Документирование. Факторы, влияющие на структуру документооборота

• проблема разработки и внедрения проектов рационализации документооборота
• обоснование предварительного анализа документооборота для наведения порядка в «ручном документообороте»
• цель анализа состояния ДОУ и организации документооборота
• таблицы для фиксирования собираемой информации
• используемые программные средства и предлагаемые экранные формы

Применение технологий электронного документооборота относят к радикальным управленческим нововведениям, вызывающим одновременно качественные изменения во всех областях современного управления документацией как сферы профессиональной деятельности.

Значение эффективного документооборота резко возрастает в свете поставленной Президентом Российской Федерации задачи расширения производства высокотехнологичной наукоемкой продукции, что требует соответствующего мировым стандартам документационно­информационного сопровождения продукции на всех стадиях жизненного цикла.

В этой связи актуализируется проблема разработки и внедрения проектов рационализации документооборота и системы документационного обеспечения управления (ДОУ), в целом призванных сократить издержки на осуществление процессов формирования и использования документационно­информационных ресурсов организации при одновременном улучшении их качественных параметров.

Важно подчеркнуть, что возможности повышения эффективности систем ДОУ, а значит, и документооборота существенно расширяет ориентация разработчиков проектов на использование современных информационных технологий, внедрение автоматизированных систем, особенно при реализации таких проектов, как «Электронная Россия» и «Электронное правительство».

Как показывает практика, без тщательной проработки принципов организации документооборота и ДОУ в целом очень сложно, а в большинстве случаев невозможно внедрить в любой организации электронный документооборот, который бы позволил существенно повысить эффективность управления. Автоматизация неорганизованного документооборота реально позволяет только увеличить объем документированной информации, а проблемы поиска нужных данных, решение проблем непротиворечивости документов и получения нужной для принятия решений информации остаются и даже усугубляются.

Чтобы навести порядок в «ручном документообороте» его нужно предварительно проанализировать.

Анализ состояния ДОУ в целом и организации документооборота в частности является сложной задачей. Но ее решение позволяет определить:

• место службы ДОУ;
• выявить особенности подготовки и принятия решений в системе управления организацией;
• состав исходной информации, получаемой в виде документов, при решении задач управления;
• состав выходной информации, оформляемой в виде документов;
• выявить документы, «живущие» только в электронном виде;
• определить используемые регистрационные формы и технологии при регистрации документов;
• оценить объем документооборота, подсчитать, сколько и каких видов документов оформляется, какие способы доставки и отправки используются;
• как систематизируются документы и формируются дела;
• как организуется текущее и долговременное хранение документов.

Анализ организации документооборота, то есть анализ правил, в соответствии с которыми происходит движение документов в учреждении или на предприятии, имеет целью:

• выявить документопотоки и оценить их интенсивность (или наполняемость);
• описать наиболее стабильные маршруты движения входящих, исходящих и по возможности внутренних документов;
• выявить наличие возвратных движений в каждом маршруте.

Собирая основные сведения о документах, сопровождающих работу предприятия или организации, и особенностях их движения, важно не потерять ни один документ и ни одну характеристику этого документа, зафиксировать все операции, через которые проходит каждый документ. С этой целью предлагается использовать таблицы 1–4, которые после заполнения будут содержать сведения обо всех поступающих и создаваемых документах и всех особенностях этапов их оформления и движения (подписания, согласования, утверждения, регистрации, хранения и т. п.)

Каждый раздел таблицы должен заполнить документовед или сотрудник, ответственный за делопроизводство. В таблицы включаются все документы, сопровождающие работу подразделения. Это документы по основной производственной деятельности организации, документы по личному составу, документы, связанные с материальным обеспечением подразделений, и т. д. Движение этих документов в различных потоках и образует документооборот подразделения и организации в целом.

На каждый документ заполняется строка в каждой таблице, поэтому в таблицах 2–4 повторяются номер и наименование вида документа по порядку заполнения.

Сведения из таблиц необходимы для анализа, систематизации и унификации создаваемых документов. Они позволят определить наиболее загруженных специалистов и оптимизировать маршруты движения документов.

В дальнейшем оптимизированные данные о документах могут быть перенесены в систему электронного документооборота (СЭД). Анализ организации документооборота и состояния ДОУ в целом даже в небольшой организации — это достаточно трудоемкая задача. Для ускорения сбора и последующей обработки и анализа данных предлагается использовать программные средства Microsoft Access. Этот выбор обоснован тем, что пакет Microsoft Office является достаточно популярным. База данных (БД) Access удобна и проста в работе.

