Лето - период отпусков

Лето - период отпусков. Горячая трудовая пора для бухгалтера отдела труда и заработной платы. Правильно и своевременно начислить отпускные, не забыть про компенсации, ответить на все вопросы работников. А вопросов бывает много. Именно поэтому поговорим о проблемах при предоставлении отпуска.

Ежегодный оплачиваемый отпуск

Право на ежегодный отдых продолжительностью 28 календарных дней имеют все работники. Право на отпуск за первый год работы возникает у работника по истечении шести месяцев работы у данного работодателя. Естественно, что работодатель и работник могут договориться о предоставлении отпуска и раньше. Некоторые категории работников имеют законную привилегию в виде права на первый отпуск до истечения шести месяцев непрерывной работы. Некоторые работники имеют право на удлиненный основной отпуск. За вредность производства, ненормированный рабочий день и северным работникам положен дополнительный ежегодный отпуск. Очередность отпусков работодатель фиксирует в документе, который именуется «График отпусков». Утверждается документ не позднее, чем за две недели до наступления следующего календарного года. Часто встречается вопрос о необходимости изменения графика отпусков в течение года в связи с приемом или увольнением работников. Законодательно такая обязанность не установлена. Закон лишь требует извещать работника под роспись о времени начала отпуска не позднее, чем за две недели до его начала. Иногда отпуск предоставляется работнику в удобное для него время, независимо от стажа работы у работодателя и ранее утвержденного графика отпусков. В некоторых случаях (о них мы расскажем ниже) ежегодный отпуск можно перенести или разделить на части. При этом новый срок отпуска определяется работодателем с учетом пожелания работника. С согласия работника отпуск может быть прерван работодателем. Денежной компенсацией может заменяться лишь часть отпуска, превышающая 28 календарных дней. И только при увольнении работнику выплачивается денежная компенсация за все неиспользованные отпуска. Если работник пожелает, все не отгулянные за период работы у работодателя дни отпуска, он может отдохнуть накануне увольнения. Все вышесказанное является кратким изложением гл. 19 ТК РФ.

Отпускные накладки

Распространен вопрос, что делать, если работник заболел во время отпуска. Ответ содержит ст. 124 ТК РФ. В случае временной нетрудоспособности работника во время отпуска, отпуск продлевается или переносится на другой срок. Причем оплачивается только болезнь (травма) самого работника.

Например. Работнику организации предоставлен ежегодный основной отпуск продолжительностью 28 календарных дней с 4 по 31 июля 2012 года. Работник представил в организацию листок нетрудоспособности в связи с заболеванием с 10 по 13 июля 2012 года. Срок окончания отпуска по согласованию с работником работодатель перенес на 4 дня.

Ситуация, когда во время очередного отпуска работник приносит справку-вызов из образовательного учреждения, нередка. Возникает вопрос, прерывать ли основной отпуск.

Случаи переноса отпуска определены законом. Перечень случаев продления основного отпуска является открытым. При этом закон вооружил работника правом на оба вида отпусков (ст. 114, 173, 174 ТК РФ). Поэтому, если учебный отпуск случился в периоде, когда работник находится в основном отпуске, последний необходимо продлить на количество дней учебного отпуска или перенести на другой период. Однако, организации не всегда оплачивают работнику учебный отпуск. А потому специалисты Минздравсоцразвития РФ предлагают прерывать основной ежегодный отпуск в случае наступления учебного. А после окончания учебного отпуска возобновлять основной. Отпуск прерывается приказом об отзыве работника из отпуска на основании справки-вызова (п. 4 ст. 17 Закона от 22.08.1996 г. № 125-ФЗ).

Случается, что молодые родители, находясь в отпуске по уходу за ребенком до полутора лет, продолжают трудовую деятельность на условиях неполного рабочего времени (ст. 256 ТК РФ, п. 43 порядка, утвержденного Минздравсоцразвития РФ от 23.12.2009 г. № 1012н). Такие работники имеют право на ежегодный оплачиваемый отпуск (ст. 93, 114 ТК РФ). Право это не зависит от того, получает работник пособие по уходу за ребенком до полутора лет или нет. Поэтому такой работник получает отпускные и пособие по уходу за ребенком до полутора лет, даже если периоды отпусков совпадают.

Из отпуска в командировку

Расходы на проезд к месту командировки возмещаются работнику работодателем (ст. 168 ТК РФ). Работник может быть направлен в командировку прямо из отпуска, ведь работодатель исходя из служебной необходимости, с разрешения работника может отозвать последнего из отпуска. Конечно, работник может отправиться туда из текущего места нахождения, а после выполнения служебного задания вернуться обратно к месту проведения отдыха. В этом случае Специалисты Минфина РФ позволяют учесть расходы на приобретение билетов для целей налогообложения прибыли в составе прочих расходов (пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ).

А возмещение работнику стоимости проезда к месту командировки и обратно позволено не облагать НДФЛ на основании абз. 10 п. 3 ст. 217 НК РФ.

Правда, в Письме от 11.06.2008 № 03-04-06-01/164 те же чиновники Минфина РФ имели противоположный взгляд. Они запретили уменьшать налогооблагаемую прибыль на расходы на проезд к месту командировки и обратно, если место выезда и прибытия отличаются от места, в котором расположено рабочее место работника. И стоимость билетов однозначно признавалась доходом работника в натуральной форме.

