Расчеты с подотчетными лицами в 2012 году

Почти в любой организации существует необходимость в осуществлении расчетов с подотчетными лицами. Соответственно, практически каждая бухгалтерия, так или иначе, сталкивается с оформлением и бухгалтерским учетом таких расчетов.

Подотчетными лицами называют сотрудников организации, которым выдаются денежные суммы, для произведения расчетов и расходов в интересах выдавшей их организации.

В дальнейшем эти сотрудники должны представить отчет о произведенных расходах. То есть денежные средства выдаются им «под отчет».

Деньги, выданные подотчетным лицам, являются подотчетными суммами.

Подотчетными суммами могут оплачиваться:

1. Хозяйственные нужды (или хозяйственные расходы):

• ОС и МПЗ;
• Канцелярские расходы;
• почтовые расходы;
• проездные документы;
• и тому подобное.

2. Представительские расходы.

3. Командировочные расходы:

• расходы на проезд до места назначения и обратно,
• расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок,
• расходы на провоз багажа,
• расходы по найму жилого помещения,
• расходы по оплате услуг связи,
• расходы по получению и регистрации служебного заграничного паспорта, виз,
• расходы, связанные с обменом наличной валюты или чека в банке на наличную иностранную валюту,
• суточные, выплачиваемые в пределах установленных норм,
• сборы за услуги аэропортов, комиссионные сборы.

Расчеты с подотчетными лицами могут осуществляться как в наличной, так и в безналичной формах. И у того и у другого способа есть свои особенности, которые необходимо учесть бухгалтеру.

Выдача подотчетных сумм производится на основании письменного заявления сотрудника, подписанного руководителем компании. 

После осуществления расходов подотчетных средств, сотрудники обязаны в установленные сроки отчитаться перед организацией, представив в бухгалтерию компании авансовый отчет и приложив документы, подтверждающие произведенные им расходы. 

При возникновении перерасхода, сотруднику возвращают сумму перерасхода.

Остаток неизрасходованных подотчетных сумм возвращается в кассу организации.

С 2012 года вступило в действие новое «Положение о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации» от 12.10.2011 №373-П, утвержденное ЦБ РФ.

Данное Положение внесло некоторые изменения в порядок наличных расчетов с подотчетными лицами, которые бухгалтеру необходимо учесть в своей работе.

Ниже будет рассмотрен порядок бухгалтерского учета выдачи под отчет денежных средств сотрудникам компании, действующий в 2012 г.

РАСЧЕТЫ НАЛИЧНЫМИ ДЕНЕЖНЫМИ СРЕДСТВАМИ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ В 2012 г.

Порядок осуществления наличных расчетов в РФ регламентируется Положением Центробанка №373-П.

В соответствии с п. 4.4. Положения №373-П, для выдачи наличных денег на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица (ИП), сотруднику под отчет оформляется расходным кассовым ордером.

При этом сотрудник, как подотчетное лицо, обязан составить письменное заявление в произвольной форме на выдачу подотчетных сумм.

Данное заявление должно содержать собственноручную надпись руководителя компании о сумме наличных денег и о сроке, на который они выдаются.

В заявлении так же должна быть дата и подпись руководителем компании.

Такой порядок действует с 01.01.2012 г.

Раньше наличные денежные средства выдавались под отчет сотрудникам на основании приказа руководителя, утверждающего перечень подотчетных лиц с указанием сроков, в которые они должны отчитаться за эти средства.

Подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу сдать в бухгалтерию авансовый отчет с приложением подтверждающих документов.

Если в установленные сроки сотрудник авансовый отчет не представил, подотчетная сумма может быть удержана из заработной платы сотрудника в соответствии со ст.137 Трудового кодекса. 

Обратите внимание: Выдача наличных денег под отчет проводится при условии полного погашения подотчетным лицом задолженности по ранее полученной под отчет сумме наличных денег.

