Новый порядок представления сведений о доходах физических лиц

С 8 ноября 2011 года действует новый порядок представления сведений о доходах физических лиц. Рассмотрим основные положения нового документа, поскольку подходит срок сдачи отчетности по НДФЛ, а именно направления сообщений о невозможности удержать налог.

Также подробно остановимся на том, в каких случаях представляются сведения о невозможности удержания НДФЛ и каковы особенности их представления.

Приказом ФНС РФ от 16.09.2011 №ММВ-7-3/576@ определен порядок представления в налоговые органы сведений о доходах физических лиц и сообщений о невозможности удержания и сумме НДФЛ в рамках реализации установленных п. 5 ст. 226 и п. 2 ст. 230 НК РФ полномочий налоговых органов: форма, форматы и порядок представления указанных сведений утверждаются ФНС, при этом в случае невозможности удержания НДФЛ устанавливается только форма сообщения в налоговый орган.

Требования налогового законодательства о представлении сведений по НДФЛ

Напомним, что налоговые агенты обязаны ежегодно не позднее 1 апреля года, следующего за истекшим налоговым периодом, представлять в налоговый орган сведения о доходах физических лиц за истекший налоговый период и суммах НДФЛ. С 1 января 2012 года действует положение, согласно которому указанные сведения представляются налоговыми агентами в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи или на электронных носителях. При численности физических лиц, получивших доходы в налоговом периоде, до десяти человек налоговые агенты могут представлять такие сведения на бумажных носителях.

В случае невозможности удержать у налогоплательщика НДФЛ налоговый агент обязан письменно сообщить об этом налогоплательщику и налоговому органу по месту своего учета (п. 5 ст. 226 НК РФ). Сделать это нужно в установленные сроки – не позднее одного месяца с даты окончания налогового периода, в котором возникли соответствующие обстоятельства, то есть до 1 февраля 2012 года за 2011 год.

Такой порядок действует с 1 января 2010 года. До внесения изменений в НК РФ при невозможности удержать у налогоплательщика исчисленную сумму НДФЛ налоговый агент был обязан в течение одного месяца с момента возникновения соответствующих обстоятельств сообщить в налоговый орган о невозможности удержать НДФЛ и сумме задолженности налогоплательщика. Таким образом, начиная с 1 января 2010 года налоговый агент должен сообщать о невозможности удержать НДФЛ у всех налогоплательщиков сразу и только один раз в год.

Невозможность удержать НДФЛ возникает, например, в случае выплаты дохода в натуральной форме или возникновении дохода в виде материальной выгоды. При этом, если до окончания налогового периода налоговым агентом выплачиваются налогоплательщику какие‑либо денежные средства, он обязан произвести из них удержание налога с учетом не удержанных ранее сумм.

Отдельные ситуации, когда налоговый агент не имеет возможности удержать НДФЛ и обязан сообщить об этом в налоговый орган и налогоплательщику, приведены в таблице.

