Трудности электронного документооборота

С мая 2012 года во многих российских компаниях происходит внедрение внешнего электронного документооборота (ЭДО). Это в какой-то мере обязывает контрагентов таких компаний быть в курсе последних законодательных изменений в работе с первичными бухгалтерскими и налоговыми документами.

Тамара Мокеева, эксперт проекта Диадок компании СКБ Контур, в серии практических статей решила осветить топ-5 самых неоднозначных моментов электронного документооборота.

Первое место. Когда электронный счет-фактура становится юридически значимым и почему его нельзя отправить по электронной почте.

Счета-фактуры в России находятся на «особенном положении», то есть работа с ними значительно отличается от работы с прочими электронными документами. Особый порядок выставления счета-фактуры контрагенту по ТКС регламентируется Приказом Минфина РФ от 25.04.2011 № 50н, а специальный формат электронного документа (.xml), в котором должен быть передан счет-фактура, утвержден Приказом ФНС России от 05.03.2012 N ММВ-7-6/138@.

Если правильно составленный бумажный документ приобретает юридическую значимость в момент его подписания руководителем организации и главным бухгалтером, то с электронным счетом-фактурой дело обстоит иначе. Так, электронный счет-фактура становится юридически значимым только при выполнении трех обязательных условий:

Он должен быть составлен без ошибок в реквизитах и фактурной части в утвержденном xml-формате;
Подписан одной действующей электронной подписью руководителя организации либо иных лиц, уполномоченных на это приказом (иным распорядительным документом) по организации или доверенностью от имени организации;
Направлен через оператора электронного документооборота (ЭДО) с выполнением всех требований утвержденного порядка (п. 9 ст. 169 НК РФ). Оператором ЭДО является любое юридическое лицо, имеющее техническую возможность обеспечить передачу документа в полном соответствии с порядком обмена электронными счетами-фактурами. Статус оператора ЭДО присуждается ФНС.

Таким образом, электронный счет-фактуру нельзя ни составить в произвольном формате (.doc, .xls, .png и другие), ни направить контрагенту произвольным образом (по электронной почте, на внешнем носителе, в виде бумажной копии и т.п.) Во всех этих случаях документ будет признан нелегитимным и его нельзя будет заявить на вычет.

Что касается других электронных документов, то согласно ст. 9 закона «О бухгалтерском учете» (№402-ФЗ от 06.12.2011) «первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью ». Подписанные электронной подписью при взаимном согласии сторон, они имеют юридическую силу и подтверждают факт хозяйственной жизни. Никаких других требований к электронным первичным документам нет. Таким образом, например, товарная накладная, правильно составленная в произвольном формате и выставленная контрагенту произвольным способом, при соблюдении прочих обязательных условий будет являться юридически значимой.

Второе место. Как даты составления и выставления электронного счета-фактуры могут повлиять на регистрацию документа?

Согласно п. 3 ст. 168 НК РФ продавец обязан выставить счет-фактуру в течение 5 дней с момента отгрузки товаров или выполнении работ (услуг). Если в бумажном варианте документа даты составления и выставления не различаются, то при работе с электронными счетами-фактурами в самом документе проставляется дата составления, а оператором ЭДО в специальных технологических документах фиксируется дата выставления счета-фактуры. При этом электронный счет-фактура считается выставленным только в том случае, если есть извещение о получении его продавцом: «Датой выставления покупателю счета-фактуры в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи считается дата поступления файла счета-фактуры Оператору электронного документооборота от продавца, указанная в подтверждении этого Оператора электронного документооборота.

Счет-фактура в электронном виде считается выставленным, если продавцу поступило соответствующее подтверждение Оператора электронного документооборота, указанное в абзаце первом настоящего пункта, при наличии у продавца извещения покупателя о получении счета-фактуры, подписанного электронной цифровой подписью покупателя и полученного через Оператора электронного документооборота» (п. 1.10 Приказ Минфина РФ от 25.04.2011 № 50н). Иначе такой счет-фактура не считается выставленным и соответственно полученным.