Приказом, утвержденным руководителем организации устанавливаются сроки:

• проверки авансового отчета бухгалтерией,
• утверждение отчета руководителем,
• окончательный расчет по авансовому отчету.

В соответствии с п.3.4. Положения №373-П прием остатка наличных денег, полученных под отчет, как и прежде, проводится кассиром по приходному кассовому ордеру.

РАСЧЕТЫ БЕЗНАЛИЧНЫМИ ДЕНЕЖНЫМИ СРЕДСТВАМИ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ В 2012г.

В настоящее время все большую популярность приобретают безналичные расчеты с подотчетными лицами.

Во первых, при безналичных перечислениях нет нужды сотруднику каждый раз писать заявление о выдаче под отчет денежных средств, во вторых – нет нужды заниматься кассовыми документами, в третьих – не нужно снимать с расчетного счета денежные средства на хозяйственные расходы.

Кроме того, выдача под отчет по безналу, удобна при нахождении сотрудников в командировках в других городах.

Однако при использовании такого метода возникают некоторые трудности.

Не смотря на то, что действующее законодательство не содержит запрета на перечисление подотчетных средств на личные счета и пластиковые карты сотрудников, многие обслуживающие банки отказываются перечислять денежные средства сотрудникам с формулировкой «выдано под отчет».

Банки ссылаются на письмо ЦБ РФ от 18.12.06г. № 36-3/2408, в котором говорится, что «Нормативными актами Банка России не предусмотрена выдача денежных средств организацией под отчет своим сотрудникам путем безналичного перечисления средств на их банковские счета для совершения операций, связанных с хозяйственной деятельностью организации».

При этом Центробанк ссылается на утративший силу Порядок ведения кассовых операций в РФ, утвержденный Решением Совета директоров Банка России от 22.09.1993г. №40, отмечая,  что согласно п.10, п.11 Порядка, выдача организациями наличных денег под отчет своим работникам для совершения указанных расходов производится наличными деньгами.

Учитывая сегодняшнюю тенденцию минимизации наличных денежных расчетов и максимизации безналичных (для усиления государственного контроля), такая позиция обслуживающих банков представляется не последовательной.

При этом, согласно п.2.5 «Положения об эмиссии банковских карт и об операциях, совершаемых с использованием платежных карт», утвержденного Банком России 24.12.2004г. №266-П:

Клиент - юридическое лицо (ИП), осуществляет с использованием расчетных (дебетовых) карт, кредитных карт следующие операции:

• Оплата расходов в валюте РФ, связанных с деятельностью юридического лица, индивидуального предпринимателя, в том числе оплатой командировочных и представительских расходов, на территории РФ.

• Иные операции в валюте РФ на территории РФ, в отношении которых законодательством РФ, в том числе нормативными актами Банка России, не установлен запрет (ограничение) на их совершение.

При перечислении подотчетных сумм на «зарплатные» пластиковые карты сотрудников могут возникнуть определенные налоговые риски.

Они связаны с переквалификацией денежных средств, перечисленных как подотчетные в заработную плату.

Налоговые органы при проведении проверки на такие суммы могут доначислить страховые взносы, НДФЛ, пени и штрафы.

Чтобы не вступать в конфликты с налоговыми органами и минимизировать налоговые риски, организации могут обезопасить себя следующим образом:

1. Отразить в учетной политике для целей бухгалтерского и налогового учета организаций возможность перечисления безналичных денежных средств на выдачу подотчетных сумм с использованием любых реквизитов сотрудников.
2. Четко указывать назначение платежа именно как «перечисление подотчетных средств» и настаивать на своей позиции, в случае, если обслуживающий банк попытается изменить назначение платежа.
3. Своевременно и в полном объеме вести учет авансовых отчетов и приложенных к нему подтверждающих документов.

АВАНСОВЫЙ ОТЧЕТ (С ПРИМЕРОМ ЗАПОЛНЕНИЯ)

При оформлении отчета о расходовании подотчетных сумм, выданных сотруднику, используется унифицированная форма «Авансовый отчет» (форма №АО-1).

