Оплата отпусков в бухгалтерском и налоговом учете

Затраты на оплату отпусков включаются в фонд заработной платы. Как в целях бухгалтерского учета, так и в целях налогообложения прибыли учет отпускных может производиться двумя способами – с применением либо без применения резерва на предстоящую оплату отпусков, что  должно быть закреплено в учетной политике. Рассмотрим метод учета отпускных без создания резерва.

Суммы начисленных отпускных связаны с изготовлением и продажей продукции, приобретением и продажей товаров, выполнением работ, оказанием услуг. Поэтому на основании пункта 5 Положения по бухгалтерскому учету «Расходы организации» ПБУ 10/99, утвержденного Приказом Минфина РФ от 6 мая 1999 года №33н, они относятся к расходам по обычным видам деятельности.

Суммы среднего заработка, сохраняемого на период отпуска, включаются в фонд оплаты труда и отражаются на счете 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда». Затраты на оплату отпусков относятся в дебет счетов учета затрат на производство или продажу (20, 25, 26, 44).

В расходы текущего месяца включаются только суммы отпускных, относящиеся к этому месяцу. Оставшуюся сумму учитывают на счете 97 «Расходы будущих периодов» и относят на счета учета затрат в последующих месяцах. Аналогичным образом учитываются и суммы ЕСН, взносов в ПФР на страховую и накопительную часть пенсии и взносов на обязательное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, начисленные на отпускные. Обязанность по удержанию НДФЛ и перечислению его в бюджет  возникает в момент выплаты денежных средств работнику.

Аналогичный порядок учета (с использованием счета 97) применяется в случае, когда весь отпуск приходится на один месяц (например, с 1 по 28 число). В этом случае расчет и выплата отпускных производятся в предыдущем месяце, поэтому суммы отпускных и налогов нужно учесть на счете 97, а в следующем месяце (когда предоставлен отпуск) отнести эти суммы на счета учета затрат.

Для правильного отражения на счетах бухгалтерского учета автор рекомендует суммы начисленного ЕСН отражать по кредиту счета 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами»/субсчет 76-5 «Налоги отложенные». К этому субсчету могут быть открыты субсчета второго порядка – 76-5-1 «ЕСН в федеральный бюджет отложенный» и т.д. В месяце, в котором отпуск использован, производится корректировка начислений. Суммы отпускных включаются в фонд оплаты труда, а суммы ЕСН отражаются на субсчетах счета 69. Таким образом, не образуется разрыв между моментом начисления ЕСН и отражения этих сумм в Расчете авансовых платежей.

Пример 1.

Светлову В.С. предоставляется ежегодный оплачиваемый отпуск продолжительностью 28 календарных дней - с 1 по 29 ноября.

Расчетный период (август, сентябрь, октябрь) отработан полностью.

Для простоты расчетов сделаем следующие допущения. Расчетный период (август, сентябрь, октябрь) отработан полностью. За каждый месяц расчетного периода начислено по 5000 руб. Права на получение стандартного налогового вычета работник не имеет. Работник входит в возрастную группу 1967 года рождения и моложе. Так как тариф взносов по обязательному страхованию от несчастных случаев зависит от вида деятельности организации, в данном примере их начисление не рассматривается.

Расчет среднедневного заработка: (5000 + 5000 + 5000) : 3 : 29,6 = 168,92 руб.

Сумма отпускных : 28 х 168,92 = 4 730 руб.

Расчет отпускных Светлову В.С. производится в октябре, деньги ему должны быть выплачены не позднее 29 октября.

В октябре начисленные суммы ЕСН и взносов в ПФР отражаются как отложенные платежи, и обязанности по их уплате не возникает. В ноябре суммы отпускных включены в состав фонда оплаты труда и отражены в Расчете авансовых платежей по ЕСН. Соответственно, суммы ЕСН отражены в Расчете и у налогоплательщика возникает обязанность по их уплате. Эти суммы должны быть уплачены до 15 декабря.

Пример 2.

Андрееву О.И. предоставляется ежегодный отпуск продолжительностью 28 календарных дней - с 18 ноября по 16 декабря.

Расчетный период (август, сентябрь, октябрь) отработан полностью.

Для простоты расчетов сделаем следующие допущения. За каждый месяц расчетного периода начислено по 5000 руб. Права на получение стандартного налогового вычета работник не имеет. Работник входит в возрастную группу 1967 года рождения и моложе. Так как тариф взносов по обязательному страхованию от несчастных случаев зависит от вида деятельности организации, в данном примере их начисление не рассматривается.

Расчет среднедневного заработка: (5 000 + 5 000 + 5 000) : 3 : 29,6 = 168,92 руб.

Общая сумма отпускных : 28 х 168,92 = 4 730 руб.

Расчет отпускных Андрееву О.И. производится в ноябре, деньги должны быть выплачены не позднее 15 ноября. 13 календарных дней отпуска приходится на ноябрь, 15 – на декабрь.

