Маргарита Гриня, эксперт журнала
Измученные затянувшейся зимой и изнурительной работой сотрудники собираются на отдых, а не менее уставшие бухгалтеры вспоминают, какие в связи с этим нужно заплатить налоги и сделать проводки. Начислять отпускные - занятие приятное, хотя и хлопотное.
Собираем чемоданы
Согласно статье 115 ТК РФ, каждый сотрудник наделен правом на ежегодный оплачиваемый отпуск, продолжительность которого не может быть меньше 28 календарных дней, причем в этот период не включаются дни, когда работник был на больничном. Праздничные дни, на которые приходится часть отпуска, увеличивают его продолжительность, но не оплачиваются.
Новым работникам придется подождать, ведь отдых им полагается лишь по истечении шести месяцев работы. Правда, по соглашению с администрацией он может наступить и раньше (ст. 122 ТК РФ). Вправе претендовать на отпуск и те, кто работает по совместительству, и предоставить его должны в то же время, что и на основной работе (ст. 286 ТК РФ).
За то время, пока человек загорает, купается или пропалывает грядки, за ним сохраняется должность и средний заработок (ст. 114 ТК РФ). Отпускные как раз и являются средней зарплатой, которая должна быть выплачена не позднее, чем за три дня до начала отпуска (ст. 136 ТК РФ). Порядок ее расчета приведен в статье 139 ТК РФ и в специальном положении, утвержденном постановлением Правительства РФ от 11 апреля 2003 г. № 213 1 (далее - Положение).
Для начала необходимо сложить выплаты, начисленные работнику за последние три календарных месяца (расчетный период). Получившуюся сумму нужно разделить сначала на три, а затем на среднемесячное число календарных дней, которое равно 29,6. Выведенный таким образом средний заработок умножаем на количество дней отпуска и определяем сумму отпускных, причитающихся сотруднику.
Заметим, что компания может установить и другой расчетный период (например, 6 или 12 месяцев). Но здесь есть два условия: такой способ должен быть зафиксирован в коллективном договоре и не ухудшать положения персонала. Иными словами, если руководство решит воспользоваться этим правом, бухгалтеру придется вычислять отпускные дважды и сравнивать результаты.
Расчетные тонкости
Теперь разберемся, какие именно выплаты необходимо учитывать при расчете среднего заработка. Их перечень найдем в пункте 2 Положения. Сюда входит начисленная зарплата, вознаграждения, авторские гонорары, доплаты за мастерство, разряд и т. д. Отметим, что список является открытым. Но есть и ограничение: виды вознаграждения должны быть предусмотрены системой оплаты труда на предприятии и не являться адресными (как, например, материальная помощь или подарок к юбилею).
Обратите внимание на один нюанс, касающийся премий. В пункте 14 Положения сказано, что при определении среднего заработка участвуют премии, «фактически начисленные за расчетный период». Если следовать данной формулировке буквально, то надо брать премии, которые относятся лишь к месяцам расчетного периода. К примеру, таковыми являются февраль, март и апрель. Допустим, сотруднику в феврале начислили и выдали премиальные за январь. Из текста следует, что эту сумму в средний заработок включать не следует. Однако это не так. В расчет попадают деньги, что начислены «в», а не «за» расчетный период. То есть в нашем примере январская премия также участвует в вычислениях (письмо Минтруда России от 10 июля 2003 г. № 1139-21).
И это еще не все. Часто сотрудников премируют по итогам не только месяца, но квартала и года. Поощрение, выданное за один месяц, единожды учитывается при расчете среднего заработка. А вот награду за определенный период придется разделить на число месяцев этого отрезка времени: квартальную премию - на 3, а годовую - на 12. Полученную цифру следует учесть в каждом месяце расчетного периода.
Пример 1
Сотрудница ООО «Клондайк» Елена Пухова 3 мая 2005 года уходит в отпуск на 28 календарных дней. Оклад Елены - 9000 руб. В феврале Пуховой была начислена и выплачена премия за IV квартал 2004 года в размере 6000 руб., а в марте выдано поощрение по результатам прошлого года - 12 000 руб., а также подарок к сорокалетию - 2000 руб. При этом в феврале, марте и апреле она присутствовала на рабочем месте все положенное время.