Экранные формы (пример на рис. 1) разработаны на основе предложенных таблиц 1–4.

Работая в Access, можно открывать и редактировать файлы с помощью кнопок, команд и клавиш, а также использовать буфер обмена Office для копирования данных из таких программ, как Microsoft Word или Microsoft Excel. Это позволяет легко получить требуемые отчеты и диаграммы для анализа.

БД Access поддерживает различные форматы данных. Можно связать таблицы таким образом, чтобы, работая с формами, отчетами и страницами доступа к данным в Access, одновременно получать доступ к данным из других баз (например, БД Microsoft SQL Server).

Даже в случае подготовки исходных данных для анализа в рукописном виде их перевод на машинный носитель с помощью интерфейса БД Access также существенно упрощается.

Разработанные и описанные выше таблицы и экранные формы для ввода данных о состоянии документооборота в организации рассчитаны на неквалифицированного пользователя в области информационных технологий, не имеющего специальных навыков в работе с персональным компьютером.

Цели анализа организации документооборота и состояния ДОУ в целом достигаются с помощью запросов, реализуемых в БД. Виды предусмотренных запросов представлены в таблице 5.

Таким образом, формирование отчетов в БД позволяет выявить факторы, влияющие на структуру документооборота:

1. количество видов документов, сопровождающих работу организации (предприятия);

2. объем документооборота в подразделениях и в целом в организации;

3. время, затрачиваемое на создание каждого вида документа (подготовка проекта, согласование, подписание, утверждение, регистрация и т. д.);

4. количество документов, подготавливаемых каждым должностным лицом (как исполнителем) за конкретный период;

5. количество документов, подписываемых каждым должностным лицом за конкретный период;

6. количество документов, которые согласуются с каждым должностным лицом за конкретный период;

7. количество документов, утверждаемых определенным должностным лицом за конкретный период;

8. количество применяемых систем регистрации;

9. количество применяемых регистрационных форм;

10. время, затрачиваемое на регистрацию одного документа по видам документов;

11. количество учреждений, куда направляются документы из исследуемой организации;

12. количество подразделений, куда направляются подписанные документы;

13. количество применяемых в организации унифицированных систем документации;

14. количество применяемых в организации унифицированных форм документов;

15. количество возвратных движений документов (неоднократное прохождение через одну и ту же инстанцию);

16. общее время движения документов (по видам);

17. количество мест хранения документов (по видам, по авторам, по корреспондентам).

Анализ перечисленных факторов при последовательном выполнении всех этапов исследования документооборота в различных организациях позволит привести все процедуры работы с документами в соответствие с современной нормативной базой. Можно будет действительно организовать движение каждого документа через минимальное (но обоснованное) количество инстанций. Это, в свою очередь, облегчит процесс принятия решений руководителями и подготовит, как уже отмечалось, условия для внедрения компьютерных технологий.

Наименование подразделения ____________________________________________________________________

Таблица 1. Cведения о документах подразделения (часть 1)

Таблица 2. Cведения о документах подразделения (часть 2)

Наименование подразделения ____________________________________________________________________

Таблица 3. Cведения о документах подразделения (часть 3)

Таблица 4. Cведения о документах подразделения (часть 4)

Должность лица, заполнившего таблицы __________________ _________________________ ____________________

(подпись) (Расшифровка подписи)

Таблица 5. Виды и назначение запросов, реализуемых в БД

__________________________________________

1. Ларин М. В. О государственной политике в сфере документационного обеспечения управления / М. В. Ларин // Документация в информационном обществе: управление документацией как сфера профессиональной деятельности : материалы ХIV Междунар. науч.­практ. конф. — М.: ВНИИДАД. — 2008. — С. 285–293
2. Фионова Л. Р. Проведение аудита документов / Л. Р. Фионова, Ю. А. Тимофеев // Современные технологии документооборота в бизнесе, производстве и управлении : сб. ст. IX Междунар. науч.­практ. конф. — Пенза : АНОО ПДЗ, 2009. — С. 23–27.
3. Фионова Л. Р. Обследование ДОУ предприятия. Организационное проектирование: отчет по НИР, регистрационный № 01200952839, договор № 08/81у от 14.05.2008 г. с ООО «Горводоканал» г. Пенза / Л. Р. Фионова, Ю. Г. Кирюхин, И. В. Усманова и др. — Пенза, 2009. — 256 с.