Форма данного документа утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 01.08.2001г. №55 «Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации №АО-1 «Авансовый отчет».

Авансовый отчет составляется подотчетным лицом в одном экземпляре. И предоставляется для последующей обработки в бухгалтерию вместе с документами, подтверждающими произведенные расходы.

В авансовом отчете необходимо указать все документы, подтверждающие произведенные расходы и суммы затрат по ним.

Такими документами могут быть:

• Товарный чек,
• Кассовый чек,
• Товарная накладная,
• Счет фактура (это позволит принять к вычету НДС, с произведенных подотчетным лицом расходов),
• Акт выполненных работ (оказанных услуг),
• Командировочное удостоверение,
• Квитанция,
• Транспортные документы,
• и любые другие подтверждающие документы.

Бухгалтерия компании проверяет:

• целевое расходование подотчетных сумм,
• наличие и правильность оформления документов, подтверждающих произведенные расходы.

После данной проверки бухгалтер заполняет остальные графы авансового отчета, в том числе – проставляет суммы расходов, принятые к учету и используемые счета бухгалтерского учета.

В случае, если подотчетному лицу выдавались денежные средства в иностранной валюте в соответствии с действующим законодательством, в авансовом отчете проставляются так же данные, относящиеся к иностранной валюте.

В противном случае, эти графы не заполняются.

После проверки и заполнения авансового отчета бухгалтером, его передают на утверждение руководителем организации.

После утверждения авансового отчета руководителем, бухгалтерия производит списание подотчетных денежных средств с сотрудника.

Сумма неиспользованного аванса вносится подотчетным лицом в кассу организации, а суммы перерасхода – возвращаются сотруднику.

Пример заполнения авансового отчета

НЕКОТОРЫЕ ДОКУМЕНТЫ, ПОДТВЕРЖДАЮЩИЕ ПРОИЗВЕДЕННЫЕ ПОДОТЧЕТНЫМ ЛИЦОМ РАСХОДЫ

В соответствии со ст.252 Налогового кодекса, расходы организации должны быть обоснованны и документально подтверждены. Данное требование относится и к расходам, произведенным для организации подотчетными лицами.

Ниже мы рассмотрим некоторые Письма Минфина, касающиеся документов, подтверждающих расходы, произведенные подотчетным лицом.

1. Документы, подтверждающие расходы по оплате проездных документов (билетов) и услуг гостиницы.

В своем Письме от 10.11.2011г. №03-03-07/51, Минфин указал перечень документов, необходимых для подтверждения расходов по оплате проездных документов командированными сотрудниками.

«При направлении работника в командировку документами, подтверждающими его расходы по оплате билетов и (или) услуг гостиницы, являются:

- чек контрольно-кассовой техники;

- слипы, чеки электронных терминалов при проведении операций с использованием банковской карты, держателем которой является работник;

- подтверждение кредитного учреждения, в котором открыт работнику банковский счет, предусматривающий совершение операций с использованием банковской карты, проведенной операции по оплате;

- или другой документ, подтверждающий произведенную оплату, оформленный на утвержденном бланке строгой отчетности.»

Обратите внимание: Командированные сотрудники не должны забывать о документах, подтверждающих оплату произведенных расходов (чеках ККТ и слипах).

2. Как подтвердить расходы, если оформляются электронные проездные документы.

Порядок подтверждение расходов при оформлении электронных билетов раскрыт в Письме Минфина от 27.02.2012г. №03−03−07/6:«В случае оформления проездных документов электронными пассажирскими билетами необходимо учитывать, что согласно п. 2 Приказа Минтранса России от 08.11.2006 №134 «Об установлении формы электронного пассажирского билета и багажной квитанции в гражданской авиации» маршрут/квитанция электронного пассажирского билета и багажной квитанции (выписка из автоматизированной информационной системы оформления воздушных перевозок) является документом строгой отчетности и применяется для осуществления организациями и индивидуальными предпринимателями наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники.