В данном случае сумма отпускных, приходящаяся на ноябрь, сразу включается в фонд оплаты труда ноября и отражается в Расчете авансовых платежей по ЕСН за ноябрь. ЕСН, начисленный с этой суммы, отражен в расчете и должен быть уплачен до 15 декабря. То же самое относится и к взносам в ПФР.

Сумма отпускных, относящаяся к декабрю, начисляется в ноябре и отражается в составе расходов будущих периодов. Суммы начисленных ЕСН и взносов в ПФР отражаются в составе отложенных налогов, обязанности по их уплате не возникает. В декабре, после того, как работник использовал отпуск, сумма отпускных включается в состав фонда оплаты труда декабря и отражается в Расчете авансовых платежей. Суммы ЕСН показываются в Расчете и переводятся в состав налогов, подлежащих уплате. Уплата должна быть произведена до 15 января.

В соответствии с пунктом 7 статьи 255 Налогового кодекса РФ расходы на оплату отпусков относятся к расходам на оплату труда, которые учитываются в составе расходов при определении налоговой базы по налогу на прибыль.

Если налогоплательщик использует метод начисления, то расходы признаются в том отчетном периоде, к которому они относятся, независимо от времени фактической выплаты денежных средств.

Расходы на оплату труда признаются в качестве расхода ежемесячно, исходя из суммы начисленных в соответствии со статьей 255 НК РФ расходов на оплату труда. Для целей налогообложения отпускные будут учтены в том месяце, в котором предоставлен отпуск. Если отпуск попадает на разные месяцы, то отпускные будут включаться в расходы этих месяцев в той доле, которая на них приходится. Например, если отпускные рассчитаны для целей бухгалтерского учета и выплачены в октябре, а отпуск полностью предоставлен в ноябре, то отпускные включаются в расходы ноября. Если часть отпуска приходится на ноябрь, а часть – на декабрь, то сумма отпускных, относящаяся к ноябрю, включается в расходы ноября, а часть отпускных, приходящаяся на дни отпуска, попадающие на декабрь, включается в расходы декабря.

Если налогоплательщик использует кассовый метод, то оплата отпуска включается в состав расходов, принимаемых при определении налоговой базы, в момент фактической выплаты денежных средств. Например, если отпуск предоставляется в ноябре, а отпускные в соответствии с положениями ТК РФ выплачены за три дня до начала отпуска, то есть, в октябре, то сумма отпускных будет включена в состав расходов октября. Если же работодатель нарушил трудовое законодательство и выплатил отпускные после фактического завершения отпуска, в декабре, то сумма отпускных будет включена в состав расходов декабря.

Пример 3.

Яковлеву Н.П. предоставлен очередной отпуск продолжительностью 28 календарных дней - с 1 по 29 ноября. Расчетный период (август, сентябрь, октябрь) отработан полностью Сумма начислений, учитываемых при расчете, составила:

август – 5000 руб.;

сентябрь – 6000 руб.;

октябрь – 5000 руб.

Среднедневной заработок: (5000 + 6000 + 5000) : 3 : 29, 6 = 180,18 руб.

Сумма отпускных: 28 х 180,18 = 5045 руб.

Отпускные рассчитаны и выплачены 29 октября.

Суммы отпускных принимаются в составе расходов, учитываемых при налогообложении в следующем порядке:

а) по методу начисления – в том периоде, к которому относятся, то есть включаются в состав расходов ноября;

б) по кассовому методу – в том периоде, когда были выплачены денежные средства, то есть включаются в состав расходов октября.

Пример 4.

Смирновой О.Е. предоставлен очередной отпуск продолжительностью 28 календарных дней - с 25 ноября по 23 декабря. Расчетный период (август, сентябрь, октябрь) отработан полностью Сумма начислений, учитываемых при расчете, составила:

август – 5500 руб.;

сентябрь – 6000 руб.;

октябрь – 7000 руб.

Среднедневной заработок: (5500 + 6000 + 7000) : 3 : 29, 6 = 208,33 руб.

Сумма отпускных: 28 х 208,33 = 5833 руб.

Отпускные начислены 23 ноября, но выплачены только 25 декабря.

Суммы отпускных принимаются в составе расходов, учитываемых при налогообложении, в следующем порядке:

а) по методу начисления – в том периоде, к которому относятся.

Количество дней отпуска, приходящееся на ноябрь, - 6.

Сумма отпускных, включаемая в состав расходов ноября: 6 х 208,33 = 1250 руб.

Количество дней отпуска, приходящееся на декабрь, - 22.

Сумма отпускных, включаемая в состав расходов декабря: 22 х 201,33 = 4583 руб.;

б) по кассовому методу – расходы учитываются в том периоде, когда были выплачены денежные средства, то есть включаются в состав расходов декабря.