Поэтому для электронного счета-фактуры эти даты могут быть разными. Из-за этого могут возникнуть сложности при регистрации счета-фактуры в книгах продаж и в журналах учета счетов-фактур. Рассмотрим такой пример: продавец продал товар покупателю 30.03.2012 и на следующий день выставил счет-фактуру в электронном виде, а покупатель получил счет-фактуру и сформировал извещение о получении (технологический документ) 1.04.2012, то регистрировать выставленный счет-фактуру в книге продаж и в части 1 журнала учета счетов-фактур нужно будет в разных периодах. Действительно, порядок регистрации счетов-фактур в журнале учета, в книге покупок и книге продаж определен Постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137. Согласно п. 2 Приложения 5 Постановления регистрация счетов-фактур в книге продаж производится в хронологическом порядке в том налоговом периоде, в котором возникает налоговое обязательство.

При этом налоговое обязательство непосредственно связано с моментом определения налоговой базы. В соответствии с п. 1 ст. 167 Налогового Кодекса моментом определения налоговой базы в рассмотренном случае является день отгрузки товаров. Поэтому счет-фактура подлежит регистрации в книге продаж в том налоговом периоде, на который приходится день отгрузки, т.е. в первом, «независимо от даты их выставления покупателям и от даты их получения покупателями в порядке, определенном настоящим документом» (п.3 Приложения 5 Постановления Правительства РФ № 1137).

Что же касается журнала, то продавец может зарегистрировать электронный счет-фактуру в части 1 журнала только в том случае, если он получил от покупателя извещение о получении счета-фактуры, подписанное электронной подписью покупателя. Причем в графе 2 «дата выставления» продавец должен указать дату поступления счета-фактуры оператору ЭДО: «В случае выставления в электронном виде счета-фактуры, подписанного электронной цифровой подписью в установленном порядке, в графу вносится дата поступления файла счета-фактуры оператору электронного документооборота от продавца, указанная в подтверждении этого оператора, при наличии у продавца извещения покупателя о получении счета-фактуры, подписанного электронной цифровой подписью покупателя и полученного через оператора электронного документооборота» (п. 7 Приложения 3 Постановления). Поскольку извещение о получении сформировано покупателем уже 1.04.2012, т.е. во втором квартале, то и счет-фактуру продавец регистрирует в журнале за второй квартал.

Третье место. Как правильно представить в ИФНС электронные документы по требованию налогового органа и можно ли направить бумажные документы через интернет?

В России пока еще только нарабатывается практика представления документов в налоговую по ТКС — ранее электронные документы представлялись на бумаге в виде распечатанных и заверенных копий. Сегодня технически все ИФНС готовы обрабатывать электронные документы, а налоговики все чаще сами выступают с инициативой электронного взаимодействия с налогоплательщиками. Это, по большей части, связано с тем, что последние изменения в законодательстве в середине 2012 года значительно расширили возможности налогоплательщиков по представлению документов через Интернет. Ранее статьей 93 Налогового Кодекса РФ за налогоплательщиком было закреплено право в ответ на требование налогового органа представить документы в электронном виде по ТКС.

Причем Приказом ФНС РФ от 17.02.2011 № ММВ-7-2/168@ был утвержден порядок представления документов, исходя из которого по ТКС можно было представить только документы, составленные по обязательным или рекомендуемым форматам. Напомним, что такие форматы уже разработаны для счета-фактуры, корректировочного счета-фактуры, журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, книги покупок и книги продаж, а также для акта приемки-сдачи работ (услуг) и товарной накладной по форме ТОРГ-12. Однако 20 июля 2012 года в силу вступил Приказ ФНС России от 29.06.2012 № ММВ-7-6/465@, который позволил налогоплательщикам направлять в ИФНС через Интернет в том числе и самые распространенные типы документов, изначально составленные на бумаге или в произвольных электронных форматах. Такие документы нужно отсканировать, перевести в форматы jpg или tif, заполнить поля мета-информации и прикрепить к электронной описи документов. После чего весь пакет документов можно направить по ТКС в ИФНС (например, через спецоператора связи). Таким образом, по ТКС теперь есть возможность направить даже бумажные документы.

