Несколько советов по составлению должностных инструкций (в приложении - инструкция главбуха)

Экономическая эффективность бизнеса во многом зависит от эффективности использования имеющихся ресурсов.

Экономическая эффективность бизнеса во многом зависит от эффективности использования имеющихся ресурсов.

Большое значение для нормального функционирования организации играют человеческие ресурсы. Этот факт трудно переоценить. А значит, необходимость эффективного использования человеческих ресурсов так же не вызывает сомнений. Так какие же инструменты необходимо задействовать для эффективного использования человеческих ресурсов?

Одним из основных документов, влияющих на успешное взаимодействие работодателя и его сотрудников, является должностная инструкция.

Итак, должностная инструкция – это внутренний документ организации, необходимый для эффективного управления персоналом вне зависимости от размеров компании.

Должностные инструкции определяют:

  • должностные обязанности сотрудников,
  • их права,
  • обязанности,
  • уровень ответственности,
  • порядок взаимодействия с руководством и коллегами.

Несмотря на то, что обязанность по составлению должностных инструкций предусмотрена только для государственных учреждений, коммерческим компаниям они способны оказать значительную поддержку при регулировании трудовых отношений с сотрудниками, а так же в случаях возникновения трудовых споров.

Ведь именно невыполнение обязанностей, предусмотренных в должностной инструкции сотрудника, может послужить обоснованным поводом к его увольнению.

ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

После того, как было принято решение о необходимости составления должностных инструкций, возникает вопрос о порядке разработки должностных инструкций.

При этом стоит обратить внимание на Письмо Роструда от 31.10.2007г. №4412-6 «О порядке внесения изменений в должностные инструкции работников».

Роструд в своем Письме отмечает, что несмотря на то что в Трудовом кодексе не содержится упоминания о должностной инструкции, она является важным документом, содержанием которого является:

  • трудовая функция работника,
  • круг должностных обязанностей,
  • пределы ответственности,
  • квалификационные требования, предъявляемые к занимаемой должности.

Так же в данном Письме отмечается, что поскольку порядок составления должностных инструкций нормативными правовыми актами не урегулирован, работодатель самостоятельно решает, как именно ее оформить и каким образом вносить в нее изменения.

Должностная инструкция может являться приложением к трудовому договору, а также утверждаться как самостоятельный документ.

Внесение изменений в должностную инструкцию может быть связано с изменением обязательных условий трудового договора. В этом случае должны быть соблюдены требования о заблаговременном письменном уведомлении об этом работника.

Изменения в должностную инструкцию в таком случае могут быть внесены только после того как работник согласился на продолжение трудовых отношений.

Если инструкция является приложением к трудовому договору, целесообразно вносить одновременно изменения в трудовой договор и должностную инструкцию путем подготовки дополнительного соглашения.

Если должностная инструкция была утверждена как отдельный документ и при этом внесение в нее изменений не влечет за собой необходимость изменения обязательных условий трудового договора, удобнее всего утвердить должностную инструкцию в новой редакции, письменно ознакомив с ней работника.

Должностная инструкция, как правило, составляется в двух экземплярах, один из которых по просьбе работника может быть ему вручен.

При составлении должностных инструкций рекомендуется принять во внимание требования к оформлению документов, установленные Государственным стандартом РФ ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

ГОСТ Р 6.30-2003 принят и введен в действие постановлением Госстандарта РФ от 03.03.2003г. №65-ст и распространяется на организационно-распорядительные документы, включенные в ОК 011-93 «Общероссийский классификатор управленческой документации» (ОКУД) (класс 0200000).

Правила внутреннего трудового распорядка относятся к классу 0200000 и имеют кодовое обозначение 0252051.

ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает:

  • состав реквизитов документов;
  • требования к оформлению реквизитов документов;
  • требования к бланкам документов.

В соответствии со ст.3 Стандарта, при подготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты:

  • эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
  • код организации;
  • основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
  • идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);
  • код формы документа;
  • наименование организации;
  • справочные данные об организации;
  • наименование вида документа;
  • дата документа;
  • регистрационный номер документа;
  • ссылка на регистрационный номер и дату документа;
  • место составления или издания документа;
  • адресат;
  • гриф утверждения документа;
  • резолюция;
  • заголовок к тексту;
  • отметка о контроле;
  • текст документа;
  • отметка о наличии приложения;
  • подпись;
  • гриф согласования документа;
  • визы согласования документа;
  • оттиск печати;
  • отметка о заверении копии;
  • отметка об исполнителе;
  • отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
  • идентификатор электронной копии документа.

