Об обязательности унифицированных форм первичных документов

Этот материал – отрывок литературно обработанной стенограммы семинара "В новый год - с новыми документами" (лектор – А.М. Рабинович), который был проведен издательством «Главная книга».

Пока не вступил в силу новый Закон о бухучете, продолжает действовать привычное нам требование составлять документы по унифицированным формам, если для конкретных хозяйственных операций таковые предусмотрены в альбомах унифицированных форм.

Пока не вступил в силу новый Закон о бухучете, продолжает действовать привычное нам требование составлять документы по унифицированным формам, если для конкретных хозяйственных операций таковые предусмотрены в альбомах унифицированных форм.

Какой же статус у разработанных Госкомстатом унифицированных форм? И действительно ли они обязательны к применению?

Коротко расскажу об истории этого вопроса. Изначально в 1997 году Правительство РФ, исполняя требование Закона о бухучете, функции по разработке и утверждению унифицированных форм первичной документации возложило на Госкомстат. Но в ходе административной реформы эту функцию Правительство РФ признало избыточной. И у Росстата, сменившего Госкомстат, уже нет полномочий ни разрабатывать и утверждать первичку, ни давать разъяснения по ее применению. И вообще на сегодняшний день нет ведомства, отвечающего за первичную документацию и за разъяснения по ее применению. Об этом написал сам Минфин в Письме от 04.05.2009 N 07-02-10/24. Так что за разъяснениями по заполнению первички бессмысленно обращаться и в Росстат, и в Минфин, и в ФНС.

В результате сложилась странная ситуация. Унифицированные формы существуют и применяются по всей стране. Однако вопросы, связанные с их использованием, в настоящее время официально никто не регулирует. Хотя на практике и Минфин России, и налоговые органы иногда такие разъяснения дают, как произошло, например, в случае с введением в прошлом году новой транспортной накладной. А налогоплательщикам приходится с такими разъяснениями считаться.

Кроме того, многие специалисты пришли к выводу, что большинство постановлений Госкомстата по первичке не прошло надлежащим образом процедуру госрегистрации и опубликования. То есть они не имеют юридической силы. А значит, отрицательных налоговых последствий для тех, кто их не применяет, быть не должно.

Причем новую волну дискуссий о том, обязательно ли применять унифицированные формы документов или всю первичку можно разрабатывать самостоятельно, вызвало появление ПБУ 1/2008 по учетной политике. Ведь в нем говорится, что утверждать надо абсолютно все формы первичных учетных документов.

Я обычно все-таки рекомендую применять унифицированные формы, по крайней мере, до вступления в силу нового Закона о бухучете. Ведь налоговые органы настаивают на применении именно унифицированных форм документов, если операция влияет на налогообложение. А лишние споры и траты на судебные разбирательства, думаю, вам ни к чему.

C бухучетом все несколько проще. Если хозяйственная операция имела место, то отразить ее в бухучете все же надо, неважно, оформлена она унифицированным документом или нет. С одной стороны, принятие к учету документа неунифицированной формы нарушает требование Закона о бухучете, согласно которому проводки можно делать только по правильно оформленным документам. Но с другой стороны, не показав операцию в учете только из-за дефектного документа, вы рискуете существенно исказить показатели отчетности. И чтобы избежать такого риска, Закон о бухучете разрешает отступать от установленных правил.

В то же время в новом Законе о бухучете уже нет требования применять унифицированные формы. И это многократно обсуждалось, в том числе и в прессе. Так что с вступлением в силу этого Закона исчезнет понятие "унифицированная форма" и альбомы этих форм. Все формы первичных документов будет утверждать руководитель организации по представлению лица, ответственного за ведение учета, то есть главбуха. Правда, сохраняется требование об обязательном перечне реквизитов первичного документа. Их список совпадает с набором реквизитов, которые сейчас должны обязательно присутствовать в самостоятельно разработанных формах документов.

Хотя норма о том, что в составе учетной политики надо утверждать формы всех первичных документов, действует уже с 2009 года, она фактически адаптирована к новому Закону о бухучете. А пока новый Закон еще не действует, это требование ПБУ 1/2008 можно выполнить, ограничившись фразой в учетной политике, что организация применяет формы документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм. Можно добавить ссылку на номера нужных форм вместе с реквизитами постановлений Госкомстата, утвердивших эти формы. А приводить в учетной политике саму форму документа надо, только если унифицированной формы для таких операций нет и вы ее разработали самостоятельно.

Однако думаю, что и после вступления в силу нового Закона о бухучете можно будет поступать подобным же образом. Ведь если утверждать в учетной политике форму каждого применяемого в организации первичного документа, то объем учетной политики увеличится многократно. По моему мнению, если организация решит и в дальнейшем, когда начнет действовать новый Закон о бухучете, применять формы документов из прежних альбомов унифицированных форм, то достаточно будет ссылки в учетной политике на эти альбомы. А прилагать все эти формы к учетной политике для того, чтобы они считались утвержденными самой организацией, и таким образом раздувать учетную политику, думаю, смысла нет.

Конечно, бывают отдельные ситуации, и мы их еще рассмотрим, когда требуется внести изменения в форму первичного документа. К примеру, там, где есть избыточные реквизиты и их неудобно каждый раз заполнять или прочеркивать, то лучше их убрать из формы. Или, наоборот, каких-то показателей не хватает, тогда их надо добавить. Но такие ситуации бывают не слишком часто. А в большинстве случаев зачем изобретать велосипед? Ведь разработкой ныне существующих форм первички длительное время специально занималось большое количество чиновников. Что будет, если переложить всю эту работу на каждую отдельную организацию, а точнее, на ее бухгалтерию? Это же уйма денег, сил и времени. Поэтому, на мой взгляд, нет смысла полностью отказываться от унифицированных форм и разрабатывать их все заново. Действительно, мы часто жалуемся на унифицированные формы. Но посмотрим, что получится, когда не будет законодательного требования их применять. Мне кажется, что в большинстве случаев унифицированная первичка по-прежнему будет использоваться.

А тем, кто все же решит разрабатывать документы сам, я рекомендую воспользоваться правилами по оформлению документов, приведенными в ГОСТ Р 6.30-2003. Надо сказать, что этот ГОСТ устанавливает рекомендуемые, то есть необязательные, требования. Но если, самостоятельно разрабатывая первичку, вы будете на него ориентироваться, то это может облегчить вам работу.

Впервые опубликовано в издании "Главная книга.Конференц-зал" 2012, № 01