Д. Гусятинский, аудитор
Денежная компенсация за неиспользованный отпуск – для работника вопрос принципиальный. Хорошему бухгалтеру при этом важно знать, когда она положена, и как с ее помощью сэкономить на налогах.
«Отправляясь в отпуск, возьми вдвое меньше вещей и вдвое больше денег» – правило известное. Следуя ему, многие работники перед отпуском требуют выплатить им все, что причитается. В том числе и компенсацию за время отдыха, которое они не отгуляли в прошлом году. Не получив ее, сотрудник вполне может пожаловаться в трудовую инспекцию. Она в свою очередь обяжет фирму выплатить деньги и заодно проверит выполнение трудового законодательства в отношении остального персонала. Если требование выплатить деньги фирма проигнорирует, инспекция подаст на нее в суд, где будет представлять интересы работника. При таком раскладе компания рискует «налететь» на моральный ущерб и возмещение судебных расходов. Однако вам надо помнить: замена отпуска деньгами является правом вашей фирмы, а не обязанностью. И если руководство не желает платить работнику компенсацию, пусть предоставит ему отпуск (конечно, в этом случае ему положены отпускные). Нарушения нет. На что еще обратить внимание, чтобы не было проблем?
Компенсация
Прежде всего нельзя допускать, чтобы сотрудники работали без отпуска больше двух лет (ст. 124 ТК РФ). Если они будут накапливать свои отпуска в течение более длительного периода, рискуете вы и ваш начальник. За всякое нарушение трудового законодательства главбуху и директору положен штраф в размере 5000 рублей (ст. 5.27 КоАП РФ). Конечно, бухгалтеры нашли способ обойти запрет «двух лет»: трудолюбивого работника увольняют, выплачивают компенсацию, а следующим днем опять берут на работу. Иначе могут быть проблемы с трудовой инспекцией. Отметим, что налоговым работникам все это неинтересно. Выплаты компенсаций и предоставление отпусков они не проверяют. Обратите внимание: даже если работник не был в отпуске больше, скажем, трех лет, при увольнении компенсация ему положена за весь период. Ведь Трудовой кодекс велит выплачивать ее «...за все неиспользованные отпуска» (ст. 127).
Если же работник не увольняется, деньги можно выплатить только за ту часть отпуска, которая превышает 28 календарных дней: правило распространяется и на совместителей. Однако есть категории работников, которые не могут обменять отдых на деньги: беременные женщины, несовершеннолетние и сотрудники, работающие с вредными (опасными) условиями труда (ст. 126 ТК РФ).
Есть две позиции, как определить дни отпуска, которые можно заменить компенсацией, если работник не увольняется.
Первая позиция: компенсация положена абсолютно за все дни отпусков, которые сотрудник в прошлом не отгулял. Например, работник в 2003 году отпуск не брал, а в 2004-м отдыхал только 14 дней (из 28 ему положенных). В таком случае он может рассчитывать на компенсацию за 42 дня (28 + 14).
Вторая позиция: компенсации подлежит часть каждого ежегодного отпуска, которая превышает 28 дней. То есть получить ее смогут лишь работники, ежегодный отпуск которых больше 28 дней. Иначе говоря, если сотруднику положен стандартный отпуск (28 дней), компенсацию он не получит в любом случае.
Которая из изложенных позиций является правильной, не смог сказать даже Минтруд. Поступайте, как удобнее. Трудовые инспекторы отметили: «решение этого вопроса возможно по соглашению сторон» (письмо Минтруда России от 25 апреля 2002 г. № 966-10).
Чтобы выплатить компенсацию, попросите работника написать об этом заявление. Затем руководитель издаст приказ о выплате, на основании которого вы и начислите деньги.
Налоги
Коснемся налогового учета. Облагаемую налогом прибыль сумма компенсации уменьшает как расход на оплату труда, поскольку такая выплата предусмотрена трудовым законодательством. Аналогичная ситуация и с фирмами на «упрощенке». Подобные затраты они со спокойной совестью относят на расходы. Все предельно ясно и с НДФЛ. Удерживать его надо (п. 3 ст. 217 НК РФ).
Особо дело обстоит с ЕСН. От налога компенсация за неиспользованный отпуск освобождена (от пенсионных взносов и взносов «по травме» тоже). Это следует из статьи 238 Налогового кодекса: не подлежат налогообложению «все виды... компенсационных выплат, связанных с увольнением работников, включая компенсации за неиспользованный отпуск» (подп. 2 п. 1). Как видите, формулировка «корявая». Она и дала некоторым инспекторам надежду обложить компенсацию соцналогом. Так, например, столичные контролеры два года назад утверждали, что ЕСН не облагается только компенсация, которую выдают при увольнении. Если же выплата за неиспользованный отпуск причитается работнику, который не увольняется, на ее сумму надо начислить ЕСН, либо исключить из налоговых расходов, считают контролеры (УМНС по г. Москве от 10 ноября 2002 г. № 28-11/53919). Пробел в этой позиции один. Зато существенный. Компенсация за неиспользованный отпуск является компенсацией независимо от того, увольняется работник или нет. Поэтому оснований, чтобы лишать предприятие законной льготы, нет. Так считают и судьи (см., например, постановление ФАС Уральского округа от 8 июня 2004 г. по делу № Ф09-2284/04АК, постановление ФАС Севе-ро-Западного округа от 18 июля 2003 г. по делу № А05-1980/03-119/9).
Стоит отметить, что освобождение от ЕСН некоторые бухгалтеры используют как хороший способ сэкономить на налогах. Вместо отпускных (облагаются ЕСН) они начисляют работнику компенсацию (благо, что сумма одинакова). Как? Очень просто. Фирма формально увольняет работника, который уходит в отпуск. Выплачивает ему компенсацию. А после отпуска принимает на работу вновь. Результат: закон не нарушен, работник доволен, фирма экономит.
Начать дискуссию