Инвентаризация

Инвентаризация расчетов по оплате труда и подотчетным суммам

Подходит к концу 2011 год, близится сдача годовой отчетности, а значит, пришло время провести инвентаризацию имущества и обязательств, в том числе по расчетам, связанным с оплатой труда. В статье рассмотрен порядок списания дебиторской и кредиторской задолженности, касающейся указанных расчетов.

Подходит к концу 2011 год, близится сдача годовой отчетности, а значит, пришло время провести инвентаризацию имущества и обязательств, в том числе по расчетам, связанным с оплатой труда. В статье рассмотрен порядок списания дебиторской и кредиторской задолженности, касающейся указанных расчетов. 

Общий порядок проведения инвентаризации имущества и обязательств изложен в Методических указаниях по проведению инвентаризации, утвержденных Приказом Минфина РФ от 13.06.1995 №49.

Пунктом 3.44 Методических указаний по проведению инвентаризацииустановлено, что инвентаризация расчетов должна подтвердить обоснованность сумм, числящихся на счетах бухгалтерского учета. Исходя из этого, в основу инвентаризации расчетов должны быть положены сведения о задолженности, отраженные по состоянию на соответствующую календарную дату по счетам расчетов. Что касается проверки расчетов с сотрудниками учреждения, то должна быть проверена задолженность по следующим счетам.

Название счета

Перечень учитываемых обязательств

302 11 «Расчеты по заработной плате»

Счет предназначен для учета расчетов по принятым учреждением обязательствам перед физическими лицами в части начисленных им сумм заработной платы, денежного довольствия

302 12 «Расчеты по прочим выплатам»

Счет предназначен для учета расчетов по принятым учреждением обязательствам перед физическими лицами в части начисленных им дополнительных выплат и компенсаций,
обусловленных условиями трудового договора, статусом должностных лиц в соответствии с законодательством РФ

304 02 «Расчеты с депонентами»

Счет предназначен для учета сумм оплаты труда и стипендий, не полученных в установленный срок

208 00 «Расчеты с подотчетными лицами»

Счет предназначен для учета расчетов с подотчетными лицами по суммам денежных средств и (или) денежных документов, выдаваемых им учреждением под отчет

По кредиторской задолженности работникам организации выявляются невыплаченные суммы по оплате труда, подлежащие перечислению на счет депонентов, а также суммы и причины возникновения переплат работникам (п. 3.46 Методических указаний по проведению инвентаризации).

При инвентаризации подотчетных сумм проверяются отчеты подотчетных лиц по выданным авансам с учетом их целевого использования, а также суммы выданных авансов по каждому подотчетному лицу (даты выдачи, целевое назначение) (п. 3.47 Методических указаний по проведению инвентаризации).

В ходе проведения инвентаризации комиссия путем документальной проверки должна установить правильность и обоснованность сумм дебиторской, кредиторской и депонентской задолженности, включая суммы дебиторской и кредиторской задолженности, по которым истекли сроки исковой давности, и оформить ее результаты с помощью акта инвентаризации (п. 3.48 Методических указаний по проведению инвентаризации).

Как показывает практика, чаще всего в учете выявляются кредиторская задолженность по депонированной заработной плате, не полученная в установленный срок сотрудниками организации, и суммы дебиторской задолженности по неотчитанным авансовым суммам, выданным под отчет.

Списание депонентской задолженности по невыданной заработной плате

Напомним, что не полученная в срок заработная плата должна быть депонирована. Данное требование закреплено в п. 18 Порядка ведения кассовых операций в РФ, утвержденного Решением Совета Директоров ЦБ РФ от 22.09.1993 №40.

В бухгалтерском учете операции по депонированию сумм, не полученных работниками государственных (муниципальных) учреждений, отражаются следующим образом:

– у казенных, бюджетных учреждений (п. 107 Инструкции №162н[1], п. 137 Инструкции №174н[2]):

Дебет счета 0 302 11 830«Уменьшение кредиторской задолженности по заработной плате»

Кредит счета0 304 02 730 «Увеличение кредиторской задолженности по расчетам с депонентами»

– у автономных учреждений (п. 165 Инструкции №183н[3]):

Дебет счета 0 302 11 000 «Расчеты по заработной плате»

Кредит счета 0 304 02 000 «Расчеты с депонентами»

Согласно ст. 196 ГК РФ срок исковой давности в отношении задолженности по депонированной заработной плате составляет три года. Аналогичные разъяснения приведены в письмах Минфина РФ от 22.03.2010 №03‑03‑06/1/161, ФНС РФ от 06.10.2009 №3‑2‑06/109. Именно по истечении данного срока работодатель вправе списать суммы кредиторской задолженности на расходы.

