5 лучших способов легально сэкономить на ИТ

За последние 10-15 лет в структуре затрат типичной современной компании прочно окопалась строчка с немалыми цифрами расходов на информационные технологии.

И ладно бы она просто там присутствовала, так ведь цифры из года в год растут опережающими темпами и ощутимо обгоняют рост таких важных параметров, как индексация зарплаты сотрудников или расходы на содержание офиса. Конечно же, такая ситуация складывается не во всех компаниях, но в очень многих.

На фоне нестабильной ситуации в экономике нашей страны, качающейся на волнах мировых кризисов, снижение расходов по непрофильным статьям – залог выживания компании.

Эта статья призвана помочь вашей компании ощутимо сэкономить на информационных технологиях, продолжая получать привычный и даже больший объем соответствующих услуг. При этом источником снижения расходов выступает не урезание потребления, а переход на новые, более экономичные технологии, которые одновременно обходятся дешевле и позволяют компании открыть для себя новые горизонты, такие, например, как работа с корпоративными данными из любой точки мира, или удаленное хранение ценных данных, позволяющее обезопасить их от катаклизмов и форс-мажоров.

Для удобства я выделю пять направлений в ИТ, на которых можно сэкономить, перейдя на  широко доступные в России технологии вместо тех, что использовались в компании ранее. Вот эти направления:

1.       Оборудование

2.       Программы

3.       Вебсайт

4.       Электронная почта

5.       Персонал

По каждому из них я дам рекомендации, способные привести к ощутимому снижению расходов. Сразу стоит оговорить, что мои советы не являются панацеей и не обязательно приводят к стопроцентному результату. Однако они гарантированно помогают понять, где и как можно оптимизировать использование ИТ в компании, на чем стоит и на чем не стоит экономить, а также как лучше распорядиться уже имеющимися ресурсами.

Оборудование

Не секрет, что все офисные компьютеры, мониторы, принтеры, серверы, жесткие диски и иже с ними требуют к себе повышенного внимания, особенно в вопросах учета, контроля наличия и, особенно, списания, связанного с покупкой нового оборудования. Во многих компаниях это постоянный предмет споров – от сотрудников требуется обоснование необходимости закупок нового оборудования взамен устаревшего, но по-прежнему исправного.

Очередность обновления – тоже болезненный предмет для обсуждения: «неправильная» в глазах сотрудников очередность обновления рабочей техники вызывает возмущение и даже конфликты. Если речь идет об относительно недорогих настольных компьютерах, это еще не так страшно, но вот когда приходит время обновления серверного парка компании, полететь могут не только копья, но и головы, фигурально выражаясь. Мало того, что серверы стоят в разы, а, зачастую, и на порядки больше, чем обычные настольные компьютеры, так для них и условия требуются совсем иные: стойки, источники питания, системы охлаждения. Отдельная комната, в конце концов.

Решить перечисленные проблемы, если не раз и навсегда, то, как минимум, на годы вперед, поможет смена подхода к ИТ в организации. Место дорогих и громоздких настольных компьютеров займут доступные и компактные «тонкие клиенты» - устройства, обеспечивающие вывод на монитор изображения и работу с клавиатурой и мышью. Все вычисления, включая загрузку операционной системы и офисных приложений, будут производиться централизованно и удаленно, на специальном программно-аппаратном комплексе.

При этом покупать его отнюдь не обязательно – достаточно арендовать мощности у поставщика услуг. Это решает также вопрос с серверами: старые можно использовать для некритических нагрузок, или продать на вторичном рынке. А покупать новые, заводить их на баланс и вести учет просто не придется – все необходимые мощности можно легко и недорого взять в аренду с фиксированной помесячной оплатой.

Программы

Примерно такая же ситуация и с программами. Лицензии на них требуется закупать, обновлять при выходе новых версий, следить за тем, чтобы все программы были легальны и реально использовались в работе. При этом тратится масса ресурсов, как финансовых, так и человеческих, причем результат этих усилий не всегда предсказуем, а программы, которые нужны сегодня, завтра могут перестать быть таковыми, несмотря на уже оплаченную пятилетнюю лицензию.

Сегодня такой подход к работе уже не выдерживает никакой критики и не соответствует современным реалиям. Гораздо проще, дешевле и прозрачнее приобретать программные лицензии в аренду. Только тогда, когда программы действительно нужны, и на то время, на которое они нужны.

Второй способ снижения затрат на программы – использование программ по модели SaaS (программное обеспечение как услуга). Таким образом можно использовать почти все привычные программы, включая бухгалтерское ПО. Единственное отличие, оно же главное достоинство такой модели работы – это то, что программы не запускаются на конкретном рабочем компьютере, а работают на мощностях провайдера.

Доступ к ним при этом осуществляется через интернет: точно так же, как вы заходите на привычные сайты, происходит подключение к программе. Главное преимущество такого подхода – это то, что пользователь теперь не привязан к одному компьютеру и может получать доступ к программе откуда угодно, с любого компьютера или планшета. К тому же, если компьютер сломается, его украдут, или его просто не будет под рукой, с программой и данными ровным счетом ничего не случится. Для возобновления работы достаточно будет найти любой другой компьютер с доступом в интернет.

