Пока не припекло: летние особенности столичного учета

Летом работы у московских бухгалтеров прибавляется. Но многие учетные работники находят в этом и приятные моменты. Расчет отпускных сотрудникам фирмы наводит на мысли о том, что и собственный отдых не за горами. Учет расходов на корпоративный выезд в подмосковный дом отдыха напоминает о весело проведенных выходных. Не омрачить приподнятое бухгалтерское настроение ошибкой в учете поможет наша статья.

Самая животрепещущая бухгалтерская тема летом – это, конечно же, отпуска. На бухгалтерских форумах разгораются споры по поводу тонкостей расчета отпускных и компенсаций за неиспользованный отдых. Много «сезонных» вопросов связано с выплатами за счет соцстраха, которых летом традиционно становится больше. Это и оплата лечения работников, и путевки для их детей. А другой вид отдыха, популярный во многих столичных компаниях, – корпоративные выезды на природу, – побуждает бухгалтеров к серьезному творческому поиску, как сделать приятное и полезное экономически оправданным... Летом работники московских предприятий заметно чаще увольняются – чтобы посвятить теплый сезон детям или дачному хозяйству. Зато очередная волна приезжих сезонных работников несет бухгалтерам немалые хлопоты, связанные с правильным оформлением на работу гастарбайтеров. Остановимся вкратце на этих вопросах.

На недельку, до второго...

Летом бухгалтеру обычной московской фирмы предстоят расчеты по двум видам отпусков: очередному ежегодному и дополнительному. Право на первый из них возникает у каждого работника через шесть месяцев непрерывной работы на фирме, причем по соглашению сторон такой отпуск может быть предоставлен и раньше (ст. 122 ТК). Очередной ежегодный отдых сотрудника длится 28 календарных дней. При этом режим работы предприятия – шести- или пятидневная рабочая неделя – значения не имеет. Некоторые сотрудники имеют право на удлиненные основные отпуска, например инвалиды – на 30 календарных дней отдыха. Но в некоторых ситуациях ежегодный отпуск может быть продлен для любого работающего, если он вдруг заболеет на отдыхе. Но в любом случае за три дня до его начала сотруднику нужно выплатить отпускные. Остановимся на основных моментах их расчета.

Сумму отпускных бухгалтер рассчитывает умножением количества дней отпуска на средний дневной заработок. А этот показатель нужно посчитать, поделив сумму заработной платы, начисленной за последние три календарных месяца, на 3 и на 29,6 – среднемесячное число календарных дней (ст. 139 ТК). Этот же показатель среднего дневного заработка бухгалтер использует, рассчитывая компенсацию за неиспользованный отпуск увольняющемуся сотруднику.

При расчете среднего дневного заработка важно не упустить два момента: определить расчетный период и сумму выплат в течение его. Стандартный «размер» расчетного периода – три предшествующих отпуску календарных месяца – может быть увеличен, например, коллективным договором до 12 календарных месяцев. Важно, чтобы такое изменение не ухудшало положение работников (ст. 139 ТК). Если сотрудник не отработал в расчетном периоде ни одного дня (например, из-за болезни), то расчетный период можно принять равным 3 или 12 месяцам, предшествующим времени отсутствия.

Далее, определяя общую сумму выплат за расчетный период, бухгалтер должен учесть только те вознаграждения, которые предусмотрены системой оплаты труда на предприятии. При этом источник выплат – собственные средства фирмы или себестоимость продукции – значения не имеет. Нельзя только принимать в расчет среднего заработка не связанные с оплатой труда вознаграждения, например, дивиденды по акциям фирмы, проценты по вкладам, кредиты, материальную помощь. На материальной помощи имеет смысл остановиться подробнее.

Налоговые инспекторы считают, что эти суммы – не оплата труда и, следовательно, на средний заработок они не влияют. Некоторые предприятия поступают так. В коллективном договоре они прописывают, что материальная помощь выплачивается систематически, например к отпуску. Но проще назвать такие поощрения премиями. Тогда контролерам нечего возразить – бухгалтер имеет полное право учесть в среднем заработке любые, в том числе разовые, премии, предусмотренные Положением о премировании. Это вознаграждения к юбилейным датам сотрудников или фирмы, к праздникам и т. д. Имейте в виду, что только ежемесячные премии учитывают в зарплате за конкретный месяц в полной сумме (и не более одной!). Если же это вознаграждение выплачено за период в несколько месяцев, то включать в заработок работнику нужно только часть премии, приходящуюся на этот конкретный месяц. Например, премиальные, полученные по итогам работы за I квартал, войдут в расчет среднего заработка сотрудника, отправляющегося в отпуск с июня. При этом взять надо только одну третью часть квартальной премии – ровно столько приходится на март-месяц, который попадает в расчетный период указанного отпуска. А вот премии по итогам 2004 года попадут в сумму выплат за расчетный период в размере одной двенадцатой части за каждый месяц, с какого бы числа ни начинался отпуск работника.

