Денежные документы

Имея в кассе денежные документы, бухгалтер не должен забывать: по таким документам также нужно оформлять "первичку". Необходимо обращать внимание на то, что учет денежных документов на счетах будет в каждом отдельном случае свой.

С.В. Князева, эксперт "УНП"

Что это такое?..

Рано или поздно у любого бухгалтера появляются такие документы, которые фактически уже оплачены, но использоваться будут через некоторое время. Например, оплаченные авиа- и железнодорожные билеты, телефонные карточки, почтовые марки, путевки для сотрудников, талоны на бензин или питание, проездные билеты и т. д.
Такие документы учитываются на счете 50 субсчет 3 "Денежные документы" в сумме затрат на их приобретение (инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета, утвержденная приказом Минфина России от 31.10.2000 № 94н). Аналитический учет денежных документов ведется по их видам.

Главное - не забыть

На сегодняшний день Альбом унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, утвержденный постановлением Госкомстата России от 18.08.98 № 88, не предусматривает форм для учета денежных документов. Поэтому организация сама может создать и утвердить в учетной политике для целей бухгалтерского учета необходимые формы (п. 3 ст. 6 Федерального закона от 21.11.96 № 129-ФЗ "О бухгалтерском учете"). К примеру, такими документами могут являться отчет кассира о движении денежных документов и книга учета денежных документов. Главное - не забыть, что в самостоятельно созданных документах должны присутствовать все необходимые реквизиты (п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21.11.96 № 129-ФЗ).
Рассмотрим на примерах наиболее распространенные случаи учета денежных документов в кассе предприятия.
Пример 1.
Организация в марте 2003 года приобрела для сотрудника авиабилеты стоимостью 3000 руб. Билеты выданы сотруднику в апреле 2003 года. Авансовый отчет по командировочным расходам сдан в бухгалтерию также в апреле.
В бухгалтерском учете будут сделаны следующие проводки.
В марте 2003 года:
Дебет 60-1 Кредит 51
- 3000 руб. - оплачены авиабилеты;
Дебет 50-3 Кредит 60-1
- 3000 руб. - получены авиабилеты.
В апреле 2003 года:
Дебет 71 Кредит 50-3
- 3000 руб. - выданы авиабилеты сотруднику для поездки в командировку;
Дебет 20, 26, 44 Кредит 71
- 3000 руб. - списана стоимость билетов, сданных в бухгалтерию после возврата сотрудника из командировки.

Пример 2.
Организация в марте приобрела у оператора сотовой связи телефонную карту стоимостью 360 руб., в том числе НДС - 60 руб. В марте телефонная карта выдана сотруднику и активирована.
В бухгалтерском учете эта операция отразится следующим образом:
Дебет 60-1 Кредит 51
- 360 руб. - оплачена стоимость карты;
Дебет 50-3 Кредит 60-1
- 300 руб. - учтена телефонная карта в составе денежных документов;
Дебет 19 Кредит 60-1
- 60 руб. - учтена сумма НДС;
Дебет 71 Кредит 50-3
- 300 руб. - выдана телефонная карта сотруднику.
После того как телефонная карта выдана сотруднику и активирована, денежные средства зачисляются непосредственно на лицевой счет абонента у оператора связи. Теперь денежный документ становится предоплатой за будущие разговоры. При этом делается проводка:
Дебет 60-2 Кредит 71
- 300 руб. - зачислена предоплата на лицевой счет абонента.
Далее по мере получения первичных документов, счетов-фактур стоимость внесенной предоплаты будет списываться на счета затрат и НДС будет приниматься к вычету:
Дебет 20, 26, 44 Кредит 60-2
- списана за месяц часть стоимости телефонных разговоров;
Дебет 68 Кредит 19
- зачтена сумма НДС.

Пример 3.
Организация купила проездной билет на месяц стоимостью 250 руб. Проездной билет выдан сотруднику, работа которого носит разъездной характер. В середине месяца сотрудник переведен на другую должность, не связанную с разъездами.
В бухгалтерском учете бухгалтер должен сделать следующие записи:
Дебет 60-1 Кредит 51
- 250 руб. - оплачен проездной билет;
Дебет 50-3 Кредит 60-1
- 250 руб. - оприходован в кассу денежный документ;
Дебет 71 Кредит 50-3
- 250 руб. - выдан проездной билет сотруднику;
Дебет 50-3 Кредит 71
- 250 руб. - возвращен проездной билет в кассу в связи с переводом сотрудника на другую должность.
Обращаем ваше внимание на то, что возврат билета отражается по стоимости его приобретения, так как под отчет выдаются не денежные средства, а денежный документ. И именно за него подотчетное лицо отчитывается.
В дальнейшем, при выдаче проездного билета другому сотруднику, проводки будут аналогичны первоначальному варианту. Затем стоимость проездного билета списывается на затраты:
Дебет 20, 26, 44 Кредит 71
- 250 руб. - списана стоимость проездного билета.
Эта запись делается в конце месяца.