Отпуск после командировки

Иногда работник направляется в служебную командировку, которая плавно переходит в отпуск. Можно ли в этой ситуации затраты на приобретение билетов из командировки к месту постоянной работы принять для целей налогообложения и есть ли необходимость удерживать с работника НДФЛ?

Законом определено, что работодатель обязан возместить работнику стоимость проезда к месту командировки и обратно. При этом все расходы организации, учитываемые для целей исчисления налога на прибыль, должны соответствовать критериям п. 1 ст. 252 НК РФ. А значит они должны быть обоснованы и документально подтверждены. При этом ни один законодательный акт не требует, что для возмещения расходов работнику необходимо, чтобы дата фактического выезда из места командировки должна совпадать с датой, которая указана в командировочном удостоверении.

Долго путаясь в своих разъяснениях, чиновники Минфина РФ (письма от 16.08.2010 № 03-03-06/1/545 и от 10.06.2010 № 03-04-06/6/111, от 8.12.2010 г. № 03-03-06/1/762) позволили налогоплательщикам не удерживать НДФЛ со стоимости билета, если несоответствие дат фактического выезда и командировочного удостоверения вызвано объективными производственными причинами и срок несоответствия невелик. Однако, если сразу после окончания командировки, работнику предоставлен отпуск, который он и проводит в месте командирования, то оплата билета работнику, признается его доходом, полученным в натуральной форме. И этот доход следует обложить налогом на доходы физических лиц.

Проезд к месту отдыха

Некоторые организации, например, расположенные в районах крайнего севера должны оплатить своим работникам проезд к месту отпуска и обратно, а так же провоз багажа. Размеры, условия и порядок выплаты таких компенсаций должны быть прописаны в локальных правовых актах организации (коллективном договоре) или трудовых договорах. При оплате таких компенсаций часто возникает вопрос, как поступить, если отпускник производил остановки в пути. Ответ на этот вопрос прост. Выплата компенсации производится на условиях, предусмотренных организацией в ЛНА. А поэтому оплату можно производить исходя из стоимости проезда только до одного места назначения, по выбору сотрудника. Такой способ предложен в п. 39 инструкции, утвержденной приказом Минтруда РСФСР от 22.11.1990 г. № 2. При этом у организации остается право предусмотреть иной порядок возмещения работникам проезда к месту отпуска. Особенно щедрый работодатель оплатит дорогу во все точки проведения отпуска.

Коммерческие организации могут предусмотреть порядок переноса компенсации расходов на проезд к месту отдыха на следующий год, если работник не воспользовался ею в текущем году. Об этом специалисты Минздравсоцразвития РФ рассказали в письме от 15.02.2010 г. № 217-13.

Бухгалтерская проводка при начислении работнику компенсации расходов на проезд к месту отпуска и обратно выглядит так:

Дебет 20 (23,25,26,29,44) Кредит 70

Независимо от применяемой организацией системы налогообложения расходы на проезд сотрудника к месту отпуска и обратно не облагаются:

• НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК РФ). Однако, если работник проводит свой отпуск за границей территории Российской Федерации, то НДФЛ удержать придется со стоимости проезда именно по зарубежной территории. Дело в том, что НДФЛ не облагается только стоимость проезда отпускника из района Крайнего севера по России.
• Страховыми взносами (ст. 9 Федерального закона от 24.07.2009 г. № 212-ФЗ). В случае нахождения места проведения отпуска за границей, организации придется исчислить страховые взносы с суммы проезда за пределами РФ. Ведь от взносов освобождается только стоимость проезда по тарифам, рассчитанным от места отправления отпускника до пункта пропуска через границу России.
• Взносами от несчастных случаев на производстве (пп.8 п. 1 ст. 20.1 Федерального закона от 24.07.1998 г. № 125-ФЗ).

Следует помнить и о том, что если организация оплачивает работнику проезд по сложному маршруту, т.е во все места отдыха, то от обложения НДФЛ и страховыми взносами освобождена только компенсация расходов на проезд до одного места отдыха и обратно. Остальные выплаты не могут считаться компенсационными и облагаются НДФЛ и страховыми взносами на общих основаниях.

Поскольку законом предусмотрена компенсация проезда и провоза багажа к месту отпуска и обратно, а организация может взять на себя обязательства компенсировать еще и расходы на бронирование билетов, но с этих расходов придется удержать НДФЛ. Конечно, расходы на бронирование и приобретение могут быть признаны частью расходов на билеты, но это придется доказать. Если доказательств достаточно, то и такие расходы могут быть признаны компенсационными по закону, соответственно, не облагаемыми НДФЛ.

Если выплата компенсации расходов на проезд к месту отпуска закреплена в коллективном договоре, то организация, применяющая общую систему налогообложения, без труда принимает расходы для целей налогообложения прибыли. Правда, налогооблагаемую прибыль уменьшат расходы на проезд только по территории России (п. 7 ст. 255 НК РФ).

НДС по расходам на оплату стоимости проезда отпускникам из районов крайнего севера к вычету не принимается. Просто потому, что НДС к вычету принимается только в отношении операций, признаваемых объектом обложения этим налогом (ст. 146 НК РФ). Оплата услуг по доставке сотрудников к месту отдыха – такой операцией не является, а потребитель этой услуги – сам работник.

Упрощенцы, уплачивающие налог с разницы между доходами и расходами, учтут сумму компенсации стоимости проезда работников в отпуск в составе расходов на оплату труда.