Деньги на отпуск Как рассчитаться с отдыхающим. (исправленный вариант)

Опубликованно: Журнал "Двойная запись" № 5 2003год
Ольга Жижина, аудитор

Несмотря на то что лето еще не наступило, сезон отпусков уже открыт. И бухгалтеру надо начислять отпускные для работников, а если на предприятии нет отдела кадров, то и оформлять нужные документы.

В каждой организации проблема отпусков решается по-разному. В одних сотрудники могут уходить в оплачиваемый отпуск чуть ли ни на месяц, в других отдыхают максимум неделю, и то за свой счет. В некоторых фирмах «для простоты бухгалтерского учета» отпуска вообще не оформляются. Надо отметить, что такой «творческий» подход к вопросу отдыха персонала может сказаться на материальном благополучии работодателя. Ведь порядок предоставления отпусков четко прописан в Трудовом кодексе РФ, и за его нарушение на руководителя организации могут наложить штраф в размере до 5 тысяч рублей. И вероятность того, что этот штраф будет взыскан, весьма велика, поскольку в последнее время участились проверки трудовой инспекции. Конечно, главная задача проверяющих на сегодняшний момент – «отловить» тех, кто использует труд нелегалов, но заодно можно и проследить за выполнением трудового законодательства. Поэтому бухгалтеру необходимо приложить все усилия для того, чтобы хотя бы на бумаге отпуска оформлялись в полном соответствии с ТК РФ.

Кодекс об отпусках
Прежде всего следует помнить, что каждый, кто работает по трудовому договору, имеет право на ежегодный отпуск, который для большинства работников должен составлять 28 календарных дней (ст. 115 ТК РФ). Отпуск может предоставляться в любое время, однако тем, кто недавно устроился на предприятие, первый отпуск полагается только через шесть месяцев после того, как они приступили к своим обязанностям. Но при желании работодатель вправе отпустить новичка и раньше (ст.122 ТК РФ). Если часть отпуска выпадает на праздничные дни, то время отдыха увеличивается на число таких дней (ст. 120 ТК РФ), но оплачиваться они не будут.

Пример 1
Секретарю Травкиной полагается отпуск с 29 мая 2003 года на 28 календарных дней. В общем случае он должен быть предоставлен по 25 июня. Однако фактически Травкина будет отдыхать не 28, а 29 дней, поскольку 12 июня – нерабочий праздничный день. При этом отпускные ей будут начислены за 28 дней.
***Конец примера

Отправлять сотрудников в отпуск следует в соответствии с графиком отпусков, который составляется за две недели до наступления нового года (ст. 123 ТК РФ). То есть на 2003 год этот график следовало разработать еще в прошлом году. Если вы этого не сделали, сейчас надо оформить документ задним числом. Сам график составляется по форме № Т-7, утвержденной постановлением Госкомстата России от 6 апреля 2001 г. № 26. Уведомить работника об отпуске надо минимум за две недели. После чего сотрудник обязан написать заявление на имя руководителя предприятия, где следует указать даты начала и окончания отпуска. На основании этого заявления в отделе кадров заполняется приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска (форма № Т-6, утвержденная тем же постановлением, что и график). Там записываются вид отпуска (основной или дополнительный), период работы, за который он предоставляется, а также даты начала и окончания отпуска. Если одновременно уходят несколько человек, то можно оформить один общий приказ на всех по форме № Т-6а. Приказ об отпуске подписывает руководитель фирмы, потом в нем должны расписаться сотрудники (в подтверждение того, что они ознакомлены с документом). Затем оформляется записка-расчет о предоставлении отпуска работнику по форме № Т-60. Все эти документы (заявление, приказ, записка-расчет) передаются в бухгалтерию для начисления отпускных.
Бывают ситуации, когда кому-то нужно уйти в отпуск раньше оговоренного срока или, наоборот, позже. По статье 124 ТК РФ заранее установленные сроки могут быть перенесены в двух случаях: если не вовремя выплачены отпускные или если работник узнал о приближающемся отпуске меньше чем за две недели до его начала. Но в большинстве случаев отпуск переноситься по просьбе самого сотрудника. Имейте ввиду, что любое нарушение графика отпусков, по сути, является нарушением Трудового кодекса. Значит, при переносе отпуска следует либо внести исправления в график отпусков, либо «на бумаге» отправить работника гулять в соответствии с графиком, а на деле – тогда, когда он захочет. Если же вы не хотите применять такие методы, то хотя бы возьмите с сотрудника заявление с просьбой перенести отпуск. Тогда при возникновении каких-либо споров вы сможете утверждать, что ТК РФ не соблюдался в интересах гражданина. Формально это не освобождает от ответственности, но, как правило, в таких случаях работодателей не наказывают.

