Бухгалтерия будущего

Уважаемые бухгалтеры, предприниматели и руководители! Предлагаю вам обсудить следующую тему: последние годы стали модными социальные сети, которые позволяют нам общаться с нашими друзьями, обмениваться фотографиями и поддерживать связь, передавать важную информацию и организовывать встречи. Может ли существовать подобный аналог для экономических субъектов, где каждое юридическое лицо или индивидуальный предприниматель будет являться отдельной “личностью” и передавать ему подобным документы и информацию?

Так же предлагаю подумать, к чему идет в настоящее время автоматизация учета? Ведь в бухгалтерии автоматизировано по сути все, что можно, и чаще всего все проекты автоматизации учета так или иначе себя повторяют. Куда мы пойдем дальше, что будет следующим этапом автоматизации бухгалтерии?

Этапы автоматизации

Автоматизаторы учета и программисты видят будущее бухгалтерии в объединении всех данных.

Попробуем провести хронику развития автоматизации ведения бухгалтерии (а не бухгалтерского учета) в целом, до текущего момента времени:

Этап 1. Полностью ручная запись - это исток ведения бухгалтерии, все записи в бухгалтерских книгах делались вручную, суммы сводились вручную, а работа бухгалтера была очень кропотливой, документы чаще всего формировались произвольно и полного регламентирования документооборота не было, были общепринятые документы, на которых строились хозяйственные отношения.

Этап 2. Ручная запись и первые электронные книги - это первичный этап развития автоматизации. В нем появились первые программы для ведения каждого учета (в целом и по разделам). Автоматизация заключалась в том, что бухгалтер вводил данные, а компьютер, как большой калькулятор сводил итоговые данные, которые использовались для отчетов или сведения баланса. При этом часть работы все так же делалась вручную, отчеты сдавались на бумаге.

Этап 3. Полная автоматизация учета и деятельности компании - после появления первых программ учета они развились и сформировались в полноценные учетные системы, которые позволяли полностью вести автоматизировать учет и формирование отчетных форм, сдавать отчетность в электронном виде.

Казалось бы все, финиш, учет и отчетность есть, что еще надо? Да не тут то было: учетом и отчетностью можно манипулировать, а как защититься от этого? Косвенно ФНС начала развитие нового этапа, у которого есть большие перспективы, но развитие в основном направлено на реализацию фискальных целей.

Этап 4. Компания как отдельный хозяйствующий субъект из множества субъектов - в данном случае компания должна рассматриваться как отдельный объект из большого множества, имеющий взаимосвязи с другими и влияющий на их деятельность и отражающийся в их учете.

Инициатор этого этапа - ФНС. Налоговики преследуют простую цель - выявить искажения в учете с помощью встречной проверки данных других контрагентов, по балансовому правилу: если где то что-то пришло, то где то что-то ушло. И если они не равны, то значит есть искажения.

Какие направления были сделаны и делаются:

         1. Книга покупок и книга продаж - они всегда должны соответствовать друг другу по определенным допустимым правилам, в противном случае можно считать, что есть нарушения. Книгу никогда не сдавали в налоговую для проверки;

          2. Электронный счет фактура - продолжение развития направления контроля за книгой покупок и продаж (появляется возможность оперативно отслеживать тенденции причитающихся сумм НДС к уплате, убрать расхождения данных между покупателем и продавцом, сложность в подделке документов и т.д.). В этом случае книга покупок и продаж формируются вне зависимости от налогоплательщика, налоговая сверяет данные с декларацией по НДС и, соответственно, определяет потенциальных нарушителей;

          3. Электронный документооборот - распространение идеи электронной счет-фактуры на всю документацию (усложнение фальсификации документов);

           4. “Единый отгрузочный документ” - унифицированный формат для разработчиков программного обеспечения и бухгалтеров, позволяющий упростить внедрение системы и сформировать некие стандарты формализованного обмена данными.

Какие шаги будут дальше, как вы думаете?

Бизнес-сеть как необходимый элемент развития автоматизации бухгалтерии

Исходя из того, что происходит на 4 этапе, можно сделать вывод, что будущие изменения у нас впереди и это появление бизнес-сетей (по аналогии социальных). Почему будет так?

На современном этапе элементы социальной (экономической) сети уже присутствуют и развиваются:

• Появились операторы электронного документооборота, которые позволяют передать документы любому участнику документооборота, (счет-фактура, акт, накладная), НО в настоящий момент это предлагается как услуга бизнесу, а не часть элемента его деятельности;

• Обмен информацией с помощью электронных писем, бумажная переписка уже не ведется, а в суде важную роль играет именно официальный документ, поэтому организации порою вынуждены в целях безопасности оформлять документы на бумажном носителе;

• Отсутствуют национальные стандарты обмена и кодификации бухгалтерских документов, делаются только первые попытки в этом направлении. Существующие стандарты развиваются очень медленно (тут важно вспомнить единый отгрузочный документ, который предлагает ФНС)

• Выражение “забить документ” начинает ассоциироваться с большими трудозатратами, многие компании по возможности переходят на электронный обмен (не юридически значимый) для того, чтобы просто ввести документ и отредактировать согласно бухгалтерских требований. Это становится правилом хорошего тона, так как экономит время бухгалтера, ускоряет процесс принятия решения об оплате и оперативность продаж;

• Мы так привыкли к социальным сетям: пишем сообщения друг другу, ищем новых знакомых, отправляем документы, книги, картинки и фотографии. Эти привычки мы потихоньку воплощаем в обычной нашей деятельность: ищем контрагентов в интернете, получаем прайс-листы онлайн, договариваемся о поставках по электронной почте и т.д. Поэтому появление бизнес-сетей - это только организация и формализация бухгалтерской совместной работы.

