Оцениваем варианты сдачи отчетности

Согласно пункта 4 статьи 80 Налогового Кодекса РФ:

Налоговая декларация (расчет) может быть представлена налогоплательщиком (плательщиком сбора, налоговым агентом) в налоговый орган лично или через представителя, направлена в виде почтового отправления с описью вложения или передана в электронной форме по телекоммуникационным  каналам связи.

Исходя из этого отчетность можно сдать следующим образом:

1. лично;
2. в электронном виде , подписав своей ЭЦП;
3. почтовым отправлением;
4. через уполномоченного представителя в бумажном виде;
5. через уполномоченного представителя в электронном виде.

попробуем проанализировать и выявить достоинства и недостатки каждого из них. Следует учесть, что выбирать между личной или электронной сдачей отчета можно если среднесписочное количество ваших сотрудников менее 100 человек (п. 3  т 80 НК РФ). Если этот показатель больше, то у вас только 1 вариант - электронная сдача. Для отчетов в ФСС и ПФР этот показатель ниже, при среднесписочной численности более 50 человек необходимо сдавать отчеты в электронном виде.

Сдача отчета лично

Сдача отчетов лично руководителем отличается возможностью лично пообщаться с инспектором. Если вы живете в небольшом городе и в налоговой работают ваши сокурсники или знакомые, то каждый визит - это лишний повод пообщаться и вспомнить хорошие моменты в своей жизни, или обсудить новые планы. Данных преимуществ нет в большом городе и к ним добавляются транспортные проблемы, а время ожидания в очереди для сдачи отчета может быть длительным.

Недостатки данного способа сдачи заключаются в том, что сдать отчет можно только в часы работы инспекции, можно попасть в “пробку” в часы пик, кроме того тратится время и деньги на то, что бы добраться до инспекции. Если инспекция далеко от вас и у вас на счету каждая минута, то этот способ не для вас.

В электронном виде (приобретена персональная ЭЦП).

Удобный вариант, позитивных сторон в нем много: сдать отчет можно не вставая с рабочего места и в любой момент времени, вне зависимости от времени суток. 

Огорчает лишь то, что для сдачи отчета нужно покупать программное обеспечение для шифрования и ЭЦП, стоимость разового расхода достаточно высока, время заключения договора занимает не один день. Кроме того, каждый год необходимо продлевать ЭЦП и она не универсальна: для каждого органа (ФСС, ФНС, ПРФ, Росстат и др.) необходима своя ЭЦП. Другой недостаток заключается в том, что сдать отчет можно только там, где установлено данное программное обеспечение, а покинув рабочее место мы теряем все данные возможности.

Почтовым отправлением

Удобный вариант сдачи - когда почтовое отделение рядом и документы можно отправить в любой налоговый орган на территории России. Конечно, при этом отчет может идти 2-3 месяца, но у вас есть заверенная печатью с описью вложения с датой отправки. Это не позволит вас оштрафовать и не надо приходить в инспекцию, вот основные достоинства.

Недостатки: стоимость отправки заказного письма порой существенна, особенно если отчет большой, да и на почте можно столкнуться с очередью и невысокой скоростью обслуживания. Более того, никто не застрахован от долгой пересылки письма или возможности его потери.

Предыдущие варианты предусматривали, что директору или ИП необходимо идти лично в инспекцию (оформлять ЭЦП, или послать бухгалтера на почту) и сдавать отчетность. В ст. 80 НК РФ сказано, что отчетность можно сдать не только от имени директора, а через уполномоченного представителя - организацию или индивидуального предпринимателя.

Через уполномоченного представителя в бумажном виде

Если директору не хочется сидеть в инспекции и посылать бухгалтера на почту или нет такой возможности, то в этом случае организация может дать доверенность физическому лицу или организации быть ее представителем в налоговой инспекции и сдавать ее отчетность в инспекции.

Ведь специализированная фирма или человек, который сдает отчетность за компанию, получает за это вознаграждение, а компания экономит время и деньги на ЭЦП.

Единственное, что налоговые органы выражают недовольство личной сдачей, как и в первом случае, так что и уполномоченный представитель может столкнуться с этой проблемой.

Положительной стороной способа  является то, что отчетность не надо никуда носить, представитель приходит в организацию, забирает отчеты, сдает их и возвращает обратно. А представитель, обслуживая большое количество организаций, получает оплату за такой обход и сдачу отчетов.

Недостатком является скорость сдачи отчета: информация о том, сдан отчет или нет, будет получена к вечеру или на следующий день. Если допущена ошибка, то необходимо переделать отчет и заплатить снова за услугу сдачи. В последний день сдать таким способом отчет проблематично.

Через уполномоченного представителя в электронном виде

Предыдущий вариант с уполномоченным представителем, сдающим вручную, в настоящее время все менее и менее вероятен. Уполномоченные представители тоже не могут стоять в очереди и сдавать большое количество отчетов, ведь это и время, и деньги.

Поэтому они приобретают специализированные программы и условия у специализированных операторов связи для подписывания доверяемых им отчетов своей ЭЦП. Для того, чтобы сдать отчет через уполномоченного представителя посредством ЭЦП, нужна только доверенность, а декларацию можно выслать по электронной почте и получить в ответ квитанцию и результат сдачи отчета.

Симбиоз налогоплательщика и уполномоченного представителя в данном случае позволяет сэкономить налогоплательщику на бумаге, бензине (или такси), финансовых ресурсах (налогоплательщик не покупает ЭЦП и ПО, а только платит за сдачу каждого отчета), высвободить время на работу, повысить оперативность (скорость сдачи отчета аналогичная по личной сдаче с ЭЦП) и мобильность (отчеты можно сдавать из любого места).

Кроме того, в составе услуги налогоплательщик получает специалиста по электронной сдаче отчетов, который при необходимости будет решать все вопросы, связанные со сдачей отчета и передачей его до получателя.

Вывод

Подведем итог выявленных достоинств и недостатков в отношении к работе бухгалтера:

1. Если у вас много свободного времени и вы любите экономить, то ваш  вариант может быть только один - лично сдавать.
2. Если инспекция находится далеко и у вас всегда есть лишнее время, но хотите сэкономить на ЭЦП, то наиболее удобным будет сдача отчета почтовым отправлением или через уполномоченного представителя, который  будем лично сдавать ваши отчеты в эту инспекцию.
3. Если вы любите экономить время (делаете декларацию в последний день) и получать результат немедленно, то ваш вариант - купить свою ЭЦП.
4. Если вы любите работать из разных мест или ведете несколько организаций, то ваш вариант - уполномоченный представитель с ЭЦП.

Надеюсь, данный обзор поможет вам выбрать именно тот вариант сдачи, который вам наиболее удобен для ведения бизнеса.