Обратите внимание: Требования вышеуказанного стандарта являются рекомендуемыми.

РЕКОМЕНДАЦИИ ПО РАЗРАБОТКЕ ДОЛЖНОСТНЫХ ИНСТРУКЦИЙ ОТ МИНТРУДА

Несмотря на то, что рекомендации по разработке должностных инструкций, указанные в Письме Минтруда от 13.03.1996г. №482-ВК не являются обязательными для коммерческих организаций, их можно использовать, как точку отсчета при разработке должностных инструкций компании.

Из вышеназванного письма можно сделать следующие извлечения:

1. Руководитель утверждает должностные инструкции:

  • для своих заместителей,
  • для руководителей структурных подразделений.

По остальным должностям – типовые должностные инструкции.

На основании типовых должностных инструкций руководитель структурного подразделения утверждает должностные инструкции по конкретным должностям в подразделении.

2. Должностные инструкции являются документами, призванными:

  • содействовать правильному подбору и расстановке кадров,
  • повышению их деловой квалификации,
  • разделению труда между руководителями и специалистами,
  • оценке служащего при проведении аттестации сотрудников при приеме их на работу в порядке назначения или по конкурсу.

3. Должностные инструкции по каждой должности должны содержать:

  • обязанности по должности,
  • должностные положения,
  • необходимые знания для занятия должности,
  • квалификационные требования.

3.1. В обязанностях по должности необходимо отразить основные функции, которые выполняет сотрудник, а так же конкретные обязанности, закрепленные за ним.

3.2. Должностные полномочия содержат основные должностные права, которыми в пределах своей компетенции сотрудник может пользоваться при выполнении возложенных на него должностных обязанностей.

3.3. В разделе о необходимых знаниях для занятия соответствующей должности должны содержаться основные требования, предъявляемые к сотруднику в отношении специальных знаний, а так же знания:

  • нормативных актов,
  • положений,
  • инструкций,
  • других нормативных документов применительно к исполнению должностных обязанностей.

3.4. В квалификационных требованиях конкретизируются требования по уровню профессионального образования сотрудника с учетом его специализации по должности. Такие требования могут устанавливаться внутренними документами компании или содержаться в конкретной должностной инструкции.

В письме Минтруда так же приводятся содержатся примерные должностные инструкции:

  • Начальника департамента (управления).
  • Начальника отдела в составе департамента (управления).
  • Главного специалиста.

При использовании данного документа в целях разработки должностных инструкций для своей компании необходимо избегать излишнего объема инструкции.

Соответственно, необходимо проанализировать предложенный подход и вычленить те пункты, которые подходят конкретно Вашей организации.

ПЛАН СОСТАВЛЕНИЯ ДОЛЖНОСТНОЙ ИНСТРУКЦИИ

При составлении должностных инструкций необходимо помнить, что каждая должностная инструкция должна содержать четкое описание требований, предъявляемых к конкретному сотруднику.

Однако, все таки можно и нужно применить к составлению инструкций «шаблон», для более быстрого и полного ее составления.

Для этого можно использовать следующий план составления должностной инструкции, состоящий из 6 пунктов:

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

В этом разделе может указываться следующая информация:

1.1. Название подразделения организации, к которому относится сотрудник.

1.2. Название занимаемой должности.

1.3. Порядок подчинения сотрудника его непосредственному руководителю. Указывается должность руководителя.

1.4. Порядок подчинения сотруднику его подчиненных. Указываются должности подчиненных.

1.5. Порядок замещения и исполнения обязанностей сотрудника во время его отсутствия на рабочем месте. Указываются должности сотрудников, его заменяющих и документ, на основании которого происходит замещение сотрудника.

1.6. Порядок рабочего времени. Указывается режим рабочего времени или документ, в соответствии с которым этот режим определяется.

1.7. Требования, предъявляемые к сотруднику, занимающему должность. Указывается требуемый уровень образования (например – высшее профессиональное, среднее профессиональное). Так же может быть указан требуемый профессиональный опыт (например – не менее 3х лет в аналогичной должнсоти).

1.8. Документы, которыми назначают на должность и снимают с должности (Приказ, Решение учредителей и пр.).

1. 9. Законодательные акты и внутренние документы, которыми должен руководствоваться сотрудник, занимающий должность.

2. КВАЛИФИКАЦИОННЫЕ ТРЕБОВАНИЯ

В данном разделе указываются требования, предъявляемые к квалификации сотрудника, занимающего соответствующую должность.

3. ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ

Основной раздел любой должностной инструкции.

Он содержит информацию о функциях сотрудника, его целях и задачах.

Здесь перечисляются все те трудовые обязанности, которые должен выполнять сотрудник на занимаемой им должности.

При этом не следует чрезмерно перегружать должностную инструкцию особенно подробными описаниями, каким образом сотрудник должен исполнять свои функции.

4. ОТНОШЕНИЯ С ДРУГИМИ ПОДРАЗДЕЛЕНИЯМИ И ОТВЕТСТВЕННЫМИ ЛИЦАМИ КОМПАНИИ

В данном разделе необходимо отразить информацию, имеющую значение при взаимодействии сотрудника с другими подразделениями компании и ответственными лицами.

Указывается порядок и особенности такого взаимодействия (например - права сотрудника, предоставленные ему в связи с его должностным положением).

5. КРИТЕРИИ ЭФФЕКТИВНОСТИ ТРУДА

Этот раздел дает представление о том, по каким именно критериями будет оцениваться эффективность деятельности сотрудника его руководством.

6. ЗАКЛЮЧИТЕЛЬНЫЕ ПОЛОЖЕНИЯ

Этот раздел содержит ту информацию, которую работодатель посчитает нужным включить в должностную инструкцию и которая не нашла отражения в других разделах.

Так, например, в этом разделе может указываться порядок внесения дополнений и изменений в данную должностную инструкцию.

СОГЛАСОВАНИЕ ДОЛЖНОСТНЫХ ИНСТРУКЦИЙ

После составления должностной инструкции необходимо ее согласование с руководством, сотрудником, юридической службой и ответственными лицами подразделений компании.

Юридический отдел выполняет техническое согласование должностной инструкции.

Согласование с юристами должностных инструкций необходимо для того, чтобы установить соответствие положений, в них содержащихся, требованиям действующего трудового законодательства, а так же положениям трудовых договоров, заключенных с сотрудниками.

Положения, содержащиеся в должностных инструкциях не должны ухудшать положение работника по сравнению с действующим законодательством. Кроме того, необходимо исключить противоречия между положениями инструкции и трудового договора.

В случае отсутствия в организации юридической службы, функции технического согласования должностных инструкций могут быть возложены на сотрудников кадровой службы или, что уже стало традиционным в небольших компаниях, на  сотрудников бухгалтерии.

После проведения технического согласования должностной инструкции, она предоставляется для ознакомления сотруднику компании, занимающему соответствующую должность.

В случае, если сотрудник не имеет возражений по форме и существу данной инструкции, можно переходить к третьему этапу согласования.

На третьем этапе должностную инструкцию необходимо согласовать с руководством и ответственными лицами подразделений компании.

Это необходимо для того, чтобы исключить дублирование трудовых функций сотрудника, а так же для информирования ответственных лиц других подразделений компании о порядке взаимодействия.

После окончательного согласования должностной инструкции, она утверждается руководителем организации и подписывается сотрудником компании.

На первом листе должностной инструкции ставится отметка об ее утверждении. Указывается название компании, ФИО руководителя, дата утверждения инструкции, проставляется подпись руководителя.

Подписанная и утвержденная инструкция нумеруется и заверяется печатью организации.

Подпись сотрудника и дата ознакомления с инструкцией, обычно проставляются в конце должностной инструкции и подтверждают его ознакомление и согласие с ее положениями. Так же к должностной инструкции может быть составлен лист ознакомления. Тогда сотрудник подписывается на этом листе.

Требования, предусмотренные должностной инструкцией, являются обязательными для сотрудника с даты его ознакомления с инструкцией под роспись и до перемещения на другую должность или увольнения.

Обратите внимание: Работодатель обязан ознакомить сотрудника с должностной инструкцией до подписания с ним трудового договора.

Факт ознакомления сотрудника с инструкцией может быть зафиксирован в его трудовом договоре.

Обычно должностная инструкция составляется в нескольких экземплярах. Один из них выдается на руки сотруднику, второй – хранится в личном деле сотрудника в кадровом отделе или бухгалтерии компании.

Копия должностной инструкции сотрудника так же может находиться у его непосредственного начальника.

Должностная инструкция вступает в силу с момента ее утверждения и действует до замены ее на новую должностную инструкцию.

К нашей статье мы прилагаем пример должностной инструкции главного бухгалтера организации.

