Расходы на подготовку и переподготовку кадров

Материал предоставлен редакцией бератора «Современная налоговая энциклопедия», специально для Клерк.Ру

В бухгалтерском учете затраты на подготовку и переподготовку кадров включают в состав расходов по обычным видам деятельности. В налоговом учете такие затраты включают в состав прочих расходов.

Эти расходы уменьшают налогооблагаемую прибыль фирмы, если выполняются следующие условия:

– работники, которые обучаются, состоят в штате организации;

– образовательное учреждение, где учатся работники, имеет государственную аккредитацию (лицензию);

– программа обучения способствует повышению квалификации и более эффективной работе сотрудников.

К затратам, не включаемым в состав прочих расходов и не уменьшающим налогооблагаемую прибыль, относят расходы:

– на оплату высшего и среднего образования сотрудников;

– на оплату развлечений, отдыха или лечения сотрудников;

– на содержание образовательных учреждений или оказание им бесплатных услуг.

Допустим, ваша фирма отправляет работника на семинар. Как правильно оформить документы, чтобы не возникло проблем при налоговых проверках? Семинары могут быть двух видов: учебные и консультационные. Кроме того, семинары бывают выездные и невыездные. Бухгалтеру необходимо знать, какой семинар посетил работник, чтобы правильно учесть расходы в налоговом учете.

Учебные семинары

Учебные семинары могут проводить только организации, имеющие лицензию на право ведения образовательной деятельности или государственную аккредитацию. Расходы на участие работника в таком семинаре бухгалтер отражает в налоговом учете как затраты на подготовку и переподготовку кадров (подп. 23 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Совет: Если семинар проводила фирма, у которой нет лицензии на образовательную деятельность (например, аудиторская компания), то такие расходы отразите как консультационные услуги.

В Налоговом кодексе установлено, что расходы по учебному семинару можно отнести в затраты, если соблюдены упомянутые выше условия (в семинаре участвует работник, состоящий в штате фирмы, программа семинара способствует повышению квалификации сотрудника и т. д.).

С фирмой, которая проводит семинар, надо заключить договор. Также надо составить акт об оказании услуг и взять копию лицензии на право ведения образовательной деятельности. Кроме того, образовательное учреждение, которое проводит семинар, должно выписать счет-фактуру.

Консультационный семинар

Чтобы учесть затраты на консультационный семинар, надо также заключить договор, составить акт об оказании консультационных услуг и получить счет-фактуру от фирмы, проводившей семинар. Копия лицензии в данном случае не нужна.

Часто налоговики не принимают затраты на консультационные услуги, так как они экономически неоправданны. Чтобы избежать этого, в договоре лучше указывать тему семинара, которая связана с производственной деятельностью фирмы. Также на семинар лучше посылать сотрудника, непосредственно занятого деятельностью, о которой будет идти речь на семинаре.

Выездной семинар

Иногда фирмы посылают работника на выездной семинар. Здесь надо обратить внимание на несколько моментов. В договоре может быть указана только оплата самого обучения. А проезд, питание и проживание сотруднику оплачивает фирма. В этом случае затраты учитывают как командировочные расходы. Сотруднику надо выдать командировочное удостоверение. В нем компания, проводившая семинар, поставит отметки о пребывании.

В налоговом учете вы сможете принять только затраты на проезд, проживание и суточные. А вот питание и культурную программу для налогообложения прибыли учесть нельзя.

Суточные можно учесть в налогооблагаемой прибыли только в пределах норм. Эти нормы утверждены постановлением Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. № 93 «Об установлении норм расходов организаций на выплату суточных или полевого довольствия, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией».

Бывает и так, что в документах указывают общую стоимость услуг без разбивки. В этом случае фирма может принять все расходы в налоговом учете как консультационные.

Как оплатить обучение бухгалтера

Многие бухгалтеры учатся, чтобы получить аттестат профессионального бухгалтера. Большинство из них стремится пройти такое обучение за счет фирмы. Как оформить все документы и сэкономить на налогах?

Вариант первый: обучение оплачивает фирма. В этом случае она должна заключить с бухгалтером договор на повышение квалификации (обучение). Такое требование установлено статьей 197 Трудового кодекса. Кроме того, необходимо заключить договор и с учебным центром.