Хозяйственная операция	Вывод	Документ
Проведение рекламной акции с вручением участникам подарков в виде подарочных сертификатов	При получении от организации физическими лицами – участниками рекламной акции подарочных сертификатов у них образуется доход в натуральной форме в виде оплаты права на получение соответствующих товаров (работ, услуг). В соответствии с п. 28 ст. 217 НК РФ стоимость подарочного сертификата в сумме до 4 000 руб. освобождается от обложения НДФЛ. Сумма дохода в размере, превышающем 4 000 руб., подлежит обложению НДФЛ в установленном порядке. При отсутствии других доходов у налогового агента нет возможности удержать НДФЛ, и применяются положения п. 5 ст. 226 НК РФ	Письмо Минфина РФ от 04.04.2011 № 03‑03‑06/1/207
Вручение органи- зацией во время проведения перегово-ров с зарубежными	Доход в виде подарков, полученных от российской организации, относится к доходам от источников в РФ. При этом место вручения подарков значения не имеет.	Письмо Минфина РФ от 05.04.2011 № 03‑04‑06/6‑75
контрагентами подарков представителям иностранной делегации (данные физлица не являются налоговыми резидентами РФ)	Сумма указанного дохода в размере, превышающем 4 000 руб., подлежит обложению НДФЛ в установленном порядке независимо от налогового статуса получателей таких доходов. Если организация, от которой физические лица получают доходы в виде подарков, не выплачивает им каких‑либо доходов в денежной форме, с которых можно было бы удержать НДФЛ, применяются положения п. 5 ст. 226 НК РФ. Обязанность налоговых агентов требовать у физических лиц – получателей доходов в виде подарков документ об уплате ими налога за пределами РФ НК РФ не установлена
Взыскание за счет денежных средств организации суммы заработной платы в пользу работника через службу судебных приставов на основании судебных решений и удостоверений комиссии по трудовым спорам	Если при вынесении решения суд не производит разделения сумм, причитающихся работнику и подлежащих удержанию с него, организация – налоговый агент не имеет возможности удержать с налогоплательщика НДФЛ, если она не производит ему какие‑либо иные выплаты	Письмо ФНС РФ от 28.11.2011 № ЕД-4-3/17996
Возмещение судебных расходов стороне, в пользу которой вынесено решение суда (физическому лицу)	Выплаты, производимые организацией в возмещение понесенных физическим лицом судебных расходов, в перечень, установленный п. 3 ст. 217 НК РФ, не включены и подлежат обложению НДФЛ в общеустановленном порядке. При отсутствии других доходов налоговый агент не имеет возможности удержать НДФЛ	Письмо Минфина РФ от 20.06.2011 № 03‑04‑06/8‑145

Отдельно хотелось бы сказать об обязанности налогового агента уведомлять налогоплательщика о невозможности удержать исчисленный НДФЛ. До 1 января 2010 года такая обязанность на налоговых агентов не возлагалась. Специальной формы уведомления налоговым законодательством не установлено, соответственно, уведомить налогоплательщика можно в произвольной форме, но обязательно в письменном виде.

Кроме этого, отметим, что НК РФ не содержит норм, обязывающих налогового агента представлять сведения о невозможности удержать НДФЛ и сумме налога в налоговый орган по месту своего учета в электронном виде (Письмо ФНС РФ от 18.04.2011 №КЕ-4-3/6132). Таким образом, данные сведения можно представить и на бумажных носителях.

Когда прекращается обязанность налогового агента по удержанию НДФЛ? Как разъяснено в Письме Минфина РФ от 17.11.2010 №03‑04‑08/8‑258, после окончания налогового периода, в котором налоговым агентом выплачивался доход физическому лицу, и письменного сообщения налоговым агентом налогоплательщику и налоговому органу по месту учета о невозможности удержать НДФЛ обязанность по уплате налога возлагается на физическое лицо, а обязанность налогового агента по удержанию соответствующих сумм НДФЛ прекращается.

Порядок представления сведений по НДФЛ в налоговые органы

Сведения по НДФЛ за 2011 год налоговые агенты будут подавать в соответствии с Порядком представления сведений о доходах физических лиц и сообщений о невозможности удержания налога и сумме НДФЛ, утвержденным Приказом ФНС РФ от 16.09.2011 №ММВ-7-3/576@ (далее – Порядок).

Данным документом признан утратившим силу Приказ МНС РФ от 31.10.2003 №БГ-3-04/583 «Об утверждении форм отчетности по налогу на доходы физических лиц за 2003 год». Это тот самый приказ, которым была утверждена налоговая карточка 1‑НДФЛ.

Обратите внимание:

С 1 января 2011 года налоговые агенты сами разрабатывают и утверждают формы регистров налогового учета по НДФЛ с учетом наличия обязательных реквизитов (ст. 230 НК РФ).

Порядок распространяется на налоговых агентов и устанавливает единый порядок представления сведений о доходах физических лиц и сообщений о невозможности их удержания налоговыми агентами в налоговые органы (далее – сведения о доходах).

Обратите внимание:

В случае представления уточненных сведений о доходах представляются только те, которые скорректированы.