В отпуск с полным кошельком
Не позднее чем за три дня до начала отдыха полагается выдать отпускные. О том, как они рассчитываются, можно прочитать в статье 139 ТК РФ. Там сказано, что сначала нужно определить среднедневной заработок отпускника. Для чего складываются все суммы, начисленные за последние три месяца, а полученная величина делится на три (количество месяцев), а затем на 29,6 (среднемесячное число календарных дней). Но это общий алгоритм расчета. А вот особенности исчисления среднего заработка, законодатели поручили установить Правительству РФ, которое и выпустило постановление от 11 апреля 2003 г. № 213, утвердившее Положение об особенностях порядка исчисления средней заработной платы (далее - Положение). В нем перечислены виды выплат, которые следует учитывать при расчете среднего заработка: зарплата, вознаграждения, премии и компенсации. Обратите внимание, что этот перечень открытый. В Положении сказано, что при расчете среднего заработка могут учитываться и другие виды выплат, предусмотренные системой оплаты труда. Получается, что относить к доходам можно и материальную помощь, если она предусмотрена коллективным или трудовым договором. Если же «материалка» выдается от случая к случая (например, к юбилею, свадьбе и т. п.), то ее нельзя включать в средний заработок.
В отношении премий, которые были получены работниками в расчетном периоде, также есть одна особенность. Дело в том, что если премия выдается за определенный отрезок времени, то общая сумма премии делится количество месяцев в этом периоде, а полученная величина включается в месячный заработок, учитываемый при расчете отпускных. Например, если премия выдана по итогам работы за полугодие, то ее величину следует разделить на шесть. Такой же порядок применяется и в отношении вознаграждений по итогам работы за прошлый год, а также вознаграждений за выслугу лет, выдаваемых раз в год. Только эти показатели нужно делить на 12.

Пример 2
Инженеру Петрову с 17 мая 2003 года предоставлен ежегодный отпуск продолжительностью 28 календарных дней. В расчетном периоде (февраль, март, апрель), который отработан работником полностью, ему начислена зарплата в размере 21 000 руб.
Помимо этого в феврале по итогам 2002 года работнику было начислено вознаграждение в размере 6000 руб. В марте сотруднику была выдана материальная помощь к 50-летию – 2000 руб.
Рассчитаем средний заработок за февраль–апрель. Выплаты, которые включаются в расчет, составляют 22 500 руб., в том числе:
– зарплата – в сумме 21 000 руб.;
– вознаграждение по итогам работы за 2002 год – в сумме 1500 руб. (6000 руб. : 12 мес. х 3 мес.).
Выданная «материалка» в расчет среднего заработка не включается, поскольку она получена одним сотрудником.
Среднедневная зарплата Петрова составляет 253 руб. (22 500 руб. : 3 мес. : 29,6 дн.). Сумма отпускных – 7084 руб. (253 руб/день х 28 дн.).
***Конец примера

Заметим, что предприятию разрешается устанавливать другой расчетный период (например, 6 или 12 месяцев), если это не ухудшает положения работников и установлено в коллективном договоре.

Если я заболею…
Теперь рассмотрим такую ситуацию, когда в расчетном периоде (три месяца перед отпуском) сотрудник работал не все дни, то есть, например, уходил на больничный. В ТК РФ ничего не сказано, как поступать в этом случае, поэтому нужно руководствоваться пунктом 4 Положения, где установлено, что время болезни и сумму пособия по листку нетрудоспособности нельзя учитывать при расчете средней зарплаты. А в пункте 9 Положения расписано, как в таком случае надо определять среднедневной доход. Для этого берется начисленная в расчетном периоде зарплата (без учета больничных) и делится на количество календарных дней, приходящихся на отработанное время. За неполностью отработанные месяцы календарные дни определяются как число рабочих дней, умноженных на 1,4.

