Как снизить затраты на хранение бухгалтерских документов

Хранение бухгалтерских документов может быть выгодным. Как показывает практика, выбор оптимального способа хранения позволяет компании значительно снизить финансовые затраты, а бухгалтеру – наконец-то заняться выполнением сугубо профильных задач. Что выгоднее: хранить бухгалтерские документы в офисе или доверить их третьим лицам? Предлагаем реальные расчеты из реальной практики.

Что на самом деле предлагают архивные компании

Первый вопрос, который возникает при выборе способа хранения: а может ли хранение документов в принципе быть выгодным для компании? Да, но только в том случае, если вы смогли правильно оценить издержки, просчитать возможные риски и определить ответственность сторон для разных методик хранения.

Выбор невелик: либо документы нагромождают офисное пространство, либо отправляются на хранение в специализированную компанию, которая за определенную плату готова и днем, и ночью заботиться о сохранности важной бухгалтерской информации.

При хранении документов на своей территории обычно складываются две типичные ситуации. Чаще всего многотомные собрания бухгалтерских «сочинений» занимают рабочие стеллажи, которые со временем начинают притеснять сотрудников бухгалтерии. Если руководитель компании оказался достаточно проницательным, то для хранения бухгалтерской документации выделяется архивное помещение, где трудится специально обученный персонал. Затраты на содержание подобного архива индивидуальны для каждой организации.

Архивные компании предлагают услуги по внеофисному хранению документов и сопутствующее обслуживание архива в специально оснащенных и круглосуточно охраняемых архивных хранилищах. При этом вы можете выбрать среди разных видов хранения документов, для каждого из которых установлен свой ценник.

Хранение документов в архивных коробах.

Документы помещаются в обезличенные архивные короба средней вместимостью до 5 папок «Корона». Короба маркируются и получают уникальный идентификатор (штрихкод), позволяющий вести последующий учет документов. Плата взимается ежемесячно в зависимости от количества переданных коробов (1 короб = до 5 папок «Корона»). Цена вопроса: в среднем 1 короб = не более 34 руб. в месяц.

Хранение документов в архивном сейфе.

Вы получаете в пользование обособленный архивный бокс, оснащенный всеми необходимыми системами безопасности. Доступ к нему имеют только уполномоченные лица компании. За клиентом остается право выбора, в каком виде будут храниться документы внутри сейфа: в коробах, связках, россыпью и т.д. Цена вопроса: 1 месяц аренды (для бокса вместимостью не менее 500 папок «Корона») = 9000 руб.

Аренда архивных площадей.

Архивная компания выделяет нужное количество квадратных метров полностью оборудованного архивного хранилища, имеющего независимые точки входа. Доступ имеет исключительно клиент. Стоимость аренды зависит от местоположения архивного хранилища и общего метража занимаемой площади. Цена вопроса: 1 кв. м = от 520 руб. в месяц.

Доставка документов. При расчете реальной стоимости услуг архивной компании нельзя забывать о доставке. Она является одной из наиболее востребованных услуг из дополнительного перечня, так как в случае проверки контролирующими органами и иными инстанциями может потребоваться незамедлительная реакция. Архивные компании предоставляют несколько видов доставки. Цена вопроса: от 300 до 1800 руб. за 1 поездку (исключая самовывоз):

Стандартная доставка: на следующий день с момента заказа.
Срочная доставка: в течение 3 часов с момента заказа.
Неприоритетная доставка: в течение 5 рабочих дней с момента заказа.
Самовывоз: документы можно забрать в любое рабочее время.

В итоговом ценнике по желанию клиента могут появиться и другие дополнительные услуги. Как правило, средняя комплексная стоимость ежемесячного обслуживания документов, переданных на хранение в архивную компанию, составляет от 10 до 30% от стоимости ежемесячного хранения.

Оцениваем затраты: хранение документов в офисе и на территории архивной компании

При анализе денежных затрат на самостоятельное хранение и передачу документов на внеофисное хранение специализированной компании существует распространенная ошибка. Обычно из расчетов исключается все, кроме стоимости аренды архивных площадей. Ущербность такого подхода очевидна: он не отражает реальные ежемесячные издержки на поддержание архива в рабочем состоянии.

