Счета-фактуры. Вопросов больше нет…

Материал предоставлен журналом
"Московский бухгалтер" (№6, 2003)

Ваша фирма может продавать товары, выполнять работы или оказывать услуги. В любом случае без счета-фактуры не обойтись. Вот здесь и начинаются проблемы. О том, что это за проблемы и как их избежать, расскажет наш эксперт Кирилл БЕРЗОВ.

Может быть, не все так страшно?

Прежде всего, определим, что ждет фирму, если бухгалтер неверно оформит счет-фактуру?
Во-первых, организация не сможет возместить НДС (п.1 ст. 169 НК РФ).
Во-вторых, если полученный счет-фактура оформлен неверно, а организация приняла НДС к вычету и в результате недоплатила налог, штрафа не избежать. Размер штрафа составит 20 процентов от неуплаченной суммы налога (п. 1 ст. 122 НК РФ).
Рассмотрим, на что бухгалтеру нужно обратить особое внимание.

На заметку

Перечень обязательных реквизитов счета-фактуры приведен в пунктах 5 и 6 статьи 169 Налогового кодекса. Если вы не указали, к примеру, порядковый номер, налоговики счет-фактуру не примут, а налоговый вычет придется восстановить.
Но из каждого правила есть исключения. Например, если необходимая информация отсутствует, заполнять все графы счета-фактуры необязательно. Так, фирма, оказывающая услуги, графы «Грузоотправитель и его адрес», «Грузополучатель и его адрес», а также «Единица измерения» прочеркивает.

Если на полученном счете-фактуре нет подписи главного бухгалтера, то вопросов инспектора не избежать. Может быть, поставщик просто забыл указать этот реквизит. Этот вопрос следует сразу уточнить и попросить поставщика исправить ошибку. Возможно, в штатном расписании поставщика отсутствует должность главного бухгалтера. В этом случае, налоговикам нужно представить выписку из приказа по фирме-поставщику и справку из обслуживающего ее банка. В этих документах должно быть указано, что штатным расписанием действительно не предусмотрена должность главного бухгалтера и его обязанности возложены на руководителя. Эта процедура занимает достаточно много времени. Поэтому на практике так поступают только в том случае, если речь идет о крупной сумме. В противном случае, проще распрощаться с зачетом НДС.
Часто один счет-фактура используется для целого комплекса неразрывно связанных между собой операций. Например, одна и та же фирма отправляет груз и оформляет перевозку. В этом случае указывать единицу измерения, количество и цену за единицу не нужно. Чтобы получить налоговый вычет, достаточно предоставить дополнительные документы. К примеру, квитанции, содержащие развернутый расчет платы за перевозку груза.

Бухгалтер московской торговой фирмы Ольга С. жалуется: «В этом месяце мы получили партию комплектующих к кондиционерам. Сразу обратила внимание на то, что на счете-фактуре нет подписи главбуха. С этим я сталкиваюсь не в первый раз. Позвонила поставщику и выяснила, что должности главного бухгалтера в фирме просто нет. Я попросила, выслать мне документы, подтверждающие это, но там мне «вежливо» отказали, ссылаясь на чрезмерную занятость. Обидно! Сумма контракта – немаленькая. Опять придется из собственного кармана платить…»

Ошибочка вышла…

Очень часто налоговики считают, что счет-фактура заполнен с ошибками.
Если вы нашли ошибку в полученном счете-фактуре, можно обратиться к поставщику, с просьбой исправить или заменить его. То, что ошибки исправлены, должно быть подтверждено письмом поставщика, в котором, кроме прочего, он укажет причины, по которым возникли эти ошибки. Также необходимо составить совместный акт об исправлении/замене счета-фактуры. Правда, бывают случаи, когда налоговики не принимают исправленные счета-фактуры, даже если операции по исправлению/замене правильно оформлены. В этом случае можно обратиться в суд. Как правило, подобные споры решают в пользу налогоплательщика (постановление ФАС Северо-Западного округа от 30 сентября 2002 г. № А56-15528/02).

Безнадежный случай…

Иногда счет-фактура по операции вообще отсутствует. Такая ситуация может возникнуть в 2-х случаях:

• бухгалтер по невнимательности не составил счет-фактуру
• фирма не является плательщиком НДС (перешла на «упрощенку» или уплату единого налога на вмененный доход).

В первом случае инспектор потребует заплатить штраф в сумме 5000 рублей (ст. 120 НК РФ). При неоднократном нарушении, но в разных налоговых периодах, сумма штрафа составит 15 000 рублей. Если при этом будет занижена налоговая база, штраф составит 10 процентов от суммы неуплаченного налога, но не менее 15 000 рублей.

Во втором случае следует помнить, что фирма, перешедшая на «упрощенку», в соответствии с подпунктом 2 пункта 1 Методических рекомендаций по применению 21-ой главы Налогового кодекса не обязана выставлять счет-фактуру. Несмотря на это, многие предприятия по-прежнему требуют от этих фирм оформить счет-фактуру. Если клиент не соглашается с доводами о том, что «упрощенцы» не обязаны выставлять счет-фактуру, то документ все же можно выписать. В этом случае особое внимание следует уделить графе «Сумма налога». Здесь нужно указать «Без налога». Иногда, чтобы не потерять выгодного клиента, фирмы, перешедшие на «упрощенку», счет-фактуру все-таки выписывают, указывая в нем сумму НДС. Налоговый кодекс этого не запрещает. Однако в этом случае налог придется заплатить. Самое интересное, что в этом случае налоговики все равно вряд ли разрешат покупателю принять НДС к вычету.

Покупаем за наличный расчет…

Можно ли зачесть НДС, если фирма приобретает товар за наличный расчет? В пункте 7 статьи 168 Налогового кодекса четко прописано, что продавец взамен счета-фактуры должен выдать чек ККМ. Однако в Методических рекомендациях по применению 21-ой главы Налогового кодекса (п. 42) указано следующее. Чтобы получить налоговый вычет, покупатель должен иметь и кассовый чек, и счет-фактуру. Так как счет-фактуру фирме выпишут вряд ли, налоговики откажутся возмещать НДС.

Яна Т., главный бухгалтер крупного производственного объединения, делится опытом: «Раз в два месяца мы ездим в магазин за канцтоварами. Покупаем всего понемногу, но суммы получаются приличные. Каждый раз спорим с продавцами, просим выставить счет-фактуру. Но нам все время говорят, что оформлять этот документ они не обязаны. В результате НДС к зачету не можем взять… Давно уж прошу директора, оформить кредитку, чтобы по безналу расплачиваться».

На правах борьбы с инфляцией…

Часто предприятия заключают сделки и оформляют счета-фактуры в иностранной валюте. Это разрешено пунктом 7 статьи 169 НК РФ. Однако инспектор иногда настаивает на том, что фирма должна составить дополнительный счет-фактуру на величину суммовой разницы. В законодательстве такого требования нет, скорее, этого требуют правила делового оборота.
Напомним, что суммовые разницы возникают в том случае, если договор заключен в иностранной валюте, а оплата производится в рублях. Составлять счет-фактуру или нет, зависит от того, каким методом фирма учитывает выручку. Если учет в целях налогообложения ведется методом начисления, то после отгрузки товара покупателю в бухгалтерском учете будет отражен рублевый эквивалент суммы контракта. В момент оплаты отгруженного товара возникает суммовая разница, на которую продавец и выписывает дополнительный счет-фактуру. В нем в качестве наименования товара указывается «Суммовая разница к счету-фактуре №... от…». Если учет ведется «по оплате», то счет-фактуру на суммовую разницу выставлять не нужно.