Вебсайт

Раньше для того, чтобы разместить вебсайт компании, требовалось проделать несколько нетривиальных процедур: договориться с хостинг-провайдером, определиться с тарифным планом, выбрать операционную систему для виртуального сервера, заключить договор и надеяться, что с сайтом все будет в порядке. Следить за жизнедеятельностью сайта и время от времени решать возникающие проблемы с помощью недоступных человеческому разуму манипуляций должен был отдельный сотрудник. При этом в свободное от перечисленных действий время он, как правило, не занимался ничем продуктивным.

Если подойти к задаче по-новому, это многое упростит. Например, если вы уже воспользовались хотя бы одной из рекомендаций, приведенных выше, и сотрудничаете с поставщиком ИТ-услуг, то в этом случае самым простым способом решить все вопросы, связанные с сайтом, одним махом, окажется аренда мощностей в «облаке» (это и есть упомянутый программно-аппаратный комплекс, от английского cloud).

Вы сможете арендовать именно столько мощностей, сколько нужно, не переплачивая за отдельный тарифный план. Как правило, в стоимость уже входит интернет-канал для сервера и базовые возможности по администрированию. Вероятнее всего, если сайт компании обычный, а не навороченный портал с крупным интернет-магазином, отдельного сотрудника для его администрирования не понадобится. И, самое главное, компания получит возможность оперативно управлять мощностями, отводимыми под вебсайт. Это поможет ему пережить наплыв посетителей во время рекламной кампании или снизить расходы во время августовского и январского спадов деловой активности.  

Электронная почта

Электронная почта – наиболее удобный и распространенный инструмент бизнес-коммуникаций. Современную компанию невозможно представить без достаточного количества почтовых ящиков: они требуются для нужд сотрудников, руководства, обращений клиентов, приема рекламаций и многого другого. В большинстве средних и малых компаний почта в лучшем случае завязана на вебсайт и настраивается штатным системным администратором, в худшем – сотрудники пользуются разношерстной почтой на бесплатных хостингах: Mail.ru, Yandex и других.

Чем это плохо? Прежде всего, это несолидно. Кроме того, если что-то случится с почтой, например, пропадут важные письма с деловыми контактами, почтовый ящик «вскроют» хакеры, или просто произойдет перебой в работе сервиса, компенсации требовать будет просто не от кого. Бесплатный сервис по умолчанию подразумевает минимум ответственности у стороны, предоставляющей его. По большому счету, они ни за что не отвечают и теоретически могут сделать с вашей (зачастую, весьма ценной) почтой все, что заблагорассудится.

В связи с этим привожу единственную рекомендацию, предлагающую потратить деньги, а не сэкономить их. Однако она, по примеру многих успешных бизнес-решений, имеет «двойное дно»: незначительно увеличив расходы, вы в дальнейшем многократно компенсируете увеличившейся надежностью работы и отсутствием необходимости содержать штат ИТ-специалистов (об этом чуть ниже).

Удобнее всего решить проблемы с почтой, а также с оборудованием, которое потребуется для ее работы можно, обратившись к поставщику услуг корпоративной электронной почты. С помощью таких компаний можно арендовать нужное количество ящиков почты, получить гарантии сохранности данных, объединить все ящики на одном домене, совпадающем с именем компании или названием вебсайта.

Работать все будет на удаленных «облачных» мощностях, на основе современного и привычного решения MicrosoftExchange. Ну а пользователи получат доступ к своему почтовому ящику с привычным «настольным» интерфейсом откуда угодно и с любых устройств, поддерживающих электронную почту. И все это без закупок серверов и программ для них, длительной настройки и постоянного отслеживания работоспособности с помощью штатных сотрудников ИТ-отдела.

Персонал

Вот мы и подобрались к последнему, пятому направлению оптимизации расходов на ИТ. Оно способно, пожалуй, принести наиболее ощутимую экономию. Хотя бы потому, что фонд заработной платы чаще всего является наиболее емкой статьей расходов. А переход на новые ИТ-технологии, если только ваша компания не связана с ними напрямую, обязательно снизит нагрузку на ИТ-отдел компании.

Точнее, компании больше не будет нужно содержать большой штат системных администраторов и других ИТ-специалистов. Львиная доля вопросов закупки, установки, настройки оборудования и программного обеспечения отпадет сама собой, а с ней и необходимость в сотрудниках для их решения. Компании понадобится один координатор, способный от ее лица вести взаимодействие с поставщиком услуг, расширять или уменьшать их количество, запрашивать изменения в их составе и выполнять иные сходные функции. Причем эту роль сможет выполнять сотрудник, имеющий довольно поверхностные знания в области ИТ-технологий, совмещая ее с выполнением других задач.

На фоне общего снижения спроса из-за негативной экономической конъюнктуры ликвидация даже одной позиции внутри компании способна помочь ей удержаться на плаву и продолжать прибыльную деятельность. А если добавить к этому положительный финансовый эффект от отмены регулярных закупок нового оборудования, экономия становится просто радикальной.