Материал подготовлен Клерк.Ру
Чайники, микроволновые печи, холодильники, обогреватели – это далеко не полный перечень приборов, без которых не представляется работа в офисе. Тем не менее вопрос их отражения в налоговом учете до сих пор остается спорным. Расходы должны быть документально подтверждены и обоснованы – вот требования Налогового кодекса, на которых зиждется весь налоговый учет. Пытаясь дать определение обоснованным расходам, законодатели ограничились равенством между такими расходами и экономически оправданными. В то же время давать расшифровку экономически оправданных расходов он не стал.
Обычно контролеры исключают затраты на покупку бытовых приборов в налоговом учете. Причем объяснения бухгалтера, что без них сейчас не обходится практически ни один офис, они не принимают. Формулировка примерно одинакова – «данные затраты не связаны с производственной необходимостью».
Поэтому, приобретая, например, бытовую технику, рекомендуем заранее подготовить аргументы, дабы доказать обратное. Условно поделим ее на две группы.
Первая – микроволновые печи, холодильники, кофемашины, кулеры и другие приборы для хранения и приготовления пищи.
Вторая – обогреватели, кондиционеры, вентиляторы, пылесосы. Их предназначение – улучшение условий труда на фирме.
Микроволновки, кулеры и холодильники
В бухгалтерском учете микроволновки, кофемашины, холодильники и т. д. надо отражать в составе основных средств на счете 01. С кулером посложнее: если срок его полезного использования больше года – это основное средство, иначе – материал (счет 10). Этот срок возьмите из технической документации к нему (кстати, это распространяется и на налоговый учет).
Касательно расходов на заправку этих аппаратов, их нужно учитывать на субсчете 91-2 «Прочие расходы» в составе операционных расходов. Как отразить эти затраты, если вашу фирму тонизирующими напитками будут периодически обеспечивать, покажет пример.
Пример
В мае ЗАО «Актив» (заказчик) заключило договор с ООО «Чистая вода» (исполнитель) на установку и аренду кулера, а также на поставку воды в бутылях. Расходы по установке и аренде аппарата за месяц составили 2124 руб. (в том числе НДС – 324 руб.). Стоимость двух бутылей воды, заказанных «Активом», – 472 руб. (в том числе НДС – 72 руб.).
В этом же месяце исполнитель представил документы по аренде и установке кулера, а также накладную и счет-фактуру на поставку воды.
Бухгалтер «Актива» сделал такие проводки:
ДЕБЕТ 60 КРЕДИТ 51
– 2596 руб. (2124 + 472) – оплачены расходы по установке и аренде кулера за май, а также на питьевую воду;
ДЕБЕТ 91-2 КРЕДИТ 60
– 2200 руб. (2124 – 324 + 472 – 72) – списаны расходы по аренде и установке кулера, а также стоимость воды;
ДЕБЕТ 19 КРЕДИТ 60
– 396 руб. (324 + 72) – учтен НДС;
ДЕБЕТ 68 КРЕДИТ 19
– 396 руб. – списан НДС.
Главный вопрос, который приводит бухгалтеров в замешательство, – надо ли отражать затраты на установку и обслуживание этих устройств в налоговом учете. Посмотрим, что говорит закон. Статья 264 Налогового кодекса (подп. 7 п. 1) разрешает в уменьшение прибыли сразу списать «расходы на обеспечение нормальных условий труда». Что под ними понимать, разъясняет Трудовой кодекс (статья 163). Однако в статье 163 ТК РФ «питьевые» расходы прямо не поименованы. Исходя из этого столичное УМНС, не долго думая, сделало вывод: подобные расходы на налогооблагаемую прибыль не влияют (письмо УМНС по г. Москве от 20 марта 2002 г. № 26-12/12511).
Но заметьте: приведенный в статье 163 ТК РФ перечень расходов на «нормальные условия» является открытым (в оглавлении перечня указано «в частности»). То есть его можно дополнять. Так почему бы не расширить его расходами, скажем, на кулер? Московские чиновники на этот вопрос не отвечают, молчат.
Можно пойти другим путем. Составной частью затрат на создание нормальных условий являются мероприятия по охране труда (ст. 163 ТК РФ). Их расшифровка содержится в постановлении Минтруда России от 27 февраля 1995 г. № 11. Смотрим, что указано в пункте 2.19 этого постановления: «приобретение и монтаж сатураторных установок (автоматов) для приготовления газированной воды, устройство централизованной подачи к рабочим местам питьевой и газированной воды, чая и других тонизирующих напитков…».