Кроме того, бухгалтер уверенно может учесть при расчете отпускных доплаты за работу в праздничные дни, в ночное время и за совмещение профессий или за выполнение обязанностей временно отсутствующего работника. Эти виды доходов перечислены в «Положении о расчете среднего заработка» (утверждено постановлением правительства от 11 апреля 2003 г. № 213). Там же названы периоды времени и соответствующие им выплаты, которые надо исключать из расчета среднего заработка. Поясним: это время, когда сотрудник фактически не работал, но за ним сохранялся средний заработок – например, в период болезни.

Продленный отдых

Некоторым сотрудникам фирма обязана предоставлять дополнительные оплачиваемые отпуска (ст. 117 ТК). Например, чернобыльцам, работникам с ненормированным рабочим днем и другим. Вообще, фирма может самостоятельно устанавливать дополнительные отпуска для своих сотрудников, к примеру, коллективным договором или другим распорядительным документом по предприятию. Закон продолжительность дополнительного отпуска не ограничивает (ст. 120 ТК).

Некоторые сотрудники часто берут отпуска без сохранения заработной платы, удлиняя себе таким образом время отдыха. Но, строго говоря, такой отпуск следует давать только в связи с семейными или другими уважительными причинами по соглашению сторон (ст. 128 ТК). Основание – письменное заявление работника и приказ руководителя фирмы. Отпуск без содержания действительно можно присоединять к очередному. При этом работник может в любое время свой неоплачиваемый отдых прервать и выйти на работу.

Заметки о путевках

За счет средств Фонда социального страхования могут быть оплачены только путевки на санаторно-курортное лечение и оздоровление работников и членов их семей (закон от 11 февраля 2002 г. № 17-ФЗ). Так что потенциальным курортникам необходимо заполучить справки от врача.

Со стоимости путевок, оплаченных за счет средств соцстраха, ЕСН фирме платить не надо. Ведь расходы по их оплате не были включены в состав расходов по налогу на прибыль (п. 3 ст. 236 НК). Причем эта поблажка распространяется и на такие блага, как абонементы в бассейн и авиабилеты сотрудников и членов их семей для проезда к месту отдыха. Иногда, правда, инспекторы настаивают на уплате единого социального налога с этих выплат и даже пытаются предъявлять фирмам штрафы и пени. Московская арбитражная практика пока не сложилась, но вот в Северной столице судьи инспекторов по этому вопросу не поддерживают (постановление ФАС Северо-Западного округа от 6 октября 2004 г. № А56-1781/04).

Не надо удерживать со стоимости таких путевок и налог на доходы (п. 9 ст. 217 НК). Причем московские инспекторы отдельным письмом разрешили фирмам не начислять НДФЛ (письмо УМНС по г. Москве от 10 февраля 2004 г. № 16-14/30/В453). Правда, речь идет только об определенных видах путевок. Остановимся на этом подробнее.

Полная или частичная компенсация стоимости путевок для членов семей сотрудников, а также для детей, не достигших 16-летнего возраста, не облагается НДФЛ. Однако для этого должны быть соблюдены некоторые требования (п. 9 ст. 217 НК). Прежде всего, здравница должна находиться на территории России, а путевка в нее быть оплаченной за счет прибыли после уплаты налогов либо из средств ФСС. Кроме того, путевка не должна быть туристической.

То, что работник находился на лечении, а не в турпоездке, можно подтвердить, например, отрывным талоном к путевке (п. 10 Положения, утвержденного постановлением правительства от 21 апреля 2001 г. № 309).

Есть нюансы для фирм на упрощенке. Дело в том, что такие предприятия не платят ЕСН, но обязаны перечислять страховые взносы на обязательное пенсионное страхование и удерживать НДФЛ из доходов своих сотрудников. А оплата фирмой отдыха работника – есть его доход в натуральной форме, с которого надо удержать НДФЛ (п. 1 ст. 210 НК).

