Если сотрудник использовал корпоративную сотовую связь в личных целях, а работодатель намерен удержать сумму расходов на эти "разговоры" из его зарплаты, то что при этом следует отразить в бухгалтерском учете? Свой ответ дали эксперты службы Правового консалтинга ГАРАНТ Надежда Васильева и Вячеслав Горностаев.
В организации, применяющей общую систему налогообложения, имеется корпоративная сотовая связь. Сотрудник организации воспользовался ею не только в служебных, но и в личных целях. Расходы, произведенные сотрудником организации в личных целях, не учтены в целях налогообложения прибыли. Ущерб будет удержан из заработной платы сотрудника. Каков порядок отражения в бухгалтерском учете данных операций?
На основании части 1 ст. 137 ТК РФ удержания из заработной платы работника производятся только в случаях, предусмотренных Трудовым кодексом РФ и иными федеральными законами. Данная норма запрещает любые удержания, которые прямо не предусмотрены законом.
Но при этом ни ТК РФ, ни другими федеральными законами не предусмотрена возможность удержания из заработной платы работника стоимости услуг связи, осуществленных в личных целях.
Существует и иная позиция, согласно которой работодатель вправе производить любые удержания из заработной платы работника при наличии заявления последнего (смотрите, например, статью А.Ю. Буниной "Питание работников", опубликованную в журнале "Бюджетный учет" N 10 за октябрь 2008 г., статью И.В. Семиной "Удержание из зарплаты в счет оплаты ЖКУ" в журнале "Жилищно-коммунальное хозяйство: бухгалтерский учет и налогообложение", N 5, май 2010 г.).
Особого внимания, на наш взгляд, заслуживает позиция, изложенная в статье "Учет и налогообложение при использовании служебного мобильного телефона для личных переговоров" (Д.В. Кислов, "Бухгалтерский учет", N 5, май 2011 г.).
По мнению автора данной статьи, согласно ст. 238 ТК РФ работник обязан возместить работодателю причиненный прямой действительный ущерб. При этом определить, вел работник по телефону переговоры служебного характера или пользовался услугами мобильной связи в личных нуждах, можно на основании детализированного счета оператора связи (письмо УФНС РФ по г. Москве от 05.10.2010 N 16-15/104055@).
Результаты проверки (пользовался работник услугами связи в служебных или личных целях) должны быть оформлены соответствующим документом (например, актом), отражающим сведения о размере причиненного ущерба и причинах его возникновения, с указанием конкретных виновных лиц.
Как отмечено в статье, чтобы правомерно удержать с сотрудника сумму причиненного им ущерба, необходимо выполнить требования трудового законодательства. Статья 247 ТК РФ обязывает работодателя до принятия решения о возмещении ущерба конкретными работниками провести проверку и установить размер причиненного ущерба и причины его возникновения. Для осуществления проверки работодатель имеет право создать комиссию с участием необходимых специалистов.
С работника следует потребовать объяснение в письменной форме для установления причин возникновения ущерба. При несоблюдении работодателем требований трудового законодательства работник может обжаловать его действия в суде.
Порядок взыскания ущерба описан в ст. 248 ТК РФ. Возмещение "нецелевых расходов" может производиться тремя путями:
- первый - работник добровольно возмещает ущерб;
- второй - суммы удерживаются работодателем;
- третий - долг взыскивается в судебном порядке.
Далее в статье указано, что работодатель может самостоятельно взыскать сумму с работника лишь при одновременном соблюдении следующих условий:
- взыскиваемая сумма не превышает средний месячный заработок работника;
- имеется распоряжение руководителя организации на взыскание, которое сделано не позднее одного месяца со дня окончательного установления работодателем размера ущерба, причиненного сотрудником;
- работник согласен возместить причиненный работодателю ущерб;
- трудовые отношения с работником продолжаются и удержание может быть произведено из заработной платы работника.
По нашему мнению, приведенный в статье подход к рассматриваемому вопросу представляется вполне обоснованным, объективным и с выводами автора можно согласиться.