Ссылки по теме:

🌟 Освойте новые навыки для карьерного роста!

🔥 Главный бухгалтер на УСН – Освоите бухгалтерский и налоговый учет по новым правилам УСН Цена: 7 900 ₽

🔥 Бухгалтер с нуля – Станете бухгалтером-универсалом и получите диплом проф. переподготовки Цена: 9 900 ₽

🔥 Управленческий учет и финансы в 1С: УНФ – Автоматизируйте управленческий учет с 1С: УНФ. Цена: 6 900 ₽

🚀 Начните обучение и получите полезные материалы!

Посмотреть каталог

Запланировал, съездил, отчитался. Или как наладить дисциплину в оформлении командировок

Ежедневная рутина и огромный объём работы истощают бухгалтеров и кадровиков. Не просто же так их включили в топ-5 стрессовых профессий. Рассказываем, как разгрузить сотрудников благодаря автоматизации типовых операций.

Запланировал, съездил, отчитался. Или как наладить дисциплину в оформлении командировок

Начать дискуссию


Дайджест для бухгалтеров за 16 декабря – 22 декабря 2024: вычеты, ставки и новые правила для ИП, самозанятых и бизнеса

В новом недельном дайджесте для бухгалтера разбираем ключевые новости: новые сроки и формы для налоговых вычетов, корректировки НДС для упрощенцев, свежие разъяснения ФНС и Минфина, а также важные изменения в трудовых отношениях и правилах оформления недвижимости.

Обяжут ли работодателей платить 13-ю зарплату или это опять пиар. 🐱‍🏍«Ночной бухгалтер» № 1840

Депутаты предлагают сделать годовую премию или так называемую 13-ю зарплату обязательной и прописать ее в ТК. Бухгалтерам идея не нравится и никакой реальной мотивации для сотрудников они тут не видят, а кроме того — за чей счет банкет?

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру

Чем занимается финменеджер и чему учиться, чтобы занять эту должность

Финансовый менеджер — это специалист, который помогает руководителю следить за благополучием бизнеса, управлять доходами и инвестициями. Такой помощник всегда в цене, так что если ваша цель на 2025 год — получить повышение и выйти на более высокий доход, то пора осваивать новые инструменты и погружаться в профессию финансового менеджера.

Чем занимается финменеджер и чему учиться, чтобы занять эту должность

Курсы повышения
квалификации

21
Официальное удостоверение с занесением в госреестр Рособрнадзора

Отмена налоговой миграции в Удмуртию: что теперь делать предпринимателям, которые не хотят переплачивать налоги?

Зам. руководителя ФНС по Удмуртской республике рассказал, что для предпринимателей налоговая миграция в Удмуртию значительно усложнится.

НДС в 2024-2025 году: самые важные письма ФНС и Минфина. Обзор для бухгалтера

Собрали для вас краткую сводку по разъяснениям Минфина и ФНС по НДС. Сохраняйте и пользуйтесь.

НДС в 2024-2025 году: самые важные письма ФНС и Минфина. Обзор для бухгалтера
1

Чек-лист для бухгалтера: пять главных изменений по зарплате, НДФЛ и страховым взносам с 1 января 2025 года

С 1 января 2025 года в силу вступит множество изменений по разным участкам. Удержать все в голове невозможно, поэтому мы выбрали самые важные нововведения по зарплате и составили для вас чек-лист, который поможет адаптироваться к новым правилам и не сойти с ума от стресса и паники в первые рабочие дни нового года.

Чек-лист для бухгалтера: пять главных изменений по зарплате, НДФЛ и страховым взносам с 1 января 2025 года

Продажа земли

Здравствуйте,подскажите пожалуйста при продаже земельного участка одной организацией другой, сумма продажи составляет балансовая стоимость или кадастровая.Если кадастровая...

Читать полностью

Эксперт:

Надежда Камышева

Надежда Камышева
Эксперт

При УСН учитывается в расходах покупка амортизируемого имущества, а земля не амортизируется. Поэтому покупку земли при упрощенке принять в расходы...

Читать полностью

Изменения в уголовном законодательстве, касающиеся военной службы

Недавно были внесены значительные изменения в уголовный кодекс РФ, которые усиливают ответственность за преступления, связанные с военной службой.

Незаконное возмещение НДС

Узнайте о незаконном возмещении НДС: уголовная ответственность и актуальная судебная практика. Подробное руководство по последствиям таких действий и примеры из судебной практики для осознания рисков.

