Экономим на ИТ: программы

Еще один хороший способ сэкономить на ИТ – грамотная работа с программным обеспечением, требуемым для работы компании. В последние пару лет в этой области произошло немало положительных изменений, способных помочь ощутимо снизить финансовую нагрузку на ИТ. Самое главное – уметь этими изменениями воспользоваться.

На мой взгляд, ключевой сдвиг произошел в политике лицензирования своих продуктов крупными производителями, такими как Microsoft или 1C. Там, где раньше требовалось приобретать лицензии на годы, замораживая серьезные средства, да еще и платить за обновление до свежих версий, теперь все шире применяется арендная модель. То есть вместо того, чтобы платить за программный продукт полную цену единовременно, что всегда сопровождается нахождением не самых приятных компромиссов, особенно если продукт действительно дорогой, можно ограничиться сравнительно невысокими регулярными арендными платежами. В результате бизнес получает самые современные программные инструменты в необходимом количестве и практически моментально. При этом объем платежей отражает реальную необходимость в программном обеспечении, а не «бумажную», когда ПО приобретается с ненужным запасом, либо наоборот, находится в дефиците внутри компании.

Конечно же, речь идет не о том, что теперь можно легко взять Windows или Office в аренду. С покупкой этого сравнительно доступного ПО справится любое мало-мальски эффективное предприятие. Смена моделей лицензирования касается, в основном, серверного программного обеспечения, а именно здесь организации несут основные затраты при создании или обновлении собственной ИТ-инфраструктуры.

Стоимость аренды лицензий на серверное ПО, как правило, довольно наглядна и складывается из объема арендуемых мощностей в пересчете на количество процессоров – крупные производители ПО тарифицируют его аренду именно по этому параметру. Впрочем, он не единственный: стоимость аренды серверного ПО часто также зависит от количества виртуальных серверов, на которых оно запускается, либо количества пользователей (учетных записей), использующих тот или иной программный инструмент. Некоторые производители могут так или иначе корректировать модель, например, считать не каждого пользователя, а рабочую группу в количестве от 2 до 10 сотрудников, но базовый принцип остается неизменным.

Принцип аренды лицензий напрямую перекликается с отличным методом снизить затраты на серверное оборудование путем аренды внешних мощностей, описанном в моей предыдущей колонке. Чаще всего обе модели используются одновременно: на арендованных серверных мощностях работает программное обеспечение, также взятое в аренду. Такой подход представляется наиболее выгодным с точки зрения затрат на ИТ-инфрастуктуру, и, конечно же, с точки зрения производительности и надежности работы системы в целом.

Второе важное направление новых моделей лицензирования – это модель SaaS (softwareasaservice, программное обеспечение как услуга), упомянутая в первом выпуске моей колонки. Подход к оплате использования ПО остается тем же – регулярные арендные платежи вместо одного первичного, но в этом случае программные инструменты не устанавливаются непосредственно на рабочие места, а работают на мощностях провайдера. Пользователи, соответственно, получают доступ к полной функциональности через интернет, с помощью обычного браузера, либо программы-клиента (встречается все реже). Эта модель лучше подходит для мобильных сотрудников, работающих с одним и тем же инструментом и из офиса, и из дома, а также, возможно, с ноутбука или планшета в командировке. При этом все данные находятся у провайдера, что служит страховкой от форс-мажоров, таких как пожар или потоп в офисе, кража или поломка оборудования, и других малоприятных вещей.

Преимущества арендных моделей налицо: более гибкое расходование средств, отсутствие необходимости в крупном начальном платеже, нет необходимости в сложной процедуре внесения ПО на баланс предприятия. И это только то, что бросается в глаза. К тому же, если работать по модели SaaS, к перечисленному добавляется невиданная ранее мобильность, доступ к настроенному ПО с мобильных устройств и, по большому счету, из любой точки мира.

Но там, где есть преимущества, должны быть и недостатки, не так ли? Основным недостатком работы по арендной модели, как мне кажется, является отсутствие ощущения принадлежности вещи (в нашем случае – программного инструмента) владельцу. В России и по всему миру многие владельцы бизнесов по-прежнему предпочитают перестраховываться и приобретать «бесконечные» лицензии на ПО лишь для того, чтобы почувствовать его «своим». Хотя, на самом деле, при этом приобретается лишь запись в базе данных производителя ПОо его правомерном использовании той или иной компанией, не более того. Подобное восприятие лицензионной модели нельзя однозначно отнести к недостаткам, это скорее особенность менталитета, которому требуется время на приспособление. Когда-то ведь считалось, что ездить в поезде быстрее 40 км/ч будет опасно, потому что от мельтешения пейзажа может стать плохо. О том, как воспринимаются подобные выводы сейчас, можно даже и не вспоминать.

