Электронный архив бухгалтерских документов

Даже если в вашей организации бухгалтерский отдел состоит из одного человека, это не повод отказываться от современных технологий при работе с архивом бухгалтерских документов. Навести порядок в делах вам поможет создание системы электронного архива. Но это лишь верхушка айсберга. Профессиональное программное решение позволит свести к минимуму болезненность налоговых проверок.

Электронные технологии прочно вошли в нашу повседневную жизнь. Однако до сих пор не все руководители осознают реальный эффект внедрения современных технологических решений. В свою очередь сотрудники бухгалтерии продолжают работать по старинке, не подозревая о том, что проблемы, связанные с поиском и копированием первичных документов, решаются залповым методом – созданием системы электронного архива.

Чем больше компания, тем сложнее найти нужный документ. Со временем задач по подбору и изготовлению копий бухгалтерских документов становится все больше. Это необходимость, вызванная проведением камеральных и выездных налоговых проверок. Бумажный хаос возникает и во время проведения ежегодной инвентаризации расчетов с контрагентами. В крупных компаниях из-за большого объема поставляемых товаров (услуг, работ) и громоздкой номенклатуры контрагентов составление дебиторской/кредиторской задолженности и актов сверки становится чрезвычайно трудоемким процессом.

В то же время поиск первичных документов (например, для составления пакетов документов по возврату НДС), а также их подшивка и заверение не относятся к прямым профессиональным обязанностям бухгалтера. Чтобы избавить работников от непрофильной нагрузки и при этом сделать работу более простой и эффективной, была разработана профессиональная система электронного архива. Но прежде чем перейти к знакомству с процедурой внедрения электронного архива, необходимо разобраться в тонкостях подготовительного этапа, а именно узнать: а) возможности электронного архива; б) этапы внедрения; в) сроки и стоимость разработки.

Возможности электронного архива для бухгалтера

Электронный архив – это информационная система, содержащая отсканированные копии документов с их атрибутивной (описательной) частью, которая позволяет быстро найти нужный документ и работать с ним. Документы систематизируются в соответствии с видом документа, сроками его хранения и другими критериями. Все операции протоколируются, а пользователи получают доступ в соответствии с определенным для них правом доступа.

Электронный архив бухгалтерских документов может включать образы бумажных первичных документов и электронные первичные документы (письма электронной почты, банковские поручения, выписки и т.п.). В случае необходимости электронные образы документов обновляются согласно установленным правилам и принятому регламенту.

Популярность электронного архива связана в первую очередь с тем, что он помогает эффективно решать основные проблемы, возникающие у бухгалтера при работе с документами:

• временные затраты на поиск документов и их копирование;
• отсутствие или утрата документов;
• невыполнение сроков предоставления документов по запросу различных госорганов;
• низкий уровень защиты оригиналов документов от несанкционированного доступа;
• хаос в архиве.

Как известно, на поиск и учет документов бухгалтер тратит значительную часть своего рабочего времени, а нередко и сверх установленной нормы. Электронный архив создается именно с целью экономии времени, упрощения работы и сокращения непрофильной нагрузки на сотрудника. Но на этом преимущества его внедрения не заканчиваются.

Упрощение работы с налоговой службой

Важно помнить о том, что в соответствии с законом в качестве истребуемых во время налоговой проверки документов выступают их копии, заверенные проверяемым лицом. Запрос оригиналов документов происходит в исключительных случаях (см. ст. 93 ч. I НК РФ). При необходимости обращения к документам уполномоченный сотрудник осуществляет поиск копий первичных документов в электронном архиве. Подборка происходит по заданным параметрам (контрагент, отчетный период, номенклатура и др.) и занимает всего несколько минут. После этого сотрудник либо передает пакет документов в электронной форме, либо распечатывает и заверяет их.

Удобная интеграция с 1С

Система электронного архива работает таким образом, чтобы максимально интегрироваться с существующей учетной системой предприятия (1С, SAP/R3, пр.). Это позволяет сотрудникам компании, используя имеющиеся реестры бухгалтерских документов, прямиком из существующих систем осуществлять работу с электронными копиями документов.

Быстрый поиск данных

По оценкам специалистов компании «Делис Архив», внедрение системы электронного архива позволяет ускорить поиск документов более чем в пять раз. По данным опроса, проведенного нашей компаний, ежедневно бухгалтер в среднем тратит 1 час на поиск документации. В разрезе рабочего дня это время не так заметно. Однако если пересчитать эти трудозатраты в рамках года, то выходит, что бухгалтер тратит около 20 рабочих дней только на поиск документов!

Управляемый доступ и создание резервных копий

Очень важным преимуществом является возможность управлять правом доступа и создавать резервное хранилище копий документов. Это гарантирует конфиденциальность всей документации и сохранность архивных дел. Система позволяет отслеживать действия каждого сотрудника в рамках тех полномочий, которые ему предоставлены. Кроме того, действия всех пользователей в электронном архиве протоколируются.

Индивидуальные настройки

Электронный архив позволяет обращаться к документу сразу нескольким сотрудникам. При необходимости ограничение прав доступа можно установить каждому уполномоченному работнику или отделу (опция правки, загрузки или выгрузки документы). Программа также позволяет настроить ограниченный доступ к определенным документам. Например, юридический отдел сможет просматривать только договоры, а бухгалтерский – счета и счета-фактуры, в то время как руководитель компании будет видеть все документы, загруженные в систему.

