Централизованные поставки материальных ценностей

Материал предоставлен журналом "Бюджетные организации: бухгалтерский учет и налогообложение"

Централизованное снабжение – один из факторов, влияющих на результативность использования бюджетных средств. Он позволяет главному распорядителю бюджетных средств контролировать направления расходования бюджетных ассигнований. В статье рассмотрен порядок отражения в бухгалтерском учете операций по централизованным поставкам материальных ценностей.

Участники процесса централизованного снабжения

Сопоставляя порядок учета операций по централизованному снабжению материальными ценностями, предусмотренный Инструкцией по бюджетному учету[1] (далее – Инструкция № 70н), с ранее действовавшей Инструкцией по бухгалтерскому учету в бюджетных учреждениях[2] (далее – Инструкция № 107н), можно прийти к выводу, что он претерпел незначительные изменения. Как и прежде, участниками централизованного снабжения выступают такие юридические лица, как:

– поставщик – организация, с которой заключен договор на поставку материальных ценностей;
– заказчик – организация, заключившая с поставщиком договор на поставку материальных ценностей и производящая расчеты с ним. В лице заказчика выступают главные распорядители (распорядители) бюджетных средств;
– грузополучатель – бюджетное учреждение, в адрес которого поставщик отгружает материальные ценности.

Порядок отражения централизованного снабжения
в соответствии с Инструкцией № 107н

Расчеты по централизованному снабжению с поставщиком осуществляет главный распорядитель (распорядитель) – заказчик (п. 199 Инструкции № 107н).

Согласно п. 201 Инструкции № 107н учреждение – грузополучатель при получении от заказчика Извещения формы 280 в двух экземплярах об отправке поставщиком в его адрес материальных ценностей следит за их прибытием и сообщает заказчику о поступлении и отражении в учете этих ценностей, направляя ему второй экземпляр извещения за подписью главного бухгалтера. В случае неполучения материальных ценностей в период, достаточный для их транспортировки, об этом необходимо сообщить заказчику для принятия мер к розыску и по доставке данных ценностей адресату.

Обратите внимание: если учет исполнения смет доходов и расходов учреждения ведется централизованной бухгалтерией, заказчик должен известить ее об отправке материальных ценностей в адрес учреждений – грузополучателей. Централизованная бухгалтерия контролирует поступление ценностей и информирует заказчика о принятии их на учет (п. 201 Инструкция № 107н).

Рассмотрим п орядок отражения централизованного снабжения в соответствии с Инструкцией № 107н на конкретном примере. Причем заметим, что в зависимости от того, получают заказчик и грузополучатель бюджетные ассигнования из одного бюджета или из нескольких, порядок учета операций по централизованному снабжению будет разным.

Пример.

Заказчик заключил с поставщиком договор на поставку оборудования для централизованного снабжения подведомственного ему бюджетного учреждения на сумму 4 602 000 руб. (в том числе НДС – 702 000 руб.). Для того, чтобы оборудование сохранилось во время транспортировки, поставщик упаковал его. Стоимость упаковки составляет 3 000 руб. Заказчик и грузополучатель финансируются из федерального бюджета.

На основании полученных от поставщика оправдательных документов (счетов-фактур, накладных и др.) на стоимость отправленных учреждению (грузополучателю) ценностей главный распорядитель сделает следующие бухгалтерские записи:

Содержание операции	Дебет	Кредит	Сумма, руб.
Отражена стоимость оборудования, направленная бюджетополучателю	140	178	4 602 000
Отражена стоимость тары в которую было упаковано оборудование	140	178	3 000
Произведены расчеты с поставщиком за поставку оборудования	178	091	4 602 000
Произведены расчеты с поставщиком за тару	178	091	3 000

Оприходование материальных ценностей, поступивших по централизованному снабжению, у бюджетного учреждения (грузополучателя) отражается следующими проводками:

Содержание операции	Дебет	Кредит	Сумма, руб.
Оприходовано оборудование в бюджетном учреждении	013	140	4 602 000
Одновременно произведена вторая запись	200	250	4 602 000
Оприходована тара	066	140	3 000

Если материальные ценности, отправленные поставщиком, к моменту получения извещения не поступили, бухгалтер бюджетного учреждения (грузополучателя) отражает их следующим образом:

Содержание операции	Дебет	Кредит	Сумма, руб.
Отражена стоимость отгруженного, но не поступившего бюджетному учреждению (грузополучателю) оборудования	068	140	4 602 000
Отражена стоимость тары не поступившего оборудования	068	140	3 000
Отражено поступление оборудования	013	068	4 602 000
Отражено поступление тары	066	068	4 602 000

Многих бухгалтеров смущает использование субсчета 068 «Материалы в пути». Тем не менее п. 204 Инструкции № 107н предусматривает отражение подобных операций на этом субсчете.

Дополним рассматриваемый пример следующим условием. Согласно договору поставки тару, в которую были упакованы материальные ценности, следует вернуть поставщику по цене 2 000 руб.

Бухгалтерия бюджетного учреждения (грузополучатель) высылает заказчику для расчетов с поставщиком все документы, подтверждающие отправку тары, с указанием ее количества, цены и стоимости. Тару бюджетное учреждение (грузополучатель) направляет поставщику и производит запись:

Содержание операции	Дебет	Кредит	Сумма, руб.
Отгружена тара поставщику	140	066	2 000

Главный распорядитель возврат тары после получения от бюджетного учреждения документов, подтверждающих ее отправление, предъявив за нее счет поставщику, отражает следующими бухгалтерскими записями:

Содержание операции	Дебет	Кредит	Сумма, руб.
Предъявлен счет поставщику за возвращенную тару	178	140	2 000
Получены средства за возвратную тару	091	178	2 000

Обратите внимание: если возвратная тара приобреталась в прошлом финансовом году, то заказчик эту сумму вносит в доход бюджета, из которого он финансируется.

Изменим условия примера и предположим, что заказчик финансируется из федерального бюджета, а грузополучатель – из бюджета субъекта РФ. Остальные условия примера оставим прежними.

Согласно п. 207 Инструкции № 107н в случаях, когда учреждение – грузополучатель не подчинено непосредственно главному распорядителю (заказчику), последний производит учет операций по централизованному снабжению материальными ценностями этого учреждения через распорядителя, которому подчинено это учреждение. Главный распорядитель (заказчик) по этим операциям высылает нижестоящему распорядителю копию извещения на отправление ценностей подведомственному ему учреждению в порядке централизованного снабжения и производит такие записи:

Содержание операции	Дебет	Кредит	Сумма, руб.
Произведены расчеты с поставщиком за оборудование	178	091	4 602 000
Произведены расчеты с поставщиком за тару	178	091	3 000

На основании полученных от поставщика оправдательных документов (счетов, накладных и др.) делаются записи:

Содержание операции	Дебет	Кредит	Сумма, руб.
Отражены расходы по приобретению оборудования	200	178	4 602 000
Отражена отгрузка оборудования поставщиком	06		4 602 000
Отражены расходы по приобретению тары	200	178	3 000

После получения бюджетным учреждением материальных ценностей делаются следующие бухгалтерские записи:

Содержание операции	Дебет	Кредит	Сумма, руб.
Оприходовано поступившее оборудование	013	250	4 602 000
Оприходована тара	066	140	3 000

При получении заказчиком документов от грузополучателя (оформленного извещения, актов на недостачу и порчу ценностей, некомплектности предметов и др.) делается запись:

Содержание операции	Дебет	Кредит	Сумма, руб.
Приняты к учету грузополучателем материальные ценности		06	4 602 000

Сумму недостачи и порчи ценностей или некомплектности предметов, выявленных при приемке ценностей грузополучателем, главный распорядитель (заказчик) отражает следующим образом:

Дебет 178 (поставщика или транспортной организации) «Расчеты с прочими дебиторами и кредиторами» Кредит 200 «Расходы по бюджету на содержание учреждения и другие мероприятия». Одновременно она списывается с забалансового счета 06 «Материальные ценности по централизованному снабжению».