Кроме того, если мы вдумаемся в понятие экономической или бизнес-сети, то получается, что экономический субъект (юрлицо или ИП) как бизнес-единица имеет свою жизнь, формирует информацию о своей деятельности и обменивается ей с другими организациями. Это лишний раз доказывает, что подобная сеть уже существует в наших умах, просто работа ее еще не формализована.

Продолжим эту тему: мы привыкли говорить, что Россия - большая страна и есть где спрятаться, если что-то натворишь, поэтому у нас появляются всякие мошенники, “однодневки” и “кидалы”. Не каждый руководитель готов работать с ними, так как призвать к ответу такую компанию будет сложно. Как же сделать бизнес “с человеческим лицом”, что бы отсекать такие компании и помогать друг другу?

Прежде чем ответить, хочу вспомнить одну анекдотичную историю, которая случилась во время лекции иностранного преподавателя (далее - Преподаватель) по теме бизнес-этики в российском университете для группы слушателей (далее -Слушатель) из высшего звена менеджеров компаний.

Преподаватель: В нашей стране компании настолько доверяют друг другу, и могут поставить товар под устное обещание оплаты.

Слушатель: А что если мы не оплатим, материалы используем для производства, а потом найдем другого поставщика?

Преподаватель: У нас маленькая страна и обманув одного, вам больше никто никогда не отгрузит товар без оплаты, да и сбыть товар внутри страны будет проблематичным. От вас будут ожидать подвоха, следовательно, и бизнес ваш существовать долго не будет.

Как применить эту историю к социальной сети? Очень просто:

• Ваш контрагент не выполняет условий или обманывает вас? Ставим ему “минус” и описываем причину. Все остальные компании будут видеть ваше мнение и думать прежде, чем заключать договор или совершать какую-либо сделку с этой компанией.

• Вам нравится компания? Ставим “плюс” или рекомендуем своим партнерам как надежного контрагента.

Не это ли бизнес “с человеческим лицом”? Компании-однодневки и “кидалы” выпадут из этой сети или не смогут там существовать длительное время, так как срок их существования небольшой, действия не отвечают требованиям бизнеса, а деловая репутация, как мы знаем, копится годами.

В то же самое время это даст путь надежным и ответственным компаниям, которые будут заинтересованы в сохранении клиентов и будут несколько раз думать о всех предпринимаемых действиях.

Другим элементом бизнес-сети является возможность свободной пересылки документов (сообщений) между участниками: вам останется только акцептовать документ и сказать, чем он является для вас - расходом или покупкой запасов.

Что будет дальше с автоматизацией бухгалтерии?

Если будет бизнес-сеть, то давайте представим, какими будут следующие этапы развития бухгалтерии:

Этап 5. Создание цепочек юридических лиц, которые тесно связаны между собой по технологическому процессу: готовая продукция одной компании являются материалами для другой. Интеграция будет жизненной необходимостью, так как это будет влиять на скорость создания конечного продукта (конкуренция с другой подобной интегрированной цепочкой), планирование производства и передачу информации и поиск производителей аналогов, проведение совместных встреч для координации деятельности. Это будет нужно для такой группы предприятий, чтобы ускорить операционные процессы внутри цепочки, а так же управлять и планировать финансы каждому звену в оперативном режиме. В настоящий момент выражение “supply chains” или “цепи поставок” уже тесно входит в нашу жизнь.

Этап 6. Полная интеграция всех хозяйствующих субъектов. На данном этапе интегрируются все организации и передать документ любой из них не составит особого труда. Это будет то же самое, что и отправить сообщение товарищу в социальной сети. Скорость документооборота, оперативность получаемой информации и принимаемых решений будет молниеносной, будут забыты такие моменты, как ручной ввод входящих документов, акцент сменится на акцептование документов и дальнейшее действия с ними. Профессия бухгалтера изменится, так как многие вещи будут автоматизированы, бухгалтеру останется только заниматься бухгалтерским делом - считать финансовый результат, себестоимость продукта и регулировать отражение документов в бухгалтерском учете.

Эпилог

На пути развития автоматизации учета мы долго допускали, что автоматизация каждого субъекта индивидуальна, отрицая комплексность всей учетной системы. Теперь мы приходим к тому, что действия каждой фирмы влияют на деятельность ее контрагентов и между ними происходит обмен информацией. Для обмена информацией необходимо развитие бизнес-сети (или бизнес-сетей), которая позволит обмениваться информацией с каждым субъектом и повысит скорость работы. Социальная составляющая бизнес-сетей позволит визуализировать “деловую репутацию” компании и отсечь недобросовестные фирмы, а так же посоветовать, с кем можно заключить договор или быстро развить свою бизнес-сеть.

Тема достаточно большая и сложная. Жду ваших комментариев и вопросов. Насколько существование бизнес-сети вам кажется реальным и как вы видите ее?