Основой для начисления пенсионных страховых взносов является налоговая база по ЕСН (п. 2 ст. 10 закона от 15 декабря 2001 г. № 167-ФЗ). А при ее определении нужно учитывать любые выплаты независимо от их формы, в том числе и оплату отдыха работников (ст. 327 НК). Не облагаются ЕСН только суммы, перечисленные в статье 238 кодекса или те, которые не уменьшают базу по налогу на прибыль. Расходы на оплату отдыха к таковым не относятся, так как, во-первых, их нет в статье 238, а во-вторых, фирмы-упрощенцы налог на прибыль не платят. Значит, со стоимости путевки, купленной для работника, фирма на УСН должна заплатить взносы на обязательное пенсионное страхование.

Универсальность «представительских»

Сейчас директоры некоторых фирм увлечены идеей корпоративного отдыха для своих сотрудников. Причем с наступлением лета не только меняется география таких мероприятий – их все чаще организуют на свежем воздухе, но и возрастает частота проведения совместных вечеринок. В некоторых фирмах выезд на шашлыки в более или менее узком кругу коллег стал практически ритуальным завершением рабочей недели. Когда вслед за этим шеф с затаенной надеждой предлагает «списать все это на представительские расходы», бухгалтеру остается только с трудом сдерживать свое справедливое негодование. Да ведь в Налоговом кодексе черным по белому написано, что к представительским не относятся расходы на организацию развлечений!

Однако особо коварный шеф в таких случаях может даже намекнуть на профессиональную несостоятельность своего счетного работника. Тогда некоторые молодые эскстремалы в нарукавниках пытаются-таки оформить часть «потешных» трат как представительские, уменьшив таким образом налоговую базу по прибыли.

К представительским расходам можно отнести, в частности, затраты на официальный прием (завтрак, обед) деловых партнеров, а также на буфетное обслуживание во время переговоров (п. 2 ст. 264 НК). Эти расходы в размере 4 процентов от суммы затрат на оплату труда за весь год кодексом разрешено включать в состав прочих расходов по налогу на прибыль (абз. 3 п. 2 ст. 264 НК).

Для того чтобы издержки на вечеринку признать представительскими расходами, бухгалтеру надо иметь некоторые документы. Прежде всего, на фирме должен быть приказ о порядке расходования средств на представительские расходы. Причем оформить его надо началом года. В этом приказе необходимо перечислить сотрудников, ответственных за расходование денег на представительство и за оформление оправдательных документов. Также в документе нужно определить нормы расходования денег на отдельные виды представительских. Затем нужно составить смету произведенных расходов и отчет о проведении встречи с партнерами. В отчете надо указать конкретную цель мероприятия, участников (ФИО и должность), а также результат, достигнутый на переговорах. Например, можно написать, что по окончании встречи был заключен договор, подписан протокол о намерениях либо просто принято решение о продолжении отношений между предприятиями. Все оправдательные документы должны быть датированы в соответствии со сроком, установленным приказом о расходовании средств на представительские. Причем НДФЛ с части расходов, оформленных как представительские, платить не нужно (п. 3 ст. 217 НК).

Творческий подход к коллективному досугу

Некоторые директоры фирм иногда закатывают вечеринки «с размахом». На них проводятся групповые соревнования, для которых арендуют, например, дорожки для боулинга, выступают артисты. Эти затраты бухгалтер отражает как обычно на счете 91 «Прочие доходы и расходы» субсчет 2 «Прочие расходы». При этом налогооблагаемую прибыль фирмы он не уменьшает. Теоретически эти затраты можно отразить и на счете 84 «Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток)». Правда, только в случае если у бухгалтера есть решение собственников о том, чтобы потратить нераспределенную прибыль фирмы именно на корпоративные мероприятия.

Помимо налога на прибыль перед бухгалтером встает еще вопрос удержания НДФЛ у сотрудников. Закон требует перечислять этот налог с доходов работников как в денежной, так и в натуральной формах (п. 1 ст. 210 НК). А оплата питания и отдыха сотрудника и есть один из его «натуральных» доходов (п. 2 ст. 211 НК). Но все дело в том, что расходы фирмы на корпоративную вечеринку не носят индивидуальный характер: невозможно определить, на какую сумму «погулял» конкретный сотрудник. Получается, что доход хотя и возникает, он носит обезличенный характер. Такую же точку зрения высказал и Высший Арбитражный Суд (п. 8 информационного письма от 21 июня 1999 г. № 42). Правда, в то время еще действовал старый закон о подоходном налоге, однако объектом налогообложения, как и сейчас, был доход в денежной и натуральной формах.

