Обязательные удержания из заработной платы

Случается, что организация должна удержать из заработной платы своего работника определенную сумму денег. Например, чтобы выплатить алименты, возместить ущерб, нанесенный сотрудником другим людям, погасить штрафы. В какой сумме можно это сделать? Как отразить такие операции в учете? На эти и другие вопросы мы ответим в статье.

Организация может удержать из зарплаты своих работников определенные суммы денег. Такие удержания могут быть в пользу бюджета, самой организации или третьих лиц.

Так, в пользу бюджета удерживается НДФЛ и штрафы за нарушение налогового и административного законодательства.

В свою пользу предприятие может удерживать подотчетные суммы, которые не вернул работник, отпускные за неотработанные дни оплачиваемого отпуска, материальный ущерб, нанесенный организации.

В пользу третьих лиц предприятие удерживает алименты, различные взносы, которые перечисляет по заявлению работника в страховые и благотворительные организации, суммы в возмещение ущерба другим людям и т. д.

Все удержания можно разделить на четыре группы:

– обязательные;

– по инициативе организации;

– по заявлению работника;

– по исполнительным надписям нотариальных контор.

В нашей статье мы расскажем, как отразить в учете обязательные удержания из зарплаты работников.

Исполнительные документы

Организация в обязательном порядке должна сделать удержания из зарплаты своих работников по исполнительным документам. К таким документам относятся:

– исполнительные листы, выданные судами;

– судебные приказы;

– нотариально удостоверенные соглашения об уплате алиментов;

– постановления судебных приставов-исполнителей.

Чаще всего удерживать деньги из зарплаты сотрудников приходится на основании исполнительного листа (алименты, суммы возмещения морального и материального вреда, который нанес работник другим людям). Исполнительный лист – это документ, выданный судом на основании принятого им решения. В нем указывается причина и размер удержаний.

Отметим, что если организация удерживает деньги на основании исполнительного листа, то приказа руководителя и согласия работника не требуется.

Когда исполнительный лист поступает в организацию, его необходимо зарегистрировать и не позднее следующего дня передать в бухгалтерию. В бухгалтерии любой исполнительный документ также регистрируется в специальном журнале и хранится как бланк строгой отчетности.

Кроме того, организация должна сообщить о поступлении исполнительного листа человеку, в пользу которого происходит удержание, и судебного исполнителя. Для этого в произвольной форме надо составить два письма – в суд и взыскателю.

Может так случиться, что работник, у которого организация удерживает часть зарплаты, увольняется. В этом случае на исполнительном листе следует указать, сколько с него уже было удержано и сколько еще нет. Эти отметки необходимо заверить печатью организации и в течение трех дней после увольнения работника передать в суд по его новому месту работы. Если оно неизвестно, то в суд по месту жительства работника. В том случае, если вы не знаете и адреса своего бывшего работника, исполнительный лист следует отправить в суд по месту нахождения организации. Затем необходимо сообщить взыскателю и судебному исполнителю о том, куда был направлен исполнительный лист.

Размер удержаний

Размер удержаний, как правило, не должен превышать 50 процентов заработка работника за минусом НДФЛ. Но бывают случаи, когда организация может удержать и гораздо больше – до 70 процентов. Такие случаи указаны в статье 66 Федерального закона от 21.07.97 № 119-ФЗ «Об исполнительном производстве» (далее – Закон № 119-ФЗ).

Так, организация может удержать 70 процентов заработка работника:

– при взыскании алиментов на несовершеннолетних детей;

– при возмещении вреда, причиненного здоровью;

– при возмещении вреда людям, которые понесли ущерб в результате смерти кормильца;

– при возмещении ущерба, причиненного преступлением.

Организация удерживает деньги из заработной платы работников, а также из сумм, приравненных к зарплате (надбавок, доплат, премий, вознаграждений), стипендий, авторских вознаграждений и т. д.

При удержании денег с работника, который отработал неполный рабочий месяц из-за прогулов, сумма рассчитывается исходя из его полной зарплаты.

Кроме того, за счет работника, у которого производится удержание, также должны оплачиваться расходы на перевод денег по почте. Но и в этом случае общая сумма удержаний не может превышать 50 процентов зарплаты (в некоторых случаях – 70 процентов).

Нельзя удерживать деньги из следующих выплат:

– возмещение вреда, причиненного здоровью, или в случае ущерба, полученного из-за смерти кормильца;

– компенсация при травме, ранении, увечье, полученных при исполнении служебных обязанностей;

– выплаты в связи с рождением ребенка;

– компенсации за работу во вредных условиях труда;

– выходные пособия, выдаваемые при увольнении, и т. д.

Полный перечень таких выплат указан в статье 69 Закона № 119-ФЗ.

Учет обязательных удержаний

Обязательные удержания следует учитывать на субсчете «Расчеты по исполнительным документам» счета 76.