Согласно Приказу, к электронной описи можно прикрепить следующие документы:

счет-фактуру (скан-образ счета-фактуры можно передать в инспекцию лишь в том случае, если она изначально была составлена в бумажном виде: составить электронный счет-фактуру в произвольном формате нельзя);
книгу покупок;
книгу продаж;
журнал выставленных и полученных счетов-фактур;
акт приемки-сдачи работ (услуг);
дополнительный лист книги покупок;
дополнительный лист книги продаж;
товарную накладную (ТОРГ-12);
товарно-транспортную накладную;
грузовую таможенную декларацию/транзитную декларацию;
добавочный лист к грузовой таможенной декларации/транзитной декларации;
спецификацию (калькуляцию, расчет) цены (стоимости);
договор (соглашение, контракт);
дополнение к договору.

Отметим, что если требование о представлении документов изначально было направлено на бумаге, то представить документы по ТКС не получится из-за невозможности сформировать опись документов. Дело в том, что xml-формат описи предполагает наличие так называемого идентификатора файла документа, к которому формируется опись (т.е. требования). Этого идентификатора нет на бумажном требовании, а без него опись не прогрузится в систему инспекции.

Четвертое место. Как хранить электронные документы?

Хранить электронные документы можно в электронном виде — на персональном компьютере или на серверах оператора ЭДО. При этом создавать бумажные копии таких документов совершенно необязательно.

Если обратиться к Федеральному закону об архивном деле, то архивный документ – это «материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанных носителя и информации для граждан, общества и государства» (Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»). Согласно п.5 ст.9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ (который заменил Федеральный закон от 21.11.1996 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» с января 2013 года): «первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью». Таким образом, электронные документы, составленные и выставленные по всем требованиям законодательства, обладают юридической значимостью и являются оригиналами.

Поэтому хранить такие документы можно в электронном виде в (Письмо Минфина от 24.07.08 г. № 03-02-07/1-314). Что же касается электронных счетов-фактур, то для них прямо прописано обязательное хранение в электронном виде: согласно п.1.13 Приказа Минфина России от 25.04.2011 № 50н хранить электронные счета-фактуры необходимо «совместно с применявшимся для формирования электронной цифровой подписи указанных документов сертификатом ключа подписи».

Таким образом, законодательством нигде не предусмотрено дублирование электронных документов на бумаге для их хранения. При этом, если ранее Федеральный закон № 129-ФЗ обязывал организации по требованию любого контролирующего органа или другого участника хозяйственной операции составить бумажную копию за свой счет (п.7 ст.9), то теперь бумажные копии будут необходимы только «в случае, если законодательством Российской Федерации или договором предусмотрено представление первичного учетного документа другому лицу или в государственный орган на бумажном носителе».

«Если у организации есть электронные первичные документы и никакими нормативными актами не предусмотрено представления этих документов исключительно в бумажном виде, то нельзя потребовать продублировать их на бумаге. Правда, на данный момент возможность представления первичных документов в электронном виде упоминается только при истребовании для проведения налоговой проверки (ст. 93 НК РФ). Таким образом, представить документы по ТКС получится только в ИФНС. В иные органы, даже если законодательством не предусмотрено представление исключительно в виде бумажных копий, пока что технически невозможно сделать это никак иначе», — комментирует Тамара Мокеева.

Пятое место. Как вести книги покупок и продаж и журнал учета счетов-фактур при наличии бумажных и электронных документов?

Формы книг покупок и продаж и правила их ведения закреплены соответственно в приложениях №4 и №5 Постановления Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137 «О формах и правилах заполнения (ведения) документов, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость». А форма журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур и правила его ведения закреплены в приложении №3 того же постановления. Так, в соответствии с п.2 приложений №4 и №5 в книгах покупок и продаж подлежат регистрации в едином порядке счета-фактуры, полученные как в бумажном, так и в электронном виде. А в соответствии с п.3 приложения №3 счета-фактуры, составленные на бумажном носителе или в электронном виде, регистрируются в хронологическом порядке в части 1 журнала учета по дате выставления. Полученные счета-фактуры, как бумажные, так и электронные, – в части 2 журнала по дате их получения. При этом согласно форме журнала и правилам его заполнения (п.7 и п.11), на способ выставления счета-фактуры указывает значение в графе 3: значение 1 указывает на составление документа на бумажном носителе, а значение 2 – на составление в электронном виде.