Мобильная связь: как правильно учесть расходы

Егоров В.В, аудитор

Опубликовано: Журнал "Российский налоговый курьер" №9 2003
© Российский налоговый курьер

Сегодня без мобильных телефонов уже не могут обойтись сотрудники, наверное, ни одной организации, если их работа связана с разъездами. И это не удивительно, ведь сотовая связь очень удобна и позволяет оперативно решать многие вопросы. Но, как показывает практика, при признании расходов на мобильную связь у бухгалтеров порой возникает масса вопросов, ответы на которые вы найдете в этой статье.

Покупаем телефон

Мобильный телефон -- это основное средство, которое в бухгалтерском учете отражается на счете 01 «Основные средства». Если стоимость телефона более 10 000 руб., его надо амортизировать. В соответствии с Классификацией основных средств, включаемых в амортизационные группы, которая утверждена постановлением Правительства РФ от 01.01.2002 № 1, мобильные телефоны относятся к третьей группе. Это значит, что в налоговом учете организация должна их амортизировать со сроком свыше 3 лет до 5 лет включительно. Какой срок выбрать, она определяет сама. Для бухучета целесообразно утвердить тот же срок. Стоимость недорогих телефонов, например до 10 000 руб., нужно списать на расходы в момент ввода их в эксплуатацию. Это правило действует и в бухгалтерском, и в налоговом учете.

Чтобы начать пользоваться мобильным телефоном, его надо подключить к оператору сотовой связи. Стоимость подключения списывается на расходы единовременно. И здесь правила бухгалтерского и налогового учета совпадают.

Пример 1

В апреле 2003 года организация приобрела мобильный телефон стоимостью 11 520 руб. (в том числе НДС -- 1920 руб.). Одновременно она оплатила его подключение -- 2400 руб. (в том числе НДС -- 400 руб.). Телефон введен в эксплуатацию в том же месяце.

Бухгалтер организации в апреле 2003 года должен сделать следующие проводки:

ДЕБЕТ 08 КРЕДИТ 60

-- 9600 руб. -- отражено приобретение телефона;

ДЕБЕТ 19 КРЕДИТ 60

-- 1920 руб. -- учтен НДС;

ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 60

-- 2000 руб. -- отражено подключение мобильного телефона;

ДЕБЕТ 19 КРЕДИТ 60

-- 400 руб. -- учтен НДС;

ДЕБЕТ 01 КРЕДИТ 08

-- 9600 руб. -- введен телефон в эксплуатацию (передан работнику);

ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 01

-- 9600 руб. -- стоимость телефона отнесена на расходы;

ДЕБЕТ 60 КРЕДИТ 51

-- 13 920 руб. -- оплачен мобильный телефон и его подключение;

ДЕБЕТ 68 субсчет «Расчеты с бюджетом по НДС» КРЕДИТ 19

-- 2320 руб. -- принят к вычету НДС.

Когда можно признать стоимость разговоров

Сотовый телефон отличается от обычного только тем, что он не прикреплен ни к какому помещению и может постоянно быть при его владельце, где бы тот не находился.

Стоимость услуг сотовой связи, так же как и услуг проводной связи, в целях исчисления налога на прибыль является прочим расходом, связанным с производством и реализацией. Это установлено подпунктом 25 пункта 1 статьи 264 НК РФ. Все прочие расходы, в том числе и услуги связи, косвенные. Соответственно они признаются единовременно, а не распределяются как прямые расходы (ст. 318 НК РФ).

В какой момент можно учесть услуги связи в целях налогообложения? Об этом сказано в статьях 272 и 273 Кодекса. Статья 272 диктует правила признания расходов для метода начисления, а 273-я -- для кассового метода.

При методе начисления датой осуществления расходов на мобильную связь может быть либо последний день отчетного периода или года, либо день предъявления налогоплательщику документов, служащих основанием для произведения расчетов.

Чтобы признать расход на телефонную связь в день предъявления документов, нужно, чтобы эта услуга была уже оказана, а счет за нее или детализация звонков поступили в месяце, следующем за месяцем оказания услуги. Дело в том, что до того как у организации не будет первичных документов, подтверждающих расход, учесть его в целях налогообложения нельзя. Это установлено пунктом 1 статьи 252 Кодекса.

Пример 2

10 апреля 2003 года организация получила счет за оказанные в марте услуги сотовой связи на сумму 12 000 руб. (в том числе НДС -- 2000 руб.). Дата счета -- 5 апреля 2003 года. Организация оплатила счет 11 апреля. Доходы и расходы она определяет по методу начисления.

В данном случае расходы по услугам сотовой связи надо признать в день предъявления организации документов, служащих основанием оплаты услуг связи. В нашем примере счет выставлен 5 апреля 2003 года. Дата доставки счета значения не имеет.

