Пособия по беременности и родам и уходу за ребенком до 1.5 лет. Когда ФСС может отказать в выплате?

Решение компании (или страхователя - ИП) о повышении оклада сотруднице незадолго до ее ухода в декретный отпуск может повлечь за собой отказ в выплате:

• пособия по беременности и родам (далее – пособие по БиР)

• и пособия по уходу за ребенком до 1.5 лет (далее – пособие по уходу за ребенком),

в заявленных размерах.

Ведь подобные решения страхователями принимаются, в большинстве случаев, с целью увеличить размер пособия по БиР и пособия по уходу за ребенком. Однако для того, чтобы потом эти пособия были приняты ФСС, страхователь должен быть готов доказывать, что заработная плата повышалась не с целью повышения сумм выплат за счет ФСС, а была обоснована, например, производственной необходимостью.

Если организация сделать этого не сумеет, то региональное отделение ФСС РФ при проведении камеральной проверки может отказать в выплате пособий или ограничить выплаты минимальными размерами из-за необоснованности выплаты пособий в повышенном размере.

Отказ в выплате может последовать так же в случаях, если:

• компания (ИП) приняла сотрудницу незадолго до наступления страхового случая (ухода женщины в декрет, отпуска по уходу за ребенком).

• компания (ИП) не ведет хозяйственной деятельности.

Арбитражная практика в таких случаях так же далеко не всегда поддерживает страхователя.

В нашей статье мы поговорим о том, какие документы необходимо подготовить страхователю для прохождения камеральных проверок ФСС, что делать в случае получения отказа, а так же рассмотрим арбитражную практику по этому вопросу.

Несколько слов о порядке назначения пособий по БиР и по уходу за ребенком и минимуме необходимых документов

1. Пособие по БиР.

Статья 255 Трудового кодекса гарантирует работающим женщинам выплату пособия по БиР.

На основании п.1 ст.10 закона 255-ФЗ «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством», пособие по БиР выплачивается:

• суммарно за весь период отпуска по беременности и родам продолжительностью 70 (в случае многоплодной беременности - 84) календарных дней до родов и 70 (в случае осложненных родов - 86, при рождении двух или более детей - 110) календарных дней после родов.

При этом, пособие по БиР исчисляется суммарно и предоставляется женщине полностью независимо от числа дней, фактически использованных ею до родов.

В 2013 году, пособие по БиР оплачивается в размере 100% среднего заработка, но не более 1 335,62 руб. за один день.

Если страховой стаж составляет менее шести месяцев, пособие выплачивается в размере, не превышающем МРОТ за полный календарный месяц.

Пособие по БиР выплачивается за счет средств ФСС  с первого дня нетрудоспособности.

При этом, сумма начисленного пособия за счет ФСС не может превышать его максимальный размер, который в 2013 году составляет 186 986,80 руб. (1 335,62*140)..

Минимальный комплект документов, предоставляемых ФСС при проверке:

• Больничный лист, оформленный в установленном порядке.

• Справка о сумме заработка с предыдущего места работы у другого страхователя (в случае, если сотрудница работала в другом месте).

• Расчет пособия по больничному листу.

• Заявление в произвольной форме, в случае расчета пособия «по старому».

У организаций, применяющих УСНО могут так же попросить предоставить в ФСС:

• Трудовую книжку сотрудницы (трудовой договор для совместителей).

• Приказ о предоставлении декретного отпуска.

• Подтверждение оплаты больничного листа.

2. Ежемесячное пособие по уходу за ребенком до полутора лет.

Работнику, имеющему право на отпуск по уходу за ребенком, на основании его заявления, предоставляется такой отпуск в соответствии с положениями ст.256 ТК РФ.

На период отпуска по уходу за ребенком за работником сохраняется место работы (до достижения ребенком возраста 3х лет).

При этом, пособие по уходу за ребенком выплачивается до достижения им возраста 1.5 лет.

Кто имеет право на ежемесячное пособие по уходу за ребенком (основание - ст.13 закона №81-ФЗ «О государственных пособиях гражданам, имеющим детей»):

• Матери,

• Отцы,

• Опекуны,

• Другие родственники, фактически осуществляющие уход за ребенком.