Также лучше иметь решение общего собрания акционеров или приказ руководителя о том, что у главного бухгалтера должна быть квалификация профессионального бухгалтера. Тогда вы без труда сможете доказать, что инициатор обучения – работодатель.

Договор на повышение квалификации со штатным бухгалтером можно заключить в форме ученического договора. Этот договор является дополнительным к трудовому.

Ученический договор должен содержать:

– наименование сторон;

– конкретную квалификацию, приобретаемую учеником;

– обязанность работодателя обеспечить работнику возможность обучения в соответствии с ученическим договором;

– обязанность работника пройти обучение и проработать в организации в течение установленного срока;

– срок ученичества;

– размер оплаты в период ученичества и иные условия.

Ежегодно в течение срока действия аттестата бухгалтер должен проходить обучение по 40-часовой программе. Поэтому в договоре можно записать, что работодатель оплачивает и данное обучение.

Не забудьте в договоре четко оговорить размер ответственности работника, если он не выполнит условия договора без уважительных причин. К примеру, можно записать, что работник возвращает полученную за время обучения стипендию и другие расходы, понесенные фирмой (ст. 207 ТК РФ). Определяя размер ответственности, необходимо учитывать фактически отработанное время. Например, по договору бухгалтер обязан отработать после получения аттестата три года, а отработал только два. В этом случае бухгалтер 1/3 суммы расходов за обучение должен вернуть работодателю.

Также можно заключить договор с учебно-методическим центром.

Чтобы получить аттестат, бухгалтеру необходимо:

– пройти обучение по 240-часовой программе подготовки и аттестации профессиональных бухгалтеров;

– успешно сдать экзамен.

Обучение и сдачу экзаменов организуют учебно-методические центры (УМЦ). УМЦ должны иметь лицензию на право ведения образовательной деятельности в сфере дополнительного профессионального образования по специальности «Бухгалтерский учет и аудит». Обратите внимание: в разделе лицензии «Нормативный срок освоения (длительность обучения)» должно быть указано «не менее 240 часов». Поэтому желательно получить от учебного центра ксерокопию лицензии. Требуйте, чтобы вам дали ксерокс не только первой страницы, но и приложения. Из этой части лицензии видно, до какой даты она действительна. Может случиться, что действие лицензии приостановлено или она будет отозвана уже после вступления договора в силу.

Чтобы фирма могла учесть затраты на обучение при налогообложении прибыли, она должна заключить с УМЦ договор на обучение и проведение аттестации конкретного работника. Так установлено пунктом 3 статьи 264 Налогового кодекса. Однако одного договора недостаточно. Необходимо подтвердить факт выполнения и приемки услуг (например, приложив акт сдачи-приемки или сертификат образовательного учреждения о завершении учащимся определенной программы).

Когда перечислите аванс УМЦ за обучение, сделайте проводку:

ДЕБЕТ 60 субсчет «Расчеты по авансам выданным» КРЕДИТ 51

– оплачено обучение главного бухгалтера.

Когда подпишете акт приема-передачи услуг или получите сертификат, сделайте такие проводки:

ДЕБЕТ 26, 44 КРЕДИТ 60

– плата за обучение отражена в составе расходов на повышение квалификации персонала;

ДЕБЕТ 60 КРЕДИТ 60 субсчет «Расчеты по авансам выданным»

– зачтена сумма выданного аванса.

В налоговом учете расходы на подготовку и переподготовку кадров нужно включить в состав прочих расходов (подп. 23 п. 1 ст. 264 НК РФ). При этом должны быть соблюдены условия, установленные в пункте 3 статьи 264 Налогового кодекса.

Оплата обучения бухгалтера может быть рассмотрена налоговой инспекцией как выплата дохода физическому лицу в натуральной форме, поскольку список таких доходов, приведенный в статье 211 Налогового кодекса, является открытым. Но если у вас имеется приказ (решение) о направлении работника на обучение и ученический договор, то можно утверждать, что оплата обучения производится в интересах фирмы и не является доходом, облагаемым налогом у данного физического лица. Личный интерес появится у человека только тогда, когда он уволится в период действия квалификационного аттестата.