В бухучете эти расходы тоже можно отразить в апреле. Показать их в марте бухгалтер не может -- у него нет на то основания, ведь бухгалтерский учет ведется на основании первичных документов. Поэтому в апреле бухгалтер должен сделать следующие проводки:

5 апреля

ДЕБЕТ 26 (44, 20) КРЕДИТ 60

-- 10 000 руб. -- отражено оказание услуг сотовой связи;

ДЕБЕТ 19 КРЕДИТ 60

-- 2000 руб. -- отражена сумма НДС со стоимости услуг;

11 апреля

ДЕБЕТ 60 КРЕДИТ 51

-- 12 000 руб. -- оплачены услуги сотовой связи;

ДЕБЕТ 68 субсчет «Расчеты с бюджетом по НДС» КРЕДИТ 19

-- 2000 руб. -- принят к вычету НДС по услугам связи.

Итак, если услуги связи оказаны, например, в марте, а первичные документы по этим услугам выставлены в апреле, расход в виде стоимости услуги нужно учесть в апреле. И это не зависит от того, когда счет был доставлен в организацию. Если, допустим, счет доставили в мае, то услуги надо признать все равно в апреле.

Пример 3

Воспользуемся условием примера 2. Допустим, что документы, служащие основанием оплаты услуг связи, доставили в июне 2003 года. Организация уплачивает налог исходя из фактически полученной прибыли, соответственно отчетными периодами у нее будут январь, январь -- февраль, январь -- март и так далее.

Так как документы организация получила уже после того, как уплатила налог на прибыль и сдала декларацию по этому налогу (28 мая 2003 года), она должна внести соответствующие изменения в данные за апрель 2003 года и сдать уточненную декларацию за этот период.

При кассовом методе расходы на услуги связи можно признать в день оплаты услуг, если к этому моменту они уже оказаны. Дело в том, что оплатой признается прекращение встречного обязательства (п. 3 ст. 273 НК РФ). Значит, обязательство должно возникнуть, то есть услуга к моменту оплаты должна быть уже оказана. До оказания услуги сумма, перечисленная оператору связи, является предоплатой, которая расходом не признается (п. 14 ст. 270 НК РФ).

Итак, расходы на мобильную связь можно учесть, только если они подтверждены соответствующими документами. Например, счетом телефонной станции и детализацией телефонных разговоров.

Налоговый инспектор вправе потребовать документы, которые указывают на производственный характер взаимоотношений с абонентом, например договор. Довольно часто при проверке просят предъявить документы, подтверждающие, что конкретный номер принадлежит клиенту организации. Право на это у инспектора есть (п. 1 ст. 31 НК РФ). Примером такого документа также может быть договор с контрагентом, который содержит сведения о номерах его телефонов. А вот потребовать отчет о содержании переговоров налоговый инспектор не может. Это сказано в письме МНС России от 22.05.2000 № ВГ-9-02/174.

Иногда организация оплачивает услуги оператора мобильной связи, покупая карты авансовых платежей. Как мы уже говорили, это предоплата услуг связи, которая расходом не является. И здесь организация должна позаботиться о том, чтобы у нее были оправдательные документы. Конечно, это не всегда бывает возможно. Но без этих документов расход в целях налогообложения прибыли учесть нельзя.

КСТАТИ

Компенсация за пользование телефоном: нужно ли платить НДФЛ и ЕСН

Часто возникает вопрос: нужно ли облагать суммы компенсаций за эксплуатацию личных телефонов налогом на доходы физических лиц и ЕСН?

За разъяснениями мы обратились в соответствующие департаменты МНС России. Так специалисты Департамента единого социального налога МНС России считают, что компенсация стоимости мобильного телефона подлежит обложению ЕСН. Обосновывают они это тем, что выплаты, не подлежащие налогообложению, определены в статье 238 Налогового кодекса. В соответствии с этой статьей не подлежат обложению ЕСН только те компенсационные выплаты, перечень которых определен подпунктом 2 пункта 1 статьи 238 Кодекса и по нормам, установленным в соответствии с законодательством. Так как компенсация стоимости мобильного телефона не предусмотрена в статье 238 Кодекса и по ней не определены нормы возмещения расходов, она подлежит обложению ЕСН.

В Департаменте налогообложения доходов и имущества физических лиц МНС России нам сообщили, что освобождению от обложения налогом на доходы физических лиц не подлежат как суммы компенсаций, выплачиваемые работнику за использование его сотового телефона, так и стоимость телефонных разговоров. Этот вывод они делают на том основании, что при заключении договоров на оказание услуг сотовой связи между пользователем и оператором связи подписывается двухсторонний договор, где фиксируется сетевой индивидуальный номер абонента, который вводится в действие после активации SIM-карты. Право пользование услугами сотовой связи, равно как и телефонный номер, невозможно сдать в аренду, продать или передать во временное пользование. Поэтому суммы компенсаций, выплачиваемые работнику за использование его сотового телефона, и стоимость телефонных разговоров, неправомерно относить к положениям статьи 188 Трудового кодекса и рассматривать как компенсационные выплаты за использование личного имущества работника.