Порядок отражения операций по централизованному снабжению
согласно Инструкции № 70н

Расчет с поставщиками товаров (работ, услуг) в рамках централизованного снабжения, как и прежде, производят главные распорядители бюджетных средств. Как правило, после заключения с поставщиком товаров (работ, услуг) государственного контракта главный распорядитель направляет бюджетному учреждению (грузополучателю), которым обычно является подведомственный ему распорядитель или получатель бюджетных средств, Извещение формы 0504805 в двух экземплярах.

Отражение в бюджетном учете поставки материальных ценностей в порядке централизованного снабжения рассмотрим на предыдущем примере.

На основании полученных от поставщика оправдательных документов (счетов-фактур, накладных и др.) на стоимость отправленных учреждению (грузополучателю) материальных ценностей главный распорядитель делает следующие записи:

Содержание операции	Дебет	Кредит	Сумма, руб.
Отражена стоимость основных средств, направленных бюджетополучателю	1 304 04 310 Внутренние расчеты между главными распорядителями (распорядителями) и получателями средств по приобретению основных средств	1 302 17 730 Увеличение кредиторской задолженности по приобретению основных средств	4 602 000
Отражена стоимость тары, в которую было упаковано оборудование	1 304 04 340 Внутренние расчеты между главными распорядителями (распорядителями) и получателями средств по приобретению материальных запасов	1 302 20 730 Увеличение кредиторской задолженности по приобретению материальных запасов	3 000
Произведены расчеты с поставщиком за оборудование	1 302 17 830 Уменьшение кредиторской задолженности по приобретению основных средств	1 304 05 310 Расчеты по платежам из бюджета с органами, организующими исполнение бюджетов, по приобретению основных средств	4 602 000
Произведены расчеты с поставщиком за тару	1 302 20 830 Уменьшение кредиторской задолженности по приобретению материальных запасов	1 304 05 340 Расчеты по платежам из бюджета с органами, организующими исполнение бюджетов, по приобретению материальных запасов	3 000

На практике нередки случаи, когда главный распорядитель требует от бюджетного учреждения, в адрес которого были направлены материальные ценности по централизованному снабжению, высылать второй экземпляр извещения в течение трех дней со дня получения последним извещений, нарушая тем самым нормы Инструкции № 70н. Главный бухгалтер бюджетного учреждения (грузополучателя), поставив свою подпись на втором экземпляре Извещения, подтверждает поставку товара (оказание работ, услуг), хотя в действительностиматериальные ценности еще в пути. В бухгалтерском учете эти материальные ценности либо никак не отражаются до их поступления, либо отражаются на счете 0 107 00 000 «Нефинансовые активы в пути».

Однако согласно п. 244 Инструкции № 70н, получив от главного распорядителя Извещение формы 0504805 в двух экземплярах, бюджетное учреждение (грузополучатель) следит за прибытием материальных ценностей, указанных в нем.И только после того,как материальные ценности поступят и будут отражены в учете, второй экземпляр Извещения направляется главному распорядителю. Причем к Извещению (экземпляр которого остается у грузополучателя) прилагаются накладная и копия счета-фактуры.

Оприходование материальных ценностей, поступивших по централизованному снабжению, у бюджетного учреждения (грузополучателя), отражают следующие записи:

Содержание операции

Дебет

Кредит

Сумма, руб.

