Представительские расходы

В соответствии с пунктом 2 статьи 264 НК РФ:

К представительским расходам относятся расходы на официальный прием и (или) обслуживание представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика, независимо от места проведения указанных мероприятий.
К представительским расходам относятся расходы на:
- проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) для указанных лиц, а также официальных лиц организации - налогоплательщика, участвующих в переговорах,
- транспортное обеспечение доставки этих лиц к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно,
- буфетное обслуживание во время переговоров,
- оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий.
К представительским расходам не относятся расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний.

Начиная с 1 января 2002 года, на основании пункта 2 статьи 264 НК РФ налогооблагаемую прибыль уменьшают представительские расходы в размере, не превышающем 4% от расходов налогоплательщика на оплату труда за этот отчетный (налоговый) период.

Расходы в части, превышающей этот норматив, в соответствии с пунктом 42 статьи 270 НК РФ не учитываются в целях налогообложения.
На основании действующей редакции статьи 255 НК РФ к расходам на оплату труда относятся любые начисления работникам в денежной и (или) натуральной форме, стимулирующие надбавки, компенсационные начисления, связанные с режимом труда и работы, премии, единовременные поощрительные выплаты, расходы по содержанию работников, предусмотренные требованиями ТК РФ и (или) коллективными договорами.
До введения в действие главы 25 Налогового кодекса РФ в состав представительских расходов разрешалось включать затраты на посещение приглашенными культурно-зрелищных мероприятий, а также буфетное обслуживание последних во время таких мероприятий. В настоящее время в затратную часть предприятия для целей налогообложения прибыли эти расходы не относятся.

Перечень представительских расходов является закрытым и расширительному толкованию не подлежит. Таким образом, в соответствии с главой 25 НК РФ в составе представительских расходов нельзя отражать:
обед в казино или пансионате;
расходы по проживанию в гостиницах, прибывших для ведения переговоров, представителей других фирм;
расходы по приобретению проездных билетов для представителей других фирм, участвующих в переговорах;
оформление виз;
затраты на проведение праздничных мероприятий и юбилеев.

Следует помнить, что в случае использования налогоплательщиком услуг приглашенного переводчика при приеме представителей контрагентов, в данной статье затрат отражается не только стоимость услуг, непосредственно переводчика, но ЕСН, начисляемый на его зарплату по гражданско-правовому договору (пункт 1 статьи 236 НК РФ). Однако при этом в штатном расписании самого налогоплательщика единицы переводчика быть не должно. На основании пункта 3 статьи 238 НК РФ в составе ЕСН не начисляется взнос в Фонд социального страхования РФ.

В целях налогообложения прибыли, начиная с 1 января 2002 года, представительские расходы в соответствии с пунктом 1 статьи 264 НК РФ относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией. Таким образом, налогоплательщики, применяющие в целях определения доходов и расходов метод начисления, такие расходы учитывают как косвенные в соответствии с пунктом 1 статьи 318, статьей 320 НК РФ.

Датой осуществления представительских расходов для организаций, использующих метод начисления при определении налоговой базы по налогу на прибыль, в соответствии с подпунктом 5 пункта 7 статьи 272 НК РФ является дата утверждения авансового отчета.

К авансовому отчету должны быть приложены первичные учетные (расчетные) документы, подтверждающие факт расходования денежных средств: документы, удостоверяющие оплату транспортных расходов, чеки, счета из ресторанов или организаций общественного питания, корешки к приходным кассовым ордерам и т.п. Однако данные документы не предусматривают сведений, позволяющих отнести затраты к представительским, следовательно, дополнительно должен быть составлен еще один документ с указанием всех необходимых реквизитов (статья 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 года № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете»). Таким документом может быть акт о проведении переговоров с контрагентами, где необходимо отразить дату и место проведения встречи, список приглашенных, конкретное назначение расходов и их величину.

В действующей редакции Налогового кодекса РФ не содержится требований к оформлению первичных документов. Таким образом, за налогоплательщиком сохраняется право самостоятельно определять конкретный порядок расходования средств на предпринимательские расходы, их документальное подтверждение, оформление и контроль, а также перечень лиц, имеющих отношение к этой стороне деятельности.

Для исключения вопросов со стороны МНС РФ можно рекомендовать выпустить внутренний нормативный документ, регламентирующий все перечисленные моменты.

Бухгалтерское и налоговое отражение представительских расходов осуществляются на основании первичных учетных документов. Первичные документы должны содержать информацию о дате и месте проведения деловой встречи, приглашенных лицах и участниках со стороны организации, величине расходов и их конкретном назначении.

В составе расходов принимаются затраты, непосредственно связанные с производственной деятельностью, таким образом, перечень обсуждаемых вопросов должен найти отражение в акте. Целесообразно составить протокол о намерениях заключить договор. Налоговый кодекс РФ при отражении расходов в составе расходов, уменьшающих прибыль, не содержит конкретного требования о наличии положительного результата переговоров. Целью переговоров может споров с МНС РФ в арбитражном суде необходимо запастись подтверждением производственной направленности расходов.