Правда, некоторые специалисты, включая автора данной статьи, не разделяют эту точку зрения. Дело в том, что статья 209 Кодекса гласит, что объект обложения налогом на доходы физических лиц -- это доход, полученный от источников в Российской Федерации, а для налоговых резидентов Российской Федерации -- еще и за ее пределами. Определение дохода дано в статье 41 НК РФ: это экономическая выгода в денежном или натуральном выражении. В случае если организация компенсирует физическому лицу понесенные им затраты, экономической выгоды не будет. Поэтому возмещение расходов за использование личных телефонов НДФЛ не облагается. То, что эти суммы не должны облагаться ЕСН, вытекает из статьи 236 Кодекса. Согласно этой статье объект обложения ЕСН -- это выплаты и иные вознаграждения, начисляемые работодателями в пользу работников по всем основаниям. Но в пользу работника в данном случае никаких выплат не производится, так как организация оплачивает свои собственные расходы.

Эта точка зрения противоречит мнению специалистов МНС России. Поэтому если организация решит не облагать суммы компенсаций за использование личных мобильных телефоном указанными видами налогов, ей придется отстаивать свою точку зрения в суде.

М.Ю. Ракитина
Эксперт журнала «Российский налоговый курьер»

Для признания расходов связи в налоговом учете придется доказать, что работникам, которые пользуются сотовой связью, она необходима в работе. Тогда эти расходы будут обоснованными, на чем настаивает статья 252 Кодекса. Чаще всего обоснованием является разъездной характер работы сотрудника. Заметим: лучше всего, если это будет вытекать из внутреннего документа организации, например должностной инструкции работника.

Личные телефоны в служебных целях

Иногда бывает, что работник использует в производственных целях свой мобильный телефон с согласия или ведома руководителя организации. Тогда ему выплачивается денежная компенсация за эксплуатацию личного телефона, а также возмещаются расходы по его использованию. Такой порядок установлен статьей 188 Трудового кодекса.

Обратите внимание: по мнению специалистов Департамента налогообложения прибыли МНС России, то, что работнику будет компенсироваться использование личного телефона, надо обязательно прописать в трудовом договоре. Только в этом случае такие расходы можно признать в налоговом учете.

Чтобы легче было обосновать этот расход, сумму компенсации можно рассчитывать, используя нормы амортизации основных средств для целей налогообложения.

Пример 4

Сотрудник использует личный мобильный телефон в служебных целях. В мае 2003 года организация оплатила счет работника на сумму 18 000 руб. Из них стоимость личных разговоров -- 12 000 руб. (с учетом НДС), стоимость разговоров производственного характера -- 6000 руб. (с учетом НДС -- 1000 руб.). Кроме того, организация выплачивает работнику компенсацию за использование телефона. Срок службы мобильного телефона -- примерно 3 года, его стоимость -- 3600 руб.

В бухгалтерском учете надо сделать следующие проводки:

ДЕБЕТ 60 КРЕДИТ 51

-- 18 000 руб. -- оплачен счет работника за разговоры по мобильному телефону;

ДЕБЕТ 73 КРЕДИТ 60

-- 12 000 руб. -- стоимость личных разговоров отражена как задолженность работника;

ДЕБЕТ 44 КРЕДИТ 60

-- 5000 руб. -- стоимость разговоров производственного характера отнесена на расходы;

ДЕБЕТ 19 КРЕДИТ 60

-- 1000 руб. -- отражен НДС.

К вычету НДС не принимается, так как не выполняется одно важное условие -- у организации не будет счета-фактуры, выставленного оператором связи. Поэтому надо сделать такую проводку:

ДЕБЕТ 91 КРЕДИТ 19

-- 1000 руб. -- НДС отнесен к прочим расходам.

В налоговом учете они не признаются (п. 1 ст. 170 НК РФ).

Ежемесячная компенсация за использование личного телефона составит 100 руб. (3600 руб. : 36 мес.):

ДЕБЕТ 44 КРЕДИТ 73

-- 100 руб. -- отнесена на расходы компенсация за использование личного телефона;

ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 73

-- 11 900 руб. (12 000 руб. - 100 руб.) -- удержана стоимость личных разговоров из заработной платы работника.

Одно из условий признания расходом стоимости разговоров с личных телефонов -- наличие первичных документов, подтверждающих их производственный характер. Такими документами могут быть:

-- распоряжение руководителя организации об оплате стоимости разговоров с клиентами;

-- счета за разговоры с указанием номеров абонентов;

-- служебная записка или заявление сотрудника организации с подробным изложением причин разговоров (пример такого заявления приведен внизу);

-- должностные инструкции для сотрудников. В них следует указать служебные обязанности, для выполнения которых нужны мобильные телефоны.

Генеральному директору

ОАО «Сигма» Крупнову В.В.

заявление.

26 марта 2003 года мною были произведены телефонные переговоры по уточнению деталей заключаемого нашей организацией договора о сотрудничестве с ОАО «Камские просторы» (г. Набережные Челны).

В связи с тем что в момент разговора я находился на переговорах в другой организации, переговоры велись по моему личному мобильному телефону.

Прошу Вас оплатить мне стоимость этого разговора в размере 344 руб., списанных с моего лицевого счета. Детализированный счет от оператора связи прилагаю.

10.04.2003 Умнов /Умнов Б.А./