Электронный документооборот — система ведения документации, при которой весь массив создаваемых, передаваемых и хранимых документов поддерживается с помощью информационно-коммуникационных технологий на компьютерах, объединенных в сетевую структуру, предусматривающую возможность формирования и ведения распределенной базы данных. При этом не отрицается использование бумажных документов, но приоритетным признается электронный документ, создаваемый, корректируемый и хранимый в компьютере.
Высший арбитражный суд РФ выступает с инициативой ввести с 2013 года запрет на подачу бумажной документации в арбитражи для госорганов, а в период до 2015 года распространить его на все юридические лица.
Начиная с 2002 года у российских компаний была законодательно обеспеченная возможность использовать при взаимодействии со своими контрагентами не бумажную, а электронную версию документов таких как договор, счет, акт выполненных работ, товарная накладная, товарно-транспортная накладная, кроме счетов-фактур.
Начиная с 2010 года на законодательном уровне в России был проведен ряд изменений, которые позволили использовать электронные счета-фактуры. В частности, летом 2010 года были внесены поправки в Налоговый кодекс (их внес федеральный закон №229-ФЗ), которые однозначно закрепили возможность существования счета-фактуры в электронном виде, наряду с бумажным. После этого были утверждены еще несколько подзаконных актов.
26 декабря 2011 г. подписано Постановление Правительства РФ N 1137 «О формах и правилах заполнения, ведения документов, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость». Постановление утверждает порядок работы с обычными и электронными счетами-фактурами, а также определяет порядок ведения журнала учета счетов-фактур, книги покупок и книги продаж.
ФНС РФ разработала проект приказа «Об утверждении форматов документов, используемых при выставлении и получении счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с применением электронной подписи».
Минфин РФ своим приказом от 20.12.2011 №ММВ-7-6/948@ утвердил Справочник форматов документов, используемых налоговыми органами и налогоплательщиками при реализации электронного документооборота. Справочник предназначен для использования в программном обеспечении в целях формирования, передачи и приема налоговой документации (информации). В справочнике указаны: код налоговой документации (информации) по КНД; наименование формы; номер приказа и дата утверждения формы; номер приказа и дата утверждения формата; дата вступления в действие приказа; номер версии формата; сведения о схеме XSD к формату на основе XML; примечания.
Недавно утвержденные нормативные акты предоставляют российским компаниям возможность использовать электронные счет-фактуры при работе с партнерами по бизнесу (клиентами, поставщиками, филиалами). Такие электронные документы при соблюдении определенных требований обладают юридической силой наряду с бумажными счетами-фактурами, их не требуется дублировать на бумаге и можно в электронном виде предъявить в налоговую.
Сам процесс выставления, учета, обмена счетами-фактурами в электронном виде между компании происходит через специальные системы в строгом соответствии с требованиями Министерства финансов (Приказ Министерства финансов Российской Федерации от 25 апреля 2011 г. N 50н). Обмен электронными счет-фактурами происходит при взаимном согласии и наличии у сторон технических средств для работы с такими документами. При этом, чтобы счета фактуры в электронном виде имели юридическую силу они должны быть подписаны электронной подписью.
В апреле 2011 года Федеральная налоговая служба утвердила документ, описывающий процедуру истребования и последующего представления электронных документов для проверки в налоговый орган (Приказ ФНС РФ от 17.02.2011 № ММВ-7-2/168@ был утвержден порядок представления документов по телекоммуникационным каналам связи).
Направлять требования о представлении документов ИФНС также вправе в электронном виде. Соответствующий Порядок установлен Приказом ФНС России от 17.02.2011 №ММВ-7-2/168@. Пункт 20 указанного приказа устанавливает, что истребуемый документ должен быть составлен в электронном виде по установленным форматам и подписан электронной подписью налогоплательщика. Таким образом, представлять в ИФНС истребованные налоговым органом документы можно только по установленным форматам.
Согласно Порядку выставления и получения счетов - фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с применением электронной цифровой подписи, утв. Приказом Минфина №50н от 25.04.2011 выставление и получение счетов-фактур осуществляется через организации, обеспечивающие обмен открытой и конфиденциальной информацией по телекоммуникационным каналам связи в рамках электронного документооборота счетов-фактур между продавцом и покупателем (Оператор электронного документооборота). Для других документов, возникающих в процессе хозяйственной деятельности, таких ограничений нет. Организация вольна сама решать, организовывать ли ей систему обмена с контрагентами самостоятельно или воспользоваться сторонним сервисом, предлагаемым Оператором электронного документооборота.
В настоящий момент операторы предоставляют контрагентам своих клиентов возможность бесплатно зарегистрироваться в системе и получать электронные документы от абонентов независимо от того, является ли организация абонентом другого Оператора или вообще не подключена ни к одному из них.