По мнению Минфина России, для подтверждения расходов на услуги связи налогоплательщик должен иметь (представить в случае необходимости) детализированный счет оператора связи (письма от 19.01.2009 N 03-03-07/2, от 05.06.2008 N 03-03-06/1/350, от 27.07.2006 N 03-03-04/3/15).
Арбитражная практика по данному вопросу разнородна. Имеются решения, в которых суды считают наличие детализированного счета необходимым условием для подтверждения экономической обоснованности расходов (постановления ФАС Волго-Вятского округа от 10.06.2008 N А29-2210/2007, ФАС Уральского округа от 26.12.2005 N Ф09-2102/05-С2).
В других решениях, признавая отсутствие необходимости подтверждать производственную направленность услуг связи детализированными счетами операторов связи, суды указывают на то, что налоговое законодательство не содержит требования об обязательности расшифровки произведенных расходов для целей налогообложения (постановления ФАС Северо-Западного округа от 27.06.2007 N А42-5778/2006, ФАС Московского округа от 29.01.2010 N КА-А40/14759-09-2, от 24.02.2009 N КА-А40/12268-08, ФАС Поволжского округа от 23.05.2008 N А55-10554/07, ФАС Северо-Кавказского округа от 08.12.2010 N А25-325/2010, ФАС Центрального округа от 06.03.2009 N А35-4080/07-С8).
Чтобы удерживать денежные средства из заработной платы работника, необходимо его заявление или решение суда.
По нашему мнению, целесообразно оформлять отношения таким образом, чтобы работник погашал стоимость услуг связи, использованные в личных целях, путем внесения в кассу организации либо перечисления на ее банковский счет или корпоративную карту.
В соответствии с п. 5 ПБУ 10/99 "Расходы организации" (далее - ПБУ 10/99) расходы на оплату услуг связи относятся к расходам по обычным видам деятельности.
На основании п. 18 ПБУ 10/99 расходы по оплате услуг связи признаются в том отчетном периоде, в котором они имели место, независимо от времени фактической выплаты денежных средств.
Согласно Инструкции по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденной приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н (далее - Инструкция), счет 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям" предназначен для обобщения информации о всех видах расчетов с работниками организации, кроме расчетов по оплате труда и расчетов с подотчетными лицами.
В бухгалтерском учете добровольное возмещение работником суммы причиненного им ущерба за услуги связи, осуществленные в личных целях, либо удержание сумм из заработной платы следует отразить следующими проводками:
Дебет 20 (25, 26, 44) Кредит 60
- отнесена на расходы стоимость услуг связи без учета НДС и расходов в личных целях;
Дебет 94 Кредит 60
- отражена стоимость услуг связи работника в личных целях с учетом НДС;
Дебет 19 Кредит 60
- отражен "входной" НДС со стоимости услуг связи в служебных целях;
Дебет 68, субсчет "НДС" Кредит 19
- принят к вычету НДС со стоимости услуг связи в служебных целях;
Дебет 60 Кредит 51
- оплачен счет по услугам связи с учетом НДС;
Дебет 73 Кредит 94
- списана сумма стоимости услуг связи, осуществленная работником в личных целях.
В дальнейшем при списании суммы со счета 73 могут быть произведены следующие учетные записи:
Дебет 50 (51) Кредит 73
- работник внес денежные средства за услуги связи, осуществленные в личных целях, в кассу организации либо перечислил на банковский счет (вариант I);
Дебет 70 Кредит 73
- удержана из заработной платы работника сумма ущерба в размере стоимости услуг связи, осуществленная в личных целях (вариант II);
Дебет 91 "Прочие доходы и расходы" Кредит 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям"
- сумма расходов на оплату личных переговоров работника списана на убытки в связи с невозможностью ее взыскания с виновного лица (например, при увольнении работника до поступления детализированного счета оператора связи и составления акта комиссией - без уменьшения базы по налогу на прибыль) (вариант III).
По нашему мнению, вариант отражения возмещения работником суммы причиненного им ущерба за услуги связи, осуществленные в личных целях, в учете более предпочтителен.
С текстами документов, упомянутых в ответе экспертов, можно ознакомиться в справочной правовой системе ГАРАНТ.
Начать дискуссию