Средний заработок Елены составляет 36 000 руб. (9000 руб.X 3 мес. + 6000 руб. : 3 мес.X 3 мес. + + 12 000 руб. : 12 мес.x 3 мес.). Премия к юбилею при расчете не учитывается, поскольку она носит адресный характер. Среднедневной заработок равен 405,41 руб. (36 000 руб. : 3 мес. : 29,6 дн.), а размер отпускных - 11 351,48 руб. (405,41 руб.X28 дн.).
Метод расчета меняется, если человек посещал службу не весь расчетный период (три месяца), а отсутствовал, например, по причине болезни. Тогда, согласно пункту 9 Положения, среднемесячное число календарных дней (29,6) умножаем не на три, а на количество тех месяцев, что были отработаны полностью.
Затем прибавляем некую величину, равную числу календарных дней в остальных месяцах. Оно равняется количеству рабочих дней, приходящихся на отработанное время (из расчета пятидневной трудовой недели), умноженному на коэффициент 1,4. На итоговую величину разделим фактически начисленное вознаграждение расчетного периода и получим среднедневной заработок.
Пример 2
Другому работнику ООО «Клондайк», Сергею Талькову, предоставлен отпуск с 16 мая 2005 года продолжительностью 28 календарных дней. В феврале и апреле Тальков ходил на работу все дни (за исключением выходных и праздников), а с 15 по 21 марта находился на бюллетене. Таким образом, в марте Тальков отработал только 17 дней.
За эти три месяца Сергею было начислено 24 000 руб. без учета больничных. Средний заработок Талькова составил 289,16 руб. (24 000 руб. / (29,6 дн. + (17 дн.X 1,4) + 29,6 дн.)). Сумма отпускных равна 8096,48 руб. (289,16 руб.X28 дн.).
Учтем, начислим и удержим
В бухгалтерском учете вся сумма отпускных относится на затраты, если отпуск приходится на один месяц. В случае, когда работник ушел отдыхать в одном месяце, а вернулся на рабочее место в другом, величину отпускных нужно разбить на две части. Та доля, что относится к текущему периоду, увеличивает издержки, а та, что переходит на следующий, отражается как расходы будущих периодов (п. 18 ПБУ 10/99 «Расходы организации»).
В налоговом учете суммы отпускных являются затратами на оплату труда (п. 7 ст. 255 НК РФ). Но это справедливо лишь для отпусков, которые организация обязана предоставить работникам согласно Трудовому кодексу. А если администрация по собственной инициативе отпускает персонал отдыхать на время, превышающее установленные законами нормы, то отпускные за сверхлимитный отпуск не будут уменьшать прибыль (подп. 24 ст. 270 НК РФ).
Когда фирма может учесть расходы на отдых при определении облагаемой базы? Организации, использующие метод начисления, делают это в том месяце, к которому относятся суммы, независимо от даты выдачи денег (п. 1 ст. 272 НК РФ). Это значит, что в случае с переходящим отпуском затраты придется разбивать так же, как и в бухучете. Об этом напомнили столичные налоговики в письме от 27 января 2004 г. № 26-12/05495. Для предприятий, применяющих кассовый метод, заветный момент наступит после того, как отпускные будут выданы работнику (п. 3 ст. 273 НК РФ).
Перейдем к ЕСН. В случае переходного отпуска авансовые платежи по единому социальному налогу нужно начислять в том же месяце, что и отпускные. Это следует из пункта 3 статьи 243 НК РФ. Например, отдых начался в мае, а закончится только в июне. Отпускные в полном размере (и за май, и за июнь), равно как и ЕСН со всей суммы, начислены в мае, тогда же сотрудник получил деньги на руки. Перечисление бюджету полагается сделать по итогам мая, то есть в июне.