Списание задолженности учреждения, не востребованной кредиторами, с забалансового учета осуществляется на основании решения комиссии (инвентаризационной комиссии) учреждения в порядке, установленном для казенных (бюджетных, автономных) учреждений, актом учреждения в рамках формирования учетной политики. На основании акта инвентаризации руководитель учреждения издает приказ о списании невыданной задолженности по заработной плате. В бухгалтерском учете данная операция оформляется с помощью Справки (ф. 0504833) и отражается следующим образом:

– у казенных, бюджетных учреждений (п. 167 Инструкции №162н, п. 138 Инструкции №174н):

Дебет счета 0 304 02 830 «Уменьшение кредиторской задолженности по расчетам с депонентами»

Кредит счета 0 401 10 173 «Чрезвычайные доходы от операций с активами» (с одновременным отражением списанной суммы на забалансовом счете 20 «Списанная задолженность, не востребованная кредиторами»)

– у автономных учреждений (п. 166 Инструкции №183н):

Дебет счета 0 304 02 000 «Расчеты с депонентами»

Кредит счета 2 401 10 173 «Чрезвычайные доходы от операций с активами» (с одновременным отражением списанной суммы на забалансовом счете 20)

В силу п. 371 Инструкции №157н[4] задолженность учреждения, не востребованная кредиторами, принимается к забалансовому учету в сумме задолженности, списанной с балансового учета в течение срока исковой давности.

По результатам инвентаризации расчетов, проведенной в бюджетном учреждении, выявлена нереальная к выдаче кредиторская задолженность, числящаяся на депоненте по Ивановой С. А. и Кругловой О. И. в сумме 6 189 руб., образовавшаяся в учете по приносящей доход деятельности. Согласно приказу руководителя учреждения данная задолженность списана на доходы организации.

В бухгалтерском учете будут сделаны следующие записи:

Содержание операции

Дебет

Кредит

Сумма,
руб.

Списана задолженность организации
перед кредитором

2 304 02 830

2 401 10 173

6 189

Одновременно кредиторская задолженность учтена за балансом

 

20

6 189

Произведено закрытие счета (в конце года)

2 401 10 173

2 401 30 000

6 189

В случае регистрации учреждением денежного обязательства по требованию, предъявленному кредитором в порядке, установленном законодательством РФ, задолженность учреждения, не востребованная кредитором, подлежит списанию с забалансового учета и отражению на соответствующих аналитических балансовых счетах учета обязательств (п. 371 Инструкции №157н).

При списании депонентской задолженности по невыданной заработной плате у бухгалтера может возникнуть вопрос, как следует учитывать списанные суммы при исчислении налога на прибыль. Для ответа на него обратимся к п. 18 ст. 250 НК РФ, согласно которому доходы в виде сумм кредиторской задолженности (обязательства перед кредиторами), списанной в связи с истечением срока исковой давности или по другим основаниям, признаются в целях исчисления налога на прибыль внереализационным доходом.

Как уже было отмечено, в соответствии со ст. 196 ГК РФ общий срок исковой давности равен трем годам. При этом п. 1 ст. 197 ГК РФ определено, что для отдельных видов требований законом могут устанавливаться специальные сроки исковой давности, сокращенные или более длительные по сравнению с общим сроком. Так, ст. 392 ТК РФ предусмотрен трехмесячный срок, в течение которого работник имеет право обратиться в суд за разрешением индивидуального трудового спора, исчисляемый со дня, когда он узнал или должен был узнать о нарушении своего права. Предусмотренный указанной статьей трехмесячный срок является более коротким по сравнению с общим сроком исковой давности, установленным гражданским законодательством РФ.

Таким образом, ст. 392 ТК РФ определены сроки обращения за восстановлением нарушенных прав в суд, а не к работодателю.

Начало течения трехмесячного срока для обращения в суд законодатель связывает с днем, когда работник узнал или должен был узнать о нарушении своего права.

Право работника на получение заработной платы будет нарушено, если при обращении к работодателю с требованием о выплате депонированной заработной платы работник получит отказ. Именно с этого дня, а не со дня возникновения у работодателя кредиторской задолженности по депонированной заработной плате, начнется течение предусмотренного ст. 392 ТК РФ трехмесячного срока для обращения в суд.

В случае, когда работник обращается с требованием о выплате заработной платы к работодателю, а последний готов ее выплатить, ущемления прав работника не возникает, то есть нет оснований для возникновения индивидуального трудового спора.