При удержании денег в учете необходимо сделать проводку:

ДЕБЕТ 70   КРЕДИТ 76 субсчет «Расчеты по исполнительным документам»

– удержаны деньги из зарплаты работника по исполнительному документу.

При выплате удержанных денег взыскателю следует сделать запись:

ДЕБЕТ 76 субсчет «Расчеты по исполнительным документам»   КРЕДИТ 50, 51

– выданы (перечислены) удержанные деньги взыскателю.

Если удержанную сумму организация переводит по почте, то в учете следует сделать проводки:

ДЕБЕТ 57   КРЕДИТ 50

– сданы на почтовое отделение удержанные деньги для пересылки взыскателю;

ДЕБЕТ 76 субсчет «Расчеты по исполнительным документам»   КРЕДИТ 57

– списана удержанная сумма, полученная взыскателем.

Списать удержанную сумму можно только после того, как от почты придет уведомление, что деньги переданы взыскателю.

Если место нахождения взыскателя неизвестно, то удержанные суммы перечисляются на депозитный счет суда по месту нахождения организации.

Пример 1

Работник ООО «Меркурий» Сидоров имеет ребенка, но в браке не состоит. Ежемесячно он обязан платить алименты в размере 25 процентов своих доходов. Почтовые расходы на пересылку алиментов составляют 2 процента от их суммы.

Зарплата Сидорова равна 12 000 рублей. Кроме того, в июне ему выдали премию в размере 4000 рублей.

В июне 2003 года стандартных вычетов работнику не полагалось, так как его совокупный доход с начала года превысил 20 000 рублей.

Организация платит взнос на страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний по ставке 1 процент, и ЕСН по ставке 35,6 процента.

Сумма НДФЛ, удержанная с Сидорова в июне, равна:

(12 000 рублей + 4000 рублей) х 13% = 2080 рублей.

Сумма доходов, с которой будут удерживаться алименты, составит:

12 000 рублей + 4000 рублей – 2080 рублей = 13 920 рублей.

Сумма алиментов, которая будет удержана из доходов Сидорова, составит:

13 920 рублей х 25% =3480 рублей.

Сумма расходов на пересылку алиментов равна:

3480 рублей х 2% = 69,6 рубля.

Таким образом, в счет выплаты алиментов «Меркурий» удержит у Сидорова:

3480 рублей + 69,6 рубля = 3549,6 рубля.

В бухгалтерском учете «Меркурия» будут сделаны записи:

ДЕБЕТ 20   КРЕДИТ 70

– 16 000 рублей (12 000 + 4000) – начислена Сидорову заработная плата и премия;

ДЕБЕТ 20   КРЕДИТ 69-1

– 160 рублей (16 000 рублей х 1%) – начислен взнос на страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний;

ДЕБЕТ 20   КРЕДИТ 69-1

– 640 рублей (16 000 рублей Х 4%) – начислен ЕСН в части, которая подлежит уплате в фонд социального страхования;

ДЕБЕТ 20   КРЕДИТ 68 субсчет «Расчеты по ЕСН»

– 4480 рублей (16 000 рублей х 28%) – начислен ЕСН в части, которая подлежит уплате в федеральный бюджет;

ДЕБЕТ 68 субсчет «Расчеты по ЕСН»   КРЕДИТ 69-2

– 2240 рублей (16 000 рублей х 14%) – начисленны взносы на обязательное пенсионное страхование зачтены в счет уплаты ЕСН в федеральный бюджет;

ДЕБЕТ 20   КРЕДИТ 69-3

– 576 рублей (16 000 рублей х 3,6%) – начислен ЕСН в части, которая подлежит уплате в фонды медицинского страхования;

ДЕБЕТ 70   КРЕДИТ 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ»

– 2080 рублей – удержан с Сидорова НДФЛ;

ДЕБЕТ 70   КРЕДИТ 76 субсчет «Расчеты по исполнительным листам»

– 3549,6 рубля – удержаны алименты по исполнительному листу и расходы на почтовый перевод;

ДЕБЕТ 70   КРЕДИТ 50

– 10 370,4 рубля (16 000 – 2080 – 3549,6) – выданы Сидорову из кассы заработная плата и премия;

ДЕБЕТ 57   КРЕДИТ 50

– 3480 рублей – сумма алиментов сдана в кассу почтовой организации для перевода;

ДЕБЕТ 76 субсчет «Расчеты по исполнительным листам»   КРЕДИТ 50

– 69,6 рубля – оплачены из кассы расходы на почтовый перевод алиментов;

ДЕБЕТ 76 субсчет «Расчеты по исполнительным листам»   КРЕДИТ 57

– 3480 рублей – списана сумма алиментов после поступления уведомления об их получении взыскателем.