Электронный архив банковских документов: новый инструмент эффективного бизнеса

Западный рынок давно оценил силу современных бизнес-технологий. Простые на первый взгляд решения способны существенно снизить затраты на ведение бизнеса при одновременном повышении эффективности рабочего времени. Сегодня это стало возможным и для российских организаций банковского сектора благодаря внедрению системы электронного архива.

К порядку – приучены, к проверке – готовы

Каждый банкир знает цену времени и денег, но зачастую забывает о ценности того первичного материала, из которого складывается работа кредитной организации. Операционная деятельность банка неизбежно связана с необходимостью создания, обработки и дальнейшего хранения огромного количества бумажных документов (мемориальные ордера, платежные поручения и т.д.). С проблемой организации большого массива данных, хранящихся на бумаге, сталкиваются практически все ключевые отделы банка: управление кредитования и инвестиций, управление розничного бизнеса, управление казначейских операций, управление валютных операций и международных расчетов и др. Как грамотно упорядочить банковские документы разных подразделений и при этом с уверенностью встретить представителей контролирующих органов?

Электронный архив – новый инструмент для решения целого ряда бизнес-задач, которые стоят на повестке дня любой кредитной организации. При этом он позволяет не только решить проблему физического хранения документов путем их перевода в электронный вид, но и привести разрозненный бумажный поток в полноценный структурированный архив еще до этапа сканирования. Как известно, банковские документы нередко хранятся согласно пресловутому русскому принципу «на авось»: вне всякой структуры и порой вне всякого закона. В итоге это приводит к тому, что нужный документ сложно найти (если он вовсе не утерян), а общее количество документов (сделки с контрагентами, досье и пр.) трудно подсчитать.

Не секрет, что технология электронного архивирования появилась не вчера. Однако ее применение стало по-настоящему оправданным лишь после того, как в России была создана прочная законодательная база, позволяющая документам электронного архива функционировать наравне с традиционными бумажными документами. Так, в 2010 году в законную силу вступило указание ЦБ РФ от 25.11.2009 № 2346-У «О хранении в кредитной организации в электронном виде отдельных документов, связанных с оформлением бухгалтерских, расчетных и кассовых операций при организации работ по ведению бухгалтерского учета», согласно которому ряд банковских операций может осуществляться на основе документов, хранящихся в электронном виде.

Какие задачи решает электронный архив

Электронный архив – технология успешного бизнеса, поскольку внедрение этой системы в рамках организации позволяет решить целый ряд задач: приведение архива в полный порядок согласно заданным параметрам, снижение рисков, связанных с различными проверками, и повышение уровня защиты банковских документов, уменьшение общих затрат на ведение бизнеса и улучшение эффективности рабочего дня.

Организация структурированного хранения

Зачастую, перед тем как приступать к непосредственной оцифровке банковского архива, необходимо задать ему четкую систему координат, то есть навести порядок. Для чего это нужно? Структурированное хранение позволит решить сразу несколько задач. В первую очередь, упорядоченная система (пока еще) бумажных документов поможет облегчить поиски в физическом архиве в том случае, если потребуется оригинал на бумаге. Руководитель или ответственное лицо всегда будут иметь представление о том, сколько документов, относящихся к одному подразделению или типу договоров, хранится у него в архиве. Кроме того, при создании электронного архива наличие четкой структуры упростит и, следовательно, ускорит процесс внедрения системы, поскольку часть работы по структурированию уже была выполнена на подготовительном этапе. 

Подготовка к аудиторским проверкам и проверкам ЦБ РФ

Проверка застала вас врасплох? Ни один сотрудник не способен сработать в критической ситуации столь же быстро и хладнокровно, как компьютер. Функционал электронного архива поможет в разы сократить стандартное время подготовки к аудиторским проверкам и проверкам Центрального банка России. Во-первых, сотрудник банка с легкостью может просмотреть электронные образы документов из самой системы и документов, записанных на диск. Во-вторых, по распечатанным документам и по выданным дискам программа автоматически готовит описи. В-третьих, любой документ можно без труда найти в считанные секунды, а затем выгрузить его в папку, отправить по электронной почте или распечатать. И наконец, в системе предусмотрена возможность сформировать отчет по заданным критериям.

Повышение уровня защиты документов

Электронный архив работает не просто как база данных, а умная система с настраиваемым правом доступа к конкретным документам. Каждый сотрудник, подразделение или филиал организации получат доступ только к тем документам, которые открыты для работы настройками программы. Право редактирования документов также можно ограничить в зависимости от набора полномочий специалиста. Вдобавок к этому, благодаря автоматизированной системе учета на основе технологии штрихкодирования можно проследить за передвижением любого банковского документа.   