Поступило оборудование в бюджетное учреждение

1 106 01 310

Увеличение капитальных вложений в основные средства

1 304 04 310

Внутренние расчеты между главными распорядителями (распорядителями) и получателями средств по приобретению основных средств

4 602 000

Оприходована тара

1 105 05 340

Увеличение стоимости прочих материальных запасов

1 304 04 340

Внутренние расчеты между главными распорядителями (распорядителями) и получателями средств по приобретению материальных запасов

3 000

В случае если Извещение бюджетным учреждением получено, а оборудование еще в пути, следует произвести следующие бухгалтерские записи:

Содержание операции	Дебет	Кредит	Сумма, руб.
Отражена стоимость отгруженного, но не поступившего бюджетному учреждению (грузополучателю) оборудования	1 107 01 310 Увеличение стоимости основных средств в пути	1 304 04 310 Внутренние расчеты между главными распорядителями (распорядителями) и получателями средств по приобретению основных средств	4 602 000
Отражена стоимость тары не поступившего оборудования	1 107 03 340 Увеличение стоимости материалов в пути	1 304 04 340 Внутренние расчеты между главными распорядителями (распорядителями) и получателями средств по приобретению основных средств	3 000
Отражено поступление оборудования	1 106 01 310 Увеличение капитальных вложений в основные средства	1 107 01 410 Уменьшение стоимости основных средств в пути	4 602 000
Отражено поступление тары	1 105 05 340 Увеличение стоимости прочих материальных запасов	1 107 03 440 Уменьшение стоимости материалов в пути	3 000

Особенности учета возвратной тары

На практике встречаются случаи, когда тару, в которую были упакованы материальные ценности, следует вернуть обратно поставщику. Отправив поставщику возвратную тару, бюджетное учреждение (грузополучатель) высылает главному распорядителю (распорядителю) для расчетов с поставщиком все документы, подтверждающие отправку тары, с указанием ее количества, цены и стоимости.

Порядок отражения в бюджетном учете возврата тары регулируется п. 248 Инструкции № 70н.

Напомним, что по условиям примера тару, в которую было упаковано оборудование, следует вернуть поставщику. Цена, по которой она должна быть возвращена поставщику, составляет 2 000 рублей.

Бухгалтерские записи бюджетного учреждения (грузополучателя):

Содержание операции

Дебет

Кредит

Сумма, руб.

Отгружена тара поставщику

1 304 04 340

1 105 05 440

Уменьшение стоимости прочих материальных запасов

2 000

1 401 01 272

Расходование материальных запасов

1 105 05 440

Уменьшение стоимости прочих материальных запасов

1 000

Содержание операции	Дебет	Кредит	Сумма, руб.
Предъявлен счет поставщику за возвращенную тару	1 206 11 560 Увеличение дебиторской задолженности по выданным авансам на приобретение материальных запасов	1 304 04 340 Внутренние расчеты между главными распорядителями (распорядителями) и получателями средств по приобретению материальных запасов	2 000
Получены средства за возвратную тару	1 210 02 440 Расчеты с органами, организующими исполнение бюджетов по поступлениям в бюджет от реализации материальных запасов	1 206 11 660 Уменьшение дебиторской задолженности по выданным авансам за приобретение материальных запасов	2 000
Отражена сумма разницы между ценой приобретения тары и ценой ее возврата поставщику	1 401 01 270 Расходы по операциям с активами	1 304 04 000 Внутренние расчеты между главными распорядителями (распорядителями) и получателями средств	1 000

Обратите внимание: согласно п. 249 Инструкции № 70н даже если главный распорядитель централизованно снабжает бюджетное учреждение (грузополучателя), которое не находится в его непосредственном ведении, операции по централизованной поставке будут отражаться так же, как если бы централизованное снабжение осуществлялось подведомственному бюджетополучателю. Однако в этом случае необходимо внести изменения в бюджетную роспись.

[1] Приказ Минфина РФ от 26.08.04 № 70н « Об утверждении Инструкции по бюджетному учету».

[2] Приказ Минфина РФ от 30.12.99 № 107н «Об утверждении Инструкции по бухгалтерскому учету в бюджетных учреждениях».