В остальном, если не придираться к отдельным особенностям реализации тех или иных функций, сложно обнаружить какие-то действительно реальные, не надуманные проблемы. Конечно же, первым делом на ум приходит не всегда надежная российская связь. Но посмотрите, сколько всего в этой области сделано за последние годы, и сколько еще будет? Пожалуй, это одна из немногих сфер экономики, в планомерном развитии которой нет никакого сомнения. И распространение модели SaaS, на мой взгляд, абсолютно логично совпадает с переходом скорости и надежности доступа в интернет на всей территории нашей страны на новый уровень.

Многие управленцы, конечно же, вспомнят о приватности, сохранности данных, передаваемых наружу, к поставщику услуг, а также возможных простоях в работе по причине недоступности сервиса. Но именно сейчас на такие вопросы отвечать легче всего. Провайдеры уже обкатали свои соглашения об уровне обслуживания (SLA), в которых четко регламентирована ответственность за доступность программных инструментов и прописана ответственность для различных случаев. А в том, что касается возможных утечек конфиденциальной информации, провайдеры, согласно общедоступной статистике по утечкам корпоративных данных, вообще стоят в конце списка. Чаще всего ценная информация уходит «на сторону» из-за нелояльных сотрудников, либо администраторов, недостаточно тщательно выстраивающих систему безопасности офисной ИТ-инфраструктуры. Кроме того, компьютеры с данными могут быть просто выкрадены из офиса. Зато у любого нормального провайдера к корпоративным данным, внесенным в те или иные программные инструменты, получить доступ со стороны крайне проблематично. Как правило, данные хранятся в зашифрованном виде, и выдаются только авторизованным в системе сотрудникам заказчика (обратите внимание, не поставщика услуг, а заказчика). При этом файлы «размазаны» по сети хранения данных, и даже инженеры поставщика услуг не сразу могут сказать, на каком именно диске из сотен имеющихся могут храниться данные, имеющие отношение к тому или иному заказчику. Естественно, все оборудование провайдера при этом функционирует в дата-центрах, защищенных от технических сбоев и природных катастроф  и имеющих жесткую пропускную систему. На мой взгляд, перечисленных доводов в пользу провайдеров достаточно, чтобы развеять большинство сомнений.

Но лучшим примером преимуществ новой модели работы с ПО может быть, конечно же, только наглядная демонстрация с помощью цифр. Давайте представим себе офис небольшой компании, имеющей 20 сотрудников, для эффективного взаимодействия которых требуется сервер электронной почты, хранилище данных, сервер для 1С-бухгалтерии и хранения бухгалтерских баз данных, а также сервер для размещения веб-сайта компании. 

Если лицензии на серверное ПО приобретать «по старинке», то стартовые затраты на организацию работы офиса, не считая стоимости самих серверов, составят весьма ощутимую цифру. Обратите внимание, что мы приводим средние по рынку цены, их легко проверить с помощью поисковиков.

Серверная операционная система Microsoft® Windows® Server Standard Edition – примерно 23000 рублей

ПО для организации почтового сервера Microsoft® Exchange® Server Standard 2010 – примерно 23000 рублей, плюс дополнительные лицензии Microsoft Exchange Standard CAL 2010 по цене в 2100 рублей за каждого сотрудника, то есть примерно 42000 рублей из расчета в 20 сотрудников.

ПО для организации сервера баз данных Microsoft® SQL Server Standard Edition 2008 R2 – примерно 28000 рублей, плюс дополнительные пользовательские лицензии Microsoft® SQL Server Standard Edition по цене около 6500 рублей за каждого сотрудника, то есть примерно 13000 рублей из расчета на 2 сотрудников (системных администраторов).

Итого: около 129000 рублей разового платежа без учета стоимости обновлений и настройки. При этом серверы для работы этого ПО могут обойтись еще примерно в 200000 рублей, и это при оптимистичном подходе.

А вот если все это серверное ПО взять в аренду цифры получатся совсем иными:

Серверная операционная система Microsoft® Windows® Server Standard Edition– около 700рублей на 1 процессор, без ограничения количества пользователей.

Для работы почтового сервера Microsoft Exchange достаточно арендовать лишь пользовательские лицензии примерно по 150  рублей в месяц, при этом вы получите возможность устанавливать на рабочие машины пользователей лицензионное ПО Microsoft Outlook. В пересчете на 20 сотрудников это получается около 3000 рублей в месяц.

ПО для организации сервера баз данных Microsoft® SQL Server Standard Edition 2008 R2 – где-то 350 рублей на пользователя. Если базы данных выгружаются, допустим, с трех рабочих мест, то общая сумма составит всего около 1050 рублей в месяц.

При этом серверные мощности, достаточные для эффективной работы всего этого ПО обойдутся примерно в 12000 рублей в месяц.

В итоге мы имеем выбор: либо потратить в районе 320000 рублей сразу и получить локальные копии программных продуктов, со всеми вытекающими, либо платить около 17000 рублей (5000 рублей за аренду лицензий и 12000 рублей за аренду виртуальных мощностей в «облаке») в месяц, не замораживая средства, имея в распоряжении все нужные инструменты и обеспечив повышенную надежность хранения данных.