Рост эффективности рабочего времени

В работе электронного архива существует одна важная закономерность: чем меньше времени сотрудник тратит на поиски документов, тем эффективнее становится его рабочий день, который он может посвятить выполнению профильных или более приоритетных задач.  Автоматизированная система электронного архива банковских документов позволяет осуществлять быстрый поиск образов по реквизитам в оперативном и архивном хранилищах. Это в значительной степени сокращает временные издержки на создание, обработку и хранение архива, что в результате приводит к общему росту эффективности рабочего времени.   

Управляемый доступ к документам

Представьте ситуацию, когда к одному документу одновременно должны получить доступ несколько сотрудников. Когда речь идет о двух-трех экземплярах небольшого документа, проблема решается копированием с помощью обычного ксерокса. А что если с многостраничным отчетом должны ознакомиться сотни и даже тысячи сотрудников в разных подразделениях и филиалах? Имея систему электронного архива, вам достаточно сделать выгрузку и быстро разослать документ либо задать возможность одновременного мультидоступа. Что бы вы ни выбрали, контроль над ситуацией останется в ваших руках.    

Сокращение денежных затрат на ведение бизнеса

Электронный архив экономичен во всех смыслах. Затраты на внедрение упорядоченной системы банковских документов несопоставимы с суммарными затратами на закупку расходных материалов, копировальной и прочей офисной техники, содержание штата сотрудников и др. Нельзя забывать о самой важной статье экономии: квадратных метрах! Вместе с оцифровкой архива пропадает необходимость использовать арендуемые помещения, приспособленные под склад с «отслужившими» документами. Размер арендной платы можно заметно снизить либо найти высвободившимся площадям более рациональное применение.

Возможности новой системы для банка

Перед тем как приступить к созданию электронного архива в банке, необходимо определиться с возможностями электронной системы, которые при обращении в архивную компанию вы можете превратить в требования к будущему архиву. Безусловно, не существует универсального набора требований, но среди наиболее важных для успешной работы архива можно обозначить несколько типичных характеристик.

Синхронизация с основными программами банка

Профессиональная система электронного архива должна быть интегрирована с АБС, СЭД, CRM, ERP и другими системами банка. Это позволяет работать с электронными образами документов в основной программе сотрудника. Помимо этого, важно предусмотреть возможность автоматически перебрасывать/выгружать/отправлять документы из АБС в электронный архив в конце каждого рабочего дня. Документам автоматически присваиваются атрибуты, заданные заказчиком (например, отделение банка, дата текущего дня, срок хранения документов и т.д.). По результатам этой работы программа формирует отчет о количестве документов, выгруженных в архив, который носит название «Справка о количестве и итоговых суммах первичных документов по каждому счету».

Гибкие настройки

Чтобы получить максимально эффективную систему, заточенную именно под вашу организацию, необходимо заранее узнать обо всех возможных опциях и настройках. Разные программные продукты отличаются не только их количеством, но и степенью управляемости. Одни компании могут предложить систему с широким набором стандартизированных опций, другие при менее внушительном списке способны обеспечить возможность полностью настроить систему под себя. Кроме этого, еще на этапе установки по требованию банка компания-исполнитель может изменить набор модулей, например, задать возможность формировать отчеты, различные поля и вкладки программы.

Создание резервных копий документов

В целях обеспечения информационной безопасности всего фонда документов, хранящихся в электронном виде, в некоторых системах реализован механизм создания резервных копий документов. Система настраиваемых прав доступа предотвращает возможность несанкционированного копирования, замены единиц хранения и доступа к их резервным копиям. Шаг за шагом: реализация проекта электронного архива

Реализация проекта электронного архива банковских документов включает в себя несколько этапов.

1. Определение требований к системе

На первоначальном этапе важно прописать все требования к будущей системе. Для этого нужно продумать список задач и требований, с которыми будет связана работа электронного архива. При этом не стоит включать в список те параметры, которые навязаны ИТ-модой, но фактически не участвуют в решении поставленных задач. Думайте по существу – и вы значительно снизите стоимость и сроки выполнения проекта.

2. Выбор программного продукта и установка программы

При выборе программного продукта учитывайте не только характеристики программы, но и надежность разработчика. Если в прошлом компания уже внедрила похожие проекты, это повысит ее шансы на успех в работе с вами. Узнайте о деталях проекта. Для этого необходимо назначить встречу с представителем компании или приехать к ним в офис, где вам продемонстрируют возможности программы. Сегодня многие компаний предлагают бесплатно протестировать демоверсию электронного архива. Несмотря на то что в такой версии функционал и объем загрузки документов ограничен, она позволит соприкоснуться с продуктом вживую и оценить его преимущества и возможные недостатки. Кроме того, при выборе программного обеспечения не менее важны технические характеристики, требуемые для работы программы (требование к серверу, DLP и др.).