Учитывая изложенное, сумма кредиторской задолженности по депонированной заработной плате подлежит включению в состав внереализационных доходов для исчисления налога на прибыль в связи с истечением срока исковой давности, установленного ст. 196 ГК РФ, то есть если заработная плата не была востребована работником в течение трех лет (письма Минфина РФ от 22.03.2010 № 03‑03‑06/1/161, от 23.12.2009 №03‑03‑06/1/823).

Списание дебиторской задолженности по подотчетным суммам

Списание с балансового учета нереальной к взысканию суммы дебиторской задолженности по подотчетным суммам отражается на основании Справки (ф. 0504833) с приложением оправдательных документов с использованием счета 0 401 20 273 «Чрезвычайные расходы по операциям с активами».

При этом делается следующая запись:

Дебет счета 0 401 20 273 «Чрезвычайные расходы по операциям с активами» (с одновременным отражением списанной суммы на забалансовом счете 04 «Списанная задолженность неплатежеспособных дебиторов»)

Кредит счета 0 208 00 000 «Расчеты с подотчетными лицами»

Автономное учреждение в соответствии с приказом руководителя и по согласованию с учредителем списало дебиторскую задолженность по подотчетным суммам бывшего работника учреждения в размере 10 530 руб., которая выдавалась на приобретение материальных запасов. Основанием для списания явилось решение суда общей юрисдикции об отмене исковых требований организации к должнику. Выдача подотчетной суммы была осуществлена за счет средств, выделяемых учреждению на выполнение государственного задания.

В бухгалтерском учете будут сделаны следующие записи:

Содержание операции

Дебет

Кредит

Сумма,
руб.

Списана задолженность дебитора перед организацией

4 401 20 273

4 208 34 000

10 530

Одновременно дебиторская задолженность учтена за балансом

04

 

10 530

Произведено закрытие счета (в конце года)

4 401 30 000

4 401 20 273

10 530

В соответствии сп. 339 Инструкции №157н при возобновлении процедуры взыскания задолженности дебиторов или поступлении средств в погашение задолженности неплатежеспособных дебиторов на дату возобновления взыскания или дату зачисления на счета (лицевые счета) учреждений указанных поступлений осуществляется списание такой задолженности с забалансового учета.

При списании в бухгалтерском учете не возвращенных сотрудниками организации подотчетных сумм неизбежно возникает вопрос об их учете при исчислении налога на прибыль. Что по данному поводу сказано в Налоговом кодексе?

Подпунктом 2 п. 2 ст. 265 НК РФ установлено, что в целях применения гл. 25 НК РФ к внереализационным расходам приравниваются суммы безнадежных долгов, а в случае, если налогоплательщик принял решение о создании резерва по сомнительным долгам, – суммы безнадежных долгов, не покрытые за счет средств резерва.

При этом налоговым законодательством предусмотрен исчерпывающий перечень оснований, в соответствии с которыми дебиторская задолженность налогоплательщика признается безнадежной для целей налогообложения прибыли. К таким основаниям относятся:

– истечение установленного срока исковой давности;

– невозможность исполнения в соответствии с гражданским законодательством;

– невозможность исполнения на основании акта государственного органа;

– ликвидация организации-должника.

Для признания задолженности безнадежной достаточно наличия хотя бы одного из указанных оснований.

В соответствии со ст. 196 ГК РФ общий срок исковой давности равен трем годам. По истечении данного срока дебиторская задолженность является безнадежной (нереальной к взысканию) и подлежит списанию в налоговом учете. Для включения суммы дебиторской задолженности, по которой истек срок исковой давности, в состав расходов необходимы документы, подтверждающие истечение срока исковой давности.

В целях налогового учета задолженность по подотчетным суммам подлежит включению в налоговую базу текущего отчетного (налогового) периода.

Таким образом, истечение срока исковой давности является одним из критериев для признания долга безнадежным и, следовательно, его учета в составе расходов для целей налогообложения прибыли организаций (письма Минфина РФ от 15.09.2010 №03‑03‑06/1/589, от 24.09.2009 №03‑03‑06/1/610).

_______________________________

  1. Утверждена Приказом Минфина РФ от 06.12.2010 № 162н.
  2. Утверждена Приказом Минфина РФ от 16.12.2010 № 174н.
  3. Утверждена Приказом Минфина РФ от 23.12.2010 № 183н.
  4. Утверждена Приказом Минфина РФ от 01.12.2010 № 157н.

Начать дискуссию