Если уход за ребенком осуществляется несколькими лицами, право на получение пособия по уходу за ребенком предоставляется только одному из них.

Обратите внимание: Право на пособие сохраняется, если лицо, находящееся в отпуске по уходу за ребенком, работает на условиях неполного рабочего времени или на дому.

Если в период нахождения матери в отпуске по уходу за ребенком до достижения им возраста 1,5 у нее наступает следующий отпуск по БиР, она имеет право выбора одного из двух видов пособий, выплачиваемых в периоды соответствующих отпусков (п.3 ст.10 закона 255-ФЗ).

Пособие составляет 40% среднего заработка, на который начисляются страховые взносы.

При этом, размер пособия ограничен и составляет в 2013 году:

• По уходу за одним ребенком - не менее 2 453,93 руб.

• По уходу за двумя и более детьми – не менее 4 907,85 руб.

Размер максимального пособия по уходу за ребенком в 2013 году составляет 16 241,14 руб.

Напомним, что максимальный размер пособия определяется исходя из предельного размера среднего дневного заработка для исчисления пособий по БиР, ежемесячного пособия по уходу за ребенком.

Согласно Письму ФСС РФ от 11.01.2013г. №15-03-18/12-169 «О порядке назначения, исчисления и выплаты пособия по беременности и родам и ежемесячного пособия по уходу за ребенком в 2013 году»:

«По страховым случаям, наступившим в 2013 году, средний дневной заработок составляет 1 335,62 руб. ((463000,00 + 512000,00) / 730).

Учитывая нормы части 1 статьи 11.2 и части 5.1 статьи 14 Закона №255-ФЗ, предельный размер ежемесячного пособия по уходу за ребенком в 2013 году составляет 16 241,14 рублей.»

Минимальный комплект документов, предоставляемых ФСС при проверке:

• Заявление о назначении пособия.

• Приказ о предоставлении отпуска по уходу за ребенком.

• Копия свидетельства о рождении ребенка, за которым осуществляется уход, а также копия свидетельства о рождении предыдущего ребенка (если есть).

• Заявление в произвольной форме, в случае расчета пособия «по старому».

• Расчет пособия.

• Справка с места работы второго родителя о том, что он не использует отпуск и не получает ежемесячного пособия по уходу за ребенком.

• Копия листка нетрудоспособности по беременности и родам.

У организаций, применяющих УСНО могут так же попросить предоставить в ФСС:

• Трудовую книжку сотрудницы (трудовой договор для совместителей).

• Подтверждение выплаты данного пособия.

На что нужно обратить внимание при приеме на работу беременной сотрудницы или при повышении ей зарплаты

Во первых, при приеме на работу беременной сотрудницы, необходимо особое внимание уделить ее должностным обязанностям (подтвержденным должностной инструкцией).

Также лучше заранее подумать о возможности документального подтверждения выполнения ей трудовой функции.

Кроме того, нужно тщательно проверить штатное расписание, проанализировать количество ставок, размер максимальной и минимальной ставки, графики работы.

Необходимо также проанализировать условия оплаты труда в компании на предмет их сопоставимости.

Так, например, если беременному бухгалтеру назначается оклад в размере 50 000 руб., а директор получает 10 000 руб., у проверяющих из ФСС обязательно возникнут вопросы, на которые компания должна суметь ответить.

Должностные обязанности и нагрузка у бухгалтера должны быть существенными и этому нужно найти документальные подтверждения.

А у директора, получающего столь малое вознаграждение, должен быть очень не плотный рабочий график (например – он работает 2 часа в день, а бухгалтер трудится по норме 40 часов в неделю).

Кроме того, нельзя допускать ситуации, когда у сотрудников, занимающих одинаковые должности (бухгалтер, секретарь, менеджер) и выполняющих примерно одинаковые обязанности, заработная плата сильно отличается в пользу беременной сотрудницы.

