Отчетность по электронке: кому нужна ЭП?

Сдача отчётности в электронном виде – процедура в целом уже не новая. Первые декларации по электронным каналам связи налоговики начали принимать еще в начале 2000-х. И с тех пор этот способ лишь набирает популярность. Для некоторых хозяйствующих субъектов это даже стало обязанностью. Так сдавать налоговую отчётность в электронном виде обязаны организации со среднесписочной численностью свыше 100 человек (ст. 80 НК РФ). Или взять, к примеру, недавние поправки в правилах оборота алкогольной продукции, согласно которым даже самые мелкие ИП, имеющие возможность торговать пивом, обязаны, опять же в электронном виде, отправлять отчёт об объеме продаж в Росалкогольрегулирование. Пенсионный фонд в свою очередь уже не первый год вынашивает планы перевести обязанность подачи отчётности по телекоммуникационным каналом связи для всех страхователей, да и сейчас в большинстве отделений требуют, как минимум, приносить дискеты с файлом расчетов даже при нулевок. Так или иначе, можно сказать, что абсолютное большинство проверяющих инстанций медленно но верно движется в направлении «электронизации» всего бизнеса.

ЭП традиционные и альтернативные

Однако просто отправить файл, например в Экселе, по электронной почте инспектору нельзя (хотя надо сказать порой встречаются и такие прецеденты). Отчёт должен быть подготовлен в определённом формате, который смогут прочесть проверяющие, а его достоверность должна подтверждаться электронной подписью.

По сути своей ЭП – это информация тоже в электронной форме, присоединённая к электронному документу или, проще говоря, являющаяся его реквизитом. Она удостоверят личность пописывающего отчёт лица, например директора или главного бухгалтера, и обеспечивает отсутствие каких-либо искажений в передаваемых данных. Можно сказать, что электронная подпись - это полноценный аналог подписи собственноручной, разумеется, в тех случаях, которые допустимы с точки зрения законодательства. Данный тезис следует из положений Федерального закона от 6 апреля 2011 года № 63-ФЗ «Об электронной подписи».

Традиционная схема работы с электронной подписью подразумевает, что удостоверяющий центр предоставляет владельцу подписи специальный сертификат ЭП на физическом носителе. В этом случае использование электронной подписи также требует установку специализированного программного обеспечения. Такое положение вещей в свою очередь имеет ряд ограничений. Получается, что использования подписи возможно лишь на одном компьютере, что совершенно неудобно, например, в фирмах с более-менее крупными оборотами, где составление всего пакета отчётности поделено между несколькими бухгалтерами.

Альтернативой устанавливаемому на компьютер сертификату электронной подписи является так называемая «облачная» ЭП, которая не требует установки какого-либо программного обеспечения на персональный компьютер. Данные о самой подписи хранятся только на серверах облачных сервисов или соответствующих удостоверяющих центров. А для идентификации личности лица связанного с ЭП используется система одноразовых паролей. Владельцу подписи выдают некий физический носитель со списком одноразовых паролей - скретч-карту или распечатку. Также иногда удостоверяющий центр предлагает выпустить специальную смарткарту с привязкой к ЭП и возможностью генерации одноразовых паролей. Но самым популярным способом является получение пароля по СМС непосредственно на телефон владельца подписи. Кстати говоря, подобная технология и используется в системе отправки электронной отчётности в контролирующие органы в сервисе «Моё дело». Данную возможность наши клиенты получили еще в 2011 году в результате совместного проекта с удостоверяющим центром ЗАО «Калуга-Астрал».

Сама процедура подписания электронного отчёта с помощью «облачной» подписи происходит удаленно, непосредственно на серверах удостоверяющего центра. После этого, как и при традиционном варианте, подписанные данные отправляются в проверяющую инстанцию.

Кто и как: ИФНС, ФСС и ПФР

Итак, какова же сфера приложения электронной подписи? Отвечая на этот вопрос, сложно перечислить все области бизнеса, в которых эта технология может использоваться. Это и участие в конкурсах государственного и муниципального заказов, в электронных торгах, причем вне зависимости от места их проведения или места нахождения самого участника, это и организация собственного внутреннего электронного документооборота, это взаимодействие с при партнерами, а также множество других моментов в ведении бизнеса. Но главная задача, в решении которой применяется электронная подпись – это все-таки взаимодействие с проверяющими органами, и в первую очередь подача отчётности.

Как известно, основными для бизнесменов являются три инстанции: ИФНС, ФСС и ПФР. Самой демократичной и «продвинутой» в плане отправки отчётов по телекоммуникационным каналам связи является налоговая инспекция. Подать готовую и подписанную декларацию при наличии ЭП налогоплательщик может самостоятельно. Правда он обязан пользоваться при этом услугами спецоператора, как следует из пункта 2 Приказ МНС РФ от 2 апреля 2002 года № БГ-3-32/169 «Об утверждении Порядка представления налоговой декларации в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи». Для тех, кто не обзавелся собственной электронной подписью, этим же Приказом предусмотрена сдача отчёта в электронном виде через представителя, ЭП которого и удостоверяет правильность отправляемого документа. Отметим, что такая возможность полностью отвечает интересам индивидуального предпринимателя без работников в части его отчётных обязанностей. Поскольку отчитывается он только перед ИФНС, ему не нужно генерить собственную электронную подпись. Все что требуется – заполнить доверенность на подачу деклараций через представителя. Подключение клиентов интернет-бухгалтерии «Моё дело» по такой схеме занимает не более 8 часов и не требует личного визита к представителю или налоговую инспекцию . После заполнения необходимых реквизитов обязанность по отправке деклараций берет на себя доверенное лицо. Копию доверенности, конечно, не помешает предоставить в ИФНС по месту регистрации, но, как правило, отчёты прекрасно проходят и без исполнения этой рекомендации.

При подаче отчётности в ФСС, а такой обязанности не избежать юридическим лицам и ИП, являющимся работодателем, без собственной электронной одписи не обойтись. Даже в случае отправки данных через сайт самого Фонда социального страхования требуется действующий сертификат защиты, установленный на компьютер в рамках договора с каким-либо из удостоверяющих центров. Впрочем, и «облачная» ЭП Соцстрах вполне устраивает. Другой вопрос, что для ее выпуска в сервисе «Моё дело» потребуется некоторые действия, и в отличие от способа подачи налоговой отчётности по доверенности, который можно организовать, что называется, не выходя из дома, лично подъехать в офис регионального представителя нашей компании, чтобы передать оригиналы необходимых для создания ЭП документов, все же придется.

Еще сложнее дела обстоят с подачей электронной отчётности в ПФР. Для того чтобы получить такую возможность плательщик пенсионных взносов обязан не только иметь собственную электронную подпись, но заключить с фондом соответствующее соглашение об обмене электронными документами в системе электронного документооборота ПФР по телекомунникационным каналам связи, а также подать в ПФР заявление о подключении к электронному документообороту. Оба бланка можно скачать на сайте Фонда. Съездить в Пенсионный фонд с тем, чтобы отвезти заполненные формы, также придется лично. Кроме того, есть вероятность, что одной поездкой не обойтись: к сожалению, в некоторых региональных отделениях ПФР процесс подписания этого соглашения настолько формализирован, что может растянуться не на одну неделю.