Незаконное возмещение НДС

Что нужно сделать перед составлением годовой отчетности. Часть 1. «Учетная политика. Субъекты МСП»

Добрый день, коллеги. Сегодня хочу начать серию статей, в которой буду рассказывать, что нужно сделать перед составлением годовой отчетности. Будем рассматривать каждый этап подготовки отдельно и подробно.

Обучение для бухгалтеров

⚡ Получите курс повышения квалификации «Бухгалтер маркетплейса» в подарок!

Маркетплейсы признаны самой перспективной нишей для карьерного развития бухгалтера в 2025 году. Это надежный источник дополнительного дохода и отличный вариант для перехода на аутсорс — на эти услуги всегда будет высокий спрос и минимальные риски. Только сегодня, 24 декабря, вы можете получить курс «Бухгалтер маркетплейса» бесплатно!

⚡ Получите курс повышения квалификации «Бухгалтер маркетплейса» в подарок!
Обзоры для бухгалтера

Что смотреть бухгалтеру в Новый год? Часть 4. Заключительная. Мультфильмы

Рабочий год вышел на финишную прямую, а я заканчиваю делиться своей подборкой новогоднего кино. И сегодня настала очередь новогодних мультфильмов.

Что смотреть бухгалтеру в Новый год? Часть 4. Заключительная. Мультфильмы
3

В Москве назвали лучших участников образовательного проекта для начинающих предпринимателей

В Российском биотехнологическим университете (Университет РОСБИОТЕХ) состоялась торжественная церемония награждения слушателей двухмесячного интенсива для начинающих предпринимателей — «БизнесКап. Кофейня с нуля». На протяжении трех месяцев слушатели получали знания от профессионалов отрасли, а авторы лучших идей получили персональные предложения от организаторов мероприятия. 

В Москве назвали лучших участников образовательного проекта для начинающих предпринимателей

Бизнес-завтрак Ассоциации «РОСЭУ» и МТС

18 декабря состоялся бизнес-завтрак «ЭДО Культура», организаторами которого выступили Ассоциация «РОСЭУ» и МТС. Участники рынка электронного документооборота в интерактивном формате обсудили актуальные вопросы архивного хранения электронных документов.

Бизнес-завтрак Ассоциации «РОСЭУ» и МТС

Расходы на крипту, УСН на маркетплейсе, налог на прицеп в обзоре разъяснений Минфина

Обзор позиций Минфина России по налогам за ноябрь 2024.

Самозанятые

Как привлекать самозанятых без рисков и штрафов: памятка для заказчика

Привлечение самозанятых — удобный способ взаимодействия с квалифицированными специалистами для ИП и ООО. Предприниматель может подключить к работе исполнителя с минимальным пакетом документов и при этом не платить за него страховые взносы и НДФЛ. Однако при сотрудничестве с самозанятыми ИП и компании должны знать несколько правил, чтобы не нарушить закон при их приеме на работу. 

Как привлекать самозанятых без рисков и штрафов: памятка для заказчика

С 16 декабря ВТБ планирует снизить комиссию на переводы в Китай

Детские пособия в 2025 году: что изменится, кто может получить

Разовые выплаты на ребенка и ежемесячные пособия изменятся в 2025 году. Рассказываем, кому они будут положены, и какой будет порядок получения. 

Детские пособия в 2025 году: что изменится, кто может получить
Налоговые проверки

40 миллионов доначислений и разборки с ФНС: к чему может привести путаница в номенклатуре и учете расходов

Рассказали истории клиентов, которые не учли сложности учета товаров и списания расходов.

40 миллионов доначислений и разборки с ФНС: к чему может привести путаница в номенклатуре и учете расходов

Налог на вклады в 2025 году: сколько и когда платить

Минфин прогнозирует поступления от налога на доходы по банковским вкладам в бюджет на 2025 год в размере 251,49 млрд. Это в два раза больше, чем в 2024 году. В 2026 году планируется собрать в 262,14 млрд, а в 2027 — 173,34 млрд. Такой рост связан с динамикой ключевой ставки.

Налог на вклады в 2025 году: сколько и когда платить

Интересные материалы

Какие изменения ожидают в 2025 году тех, у кого есть банковские карты и счета

Наличие банковской карты или счета сейчас больше необходимость, нежели роскошь. А чем шире область применения банковских услуг, тем чаще она требует новых правил регулирования. И 2025 год, еще не наступив, уже припас для банковских клиентов несколько важных законов.

Какие изменения ожидают в 2025 году тех, у кого есть банковские карты и счета