Если Вы хотите оплачивать труд беременной сотрудницы-бухгалтера выше, чем другим бухгалтерам – повысьте ее в должности. Пусть она станет старшим бухгалтером, или ведущим бухгалтером.

Если компания хочет увеличить заработную плату беременной сотруднице, то гораздо лучше ситуация будет выглядеть, если увеличение зарплаты пройдет по отделу, в котором такая сотрудница работает.

Такой же подход лучше применить и к премиям. Их так же стоит выплатить хотя бы отделу.

Пусть размер премий сотрудникам будет разным (не следует забывать о сопоставимости), но такая выплата будет в глаза проверяющих (или, в случае необходимости, судей), гораздо более обоснованной.

Нередки случаи приема беременных сотрудников «задним числом». Однако, в этом случае риски страхователя еще выше.

Во первых – уточнение в расчетах по суммам начисленной зарплаты сразу бросится в глаза при проведении ФСС камеральной проверки.

Во вторых, нужно учесть множество мелких деталей, что не всегда реально успешно осуществить.

Отказ в возмещении со стороны ФСС и судебная практика

На основании ст.4.6 Закона №255-ФЗ, в случае отказа в выделении средств на выплату страхового обеспечения территориальный орган ФСС РФ выносит мотивированное решение, которое направляется страхователю в течение трех дней со дня его вынесения.

Вышеуказанное решение может быть обжаловано страхователем в вышестоящий орган ФСС или в суд.

При этом, необходимо отметить тот факт, что формальное соответствие требованиям законодательства представленных работодателем в органы ФСС документов, для суда не является достаточным основанием для возмещения пособий.

Создание страхователем искусственной ситуации для получения возмещений из ФСС либо для увеличения размера пособий до максимального, является основанием для принятия решения об отказе в возмещении таких расходов со стороны ФСС.

Это происходит поскольку возмещение средств из бюджета ФСС РФ является восстановительной мерой, направленной на компенсацию реальных затрат страхователя.

Трудовое законодательство предоставляет право работодателям принимать на работу любое лицо и устанавливать ему вознаграждение в любом размере.

При этом, в соответствии со ст.65 ТК РФ, запрещено отказывать в заключении трудового договора женщинам по мотивам, связанным с беременностью или наличием детей.

А на основании ст.145 УК РФ, необоснованный отказ беременной женщине в приеме на работу образует состав преступления.

Однако, в соответствии со ст.10 ГК РФ, не допускаются осуществление гражданских прав исключительно с намерением причинить вред другому лицу, действия в обход закона с противоправной целью, а также иное заведомо недобросовестное осуществление гражданских прав (злоупотребление правом).

Соответственно, тот факт, что компания приняла на работу беременную женщину незадолго до ее декрета, сам по себе не может являться основанием для отказа органами ФСС в возмещении расходов на выплату пособия по БиР и пособия по уходу за ребенком.

Ниже мы рассмотрим ситуации, в которых суды признают обоснованными решения ФСС об отказе в возмещении расходов, в связи с созданием страхователем тех самых искусственных ситуаций.

Это происходит в следующих случаях:

1. Между работодателем (руководителем компании, учредителем, ИП) наличествуют родственные связи с беременной сотрудницей (супружеские или другие родственные отношения).

2. У беременной сотрудницы отсутствует специальное образование, а так же опыт работы в соответствующей сфере (т.е. она, как специалист, не представляет для компании никакой ценности).

3. Должность, на которую принимается беременная женщина, введена в штатное расписание незадолго до приема (а то и в день приема) на работу новой сотруднице. При этом, экономическая обоснованность такого изменения штатного расписания отсутствует.

4. Беременная сотрудница по собственному желанию уволилась с предыдущего места работы накануне поступления на работу к страхователю.

5. Уровень зарплаты беременной сотрудницы значительно превышает общий уровень заработной платы в компании (в том числе ее коллег и руководителя).

6. Должность, на которую наняли беременную женщину, хоть и была в штатном расписании, но на ней никто не работал или работал за гораздо меньшую зарплату.

