ФНС о порядке заполнения счетов-фактур

Письмо Федеральной налоговой службы от 20.05.2005 № 03-1-03/838/8 О ПОРЯДКЕ ЗАПОЛНЕНИЯ СЧЕТОВ-ФАКТУР

Аудитор О.А. Синельникова

Федеральная налоговая служба по вопросу правильности заполнения показателей счетов-фактур сообщает следующее.

В соответствии с пунктом 1 статьи 169 Налогового кодекса Российской Федерации (далее – Кодекс) счет-фактура является документом, служащим основанием для принятия предъявленных сумм налога на добавленную стоимость к вычету или возмещению в порядке, предусмотренном главой 21 Кодекса.

Согласно пункту 2 статьи 169 Кодекса, счета-фактуры, составленные и выставленные с нарушением порядка, установленного пунктами 5 и 6 указанной статьи, не могут являться основанием для принятия предъявленных покупателю продавцом сумм налога к вычету или возмещению.

В пунктах 5 и 6 статьи 169 Кодекса перечислены все обязательные реквизиты, которые должен содержать правильно оформленный счет-фактура.

Так, согласно пункту 6, счет-фактура подписывается руководителем и главным бухгалтером организации либо иными лицами, уполномоченными на то приказом (иным распорядительным документом) по организации или доверенностью от имени организации.

Таким образом, требования, предусмотренные пунктом 6 статьи 169 Кодекса, считаются выполненными, если при выставлении счета-фактуры он будет подписан руководителем и главным бухгалтером организации – налогоплательщика налога на добавленную стоимость либо иным лицом, уполномоченным на то приказом (иным распорядительным документом) по организации или доверенностью от имени организации.

При этом предусмотренные Правилами ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 02.12.2000 № 914, такие реквизиты счета-фактуры, как “Руководитель организации” и “Главный бухгалтер”, являются формализованными показателями.

Данные реквизиты применяются и в случае подписания счета-фактуры иными лицами, уполномоченными на то приказом (иным распорядительным документом) по организации или доверенностью от имени организации.

Учитывая вышеизложенное, изменение и (или) дополнение реквизитов счета-фактуры “Руководитель организации” и “Главный бухгалтер” Кодексом не предусмотрено.

Вместе с тем следует отметить, что в случае если счет-фактура подписан уполномоченным лицом с указанием непосредственно его должности, то такой счет-фактуру не следует рассматривать как составленный с нарушением требований пункта 6 статьи 169 Кодекса.

Заместитель руководителя Федеральной налоговой службы М.П. Мокрецов

Комментарий

Счет-фактура является основным документом, с помощью которого плательщики НДС могут подтвердить свое право на налоговый вычет. При этом каждый бухгалтер знает, что “возможности” счета-фактуры во многом зависят от того, правильно ли он составлен и все ли обязательные реквизиты в нем заполнены. Очень часто ошибка, допущенная поставщиком в какой-нибудь строке, оборачивается для покупателя серьезными финансовыми потерями.

“Цена” счетов-фактур велика не только для предприятий, но и для бюджета. Именно поэтому налоговые инспекторы тщательно ищут в этих документах любые зацепки, позволяющие если не отказать в возмещении, то хотя бы отложить его на максимально возможный срок. И именно поэтому у налогоплательщиков постоянно возникают вопросы о том, какие огрехи в счете-фактуре являются допустимыми, а какие потребуют его переоформления.

Официальных ответов на такие вопросы очень много. Опубликованное письмо ФНС России – из их числа. Оно посвящено реквизитам “Руководитель организации” и “Главный бухгалтер”, которые присутствуют в каждом счете-фактуре.

С проблемой, рассмотренной в письме, могут столкнуться организации, которые используют в работе не типографские, а “фирменные” бланки счетов-фактур, изготовленные на ксероксах или ризографах. Часто вместо подписи “абстрактного” руководителя или главбуха в таких формах указывают должности и фамилии конкретных должностных лиц, отвечающих за составление этих документов.

Допустим, вместо реквизитов “Руководитель организации (подпись) (ф.и.о.)” и “Главный бухгалтер (подпись) (ф.и.о.)” на бланке указано:

“Коммерческий директор __________________________ В.С. Кольцов”

“Заместитель главного бухгалтера ______________ А.И. Чернышева”.

Может ли покупатель принять к вычету НДС по счету-фактуре, подписанному таким образом? Сомнения возникают из-за того, что поставщик несколько отступил от образца счета-фактуры, утвержденного постановлением Правительства РФ от 02.12.2000 № 941. И если придать этому особое значение, то по формальным признакам подобную “самодеятельность” можно квалифицировать как нарушение требований, установленных пунктом 6 статьи 169 Налогового кодекса.

ФНС развеяла такие сомнения. Последняя фраза опубликованного письма позволяет (но не обязывает) указывать в бланках должности лиц, уполномоченных подписывать счета-фактуры. Конечно, поставщику нужно быть готовым к тому, чтобы по требованию покупателя подтвердить полномочия подписавшихся. Для этого в бухгалтерии должны быть копии приказов (распоряжений) или доверенностей, из которых было бы понятно, что в том или ином периоде на определенных работников возлагались обязанности подписывать счета-фактуры за руководителя и за главного бухгалтера организации.

Приказ о предоставлении полномочий может выглядеть следующим образом:

Предоставить полномочия можно, оформив доверенность. Ее составляют в произвольной форме. В доверенности надо указать дату выдачи, срок действия (по умолчанию – три года), фамилию, имя, отчество сотрудника и его паспортные данные. Самое главное – четко указать действия, которые уполномочен совершать человек: подписывать выставленные счета-фактуры от имени руководителя организации или от имени главного бухгалтера.

Если же организация применяет обычные типографские бланки, то в них ничего переделывать или исправлять не надо. Даже если первую и вторую подписи ставят не те, чьи должности указаны в форме, счет-фактура признается действительным. Разумеется, и в этом случае полномочия сотрудников, подписавших счет, должны быть подтверждены документально.

Примерно так же рассматривают ситуацию и в финансовом ведомстве. Причем Минфин распространил этот порядок не только на организации, но и на структурные подразделения, которые самостоятельно отгружают продукцию от имени юридического лица. В письме от 09.08.2004 № 03-04-11/ 127* департамент налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России разрешил не указывать в документах должности лиц, которые фактически их подписывают. В то же время, чтобы можно было установить, имели ли они право подписи, Минфин порекомендовал вписывать в счет-фактуру их реальные фамилии и инициалы.