Как отправить работника в отпуск

Н.А. Габец, эксперт АГ «РАДА»
Источник: http://www.radagroup.ru/

Приближается пора отпусков. О том, кто имеет право на отпуск, какова его продолжительность, как рассчитать отпускные и отразить их в учете, расскажет наша статья.

Как оформить отпуск

Кто имеет право пойти в отпуск

Оплачиваемый отпуск должен предоставляться работнику ежегодно. За первый год работы отпуск предоставляется сотрудникам, которые отработали на предприятии без перерыва более шести месяцев. По соглашению между директором организации и работником отпуск может быть предоставлен и раньше этого срока.

Некоторые работники по закону могут пойти в отпуск и до истечения шести месяцев работы. Это право предоставляется женщинам перед отпуском по беременности и родам или сразу после него, несовершеннолетним и другим работникам.

Отпуск за второй и последующие годы работы сотрудник может взять в любое время года в соответствии с графиком отпусков. Его составляют не позднее чем за две недели до начала года по форме, утвержденной постановлением Госкомстата России от 06.04.2001 № 26.

Продолжительность отпуска

Минимальная продолжительность ежегодного отпуска составляет 28 календарных дней. Однако отдельным категориям работников помимо основного полагается дополнительный отпуск. Кроме того, предприятия сами могут предоставлять дополнительные отпуска своим сотрудникам. Это должно быть предусмотрено в коллективном договоре.

По соглашению между работником и дирекцией отпуск можно разделить на части. При этом хотя бы одна из них должна быть не менее 14 календарных дней.

Часть отпуска сверх 28 календарных дней можно заменить денежной компенсацией. При этом Трудовой кодекс не запрещает выдавать компенсацию за отпуска, не использованные в предыдущие годы.

Таким образом, можно выплатить компенсацию как за все дни отпуска, не использованного в прошлом году, так и за разницу, превышающую 28 календарных дней в текущем году.

Как написать заявление

Отпуск работнику предоставляется в соответствии с его заявлением. Его пишут на имя директора предприятия в произвольной форме. Оно, например, может выглядеть так:

Генеральному директору ЗАО «Мир»

Михайлову Александру Сергеевичу

от менеджера Привалова Ивана Павловича

ЗАЯВЛЕНИЕ

Прошу предоставить мне очередной ежегодный отпуск продолжительностью 28 календарных дней на период с 13 мая по 9 июня 2003 года.

12 мая 2003 г. Привалов (Привалов И.П.)

После составления заявления его подписывает руководитель организации.

Как оформить приказ

На основании заявления издается приказ о предоставлении отпуска по специальной форме, которая есть в постановлении Госкомстата № 26. Если приказ оформляется на одного сотрудника, то используют форму № Т-6. Если в отпуск одновременно уходит несколько сотрудников, то приказ составляют по форме № Т-6а.

Приказ на отпуск может быть оформлен так:

Унифицированная форма № Т-6

Утверждена постановлением Госкомстата

России от 06.04.2001 № 26

ЗАО «Мир»

Код

Форма по ОКУД

0301005

по ОКПО

40062011

(наименование организации)

Номер документа

Дата

ПРИКАЗ

12.05.2003

(расположение)

о предоставлении отпуска работнику

Предоставить отпуск

Табельный номер

Привалову Ивану Павловичу

(фамилия, имя, отчество)

менеджеру

(наименование профессии (должность))

отдела продаж

(наименование структурного подразделения)

ежегодный оплачиваемый отпуск

(вид отпуска (ежегодный оплачиваемый, учебный, без сохранения заработной платы и другие))

за период работы с « 13 » июня 2002 года по «12» мая 2003 года

на

календарных

дней

рабочих

с « 13 » мая 2003 года по « 09 » июня 2003 года

Руководитель организации

Генеральный директор

Михайлов

А.С. Михайлов

(должность)

(подпись)

(расшифровка подписи)

С приказом (распоряжением) ознакомлен

Привалов

« 12 » мая 2003 года

(подпись работника)