Идеальный порядок

Электронный архив позволяет организовать идеальный порядок документов за счет внедрения системы учета их перемещения и хранения. Это реализуется посредством нанесения специального штрих-кода на документы, дела и стеллажи бумажного архива. Благодаря считыванию штрих-кода в системе фиксируется, кто и когда взял документ, где он в настоящий момент находится.

Практическое решение для хранения бухгалтерских документов

Интерфейс программ большинства разработчиков, в том числе информационно-поисковой системы «Архив» (ИПС «Архив»), прост и интуитивно понятен – в нем легко разобраться даже неопытному пользователю компьютеров. Все поля интерфейса настраиваются индивидуально в соответствии с потребностями заказчика. Категории документов (каталог) также создаются исходя из пожеланий клиента.

В программе организована удобная система поиска документов. Она включает в себя поля, которые относятся к конкретному типу документа: дата, номер, название и др. отличительные характеристики. Это помогает находить документ за считанные секунды.

Система электронного архива позволяет работать с оцифрованной копией документов, так как любой текст распознается и помещается в систему. Вы можете:

• распечатать документ;
• выгрузить его для отправки по электронной почте;
• прочесть или найти необходимые данные.

Если необходимо найти определенный текст в документе, нужно использовать контекстный поиск. Он позволяет отыскать все документы в архиве, где присутствует искомый отрезок текста (адрес, фамилию название контрагента и др.). Это во много раз сокращает время работы с документом, так как его не надо перечитывать полностью.

С помощью ИПС «Архив» можно самостоятельно загружать новые документы, вносить новые атрибутивные характеристики, тем самым постоянно поддерживать актуальность электронного архива. Для повышения эффективности работы бухгалтера в программе существует возможность экспорта каталога договоров в документ формата Exсel. Это особенно важно для тех, чья работа связана с финансовой аналитикой.

Благодаря системе электронного архива руководитель или бухгалтер компании могут создавать обобщенные отчеты о работе с документацией и перекачивать в электронную базу документы, созданные в программе 1С.

Этапы внедрения электронного архива

Для эффективной работы электронного архива очень важно четко определиться с основными требованиями к программе:

• какие задачи необходимо решить с помощью электронного архива?
• какие документы вы хотите загрузить в систему?
• каким функционалом должен обладать электронный архив? 

После того как вы определились с требованиями, следует перейти к реализации проекта. Основными этапами внедрения электронного архива являются:

1. Выбор программного обеспечения и внедренца.
2. Создание электронного каталога дел.
3. Настройка системы, позволяющей учитывать перемещение бухгалтерских документов.
4. Перевод документов в электронный вид: переход на работу с отсканированными документами.
5. Заполнение индексов документов: создание полноценной поисковой системы.

Важными этапами являются сканирование документов и атрибутирование (ввод поисковых параметров документов в систему). Сканируемые документы получают уникальное «имя» – штрих-код, который используется в электронном архиве в качестве привязки к бумажному документу. В случае повторного сканирования (например, после наложения резолюции) система автоматически заменяет прежнюю электронную копию или дополняет ее новой.

Как электронные документы попадают в электронный архив?

Для документов, изначально созданных в электронном виде (например, в учетной системе 1С, SAP/R3 и др.), существует своя процедура обработки для их последующего занесения в общий информационный массив. Если документ не требует подписи и печати, то он автоматически отправляется в электронный архив. Если предусматривается сохранение документа в виде электронного образа заверенного бумажного оригинала, то он сначала распечатывается, утверждается и только после этого сканируется.

Обращаем ваше внимание, что сканирование документов можно реализовать как своими силами, так или передать эту работу в руки профессионалов. Для того чтобы правильно оценить все «за» и «против» каждого из методов, рассмотрим пример расчета сроков и стоимости сканирования документов (100 папок «Корона»)*:

Таблица 1. Сканирование документов: сравнительный анализ методов

*Данные указанные в таблице являются средними и могут меняться в зависимости от проекта.

Из чего складывается стоимость электронного архива?Стоимость создания электронного архива для каждой компании индивидуальная и зависит от:

объема и качества исходных документов; параметров сканирования (цветность, разрешение) и индексирование (количество поисковых полей); наличия оборудования (сервера и т.п.) в компании для установки системы электронного архива; стоимости самой программы электронного архива; стоимости технической поддержки и администрирования программы; стоимости дополнительных настроек программы под ваши личные требования; выбора конечного исполнителя (своими силами или специализированной компании).

Отметим, что все программы, существующие на рынке, существенно отличаются друг от друга надежностью, гибкостью интерфейса и набором функциональных возможностей. Чтобы точно определиться с программой, необходимо внимательно проанализировать ваши требования к электронному архиву.

Важно также помнить о том, что в конечном итоге результативность внедрения электронного архива определяется не только стоимостью проекта, но и качеством исполнения всех этапов работ и сроков их внедрения.

Создание системы электронного архива позволяет решить актуальную в любой организации проблему работы с документацией. Профессионально настроенная электронная база документов в значительной степени сокращает время поиска и обеспечивает управляемый контроль доступа сотрудников к информации. Это ведет к оптимизации не только корпоративного документооборота, но и более слаженной работе организации в целом.