7. На должность, с которой беременная сотрудница ушла в декрет, не взяли другого сотрудника, предложив ему аналогичный уровень зарплаты.

8. Премии (премия), выплачиваются только беременной сотруднице или превышает в разы суммы премий другим сотрудникам, значительно превышает получаемую ею ранее зарплату. Формулировка в приказе общего характера «за трудовые достижения» и не позволяет установить наличие каких-то особых трудовых достижений данной сотруднице.

9. Увеличение заработной платы не связано с продвижением по службе на более высокую должность (которую ранее занимал другой сотрудник с соответствующим уровнем зарплаты) и значительным изменением трудовых обязанностей.

10. Отсутствуют какие-либо документальные подтверждения того, что беременная сотрудница выполняла свои трудовые обязанности.

11. Отсутствуют должностные инструкции, табеля учета рабочего времени, трудовые обязанности четко не определены и т.д.

Если органы ФСС обнаруживают одновременно несколько из вышеуказанных случаев, то вероятность того, что суд встанет на сторону страхователя, очень не велика.

Так, например, Определением ВАС РФ от 19.12.2012г. №ВАС-16688/12 по делу №А35-7900/2011 отказано в передаче дела в Президиум ВАС РФ, так как суды сделали правильные выводы о том, что в ходе камеральной проверки заявления страхователя о возмещении спорных расходов установлены обстоятельства, свидетельствующие о создании им искусственной ситуации, направленной на необоснованное возмещение расходов за счет средств ФСС.

Выдержка из Определения:

«Оценив фактические обстоятельства дела и представленные сторонами доказательства в их совокупности и взаимной связи, суды установили, что доказательства фактической деятельности Шаминой Т.А. отсутствуют, выполнение ею должностных обязанностей документально не подтверждено.

При таких обстоятельствах суды пришли к выводу об отсутствии у фонда оснований для возмещения предпринимателю спорных расходов, произведенных на выплату пособия.»

В Определении ВАС РФ от 28.12.2010г. №ВАС-15163/10, суд отказал в передаче дела по заявлению об отмене решения органа ФСС в части отказа в возмещении расходов на выплату пособия по БиР для пересмотра в порядке надзора судебных актов отказано, так как суд, отказывая в удовлетворении заявления, обоснованно исходил из того, что:

• прием на работу бухгалтера осуществлен непосредственно перед его уходом в отпуск,

• осуществление обязанностей бухгалтера и необходимость введения штатной единицы бухгалтера незадолго до наступления страхового случая не подтверждены.

Соответственно, в случае, когда работодатель сумел доказать факт осуществления трудовой деятельности беременной сотрудницей, суд принимает его сторону.

Так, Постановлением ФАС Дальневосточного округа от 29.06.2012г. №Ф03-2676/2012 по делу №А04-6683/2011 отказ в возмещении расходов по выплате пособия по БиР органами ФСС признан неправомерным, так как страхователь доказал факт трудовой деятельности сотрудницы.

Кроме того, добиться положительного решения суда страхователям удается при наличии документальных свидетельств, доказывающих его позицию.

В недавнем Определении ВАС РФ от 13.02.2013г. №ВАС-16549/12 по делу N А20-3227/2011, суд принял сторону страхователя в следующей ситуации:

Женщина (ИП) устроилась по трудовому договору в другое ИП юристом с заработком 30 000 руб., при том, что заработная плата руководителя составляла 10 000 руб.

Органы ФСС, при проведении камеральной проверки, сочли такой заработок слишком высоким, беременную сотрудницу – устроившуюся «незадолго до наступления страхового случая»* и недостаточно компетентной, а трудовые отношения – формальными.

*Законодательство не содержит никакой информации о том, что подразумевается под понятием «незадолго до наступления».

В рассматриваемой ситуации женщина устроилась на работу в июле 2010 года, ее зарплата не менялась, беременность наступила в декабре 2010 года, а страховой случай - в конце июня 2011 года.

ФСС пересчитали пособие по БиР исходя из оклада 10 000 руб., однако ВАС не поддержал эту позицию.

