Организация работы бухгалтерии – советы практика

Е.П. Столбов
ведущий аудитор компании ООО «Эстра-Аудит»

Проблемы бухгалтерии

В последние годы при проведении аудиторских проверок различных организаций, в которых мне довелось участвовать, не встречалось ни одной организации, в которой бы ведение бухгалтерского и налогового учета и представляемая отчетность в полной мере соответствовали бы предъявляемым руководящими документами требованиям. Замечу, что раньше при проведении ревизий финансово-хозяйственной деятельности организации, в которых нарушений не было, встречались, и не редко.

Наличие значительных недостатков в представляемой бухгалтерской и налоговой отчетности подтверждается и данными налоговых органов. Например, по данным камеральных налоговых проверок за 2004 г. (т.е., практически, при проверке только по формальным признакам) деклараций по НДС, представленных организациями, только у 10 — 15% не имелось недостатков по заполнению.

В большинстве случаев такое, прямо скажем, ненормальное положение с учетом объясняется, прежде всего, перегруженностью работников бухгалтерии, на которых возлагается ведение различных видов учета, правила по которым не всегда совпадают, нестабильностью и неоднозначностью правил учета и составления отчетности, регулярными (нередко по нескольку раз в год) изменениями, вносимыми в руководящие документы, и др.

Но, наряду с такими «объективными» причинами появления недостатков в учете, есть еще и «субъективные», появление которых зависит только от организации работы бухгалтерии и ее работников.

Решение проблем «своими силами»

Приведем некоторые «субъективные» условия возникновения недостатков в учете и пути их недопущения.

Это, прежде всего, невыполнение в большинстве организаций старого (но никогда не теряющего своего значения!) правила проверки документов (сводных, платежных, отчетности и др.), подготавливаемых бухгалтерией, самими работниками бухгалтерии, т.е. отсутствует проверка «во вторую руку».

Проверка «во вторую руку» заключается в том, что после составления документа одним работником бухгалтерии другой проверяет полностью этот документ, расписывается за проведенную проверку и несет ответственность за правильность данных наряду с сотрудником, составившим документ.

Внутренняя проверка документов обязательна, ведь, как известно, не ошибается лишь тот, кто ничего не делает.

Для проверки документа требуется значительно меньше времени (порядка 10%), чем для его составления. Но качество подготовки и достоверность документов после проверки значительно возрастает.

Кроме того, при этом повышается взаимозаменяемость работников бухгалтерии и значительно сокращается время на последующее исправление недостатков, которые могут быть выявлены сторонними проверяющими в уже представленных им отчетных документах.

Другой распространенной причиной появления ошибок и нарушений в учете является то, что во многих организациях бухгалтерия представляет собой, образно выражаясь, «проходной двор». В бухгалтерию в любое время являются «все кому не лень», причем, во многих случаях, «просто поболтать». При этом работники бухгалтерии все время отвлекаются от своих бухгалтерских дел, требующих особой внимательности, четкости, абсолютного сосредоточения, а в результате появляются ошибки. Часто такие праздные посещения даже прикрыты благовидными предлогами (вопросами к бухгалтерам), в результате чего приходится откладывать текущую работу и заниматься вопросом или проблемой посетителя. Таким образом, основная работа часто откладывается на вечер, когда внимательность уже снижена, либо делается второпях.

Поэтому с целью обеспечения нормальных, благоприятных условий работы сотрудников бухгалтерии необходимо обязательное утверждение приказом руководителя фирмы распорядка работы бухгалтерии, в том числе времени приема в бухгалтерии работников фирмы (по производственным вопросам). Целесообразно время приема устанавливать — 1 час до обеда и 1,5 часа после обеденного времени. В другое время прием посетителей бухгалтерией возможен только с разрешения руководителя фирмы.

Также в организации должны быть четко прописаны и утверждены руководителем фирмы функции бухгалтерии и должностные обязанности каждого работника бухгалтерии.

При этом следует исключать навязывание функций, не свойственных бухгалтерии. Например, таких, как:

 —  оформление и заключение договоров со сторонними организациями (но должно быть установлено обязательное визирование главным бухгалтером проектов договоров, обязательное доведение до бухгалтерии заверенных соответствующими лицами копий заключенных договоров);

 —  составление табелей учета рабочего времени (которые должны вести начальники соответствующих подразделений);

 —  ведение материального учета (которое должно быть возложено на соответствующую службу (подразделение, должностное лицо), а бухгалтерия должна осуществлять лишь контроль за этим участком учета) и др.

Большое значение для устранения недостатков в учете имеет правильная организация внутреннего документооборота в фирме, который должен быть установлен приказом ее руководителя.