А в каком порядке будет уменьшать налогооблагаемую прибыль такой ЕСН? Конечно, если речь идет об отдыхе, приходящемся на месяцы одного отчетного периода (как, например, в вышеописанной ситуации - май и июнь), цена вопроса невелика. Другое дело, если речь идет об отпуске в июне (второй отчетный период) и июле (третий отчетный период). Нужно ли дробить ЕСН, так же как и сами отпускные? Ряд специалистов отвечает утвердительно, мотивируя свой ответ тем, что должно соблюдаться единообразие и что если пункт 1 статьи 272 НК РФ предписывает делить отпускные, то и ЕСН необходимо делить. Но есть и иные точки зрения.
АЛЕКСАНДР ЕЛИН,
ДИРЕКТОР КОМПАНИИ «АКАДЕМИЯ АУДИТА»:
- На мой взгляд, единый социальный налог нужно включить в затраты за тот месяц, в котором налог был начислен. Даже если он рассчитан с отпускных, приходящихся на май и июнь. Дело в том, что для целей налога на прибыль важен момент начисления ЕСН, а не порядок списания на затраты суммы, с которой он исчислен.
Мы согласимся с г-ном Елиным, поскольку на ЕСН пункт 1 статьи 272 НК РФ, согласно которому отпуск делится на две части, не распространяется. Если в отношении отпускных можно сказать, что они относятся к двум разным периодам, то в отношении соцналога - вряд ли. Ведь данный вид расхода относится к тому месяцу, в котором начислены отпускные. Кроме того, в подпункте 1 пункта 7 статьи 272 НК РФ четко сказано, что датой осуществления расходов признается дата начисления налогов (авансовых платежей по налогам). Кстати, московские налоговики разделяют точку зрения Александра Елина. В вышеупомянутом письме № 26-12/05495 они указали, что «при методе начисления расходы в виде единого социального налога учитываются в том отчетном (налоговом) периоде, за который представляется расчет (декларация) по этому налогу».
Что касается организаций, использующих кассовый метод, то у них облагаемая прибыль сократится в месяце фактической уплаты соцналога в казну. Однако в бухучете ЕСН при переходящем отпуске нужно дробить так же, как и отпускные.
Получается, что у «кассовиков» по отпускным образуется налогооблагаемая временная разница, а по единому соцналогу - вычитаемая. Фирмы, работающие по методу начисления, сталкиваются только с облагаемой разницей в виде ЕСН (см. табл.).
Правда, финансовые чиновники предложили организации, обратившейся за советом, самостоятельно принять решение, нужно ли распределять бухгалтерские издержки на оплату отпусков работников в зависимости от количества дней, приходящихся на тот или иной период (месяц, квартал или год). Объясняется это тем, что в правилах бухгалтерского учета якобы такого требования нет, потому-то фирма и может проявить самостоятельность с целью не допустить временной разницы (письмо Минфина России от 24 декабря 2004 г. № 03-03-01-04/1/190).
Мы относимся к данной позиции скептически, так как считаем, что такое требование есть, причем не где-нибудь, а в ПБУ 10/99. А тех, кто сделает неправильные проводки, ревизоры спокойно оштрафуют по статье 120 НК РФ за грубое нарушение учета доходов и расходов. Правда, если это произойдет, минфиновское письмо, возможно, послужит в суде дополнительным аргументом в пользу плательщика.
И в заключение об НДФЛ, который удерживается со всех сумм, даже с отпускных сверх законного лимита. Фирма-работодатель является налоговым агентом, коему положено удержать 13 процентов непосредственно из доходов физического лица в день их фактической выплаты (п. 4 ст. 226 НК РФ). Эти деньги следует перевести в бюджет в день, когда бухгалтер снял с расчетного счета деньги на выдачу зарплаты, в частности отпускных (п. 6 ст. 226 НК РФ). Применительно к отдыху, охватившему часть мая и несколько дней июня, это правило означает, что удерживать и перечислять бюджету НДФЛ необходимо в мае, сразу после расчетов с будущим курортником.
1 Полное название документа: «Положение об особенностях порядка исчисления средней заработной платы». - Примеч. ред.
Начать дискуссию