерском учете данные операции отражаются следующим образом.

В декабре 2002 года:

- 1200 руб. - уплачен гарантийный взнос;

- 1200 руб. - учтен выданный гарантийный взнос.

В мае 2003 года:

- 1200 руб. - возвращен гарантийный взнос;

 Кредит 009

- 1200 руб. - списана сумма гарантийного взноса.

В налоговом учете уплата и возврат гарантийного взноса в расходах и доходах не учитываются.

___________________________

Конец примера 3.

Расходы, связанные с подключением

По мнению автора, расходы по подключению мобильных телефонов также как и телефонов обычной проводной связи в бухгалтерском учете следует отражать в течение всего периода пользования связью по дебету счета 97. Такие расходы относятся на счета учета затрат равномерно в течение периода, установленного приказом руководителя организации. Это связано с тем, что на практике установить период использования мобильного телефона практически невозможно.

Пример 4 Организация в апреле 2003 года заключила договор с оператором сотовой связи. В соответствии с договором предусмотрено, что стоимость подключения мобильного телефона составляет 750 руб., в том числе НДС – 125 руб. Оплата произведена перечислением. По приказу срок использования мобильного телефона - 25 месяцев. В налоговом учете по налогу на прибыль применяется метод начисления.

В апреле 2003 года в бухгалтерском учете производятся следующие записи:

Дебет 60 Кредит 51

- 750 руб. – перечислена оплата по договору за подключение мобильного телефона;

Дебет 97 Кредит 60

- 625 руб. – отражены расходы по подключению мобильного телефона;

Дебет 19 Кредит 60

- 125 руб. – учтен НДС по расходам по подключению мобильного телефона;

Дебет 68 субсчет «Расчеты по НДС» Кредит 19

- 125 руб. – принят к вычету НДС;

Дебет 26 Кредит 97

- 25 руб. (625 руб. : 25 мес.) – часть стоимости подключения телефона отнесена на общехозяйственные расходы.

Последняя проводка осуществляется ежемесячно.

При исчислении налога на прибыль учет данных расходов будет иным. Услуги по подключению телефона относятся к косвенным расходам. А таковые списываются в полном объеме на уменьшение доходов от производства и реализации данного отчетного (налогового) периода, т. е. в том отчетном периоде, в котором эти расходы возникают (п. 2 ст. 318 НК РФ).

При методе начисления датой осуществления расходов для услуг, работ производственного характера является дата подписания налогоплательщиком акта приемки-передачи услуг, работ (ст. 272 НК РФ). Поэтому расходы по подключению телефонов признаются полностью в периоде их осуществления (подписания акта выполненных работ по подключению телефонов) – в апреле 2003 года.

____________________________________

Конец примера 4

Аксессуары к мобильным телефонам

Помимо расходов на приобретение и подключение мобильных телефонов у организаций могут возникать затраты на покупку предметов, необходимых для эксплуатации данных телефонных аппаратов, например, чехлы, антенны, зарядные устройства, системы «hands free».

Отражение данных расходов в бухгалтерском и налоговом учете зависит от того, используется ли каждый из этих предметов самостоятельно или же является неотъемлемой частью телефона. Так, чехлы не улучшают рабочие качества аппарата. Поэтому расходы на их приобретение в бухгалтерском учете отражаются следующим образом:

- оприходованы кожаные чехлы для мобильных телефонов;

Дебет 26 Кредит 10-9

- списана стоимость кожаных чехлов для мобильных телефонов.

В налоговом учете сумма расходов на приобретение чехлов будет признана в уменьшение полученных в данном отчетном периоде доходов как прочие расходы, связанные с производством и реализацией.

В случае приобретения антенны для сотового телефона происходит дооборудование основного средства, вследствие чего данный объект наделяется новыми функциями и качествами.

Пример 5 Организацией были приобретены две антенны для мобильной связи на общую сумму 3100 руб., в том числе:

• антенна стационарная наружная направленная S14/800-960 GSM-900 по цене 2500 руб. для мобильных телефонов работников дорожной службы, рабочее место которых находится вне головного офиса;
• антенна автомобильная GSM-900/ETACS по цене 600 руб. - для мобильного телефона коммерческого директора фирмы.