Пример 3
Менеджер Зайцев уходит в отпуск с 10 мая 2003 года. Расчетный период – февраль, март, апрель. Месячный оклад работника – 4000 руб. С 3 по 8 апреля (4 рабочих дня) Зайцев болел, поэтому из 22 им было отработано 18 рабочих дней (22 – 4). Значит, зарплата менеджера за апрель составила 3273 руб. (4000 руб. : 22 дн. х 18 дн.), а пособие по больничному листу – 436 руб.
Рассчитаем заработок за февраль–апрель, который нужен для расчета отпускных. В него включается зарплата в сумме 11 273 руб. (4000 + 4000 + 3273), а пособие по больничному не учитывается.
Теперь определим количество календарных дней, которые приходятся на фактически отработанное в расчетном периоде время. В феврале и марте – по 29,6 дня. Поскольку в апреле Зайцев болел, надо применить особый порядок расчета. Для этого количество рабочих дней в апреле, приходящееся на отработанное время, (18 дней) умножим на 1,4. Следовательно, всего за апрель надо учесть 25,2 календарных дня (18 дн. х 1,4), а за расчетный период – 84,4 календарных дня (29,6 + 29,6 + 25,2). Тогда среднедневной заработок менеджера составит 134 руб. (11 273 руб. : 84,4 дн.), а его отпускные – 3752 руб. (134 руб/день х 28 дн.).
***Конец примера

Деньги вместо отпуска
Иногда сотрудники не отгуливают отпуск и получают компенсацию. Правда, Трудовой кодекс позволяет заменять отпуск денежной компенсацией только в двух случаях. Во-первых, если работник увольняется, не успев использовать отпуск. Во-вторых, если на предприятии установлена продолжительность отпуска больше 28 дней. То есть работник может попросить оплатить ему ту часть отпуска, которая превышает установленный кодексом срок (при этом сотрудник должен написать соответствующее заявление). Размер компенсации рассчитывается так же, как и отпускные, – исходя из среднедневного заработка.

Пример 4
Водитель Медведев уходит в отпуск 13 мая 2003 года. На основании коллективного договора ему положен дополнительный отпуск – 5 календарных дней. Однако Медведев решил отгулять только 28 дней, а вместо дополнительного отпуска получить компенсацию. В течение расчетного периода, за который начисляются отпускные и компенсация за дополнительный отпуск (февраль, март, апрель), Медведев работал все время.
Месячный оклад водителя – 3000 руб. В марте ему была начислена квартальная премия в размере 2000 руб. Помимо этого в апреле к свадьбе его сына руководство предприятия выдало материальную помощь в сумме 1500 руб., но эта сумма при расчете не учитывается.
Определим сумму отпускных и компенсацию за неиспользованный дополнительный отпуск.
Среднедневной заработок будет равен 124 руб. ((3000 руб. х 3 мес. + 2000 руб.) : 3 мес. : 29,6 дн.). Начисленная сумма отпускных составит 3472 руб. (124 руб/день х 28 дн.). Сумма компенсации за дополнительный отпуск – 620 руб. (124 руб/день х 5 дн.).
***Конец примера

Учтем отдых
Теперь рассмотрим, как показывать затраты на выплату отпускных и компенсации в бухгалтерском и налоговом учете. В бухучете это расходы по обычным видам деятельности. Если такие затраты отражаются в том же месяце, за который начислены (например, отпуск с 1-го по 28-е число), то они учитываются так же, как и затраты на оплату труда. Если же отпуск переходит с одного месяца на другой, то рассчитанные отпускные нужно разбивать на две части. Сумма, которая приходится на текущий месяц, показывается, как обычно, а та, что переходит на следующий месяц, будет считаться расходом будущих периодов (п. 65 Положения по ведению бухгалтерского учета, утвержденного приказом Минфина России от 29 июля 1998 г. № 34н).