3. Сканирование документов, ввод атрибутов, распознавание документов

Львиная доля работ при создании электронного архива приходится на перевод всех документов в электронный формат. В зависимости от возможностей организации существует несколько вариантов оцифровки банковских документов.

Создание собственного отдела сканирования. Для этого вам придется закупить профессиональное сканирующее оборудование (в основном поточные сканеры), а также провести обучение среди сотрудников компании и при необходимости нанять новых.

Передача документов на аутсорсинг. Если в компании каждый день образуется большое количество документов, то пункт сканирования можно организовать в самом банке. При этом сканирование будут проводить сотрудники компании-исполнителя. Если же документов немного и они отправляются в центральный офис не каждый день, то лучше прибегнуть к услуге абонентского сканирования. В последнем случае сотрудники архивной компании будут переводить документы в электронный вид периодами (например, один раз в месяц).

По требованию банка архивная компания производит распознавание текста электронных образов документов. Это необходимо для организации быстрого контекстного поиска по всем документам. Процесс сканирования документов сопровождается вводом атрибутов в базу и их одновременной загрузкой в систему электронного архива. Это большой пласт работы. Каждому документу присваиваются свои атрибутивные характеристики (обычно 3-6), которые заносятся в программу. Из-за необходимости обработки огромного массива данных на этом этапе чаще всего подключают машинисток.

Важно! Согласно статье 10 Федерального закона от 29.07.2004 N 98-ФЗ (ред. от 11.07.2011) «О коммерческой тайне», кредитная организация должна организовать учет лиц, имеющих доступ к данной информации. Перед тем как приступить к осуществлению работ по сканированию документов, сотрудники архивной компании должны пройти проверку службы безопасности банка независимо от того, на чьей территории будут осуществляться работы. Кроме того, с компанией-исполнителем должен быть заключен гражданско-правовой договор о неразглашении информации (ссылка на закон http://www.rg.ru/2004/08/05/taina-doc.html). В том случае если все работы по сканированию документов банк планирует провести на своей территории, то служба безопасности сначала должна провести проверку сотрудников, допущенных к работе с документами, после чего в банке необходимо найти отдельное помещение (комнату) и по возможности установить в нем видеонаблюдение.

4. Обучение сотрудников банка работе с электронным архивом

Очевидно, что новая программа требует обучения сотрудников, которые будут работать с системой электронного архива банка. Даже если она кажется вам очень простой, а интерфейс – интуитивно понятным, не спешите с выводами: только специалисты смогут рассказать обо всех возможностях программы для полноценной работы с ней.

5. Модернизация и доработка программы

Бизнес не стоит на месте. За ростом бизнеса растут и потребности компании. Поэтому может случиться так, что спустя какое-то время банку потребуется установка новых модулей программы. Самый легкий и недорогой способ справиться с данной задачей – обратиться к компании-исполнителю. В процессе работы с электронным архивом также могут возникнуть незначительные неполадки. Некоторые компании абсолютно бесплатно осуществляют техническую поддержку в течение одного года.

Выводы

Каждый документ имеет значение. От порядка в документах зависит порядок в ваших делах. Документация, которая каждый день образуется в деятельности кредитной организации, участвует в принятии важных стратегических решений и в выполнении мелких рутинных задач. Если с порядком на рабочем столе с легкостью может разобраться рядовой сотрудник отдела, то слаженную и оперативную работу всей организации может обеспечить лишь современное комплексное решение.

Создание электронного архива банковских документов – задача не простая. Помимо перечисленных выше этапов реализации проекта, важно помнить о подготовительных мероприятиях, которые помогут навести порядок в разрозненном потоке данных. Если в вашей организации бумажные документы напоминают, скорее, склад, нежели профессиональный архив с внятной структурой, то перед тем как переходить к этапу сканирования рекомендуется провести архивную обработку имеющихся банковских документов с целью их упорядочивания в единый массив с четко заданными параметрами (дата, тип документа, подразделение и др.). Данные работы легко может взять на себя архивная компания. Обладая необходимыми знаниями и большим практическим опытом, профессиональные архивисты выполнят архивную обработку документов в качественно и в кротчайшие сроки.

Все работы по реализации проекта может осуществить как одна компания, так и несколько исполнителей. При этом важно не попасть в руки компании-однодневки. Имея за плечами более 10 лет работы и сотни успешных проектов, компания «Делис Архив» готова взять на себя весь комплекс работ по разработке электронного архива, сканированию документов и загрузки электронных образов в программу.