Кто представляет сведения о доходах? Согласно гл. 23 НК РФ сведения о доходах представляют налоговые агенты – российские организации и индивидуальные предприниматели, от которых или в результате отношений с которыми налогоплательщик получил доходы.

Куда представляются сведения о доходах. Сведения о доходах налоговые агенты представляют в налоговый орган по месту своего учета.

Способы представления сведений о доходах. Сведения могут быть представлены налоговым агентом в налоговый орган следующими способами:

– лично или через представителя;

– в виде почтового отправления с описью вложения;

– в электронном виде по установленным форматам на электронных носителях. Эти форматы утверждены Приказом ФНС РФ от 17.11.2010 №ММВ-7-3/611@;

– в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи (ТКС) с применением квалифицированной электронной подписи (КЭП) налогового агента или его представителя.

Форма представления сведений о доходах. Сведения о доходах представляются налоговыми агентами в виде справки по форме 2‑НДФЛ, действующей в соответствующем налоговом периоде. В 2011 году применялась форма справки 2‑НДФЛ, утвержденная Приказом ФНС РФ от 17.11.2010 №ММВ-7-3/611@.

Вид представления сведений о доходах. Предусмотрено представление сведений о доходах на электронных или бумажных носителях либо в электронном виде по ТКС.

Дата представления сведений о доходах. Датой представления сведений считается:

– дата их фактического представления при представлении лично или представителем налогового агента в налоговый орган;

– дата их отправки почтовым отправлением с описью вложения при отправке по почте;

– дата их отправки, зафиксированная в подтверждении даты отправки в электронном виде по ТКС специализированного оператора связи или налогового органа.

Наименование	Порядок преставления сведений о доходах
Наименование	На бумажных носителях	На электронных носителях	В электронном виде по ТКС
Способ представления	– лично; – через представителя; – в виде почтового отправления с описью вложения. Обязательно наличие сопроводительного реестра на бумажном носителе в двух экземплярах	– лично; – через представителя; – в виде почтового отправления с описью вложения; – в виде файла (файлов) в электронном виде на дискетах 3,5», дисках CD, DVD, устройствах flash-памяти. Обязательно наличие сопроводительного реестра на бумажном носителе в двух экземплярах на каждый файл	Через специализированного оператора связи, обеспечивающего обмен открытой и конфиденциальной информацией по ТКС в рамках электронного документооборота между налоговыми органами и налоговым агентом или через сайт ФНС. Дублирования сведений на бумажном или электронном носителе не требуется
Количество сведений в одном файле	–	Не должно превышать 3 000 документов. Если количество сведений превышает 3 000 документов, формируется несколько файлов	Не должно превышать 3 000. Если количество сведений превышает 3 000, налоговый агент формирует несколько файлов. По каждому обособленному подразделению формируется отдельный файл
Прием сведений налоговым органом	Если сведения представляются лично, в день подачи сведений и реестров уполномоченное должностное лицо налогового органа в присутствии налогового агента или его представителя осуществляет контроль сведений на предмет наличия заполненных реквизитов о налоговом агенте, физическом лице – получателе дохода, данных о доходах, начисленных, удержанных и перечисленных суммах налога, а также на предмет отсутствия исправлений	Прием сведений при представлении их лично производится уполномоченным должностным лицом налогового органа в присутствии налогового агента или его представителя	При представлении сведений налоговый орган обязан передать налоговому агенту извещение о получении электронного документа, подтверждающее факт получения сведений налоговым органом, формируемое налоговым органом и заверенное его КЭП
Возможность корректировки при приеме сведений	–	Допускается корректировка адреса в соответствии с используемым справочником адресов (КЛАДР)	–
Документальное оформление процедуры принятия сведений	В двух экземплярах оформляется Протокол приема сведений о доходах физических лиц за 20__ год на бумажных носителях (приложение 3 к Порядку). Оба экземпляра протокола подписываются налоговым агентом или его представителем, если сведения представляются лично, и должностным лицом налогового органа. По одному экземпляру реестра и протокола выдается налоговому агенту или его представителю на руки. При представлении сведений по почте реестр и протокол направляются налоговому агенту по почте. Вторые экземпляры остаются в налоговом органе	Результаты форматного контроля файла со сведениями отражаются в Протоколе приема сведений о доходах физических лиц за 20__ год в электронном виде (приложение 2 к Порядку). Протокол оформляется в двух экземплярах, подписывается налоговым агентом или его представителем, если сведения представляются лично, и должностным лицом налогового органа. В протоколе формируется список внесенных исправлений в элементы адреса. По одному экземпляру реестра и протокола выдаются налоговому агенту или его представителю на руки. При представлении сведений по почте, реестр и протокол направляются по почте, а вторые экземпляры остаются в налоговом органе. Если информация сформирована на электронном носителе не в соответствии с требованиями к формату, электронный носитель возвращается налоговому агенту или его представителю вместе с протоколом, содержащем описание ошибок форматного контроля, для повторной подготовки данных	Налоговый агент после подготовки сведений подписывает файл КЭП и отправляет в зашифрованном виде в адрес налогового органа. В течение следующего рабочего дня с даты отправки сведений налоговый агент получает подтверждение даты отправки от специализированного оператора связи или налогового органа и извещение о получении от налогового органа. В течение десяти дней с даты отправки сведений налоговый орган направляет налоговому агенту реестр в электронном виде, Протокол приема сведений о доходах физических лиц за 20__ год в электронном виде (приложение 2 к Порядку)
Критерий, при выполнении которого сведения считаются представленными в налоговый орган	Представленными считаются сведения, прошедшие контроль заполнения. Сведения, не прошедшие контроль, изымаются из представленного пакета документов как ошибочные и возвращаются налоговому агенту или его представителю, из реестра вычеркиваются	Представленными считаются сведения, прошедшие форматный контроль	Представленными считаются сведения, прошедшие форматный контроль и зафиксированные в реестре, сформированном налоговым органом