Ученический договор может предусматривать, что после прохождения обучения фирма платит единовременный взнос в адрес аттестационной комиссии ИПБР за проведение экзамена на получение главным бухгалтером квалификационного аттестата профессионального бухгалтера.

При оплате фирмой единовременного взноса сделайте проводку:

ДЕБЕТ 91-2 КРЕДИТ 51

– единовременный взнос за экзамен на получение аттестата отражен в составе внереализационных расходов (п. 12 ПБУ 10/99).

Единовременный сбор – это плата за «проведение организационной работы» в пользу негосударственной организации.

Эта услуга не является образовательной, и платеж перечисляют на счет организации, с которой у фирмы нет договора. Поэтому единовременный сбор не относится к расходам на повышение квалификации и не уменьшает налогооблагаемую прибыль, поскольку не соответствует условиям пункта 3 статьи 264 Налогового кодекса. Кроме того, эти расходы не являются экономически оправданными (ст. 252 НК РФ). Поскольку оплата сбора не уменьшает прибыль, она не облагается ЕСН (п. 3 ст. 236 НК РФ).

Оплата сбора за работника не является расходом на повышение его квалификации или компенсационной выплатой, предусмотренной законодательством (подп. 1 п. 2 ст. 211 НК РФ). Оплата будет трактоваться как получение работником дохода в натуральной форме. Поэтому фирма (налоговый агент) обязана исчислить и удержать сумму налога на доходы физических лиц за счет любых денежных средств, выплачиваемых работнику (ст. 226 НК РФ). Налогообложение производится по ставке 13 процентов (п. 1 ст. 224 НК РФ).

Взносы на страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний не начисляют на суммы, выплачиваемые работникам в возмещение расходов, связанных с выполнением работниками трудовых обязанностей (п. 10 Перечня выплат, на которые не начисляются страховые взносы в ФСС; утвержден постановлением Правительства РФ от 7 июля 1999 г. № 765).

Данный перечень выплат продолжает действовать для целей исчисления взносов на страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний (п. 4 Правил начисления, учета и расходования средств на осуществление обязательного социального страхования от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний, утвержденных постановлением Правительства РФ от 2 марта 2000 г. № 184).

Поэтому формально, если фирма оплатит дополнительные услуги за работника из своей прибыли, ей необходимо будет начислить взносы на страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний.

Если работник не выполнит условия ученического договора, уволится до истечения установленного срока и возместит понесенные им расходы, сделайте такие проводки:

ДЕБЕТ 73 КРЕДИТ 91-1

– отражена задолженность работника по возмещению расходов на обучение;

ДЕБЕТ 50 КРЕДИТ 73

– задолженность погашена работником.

Если работник сам оплатил свое обучение, он может получить социальный налоговый вычет по налогу на доходы физических лиц. Для этого необходимо выполнить ряд условий.

Во-первых, работник должен получать доход, который облагается по ставке 13 процентов (ст. 210 НК РФ). При этом сумма налога, уплаченная в бюджет с его доходов, не должна быть меньше суммы, на возврат которой он претендует.

Если сумма налоговых вычетов окажется больше суммы доходов, в отношении которых предусмотрена налоговая ставка 13 процентов, то применительно к этому налоговому периоду налоговая база принимается равной нулю.

Во-вторых, сумма вычета ограничена. Так, работник может получить вычет в размере фактически произведенных расходов на обучение, но не более 38 000 рублей (ст. 219 НК РФ).

В-третьих, образовательное учреждение должно иметь лицензию или иной документ, который подтверждает его статус.

В-четвертых, работник по окончании календарного года должен подать декларацию в налоговую инспекцию по месту жительства. К декларации нужно приложить документы, подтверждающие произведенные расходы, а также заявление о возврате налога.

Документы можно подать в налоговую инспекцию в течение трех лет после окончания года, в котором были произведены расходы на обучение (п. 8 ст. 78 НК РФ).

Если все условия выполнены, то работник сможет получить вычет. То есть часть налога на доходы физических лиц ему будет возвращена из бюджета.