В бухгалтерском учете дооборудование каждого из мобильных телефонов сопровождается записью:

Дебет 08 Кредит 60

 - 2500 руб. (600 руб.) - отражены фактические затраты по приобретению антенн для первого (второго) мобильного телефона;

Дебет 01 Кредит 08

- 2500 руб. (600 руб.) - стоимость антенны учтена в первоначальной стоимости аппарата.

В налоговом учете первоначальная стоимость каждого амортизируемого объекта также будет увеличена соответственно на 2500 руб. и 600 руб., т. е. на стоимость приобретенных антенн. Эти суммы будут учтены в начислениях амортизации в течение оставшегося срока их полезного использования (ст. 258 НК РФ).

______________________________

Конец примера 5.

Мобильный телефон принадлежит сотруднику

Довольно часто сотрудники самостоятельно приобретают мобильные телефоны. Они готовы пользоваться ими и при решении производственных вопросов, но при условии, что организация будет возмещать стоимость служебных разговоров.

Если договор на абонентное обслуживание заключен физическим лицом (документы выписываются на него), то организация не сможет учесть компенсируемую часть в расходах при исчислении налога на прибыль. С этих сумм придется удержать налог на доходы физических лиц, даже если в трудовом договоре указана обязанность работодателя компенсировать расходы сотовой связи, связанные с производственным процессом. Налоговики будут классифицировать их как доходы, полученные сотрудником (п. 1 ст. 210 НК РФ). Сумму компенсации за налоговый период можно уменьшить на сумму не более 2000 руб., оформив ее как материальную помощь оказываемую работнику (п. 28 ст. 217 НК РФ).

Сумма компенсации не будет учитываться в налогооблагаемой базе по ЕСН. Так как выплаты и вознаграждения, не учитываемые в расходах уменьшающих налогооблагаемую базу по налогу на прибыль, не признаются объектом налогообложения ЕСН (п. 3 ст. 236 НК РФ).

Если же организация намеревается все же компенсировать использование личного мобильного телефона сотрудником, то необходимо перезаключить договор с оператором сотовой связи на себя. В этом случае счета будут выставляться на организацию. С сотрудником же заключается договор безвозмездного пользования телефоном или договор аренды. В бухгалтерском учете такой аппарат учитывается на счете 001 «Арендованные основные средства».

Пример 6 Организация оплачивает услуги оператора связи за разговоры сотрудника по мобильному телефону. В апреле 2003 года организация оплатила 2400 руб., в том числе НДС - 400 руб. Все разговоры за месяц были непроизводственными (мне кажется, стоит уточнить, каким образом это могло быть подтверждено).

В бухгалтерском учете производятся следующие записи.

- 2400 руб. - оплачены разговоры по мобильному телефону;

- 2000 руб. (2400 – 400) – отражены расходы на оплату непроизводственных разговоров;

Дебет 19 Кредит 60

 - 400 руб. – учтен НДС по непроизводственным разговорам.

Сумма компенсации признается объектом налогообложения по НДС как передача на территории РФ товаров (выполненных работ, оказанных услуг) для собственных нужд, расходы на которые не принимаются к вычету при исчислении налога на прибыль организации (подп. 2 п. 1 ст. 146 НК РФ):

- 400 руб. (2000 руб. х 20%) – начислен НДС на стоимость непроизводственных разговоров;

- 400 руб. - возмещен НДС по непроизводственным разговорам.

Сумма компенсации включается в налогооблагаемую базу по налогу на доходы физических лиц:

- 312 руб. (2 400 руб. x 13%) – исчислен и удержан из заработной платы налог на доходы физических лиц со стоимости непроизводственных разговоров.

Расходы по оплате услуг оператора не уменьшают налогооблагаемую прибыль. Поэтому ЕСН не начисляется.

_____________________________________

Конец примера 6.