Доводы фонда о формальном характере трудовых отношений между предпринимателем и Шидаковой З.У., экономической необоснованности приема ее на работу, несоответствии ее квалификации занимаемой должности, выплате заработной платы в завышенном размере отклонены судом.

Основаниями для признания неправоты ФСС послужили:

1. Справка из учебного заведения, подтверждающая, что на момент принятия на работу женщина окончила второй курс отделения «Юриспруденция» в рамках получения 2 высшего образования (общий срок обучения - 3.6 месяцев).

2. Табеля рабочего времени, подтверждающие, что женщина работала полный рабочий месяц, а руководитель – только половину.

3. Ведомости на выплату зарплаты, подтверждающие ее фактическое получение в заявленном размере.

4. Суммы начисленной зарплаты подтверждены отчетами по форме 4-ФСС.

Обосновываем принятие на работу беременной сотрудницы или повышение ее зарплаты

Для того, чтобы доказать обоснованность приема на работу беременной сотрудницы незадолго до наступления страхового случая (отпуска по БиР), нужно собрать как можно больше документов, подтверждающих экономическую обоснованность такого приема.

Такими документами могут быть, например:

Диплом, подтверждающий наличие необходимого профильного образования данной сотрудницы.

Резюме сотрудницы, свидетельствующее о наличии у нее необходимого опыта и навыков, необходимых для должности, на которую ее принимают.

Наличие должности в штатном расписании, ранее занимаемой другим сотрудником с аналогичными условиями оплаты труда.

Любые документы, подтверждающие выполнение сотрудницей своих должностных обязанностей (служебные задания и отчеты о проделанной работе, графики, презентации за ее подписью и т.п.).

Напомним, что арбитражные суды, при принятии решения о признании правомерности решения ФСС об отказе в возмещении пособия по БиР и пособия по уходу за ребенком правомерным или неправомерным, будут рассматривать все представленные сторонами спора доказательства в совокупности.

Дополнительно запрашиваемые ФСС документы

Какие документы органы ФСС могут запросить при проведении камеральной проверки пособий по БиР и пособия по уходу за ребенком, кроме обычного комплекта документов:

1. Трудовой договор на беременную работницу и приказ о приеме ее на работу либо о переводе ее на иную, более высокооплачиваемую должность.

2. Должностную инструкцию для беременной сотрудницы.

3. Штатное расписание, действующее:

• До принятия на работу беременной женщины.

• В период нахождения беременной сотрудницы в трудовых отношениях со страхователем.

• В период нахождения сотрудницы в отпуске по БиР и отпуске по уходу за ребенком.

4. Табеля учета рабочего времени за период работы беременной сотрудницы.

5. Ведомости по выплате заработной платы за тот же период.

6. Копию трудовой книжки беременной сотрудницы.

7. Документы, подтверждающие образование беременной сотрудницы.

Исполнительный орган ФСС, исходя из конкретной ситуации и содержания вышеуказанных документов, может либо полностью, либо частично отказать недобросовестному страхователю в возмещении расходов, произведенных с нарушением норм действующего законодательства.

Перерасчет сумм пособий органами ФСС. Если в ходе камеральной проверки ФСС выяснит, что заработная плата беременной сотрудницы необоснованно завышена незадолго до наступления страхового случая, то ориентироваться ФСС может на следующие показатели:

• Сумму зарплаты беременной сотрудницы до ее повышения.

• Размер зарплаты по данной или аналогичной должности у этого работодателя (до его повышения).

• Размер зарплаты руководителя организации.

Если вышеперечисленные показатели использовать не удается, то скорее всего ФСС пересчитает пособие по БиР исходя из размера МРОТ и возместит страхователю пособие именно исходя из минимального размера.

Такой подход, в случае признания судом правоты ФСС, признается обоснованным и арбитражными судами РФ.

Однако, если ФСС признает трудоустройство беременной сотрудницы фиктивным и работодатель не сможет доказать фактическое осуществление такой сотрудницей трудовой деятельности, то в возмещении пособия по БиР, а так же пособия по уходу за ребенком страхователю могут отказать полностью.