Пример 5
Сотруднику ООО «Лотос» положен отпуск с 14 мая по 10 июня 2003 года, поэтому 8 мая ему были начислены:
– отпускные в размере 8800 руб., из них за май – 5660 руб. и за июнь – 3140 руб.;
– заработная плата за период с 1 до 13 мая в сумме 4700 руб.
Предположим, что работник не получает стандартных вычетов, а фирма начисляет ЕСН и взносы в ПФР по максимальной ставке. Ставка взносов на страхование от несчастных случаев – 0,4 процента. В бухгалтерском учете нужно сделать следующие записи.
В мае 2003 года:
ДЕБЕТ 20 КРЕДИТ 70
– 10 360 руб. (5660 + 4700) – начислены отпускные и зарплата за май;
ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ»
– 1347 руб. (10 360 руб. х 13%) – удержан НДФЛ;
ДЕБЕТ 20 КРЕДИТ 69 субсчет «Расчеты по взносам на страхование от несчастных случаев»
– 41 руб. (10 360 руб. х 0,4%) – начислены взносы на страхование от несчастных случаев;
ДЕБЕТ 20 КРЕДИТ 68 субсчет «Расчеты по ЕСН»
– 3688 руб. (10 360 руб. х 35,6%) – начислен ЕСН;
ДЕБЕТ 68 субсчет «Расчеты по ЕСН» КРЕДИТ 69 субсчет «Расчеты с ПФР»
– 1450 руб. (10 360 руб. х 14%) – начислены пенсионные взносы, которые уменьшают ЕСН;
ДЕБЕТ 97 КРЕДИТ 70
– 3140 руб. – начислены отпускные за июнь;
ДЕБЕТ 97 КРЕДИТ 69 субсчет «Расчеты по взносам на страхование от несчастных случаев»
– 13 руб. (3140 руб. х 0,4%) – начислены взносы на страхование от несчастных случаев;
ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ»
– 408 руб. (3140 руб. х 13%) – удержан НДФЛ;
ДЕБЕТ 97 КРЕДИТ 68 субсчет «Расчеты по ЕСН»
– 1118 руб. (3140 руб. х 35,6%) – начислен ЕСН;
ДЕБЕТ 68 субсчет «Расчеты по ЕСН» КРЕДИТ 69 субсчет «Расчеты с ПФР»
– 440 руб. (3140 руб. х 14%) – начислены пенсионные взносы, которые уменьшают ЕСН;
ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 50
– 11 745 руб. ((10 360 – 1347) + (3140 – 408)) – выданы отпускные и зарплата.
В июне 2003 года:
ДЕБЕТ 20 КРЕДИТ 97
– 4271 руб. (3140 + 440 + 678 + 13) – списаны начисленные в мае за июнь отпускные, ЕСН и взносы.
***Конец примера

В налоговом учете сумма отпускных относится к расходам на оплату труда (ст. 255 НК РФ). Если отпуск – переходящий (как показано в примере 5), то организации, применяющие метод начисления, должны разбивать затраты. Другими словами, списывать отпускные в том месяце, за который они были начислены, а не когда выплачены, поскольку в пункте 1 статьи 272 НК РФ сказано, что расходы признаются в том отчетном периоде, к которому они относятся. В пункте 4 этой же статьи говорится, что «трудовые» затраты списываются на расходы ежемесячно. А фирма, применяющая кассовый метод, уменьшает прибыль на всю сумму выплаченных отпускных (п. 3 ст. 273 НК РФ). То есть, выдав в мае отпускные за май и июнь, она должна уменьшить майскую прибыль на всю выплаченную сумму.
Работодатели, которые отпускают своих сотрудников на более длительный срок (свыше 28 дней), при списании затрат должны учитывать требования не только Налогового, но и Трудового кодекса. Если по ТК РФ фирма обязана давать такой отпуск, то все связанные с ним выплаты уменьшают прибыль. Если же отпуск, превышающий 28 дней, организация предоставляет по своей инициативе, то, рассчитывая налог на прибыль, затраты учитывать нельзя (ст. 270 НК РФ). Правда, со сверхнормативных отпускных не придется начислять ЕСН и пенсионные взносы, поскольку ими облагаются только те суммы, которые уменьшают прибыль (ст. 236 НК РФ)1.

Это норма распространяется только на тех, кто платит налог на прибыль. Ею не могут воспользоваться бюджетники, «вмененщики» и «упрощенцы».