Счет фактура без подписи главбуха: точка зрения поставщика

Согласно официальной позиции Министерства финансов, изложенной в письме № 03-04-11/212 от 29.11.2004 г., в случае отсутствия на счете-фактуре подписи лица, уполномоченного подписывать счета-фактуры за главного бухгалтера, такой документ признается составленным с нарушением установленного порядка и не может служить основанием для принятия к вычету соответствующих сумм НДС.

Но что делать, если в штатном расписании должность главного бухгалтера не предусмотрена? Ведь в соответствии с п. 2 ст. 6 Закона №129-ФЗ «О бухгалтерском учете», руководитель организации в зависимости от объема учетной работы может передать ведение бухгалтерского учета специализированной организации или вести учет лично. Как не создать проблемы контрагенту?

Рассмотрим вариант, когда ведение налогового и бухгалтерского учета передано сторонней организации.

Зачастую в этом случае в штате фирмы-заказчика имеется специалист, который ведет первичную учетную документацию. А затем документы передаются в специализированную организацию для отражения хозяйственных операций в бухгалтерском и налоговом учете. Передача учета сторонней организации фиксируется в приказе об учетной политике на соответствующий финансовый год.

Согласно ст. 26 НК РФ, налогоплательщик (в нашем случае организация-заказчик) может участвовать в отношениях, регулируемых законодательством о налогах и сборах, через уполномоченного представителя, представляющего его интересы в отношениях с налоговыми органами, а также иными участниками отношений, регулируемых законодательством о налогах и сборах. Представитель налогоплательщика осуществляет свои полномочия на основании доверенности, выдаваемой в порядке, установленном гражданским законодательством РФ (п. 1 и 3 ст. 29 НК РФ).

Закон N 129-ФЗ не содержит положений о порядке оформления первичных документов в случае ведения бухгалтерского учета специализированной организацией. Однако из п. 12 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ следует, что, если ведение бухгалтерского учета передано специализированной организации, централизованной бухгалтерии или бухгалтеру-специалисту, то документы, на которых необходима подпись главного бухгалтера, вместо него подписывает руководитель специализированной организации, централизованной бухгалтерии, либо специалист, ведущий бухгалтерский учет.

Кроме того, право подписи документов за главного бухгалтера может быть передоверено руководителем специализированной организации любому сотруднику данной организации. Однако это возможно только при условии, что доверенность, подписанная налогоплательщиком, допускает подобное передоверие (письмо Минфина №03-02-07/1-566 от 24.12.2009 г.).

Второй возможный вариант – руководитель компании ведет бухгалтерский и налоговый учет лично.

Это не противоречит трудовому законодательству, поскольку ТК не содержит норм, запрещающих директору совмещать должности внутри организации.

Подобное совмещение должно быть закреплено в учетной политике компании и утверждено соответствующим приказом (или иным распорядительным документом) руководителя.

Как правило, в таких случаях начальник  расписывается на счете-фактуре дважды: за руководителя и за главного бухгалтера. А при проверке чиновникам представляют выписку из учетной политики или соответствующий приказ.

И, наконец, третий вариант – главбух заболел (в отпуске, в командировке и т.п.).

В этом случае целесообразна передача права подписи на период отсутствия. Сразу оговоримся, что штатное заместительство должно быть закреплено в трудовых договорах или должностных инструкциях сотрудников, которым передается право подписи.

Кроме того, временную передачу права подписи лучше оформить, опять же, приказом. Хорошо, если этот приказ будет учитывать положения ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

В принципе, его текст можно составить в произвольной форме, но он обязательно должен содержать следующую информацию:

• указание должности (главный бухгалтер), право подписи за которую на счетах-фактурах передается иному работнику (или работникам) организации;
• наименование должности и Ф.И.О. работника (работников), на которого (которых) возлагается подписание счетов-фактур;
• срок, на который делегируется право подписи;
• регистрация факта ознакомления и согласия с приказом работника (работников), на которого (которых) возложено право подписи.

Приказ лучше оформить на бланке организации (при условии наличия у компании определенной формы бланка) и утвердить подписью руководителя или иного лица, имеющего право действовать от имени организации на основании Устава либо доверенности.

В заключение следует отметить, что некоторые бухгалтеры вместо подписи главбуха в первом и втором рассмотренных случаях ставят на счете - фактуры отметку о том, что эта должность в штате не предусмотрена. Однако на практике у  налоговиков подобный подход вызывает нарекания. Поэтому, дабы не создавать дополнительных проблем покупателю, лучше выставлять счета-фактуры, содержащие две подписи. Ведь никогда нельзя знать, насколько формального подхода будет придерживаться чиновник, которому доведется проверять правомерность применения налогового вычета вашим контрагентом.

Но что делать, если вы сами оказались в ситуации, когда вам выставили счет-фактуру с одной подписью? Об этом мы напишем в статье «Счет-фактура без подписи главбуха: точка зрения покупателя».