Как видите, официальные документы «питьевые» затраты отражать в составе прочих налоговых расходов разрешают (значит, по ним можно зачесть и НДС). Это подтверждает и арбитражная практика. К примеру, судья Московского округа «…признал затраты истца на приобретение чистой питьевой воды связанными с обеспечением условий труда и санитарно-гигиенических требований, что вытекает из самого смысла, целей таких затрат» (постановление ФАС Московского округа от 29 июня 2001 г. по делу № КА-А40/ 3170-01).
Совет: напишите в трудовом договоре о том, что сотрудники в течение рабочего дня вправе отвлекаться, например, на полдники. При этом надо обязательно указать, что обязанность по организации таких мероприятий возложена на работодателя. Если же трудовой договор уже заключен и в нем эта обязанность не закреплена, то составьте к нему дополнительное соглашение.
В этом случае затраты на кулер, кофемашину и соответственно продукты к ним (вода, кофе, шоколад и т. д.) будут уменьшать налогооблагаемую прибыль в качестве расходов на оплату труда. Такую возможность вам дает статья 255 Налогового кодекса, а именно пункт 25: к расходам на оплату труда относятся «другие виды расходов, произведенных в пользу работника, предусмотренных трудовым договором и (или) коллективным договором». Этот вариант безопаснее предыдущего. Дело в том, что контролеры обычно не придираются к обоснованности тех расходов, которые предусмотрены внутренними трудовыми документами (коллективным или трудовым договором).
Смирившись с тем, что расходы на воду облагаемую прибыль уменьшают, проверяющие иногда дело хотят довести до абсурда. Не удивляйтесь, когда услышите такие вопросы: «А удержан ли с работников НДФЛ, как с доходов в натуральной форме? Заплатили ли вы ЕСН вместе с пенсионными взносами с этих доходов?».
Имейте в виду: эти налоги платить не надо. Ведь, чтобы их исчислить, надо точно знать размер «натурального» дохода конкретного сотрудника. А это сделать невозможно.
Так что, если у вас учета «выпитого» нет, заводить его не стоит. Показательной и исчерпывающей будет аргументация судьи Московского округа: «…в налогооблагаемый доход работника не могут включаться обезличенные оплаты услуг… так как этими услугами он может и не воспользоваться. Факт заключения предприятием договоров на закупку продуктов питания и их оплата… не являются достаточным доказательством получения работником дохода» (постановление ФАС Московского округа от 19 июля 2000 г. по делу № КА-А40/2965-00).
Другая бытовая техника
Затраты на покупку бытовой техники, включенной во вторую группу, можно отнести к расходам на обеспечение нормальных условий труда (подп. 7 п. 1 ст. 264 НК РФ). Такая обязанность работодателя предусмотрена статьей 22 Трудового кодекса.
Обогреватель нужен потому, что качество услуг коммунальных хозяйств оставляет желать лучшего. Кондиционеры и вентиляторы требуются в жаркое время года. Например, когда температура воздуха поднимается до 30 градусов, без них просто невозможно работать. А что говорить о пылесосах? Ведь для уборки помещения он крайне необходим.
Однако, как бы не были убедительны ваши аргументы, отразить в налоговом учете такие затраты не получится, если не будет оправдательных документов. Поэтому, покупая технику, проследите, чтобы продавец выдал кассовый и товарный чеки, а также счет-фактуру. В этом случае, даже если инспектор и откажется принимать такие расходы, есть все шансы выиграть это дело в суде.
Пример
В декабре ООО «Пассив» купило обогреватель стоимостью 2360 руб. (в том числе НДС – 360 руб.).
Продавец выдал чек ККМ, товарный чек и счет-фактуру.
В этом же месяце прибор введен в эксплуатацию.
Чтобы учесть расходы при налогообложении прибыли, руководитель фирмы издал приказ о том, что обогреватель необходим, поскольку зимой температура в офисе опускается до 17 градусов.
Бухгалтер «Пассива» сделал такие проводки:
ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 50
– 2360 руб. – выданы работнику деньги под отчет;
ДЕБЕТ 08 КРЕДИТ 71
– 2000 руб. – учтена стоимость обогревателя;
ДЕБЕТ 19 КРЕДИТ 71
– 360 руб. – учтен НДС по обогревателю;
ДЕБЕТ 01 КРЕДИТ 08
– 2000 руб. – обогреватель введен в эксплуатацию;
ДЕБЕТ 68 субсчет «Расчеты по НДС» КРЕДИТ 19
– 360 руб. – произведен вычет по НДС;
ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 01
– 2000 руб. – стоимость обогревателя включена в состав общехозяйственных расходов.
В декабре в налоговом и бухгалтерском учете бухгалтер «Пассива» уменьшил налогооблагаемую прибыль на 2000 руб.
Начать дискуссию