Отдельные требования установлены Порядком для тех, кто подает сведения в электронном виде по ТКС.

Отношения между участниками информационного обмена при представлении сведений в электронном виде по ТКС регулируются федеральными законами от 27.07.2006 №149‑ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», от 10.01.2002 №1‑ФЗ «Об электронной цифровой подписи», от 06.04.2011 №63‑ФЗ «Об электронной подписи», Порядком.

Сертификаты ключей подписи участникам информационного обмена выдаются организациями, которые выпускают сертификаты ключей подписи для использования их в информационных системах общего пользования в соответствии с двумя последними из вышеназванных федеральных законови являются удостоверяющими центрами, входящими в сеть доверенных удостоверяющих центров ФНС.

Представление сведений в электронном виде по ТКС допускается при обязательном применении сертифицированных по требованиям безопасности информации средств криптографической защиты информации, а также средств КЭП, совместимых со средствами, используемыми в налоговом органе.

В заключение напомним, что согласно рекомендациям по заполнению справки 2‑НДФЛ для представления сведений в налоговый орган в поле «Признак» проставляется цифра 1 или 2:

– 1 – если справка представляется в соответствии с п. 2 ст. 230 НК РФ, то есть подаются сведения о доходах физических лиц не позднее 1 апреля;

– 2 – если справка представляется в соответствии с п. 5 ст. 226 НК РФ, то есть сообщается о невозможности удержать НДФЛ в срок до 1 февраля.

Если налоговый агент представил сведения о невозможности удержать НДФЛ до 1 февраля и указал цифру 2, надо ли при подаче сведений о доходах в целом по организации не позднее 1 апреля повторно представлять сведения, уже представленные до 1 февраля? Ответ на этот вопрос дан в Письме Минфина РФ от 27.10.2011 №03‑04‑06/8‑290: в справках о доходах физических лиц, представляемых ежегодно в целом по организации с признаком «1», указываются общие суммы доходов и исчисленного НДФЛ, включающие доходы и исчисленную сумму налога, отраженную в справке с признаком «2», суммы удержанного и перечисленного налога, а также сумма налога, не удержанная налоговым агентом, которая ранее была отражена в справке с признаком «2».