Любители послушать «хор цыганский» могут заключить договор с фирмой-посредником либо гражданско-правовой договор непосредственно с самими певцами или музыкантами. В первом случае – это обычная услуга сторонней организации, расходы на которую не уменьшают облагаемую прибыль. А заключая договор непосредственно с «творческим работником», фирма становится налоговым агентом. То есть бухгалтер должен удержать и перечислить в бюджет НДФЛ с вознаграждений, выплаченных деятелям искусства (ст. 226 НК). А вот единый социальный налог бухгалтеру перечислять не нужно. И вот почему. ЕСН надо начислять с выплат по трудовым и гражданско-правовым договорам, но только в том случае, если выплаты эти не отнесены к расходам, уменьшающим базу по налогу на прибыль (абз. 2 п. 3 ст. 236 НК). По тем же самым соображениям бухгалтер не должен начислять на эти суммы взносы на обязательное пенсионное страхование. Ведь основа для начисления этих взносов соответствует налоговой базе по ЕСН (п. 2 ст. 10 закона от 15 декабря 2001 г. № 167-ФЗ).

Однако с доходов артистов бухгалтеру нужно заплатить взносы по обязательному социальному страхованию от несчастных случаев и профзаболеваний, если только этот вид страхования прописан в гражданско-правовом договоре (п. 1 ст. 5 закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ).

Вместе целая страна

Летом особенно много жителей зарубежья приезжает в Москву на заработки. Надо или нет фирме оформлять специальное разрешение на то, чтобы принять на работу иностранца, зависит от его статуса. Их всего три (ст. 5, 6 и 8 закона от 25 июля 2002 г. № 115-ФЗ). Иностранец может быть временно пребывающим в России, временно проживающим в нашей стране или же постоянно проживающим в ней.

Для тех, кто временно или постоянно проживает в России, оформлять специальные разрешения фирме не нужно. Такие граждане могут быть приняты на работу в обычном порядке. Эти люди должны иметь на руках разрешение на временное проживание или вид на жительство в России.

Все остальные граждане других государств, в том числе имеющие регистрацию по месту пребывания, – это лица, временно пребывающие в стране. Чтобы принять их на работу, фирма должна получить специальное разрешение. Дело это отнюдь не легкое. Даже при благоприятном развитии событий «ходатаям» от предприятия придется пооббивать пороги целого ряда госучреждений.

Обратите внимание, что с 1 января этого года иностранные граждане или лица без гражданства должны быть застрахованы в Пенсионном фонде.

Нерезиденты превращаются...

Бухгалтерам важно не упустить момент, когда нерезидент становится «оседлым» жителем нашей страны (резидентом). Дело в том, что в своем начальном статусе иностранец должен отдавать 30 процентов налога с доходов, а став резидентом – 13 процентов. Для того чтобы перейти в «новое» качество, гражданину другой страны нужно просто прожить в России 183 дня. Причем необходимо помнить, что статус иностранца (резидент или нерезидент) надо определять по каждому календарному году отдельно. Это следует из самого понятия налогового резидента (ст. 11 НК). В этом году 183 дня истекают 2 июля. Значит, со следующего дня НДФЛ нужно удерживать по ставке 13 процентов. Причем налог, который до 2 июля бухгалтер определял по ставке 30 процентов, необходимо пересчитать, а излишне удержанные суммы вернуть работнику (ст. 231 НК).

Российские «иностранцы» в Москве

Проблема найма на работу московскими фирмами граждан других городов России остается неоднозначной. Долгое время столичные власти приравнивали иногородних к иностранным гражданам. В недействующем ныне приложении к постановлению правительства Москвы от 29 июля 2003 г. № 615-ПП «О порядке привлечения и использования иностранных работников в городе Москве» эти две категории немосквичей были поставлены в один ряд. Однако не все бухгалтеры знают, что затем это противоречие столичного законодательства и Трудового кодекса было устранено постановлением правительства Москвы от 7 октября 2003 г. № 831-ПП.

Сейчас ни кадровик, ни бухгалтер по Трудовому кодексу не имеют права требовать от сотрудника, прописанного во Владивостоке или Твери, документ, подтверждающий регистрацию по месту жительства в столице (ст. 2, 3, 64 ТК). Кроме того, есть постановление Пленума Верховного Суда от 17 марта 2004 г. № 2 «О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации», в котором в числе прочих рассмотрена проблема найма на работу иногородних. Верховные судьи решили, что суды должны вставать на сторону гражданина, которому отказали в устройстве на работу из-за прописки.