Как рассчитать отпускные

После того как директор подпишет приказ, бухгалтер начисляет и выплачивает сотруднику отпускные. Для этого он должен заполнить «Записку-расчет о предоставлении отпуска работнику» по форме № Т-60. Эту форму также можно найти в постановлении Госкомстата № 26. На лицевой стороне записки указывается период работы, за который предоставляется отпуск, количество дней отпуска, даты его начала и окончания. На оборотной стороне записки приводятся данные для расчета суммы отпускных, причитающейся сотруднику к выдаче. Здесь указывают:

период, учитываемый при расчете отпускных;
количество дней в расчетном периоде;
среднедневной заработок в расчетном периоде;
количество дней отпуска;
сумму отпускных к выплате.

Среднедневной заработок при расчете отпускных исчисляется за последние три месяца. При этом учитываются все выплаты сотруднику, предусмотренные системой оплаты труда.

Если расчетный период отработан работником полностью, то сумма начисленной зарплаты делится на 3 и на 29,6 (среднемесячное число календарных дней). Такой порядок приведен в статье 139 Трудового кодекса РФ.

Пример 1

Работник ЗАО «Мир» Сидоров в сентябре уходит в отпуск. Его зарплата за три предыдущих месяца составила 30 000 рублей.

Сумма отпускных будет равна:

30 000 рублей : 3 месяца : 29,6 дня х 28 дней = 9459,46 рубля.

Обратите внимание: в коллективном договоре можно указать другие периоды расчета среднего заработка, если это не ухудшит положение работников. Например, последние 12 месяцев.

Часто бывает, что сотрудник перед уходом в отпуск болел или брал отпуск за свой счет. В этом случае расчетный период отработан им не полностью. Как рассчитывать отпускные в подобных ситуациях, Трудовой кодекс РФ ответа не дает. Здесь нужно руководствоваться постановлением Правительства РФ от 11.04.2003 № 213.

Согласно этому документу, в таких случаях количество рабочих дней, приходящихся на отработанное время, нужно пересчитать в календарные. Для этого используется такая формула:

Количество рабочих дней, приходящихся на отработанное время

1,4

Количество календарных дней, приходящихся на отработанное время

Как рассчитать отпускные при не полностью отработанном расчетном периоде, покажет пример.

Пример 2

Работник ООО «Вектор» Васильев уходит в отпуск 2 июня 2003 года на 28 календарных дней. Месячный оклад работника составляет 10 500 рублей. В расчетный период для определения отпускных вошли три месяца: март, апрель и май.

Апрель и май отработаны Васильевым полностью, а в марте он проболел с 17-го по 19-е число включительно, то есть три рабочих дня. Всего в марте 20 рабочих дней. Таким образом, на отработанное время приходится 17 рабочих дней (20 – 3). В марте работнику начислена зарплата в сумме 8925 рублей (10 500 рублей : 20 дней х 17 дней).

Продолжительность расчетного периода для исчисления отпуска была рассчитана так:

17 дней х 1,4 + 29,6 дня х 2 месяца = 83 дня.

Общая сумма начислений за расчетный период составила:

8925 рублей + 10 500 рублей + 10 500 рублей = 29 925 рублей.

Средний дневной заработок Васильева для определения отпуска бухгалтер «Вектора» посчитал так:

29 925 рублей : 83 дня = 360,54 рубля.

Размер отпускных составит:

360,54 рубля х 28 дней = 10 095,12 рубля.

Обратите внимание: в случае повышения в расчетном периоде оплаты труда зарплата за этот период увеличивается на коэффициент повышения окладов. Например, если сотрудник идет в отпуск в июле, а с мая его оклад повысили с 5 до 6 тысяч рублей, то апрельский заработок нужно увеличить в 1,2 раза (6000 : 5000).

Пример 3

Работник ЗАО «Мир» Дмитриев подал заявление о предоставлении ему отпуска с 12 мая 2003 года на 28 календарных дней. Расчетным периодом в этом случае будут февраль, март и апрель. Весь этот период отработан сотрудником полностью.