Таким образом, если авиабилет приобретен в бездокументарной форме (электронный билет), то оправдательными документами, подтверждающими расходы на приобретение авиабилета для целей налогообложения, являются сформированная автоматизированной информационной системой оформления воздушных перевозок маршрут/квитанция электронного документа (авиабилета) на бумажном носителе, в  которой указана стоимость перелета, посадочный талон, подтверждающий перелет подотчетного лица по указанному в электронном авиабилете маршруту.»

3. Какие документы необходимы для подтверждения расходов в виде суточных, выданных командированному сотруднику.

Расходы в виде суточных могут быть подтверждены командировочным удостоверением. Именно такой точке зрения придерживается Минфин в своем Письме от 11.11.2011г. №03-03-06/1/741.

«Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 утверждено Положение об особенностях направления работников в служебные командировки (далее - Положение).

В соответствии с пунктом 11 Положения дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места жительства (суточные), возмещаются работнику за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и нерабочие праздничные дни, а также за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути, с учетом положений, предусмотренных пунктом 18 Положения.

Согласно пункту 7 Положения на основании решения работодателя работнику оформляется командировочное удостоверение, подтверждающее срок его пребывания в командировке (дата приезда в пункт (пункты) назначения и дата выезда из него (из них)), за исключением случаев, указанных в пункте 15 Положения.

Принимая во внимание то, что суточные возмещаются работнику за каждый день нахождения в командировке, вместе с тем срок пребывания в командировке подтверждается командировочным удостоверением, считаем, что расходы в виде суточных могут быть подтверждены командировочным удостоверением. При этом предоставление чеков и квитанций, подтверждающих расходование работником суточных, не требуется.»

ПОРЯДОК БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ

После составления, подписания и утверждения авансового отчета данные о хозяйственных операциях необходимо отразить в регистрах бухгалтерского учета.

При этом следует ориентироваться на План счетов бухгалтерского учета финансово - хозяйственной деятельности организаций и Инструкции по его применению, утвержденный Приказом Минфина от 31.10.2000г. №94н.

В соответствии с этим документом, для обобщения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на административно-хозяйственные и прочие расходы предназначен счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

На основании авансовых отчетов бухгалтер делает следующие проводки в регистрах бухгалтерского учета:

1. Дебет счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами»

Кредит счета 50/51 (счета учета денежных средств)

– выданы под отчет денежные средства на расходы сотруднику.

2. Дебет счета 20/25/26/44 (счета учета расходов)

Кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами»- учтены расходы, произведенные сотрудником в интересах организации.

3.  Дебет счета 08/10/41 (счета учета материальных ценностей) 

Кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами»

- оприходованы внеоборотные активы (ОС), МПЗ, товары.

4.  Дебет счета 60/76 (счета учета расчетов)   

Кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» - сотрудником погашена задолженность перед контрагентами.

5. Дебет счета 50 «Касса»

Кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» – сотрудником возвращены в кассу не использованные подотчетные суммы.

Подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные сроки, списываются со счета 71:

1. Дебет счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»

Кредит 71 «Расчеты с подотчетными лицами»

– не возвращенные своевременно работником подотчетные средства списаны на недостачи.

2. Дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»

Кредит 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»- если не возвращенные в срок подотчетные суммы могут быть удержаны из зарплаты сотрудника.

3. Дебет счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям»

Кредит 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» - если не возвращенные в срок подотчетные суммы не могут быть удержаны из зарплаты сотрудника.

Обратите внимание: Аналитический учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется по каждой сумме, выданной под отчет.

Ссылки по теме:

• ЦБ РФ обязал ИП вести кассу – Клерк.Ру, 01.12.11
• Операции по расчетам с подотчетными лицами характеризуются ограниченным перечнем – Клерк.Ру, 31.08.11
• Деньги, выданные на приобретение продуктов питания, не являются доходом работников – Клерк.Ру, 19.01.10