В приказе должны быть четко определены формы представления в бухгалтерию документов, сроки их представления, ответственные за это лица. Также должны быть установлены жесткие санкции за несвоевременную и некачественную обработку документов.

При этом необходимо четко и наглядно наладить учет поступления в бухгалтерию документов. При выявлении несвоевременности представления документов или их некачественного составления главный бухгалтер должен (возможно, после одного-двух предупреждений) подавать руководителю докладную записку и добиваться наложения соответствующих санкций на виновных с объявлением их в приказе по фирме. Кроме того, важно, по возможности, возложить обязанность по получению исправленных документов на тех же виновных лиц. Это убедит последних в том, что гораздо лучше сразу же проследить за правильностью получаемого от контрагентов или же от своих подчиненных документа, чем потом принудить их составить еще один документ, устранив ошибки.

Не будет лишней и организация в бухгалтерии наглядного учета подготовки и своевременности представления работниками бухгалтерии отчетных документов в налоговые органы с указанием сроков и ответственных за составление и проверку.

С целью повышения профессионализма и компетентности работников бухгалтерии необходимо постоянное повышение их квалификации на специальных курсах, участие в специализированных семинарах и др., регулярное получение и изучение специальной литературы.

Также целесообразно регулярно (не реже одного раза в месяц) проводить в бухгалтерии коллективное (возможно, по группам) изучение действующих руководящих документов, а также своевременное обновление применяемого программного обеспечения.
Новые правила учета необходимо сразу же доводить до исполнителей под роспись и оставлять им копию руководящего документа. Копии руководящих документов по соответствующим направлениям учета должны быть в отдельных папках.

В случае неясности каких-либо положений по учету надо сразу же определять учетную политику по спорному вопросу с привлечением аудиторов, юристов и др., возможно, с направлением запроса в соответствующий контролирующий орган. Нельзя оставлять неясности «на потом».

Комплексным способом определения правильности ведения бухгалтерского учета в организации является сравнение результатов инвентаризации с данными бухгалтерского учета на соответствующую дату. Как известно, инвентаризация должна охватывать не только проверку материально-производственных запасов, но и всех активов, обязательств и др. При инвентаризации должно быть осуществлено установление реальных данных по всем счетам бухгалтерского учета (статьям баланса) на соответствующую дату.

Если результаты (данные), полученные как при инвентаризации на начало периода, так и при инвентаризации на конец отчетного периода, совпадают с данными соответствующих счетов бухгалтерского учета (статей бухгалтерского баланса), то имеется в определенной степени уверенность в том, что и в течение этого периода ведение бухгалтерского учета охватывало в полном объеме деятельность организации.

В случае же расхождения каких-либо показателей проверку работникам бухгалтерии следует начать с данных бухгалтерии, и только после установления правильности бухгалтерских данных предъявлять претензии к другим подразделениям фирмы.

Наиболее продуктивным, по нашему мнению, способом выявления и устранения недостатков и нарушений в деятельности организаций является проведение аудиторских проверок. Такие проверки могут принимать форму внутреннего и внешнего аудита. Последний проводится специализированными аудиторскими фирмами.

При этом проведение внешней аудиторской проверки целесообразно предусмотреть в договоре в несколько этапов. Например, вначале (в июле — сентябре) аудиторской фирмой проверяется первое полугодие. По результатам проверки в течение сентября-октября в организации устраняются выявленные аудиторской проверкой недостатки и нарушения в периоде за девять месяцев, и, следовательно, в четвертом квартале подобные недостатки в организации уже не должны допускаться. Затем, по завершении года, проводится аудиторская проверка годовой отчетности, по результатам которой устраняются нарушения и недостатки, объем которых будет уже значительно меньше.

Как усовершенствовать работу бухгалтерии

Возможны и другие направления совершенствования организации работы бухгалтерии с целью недопущения недостатков в бухгалтерском и налоговом учете, которые должен определять и добиваться их осуществления, прежде всего, главный бухгалтер.

Основным правилом при этом должно быть следующее. При выявлении какого-либо нарушения необходимо определить виновного, установить причину появления выявленного недостатка, разработать и принять меры (в том числе с оформлением приказами, распоряжениями и т.д.), позволяющие избежать таких (и подобных) нарушений впредь.

При организации деятельности бухгалтерии и, следовательно, всей финансово-хозяйственной деятельности фирмы, главному бухгалтеру следует учитывать то, что, как показывает практика, реальную административную и уголовную ответственность за недостатки в финансовой и хозяйственной деятельности организации, которые выявляют сторонние контролирующие органы, несут не заместители, не финансовый директор, не юристы и не прочие «руководители», а только руководитель фирмы и главный бухгалтер фирмы. Однако это не означает, что внутри фирмы не могут применяться санкции к другим лицам, ответственным за представление документов в бухгалтерию.