Юридическая значимость электронных документов, отправляемых через интернет достигается тем, что все документы подписываются электронной подписью.
Согласно Постановлению 26 декабря 2011 г. N 1137 в случае обнаружения покупателем неточностей к выставленному счету-фактуре он направляет уведомление об уточнении продавцу. Продавец, приняв такое уведомление, корректирует счет-фактуру и снова направляет покупателю. То есть покупатель формирует в электронном виде в установленном формате Уведомление об уточнении, указывает, какие реквизиты полученного счета-фактуры заполнены неверно и почему, отправляет это уведомление продавцу. Продавец внесет исправления и заново отправит электронный счет-фактуру.
В контексте электронного документооборота важно обратить внимание на то, что апреле 2011 года вступил в силу новый федеральный закон 6 апреля 2011 года N 63-ФЗ «Об электронной подписи».
Федеральный закон вступает в силу со дня его официального опубликования — 8 апреля 2011 г. Федеральный закон от 10 января 2002 года N 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» утрачивает силу с 1 июля 2012 года.
Сертификаты ключей подписей, выданные в соответствии с Федеральным законом от 10 января 2002 года N 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи», признаются квалифицированными сертификатами в соответствии с настоящим Федеральным законом.
Электронный документ, подписанный электронной цифровой подписью до даты признания утратившим силу Федерального закона от 10 января 2002 года N 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» признается электронным документом, подписанным квалифицированной электронной подписью в соответствии с Федеральным законом № 63-ФЗ от 06.04.2011 г.
Согласно новому федеральному закону появилось три вида электронной подписи: простая, неквалифицированная и квалифицированная электронная подпись.
Простая электронная подпись имеет следующие основные характеристики: 1) содержится в самом электронном документе; 2) подтверждает факт формирования электронной подписи определенным лицом; 3) сформирована с помощью конфиденциального ключа простой электронной подписи; 4) используется в соответствии с правилами, установленными оператором информационной системы. При этом простая электронная подпись фактически не используется для обнаружения факта внесения изменений в подписанный электронный документ.
Неквалифицированная электронная подпись имеет следующие основные характеристики: 1) содержится в самом электронном документе или иным образом связана с документом; 2) подтверждает факт формирования электронной подписи определенным лицом; 3) сформирована с помощью криптографического средства электронной подписи и ключа электронной подписи; 4) проверяется с помощью криптографического средства электронной подписи и ключа проверки электронной подписи; 5) используется в соответствии с правилами, установленными оператором информационной системы. Неквалифицированная электронная подпись, в отличии от простой электронной подписи, обеспечивает обнаружение факта изменения электронного документа.
Квалифицированная электронная подпись обязательно используется с сертификатом ключа проверки электронной подписи, созданным аккредитованным (доверенным, удовлетворяющим установленным требованиям) удостоверяющим центром, с помощью средства электронной подписи, так же удовлетворяющим установленным требованиям. Но самое главное отличие квалифицированной электронной подписи от всех остальных видов электронной подписи – это то, что для её применения не нужно превентивно устанавливать никаких правил её применения. Т.е. это подпись прямого действия. Подписал квалифицированной подписью электронный документ, все обязаны принимать этот электронный документ к исполнению или к сведению, наравне с документом в бумажной форме.
Информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, кроме случая, когда федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе.
Информация в электронной форме, подписанная простой или неквалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, в случаях, установленных федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами или соглашением между участниками электронного взаимодействия. Нормативные правовые акты и соглашения между участниками электронного взаимодействия, устанавливающие случаи признания электронных документов, подписанных неквалифицированной электронной подписью, равнозначными документам на бумажных носителях, подписанным собственноручной подписью, должны предусматривать порядок проверки электронной подписи.
Если в соответствии с федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами или обычаем делового оборота документ должен быть заверен печатью, электронный документ, подписанный усиленной электронной подписью и признаваемый равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, признается равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью и заверенному печатью. Федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами или соглашением между участниками электронного взаимодействия могут быть предусмотрены дополнительные требования к электронному документу в целях признания его равнозначным документу на бумажном носителе, заверенному печатью.
Кроме того, устанавливается, что одной электронной подписью могут быть подписаны несколько связанных между собой электронных документов (пакет электронных документов).
Электронный документооборот между контрагентами в мирное время вопросов не вызывает, проблемы могут возникнуть при необходимости предоставления документов в суд или следственным или иным проверяющим органам.
Операторы электронного документооборота рекомендуют предоставить суду распечатанный документов за подписью руководителя организации или уполномоченного лица по доверенности с правом заверения копий документов, и печатью организации, а если в судебном процессе возникнет необходимость провести экспертизу подлинности электронной подписи под представленными документами, Оператор проводит экспертные работы по подтверждению подлинности подписи в электронных документах.
Начать дискуссию