Оклад Дмитриева с января по март был равен 4000 рублей. С апреля ему установлен оклад в размере 5000 рублей. Кроме того, в апреле Дмитриеву выплачена премия за высокие результаты в работе в сумме 3000 рублей.

Для расчета отпускных зарплата работника за февраль и март должна быть увеличена в 1,25 раза (5000 : 4000). Кроме того, в общую сумму выплат за расчетный период нужно включить премию.

Размер начислений, учитываемых при расчете отпускных, будет равен:

4000 рублей х 1,25 + 4000 рублей х 1,25 + 5000 рублей + 3000 рублей = 18 000 рублей.

Размер среднедневного заработка для расчета отпускных составил:

18 000 рублей : 3 месяца : 29,6 дня = 202,7 рубля.

Сумму отпускных бухгалтер «Мира» определил так:

202,7 рубля х 28 дней = 5675,6 рубля.

Как отразить отпускные в учете

В бухгалтерском учете отпускные относятся к расходам по обычным видам деятельности как расходы на оплату труда. Они облагаются ЕСН, взносами на страхование от несчастных случаев на производстве и налогом на доходы физлиц.

Обратим внимание, что выплатить сотруднику отпускные нужно не позднее чем за три дня до начала отпуска. На это указано в статье 136 Трудового кодекса РФ.

Зачастую период отпуска охватывает два соседних месяца. При этом любые расходы надо отражать в том периоде, к которому они относятся. Поэтому часть отпуска, приходящаяся на следующий за отчетным месяц, относится к расходам будущих периодов.

Пример 4

Воспользуемся данными предыдущего примера. Часть отпуска работника, приходящаяся на май, равна 20 дням. Оставшиеся 8 дней (28 – 20) относятся к июню.

ЗАО «Мир» занимается торговлей. Взносы на страхование от несчастных случаев организация платит по ставке 0,2 процента.

Начисление и выплату отпускных Дмитриеву бухгалтер «Мира» отразил так:

В мае

ДЕБЕТ 44 КРЕДИТ 70

– 4054 рубля (202,7 рубля х 20 дней) – начислены отпускные за май;

ДЕБЕТ 97 КРЕДИТ 70

– 1621,6 рубля (202,7 рубля х 8 дней) – включены в состав расходов будущих периодов отпускные за июнь;

ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 68 субсчет «Расчеты по налогу на доходы физлиц»

– 738 рублей (5675,6 рубля х 13%) – удержан налог на доходы физлиц;

ДЕБЕТ 44 КРЕДИТ 69-1, 69-2…

– 1443,22 рубля (4054 рубля х 35,6%) – начислен ЕСН и пенсионные взносы на сумму майских отпускных;

ДЕБЕТ 44 КРЕДИТ 69-1 субсчет «Взносы на страхование от несчастных случаев на производстве»

– 8,11 рубля (4054 рубля х 0,2%) – начислены взносы на страхование от несчастных случаев на производстве на сумму майских отпускных;

ДЕБЕТ 97 КРЕДИТ 69-1, 69-2…

– 577,29 рубля (1621,6 рубля х 35,6%) – начислен ЕСН и пенсионные взносы на сумму июньских отпускных;

ДЕБЕТ 97 КРЕДИТ 69-1 субсчет «Взносы на страхование от несчастных случаев на производстве»

– 3,24 рубля (1621,6 рубля х 0,2%) – начислены взносы на страхование от несчастных случаев на производстве на сумму июньских отпускных;

ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 50

– 4937,6 рубля (5675,6 – 738) – выданы отпускные.

В июне

ДЕБЕТ 44 КРЕДИТ 97

– 2202,13 рубля (1621,6 + 577,29 + 3,24) – включена в состав расходов сумма затрат на выплату отпускных, приходящаяся на июнь.

В налоговом учете отпускные относятся к расходам на оплату труда. На это указано в пункте 7 статьи 255 НК РФ. Поэтому они уменьшают облагаемую налогом прибыль.