Как рассчитать отпускные при не полностью отработанном расчетном периоде, покажет пример.

Пример 2

Работник ООО «Вектор» Васильев уходит в отпуск 2 июня 2003 года на 28 календарных дней. Месячный оклад работника составляет 10 500 рублей. В расчетный период для определения отпускных вошли три месяца: март, апрель и май.

Апрель и май отработаны Васильевым полностью, а в марте он проболел с 17-го по 19-е число включительно, то есть три рабочих дня. Всего в марте 20 рабочих дней. Таким образом, на отработанное время приходится 17 рабочих дней (20 – 3). В марте работнику начислена зарплата в сумме 8925 рублей (10 500 рублей : 20 дней х 17 дней).

Продолжительность расчетного периода для исчисления отпуска была рассчитана так:

17 дней х 1,4 + 29,6 дня х 2 месяца = 83 дня.

Общая сумма начислений за расчетный период составила:

8925 рублей + 10 500 рублей + 10 500 рублей = 29 925 рублей.

Средний дневной заработок Васильева для определения отпуска бухгалтер «Вектора» посчитал так:

29 925 рублей : 83 дня = 360,54 рубля.

Размер отпускных составит:

360,54 рубля х 28 дней = 10 095,12 рубля.

Обратите внимание: в случае повышения в расчетном периоде оплаты труда зарплата за этот период увеличивается на коэффициент повышения окладов. Например, если сотрудник идет в отпуск в июле, а с мая его оклад повысили с 5 до 6 тысяч рублей, то апрельский заработок нужно увеличить в 1,2 раза (6000 : 5000).

Пример 3

Работник ЗАО «Мир» Дмитриев подал заявление о предоставлении ему отпуска с 12 мая 2003 года на 28 календарных дней. Расчетным периодом в этом случае будут февраль, март и апрель. Весь этот период отработан сотрудником полностью.

Оклад Дмитриева с января по март был равен 4000 рублей. С апреля ему установлен оклад в размере 5000 рублей. Кроме того, в апреле Дмитриеву выплачена премия за высокие результаты в работе в сумме 3000 рублей.

Для расчета отпускных зарплата работника за февраль и март должна быть увеличена в 1,25 раза (5000 : 4000). Кроме того, в общую сумму выплат за расчетный период нужно включить премию.

Размер начислений, учитываемых при расчете отпускных, будет равен:

4000 рублей х 1,25 + 4000 рублей х 1,25 + 5000 рублей + 3000 рублей = 18 000 рублей.

Размер среднедневного заработка для расчета отпускных составил:

18 000 рублей : 3 месяца : 29,6 дня = 202,7 рубля.

Сумму отпускных бухгалтер «Мира» определил так:

202,7 рубля х 28 дней = 5675,6 рубля.

Как отразить отпускные в учете

В бухгалтерском учете отпускные относятся к расходам по обычным видам деятельности как расходы на оплату труда. Они облагаются ЕСН, взносами на страхование от несчастных случаев на производстве и налогом на доходы физлиц.

Обратим внимание, что выплатить сотруднику отпускные нужно не позднее чем за три дня до начала отпуска. На это указано в статье 136 Трудового кодекса РФ.

Зачастую период отпуска охватывает два соседних месяца. При этом любые расходы надо отражать в том периоде, к которому они относятся. Поэтому часть отпуска, приходящаяся на следующий за отчетным месяц, относится к расходам будущих периодов.

Пример 4

Воспользуемся данными предыдущего примера. Часть отпуска работника, приходящаяся на май, равна 20 дням. Оставшиеся 8 дней (28 – 20) относятся к июню.

ЗАО «Мир» занимается торговлей. Взносы на страхование от несчастных случаев организация платит по ставке 0,2 процента.

Начисление и выплату отпускных Дмитриеву бухгалтер «Мира» отразил так:

В мае

ДЕБЕТ 44 КРЕДИТ 70

– 4054 рубля (202,7 рубля х 20 дней) – начислены отпускные за май;

ДЕБЕТ 97 КРЕДИТ 70

– 1621,6 рубля (202,7 рубля х 8 дней) – включены в состав расходов будущих периодов отпускные за июнь;

ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 68 субсчет «Расчеты по налогу на доходы физлиц»

– 738 рублей (5675,6 рубля х 13%) – удержан налог на доходы физлиц;

ДЕБЕТ 44 КРЕДИТ 69-1, 69-2…

– 1443,22 рубля (4054 рубля х 35,6%) – начислен ЕСН и пенсионные взносы на сумму майских отпускных;

ДЕБЕТ 44 КРЕДИТ 69-1 субсчет «Взносы на страхование от несчастных случаев на производстве»

– 8,11 рубля (4054 рубля х 0,2%) – начислены взносы на страхование от несчастных случаев на производстве на сумму майских отпускных;

ДЕБЕТ 97 КРЕДИТ 69-1, 69-2…

– 577,29 рубля (1621,6 рубля х 35,6%) – начислен ЕСН и пенсионные взносы на сумму июньских отпускных;

ДЕБЕТ 97 КРЕДИТ 69-1 субсчет «Взносы на страхование от несчастных случаев на производстве»

– 3,24 рубля (1621,6 рубля х 0,2%) – начислены взносы на страхование от несчастных случаев на производстве на сумму июньских отпускных;

ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 50

– 4937,6 рубля (5675,6 – 738) – выданы отпускные.

В июне

ДЕБЕТ 44 КРЕДИТ 97

– 2202,13 рубля (1621,6 + 577,29 + 3,24) – включена в состав расходов сумма затрат на выплату отпускных, приходящаяся на июнь.

В налоговом учете отпускные относятся к расходам на оплату труда. На это указано в пункте 7 статьи 255 НК РФ. Поэтому они уменьшают облагаемую налогом прибыль.