Современные условия развития бизнеса ставят перед руководством каждого предприятия задачу снижения издержек. Все большей популярностью пользуются системы бизнес-аналитики, поскольку помогают выявить неэффективные бизнес-процессы и принять необходимые решения. Об основных задачах, преимуществах и этапах внедрения систем бизнес-аналитики (BI) корреспондент Клерк.Ру Лев Мишкин беседует с исполнительным директором Optima Consulting (Группа Optima) Дмитрием Волом.
Дмитрий, как вы можете оценить тенденции распространения систем бизнес-аналитики в России?
Мировой рынок систем BI растет примерно на 6-7% в год. Российский рынок BI в ближайшее время ждут примерно такие же темпы роста, даже с поправкой на рецессию, о которой все говорят. Я бы не боялся рецессии. Потому что, во-первых, рецессия — это слишком сильное слово для описания текущих процессов на ИТ-рынке, во-вторых, средства автоматизации — это путь к сокращению издержек, а значит, они будут востребованы в любой экономической ситуации.
И, наконец, если сравнивать российский ИТ-рынок с европейским, он по определению более динамичен — просто в силу того, что моложе и ему еще далеко до насыщения. То же касается и вертикальных рынков — по статистике, уровень автоматизации, к примеру, российской промышленности не превышает сегодня 30%, так что потенциал есть, и немалый.
Почему предприятия принимают решения по внедрению у себя систем бизнес-аналитики, если бухгалтерский учет налажен при помощи соответствующих средств автоматизации?
Одно другому не мешает, а помогает. Средств автоматизации на любом предприятии в идеале должно быть несколько, почти что по числу бизнес-процессов. Есть бизнес-процессы первого уровня, второго, и так далее. Есть автоматизация самого производства, в конце концов. И если говорить о финансах, то системы бизнес-аналитики и бухучета (BI и БУ) не взаимозаменяемы, а взаимодополняемы.
Соединение бухучета и бизнес-аналитики дает более полную картину о состоянии бизнеса. Бухгалтерский учет – это упорядоченная система сбора, регистрации и обобщения информации в денежном выражении об имуществе, обязательствах организации и их движении путем сплошного, непрерывного и документального учета всех хозяйственных операций. А бизнес-аналитика — это возможность оперативно анализировать необходимые данные под задачи бизнеса.
Причина, по которой то или иное предприятие принимает решение внедрить систему бизнес-аналитики, – возрастающий объем данных, с которыми менеджмент и работники предприятия уже не в состоянии справиться вручную, потому что это требует дополнительных человеческих и временных ресурсов. Кроме того, анализ данных вручную может привести к ошибкам, иногда критическим для бизнеса.
Существуют ли методы оценки эффективности систем класса BI? Когда предприятие сможет почувствовать эффект от внедрения BI? Может ли этот эффект быть оценен в денежном эквиваленте?
Оценка эффективности рассчитывается исходя из скорости возврата инвестиций в BI. Для этого используется формула ROI. Как правило, если предприятие использует систему бизнес-аналитики на хорошей платформе, сочетающей в себе масштабируемость, функциональность и приемлемую стоимость, внедрение окупается за несколько месяцев. Каков буквальный размер экономии, каждое предприятие может оценить само, сопоставив ряд показателей до внедрения системы BI и после.
Как обычно происходит внедрение BI? Как изменяются бизнес-процессы по мере внедрения BI? С какими проблемами приходится сталкиваться внедряя системы бизнес-аналитики на российских предприятиях?
Внедрение системы, как правило, занимает несколько месяцев и реализуется в четырех основных фазах плюс нулевая. Нулевая фаза – выбор платформы. Первая фаза – подготовка проекта (фиксация сфер ответственности, процедур управления проектом и взаимодействия сторон), вторая – проектирование системы, основной акцент на разработке грамотной архитектуры и проектировании информационной модели. Третья фаза – реализация решений, принятых в рамках проектирования, и первичное тестирование системы. Четвертая фаза – подготовка необходимой эксплуатационной документации и сдача системы в эксплуатацию.
BI-системы позволяют автоматизировать, ручной процесс выставления инвойсов и формирование управленческой отчетности. Бывает, когда предприятие использует до 8-10 различных автоматизированных систем и баз данных, а интеграции автоматической между этими системами нет. В результате излишние трудозатраты можно назвать самым малым неудобством в этой ситуации. Куда опаснее, как я уже говорил выше, – ошибки ввода, дублирование данных, неправильный учет данных.
Проблемы при внедрении BI-системы могут быть самыми разными, одна из распространенных – нехватка времени, сжатые сроки. В некоторых случаях сроки по объективным причинам сдвигаются, так как заказчику требуется максимально оперативное внедрение. Тогда приходится фактически опускать фазу подготовки и проектирования, а точнее сжимать все до фазы реализации, постоянно контактируя с заказчиком и вырабатывая решения на ходу.
Начать дискуссию