Для объективной оценки примерных ежемесячных затрат на организацию хранения в офисе и силами архивной компании предлагаем ознакомиться с нижеприведенной таблицей. Она составлена из расчета 500 папок «Корона», что эквивалентно 100 архивным коробам. При этом затраты на ежемесячное обслуживание взяты в максимальной величине, равной стоимости ежемесячного хранения документов.

При хранении в офисе		При хранении в архивной компании
Наименование вида затрат	Объем в руб.	Наименование вида затрат	Объем в руб.
Аренда офиса/склада	12 кв. м х 12 0001 за кв. м в год = 144 000 руб.	Хранение документов в архивной компании	100 кор. х 34 руб. х 12 мес. = 40 800 руб.
Затраты на персонал, работающий с документами (поиск, возврат, сканирование, копирование документов)2	6000 руб. х 12 мес. = 72 000 руб.*	Ежемесячное обслуживание документов (подбор, доставка, выдача, сканирование документов и т.д.)	40 800 руб.**
Затраты на расходные материалы и канцелярские принадлежности	2000 руб. х 12 мес.= 24 000 руб.
Итого за год без учета налогов	240 000 руб.		81 600 руб.
Ежегодная экономия		158 400 руб.

1 Усредненная стоимость аренды офиса в Москве на 2012 год.

2 По статистике более 20% рабочего времени тратится на работу с документами (поиск, копирование, размещение на стеллажах и др.).

* Без учета налогов, социальных выплат, затрат на содержание охраны и систем безопасности.

** В расчете указана максимальная стоимость дополнительных услуг. Фактическая стоимость определяется по реально оказанным за месяц услугам.

Сравнительная таблица рисков при самостоятельном хранении документов и их передаче в коммерческий архив

Название риска	Вероятность возникновения	Вероятность возникновения
Название риска	Хранение документов в собственном архиве	Внеофисное хранение
Санкционированное изъятие документов в соответствии с требованиями законодательства	Высокая Все документы хранятся в одном месте	Средняя Принцип территориального распределения документов
Утрата документов из-за пожара, потопа и др.	Средняя	Средняя
Утрата документов по вине сотрудника	Высокая Сотрудники вашей компании не несут ответственность за сохранность документов, поэтому доказать их вину практически невозможно	Низкая Архивная компания отвечает за сохранность переданных на хранение документов в рамках договора и определенной в нем ответственности
Потребность в дополнительных площадях по мере заполнения архива	Высокая Потребуются аренда и оснащение стеллажами нового архива, а также перемещение документов, в результате чего они могут пострадать	Низкая Поставщик услуг обладает большим резервом площадей и может оперативно масштабировать их по запросу клиента
Утечка конфиденциальной информации	Высокая Ваши сотрудники не несут серьезной ответственности за выявленный факт разглашения конфиденциальной информации, и их вину доказать почти невозможно	Низкая Архивная компания несет ответственность в рамках действующего законодательства и условий договора. Она обязана компенсировать возникшие (доказанные) убытки
Претензии и штрафы со стороны пожарной службы	Высокая Обычно архивные площади не соответствуют требованиям пожарной безопасности. В случае проверки это влечет административную ответственность	Средняя Архивные хранилища соответствуют требованиям ГОСТ, а в случае выявления незначительных нарушений это никак не влияет на бизнес-процессы заказчика услуг
Несанкционированный доступ к документам	Высокая Без внедрения информационной системы, позволяющей вести учет мест хранения документов, контроль их выдачи и возврата в архив, организовать безопасное хранение документов невозможно	Низкая Доступ к документам предоставляется исключительно прошедшим авторизацию представителям компании. При этом документы находятся в обезличенных коробах по принципу разобщенного хранения
Оперативность доступа	Низкая Документы всегда под рукой	Высокая Возможен срыв доставки из-за неблагоприятной транспортной ситуации

Из приведенных выше примеров очевидно, что, передавая документы на хранение профессионалам, вы уже завтра сможете встать на путь экономии денежных ресурсов. Внеофисное хранение документов позволит обеспечить полную сохранность и конфиденциальность информации, а также сделает работу с документами более оперативной и контролируемой. Все важные для клиента условия хранения документов предусматриваются договором.