Архивная обработка документов: как заставить вашу компанию работать лучше

Источник: «Делис Архив»

Те, кто читал сказку о Белоснежке, знают, что одним из важнейших секретов эффективного менеджмента является порядок. Попробуйте провести хотя бы одну генеральную уборку в документах – и уже завтра составление квартального отчета или поиск очередной платежки не будут казаться кошмаром номер один в вашей офисной жизни. Но прежде запаситесь терпением: процесс архивной обработки может приготовить для вас ряд «сказочных» сюрпризов.    

Что такое архивная обработка и для чего она нужна

Архивная обработка документов (архивация документов) включает в себя мероприятия, направленные на упорядочение и систематизацию документов, образующихся в процессе деловой деятельности организации.  При этом порядок в данном случае является не самоцелью, а организационной и социально-правовой необходимостью. Говоря о правовом регулировании этого процесса, следует отметить, что архивная обработка имеет законодательно установленный порядок проведения мероприятий. В частности, Федеральный закон № 125-ФЗ «Об архивном деле Российской Федерации» от 22 октября 2004 года (с изменениями и дополнениями) определяет процедуры и состав архивной обработкой документов, образующихся в организации независимо от формы ее собственности. За несоблюдение сохранности документов и нарушение порядка их архивной обработки несут ответственность руководители, однако на деле «крайними», как правило, оказываются сотрудники, на плечи которых свалилась эта трудоемкая работа.

Архивная обработка – не роскошь, не прихоть и не навязчивая идея скрупулезных архивистов, одержимых желанием создать стройную вселенную гармонии и порядка, не вставая с рабочего места. Как было сказано ранее, архивация документов имеет под собой четкие организационные обоснования. Грамотно проведенная обработка документов помогает избежать проблем, связанных с проведением аудиторских и других проверок со стороны государственных органов. Она также облегчает поиск необходимых для составления отчетов документов и восстановления утраченной информации на основе архивированных документов, а при переезде компании с одного места позволяет учесть и сохранить все до последнего листочка.

Особую важность процедуры архивной обработки документов имеют для составления справок социально-правового характера (подтверждение стажа, квалификации  и др.), для которых могут потребоваться документы по личному составу, штатные расписания, годовая бухгалтерская отчетность и др. Более того, в отдельных случаях архивация необходима для высвобождения офисных площадей (возможное сокращение объема – в несколько раз!) за счет одновременного уничтожения ненужных документов с «лишней» историей. Если вы уже сталкивались с передачей документов на государственное хранение, то должны знать, что у документов без архивной обработки нет шансов попасть в госархив. Таковы требования архивного законодательства РФ.

Основные этапы архивной обработки документов

Состав мероприятий в рамках архивной обработки документов зависит от потребностей компании и профессионализма сотрудников, которые смогли правильно их оценить. В самом общем виде можно выделить четыре основных этапа архивации.

Проведение экспертизы ценности документов. В ходе экспертизы устанавливается научная, историческая и практическая ценность документов. Те документы, которые представляют для организации ту или иную ценность, подлежат дальнейшей архивной обработке. Среди них непременно окажутся:

• Документы, связанные с основной деятельностью организации: учредительные документы, протоколы заседаний совета директоров и акционеров, приказы по основной деятельности, собраний акционеров, годовые бухгалтерские балансы, сметы расходов и доходов, штатные расписания.
• Документы, связанные с финансово-хозяйственной деятельностью: регистры бухгалтерского учета, первичные учетные документы и их приложения, договоры об оказании и получении услуг и др.

• Документы по личному составу: трудовые договоры (контракты), приказы о приеме на работу и увольнении, переводе работников, документы по начислению заработной платы (расчетные ведомости, лицевые счета), личные карточки уволенных сотрудников (форма Т-2).

Систематизация документов и формирование дел

Согласно Перечню типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций с указанием сроков хранения, на данном этапе происходит формирование дел документов по личному составу, постоянного, временного (до 10 лет включительно) и долговременного (более 10 лет) сроков хранения.

Описание и оформление дел. Эта процедура регламентируется архивным законом РФ и включает в себя подшивку или переплет дела, нумерацию листов, составление заверительной надписи, составление внутренней описи документов дела, оформление обложки дела. Для дел временного срока хранения допускается частичное оформление дел.

Создание описей. После оформления дел составляется их опись (систематизированный перечень справочного характера, состоящий из заголовков дел) и в некоторых случаях историческая справка к архивному фонду. Правила заполнения описей дел определены в Основных правилах работы архивов организаций, одобренных решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 года. Сложность этого этапа заключается в том, что обычно описи приходится составлять без номенклатуры дел.

На основании результатов основных этапов возможно проведение других процедур, связанных с подготовкой дел к уничтожению, передачей документов на хранение в государственный архив и разработкой номенклатуры дел. Каждая из них может быть выполнена как в комплексе с другими мероприятиями, так и отдельно от них.

Особые случаи из практики архивной обработки

Даже если вы внимательно изучили архивное законодательство, регламентирующее порядок проведения архивной обработки, и тщательно расспросили знакомых коллег, с большой долей вероятности можно утверждать, что без должного опыта ошибок и казусов вам избежать все равно не удастся. Рассмотрим несколько случаев из практики компании «Делис Архив», специалистам которой приходилось иметь дело с массивами документов как частных компаний, так и с архивами федерального значения.

Определение сроков хранения. Несмотря на то, что существуют утвержденные типовые перечни документов, образующихся в деятельности организации, и разработаны специализированные онлайн-сервисы для определения сроков хранения документов, нередко отнести тот или иной документ к конкретному виду в зависимости от сроков хранения оказывается весьма проблематично.

Некоторые документы до сих не входят не в один список документов основного перечня. В СССР эту проблему решали с помощью введения системы отраслевых перечней, которые включали специфичные для каждой отрасли (строительной, нефтегазовой и др.) документы. Сегодня специалистам архивных компаний приходится обращаться к таким перечням для установления сроков хранения отдельных документов, однако простым смертным получить доступ к перечням подобного рода достаточно сложно. К примеру, многие кредитные организации во время архивной обработки к своему удивлению обнаруживают, что до сих пор нет соответствующего перечня документов, согласно которому их можно классифицировать. Как правило, в архивных компаниях с большим опытом архивной обработки эта проблема решается на законных основаниях, но для этого архивистам требуется изучить множество нормативно-правовых актов и при необходимости подключить к работе других специалистов.

Кроме этого, возможны ошибки, связанные с незнанием нюансов хранения отдельных видов документов, сроки хранения которых законодательно установлены в перечнях. Так, при определении срока хранения договоров обычно забывают о том, что он вычисляется с учетом срока действия договора. Например, ипотечный договор может в конечном итоге храниться не 5 лет, а 30 лет из расчета: 25 лет ипотеки + 5 лет хранения договора. В случае судебного разбирательства или проверки со стороны контролирующих органов отсутствие важного договора может привести к неприятным последствиям для организации. В других ситуациях пострадавшими могут оказаться работники компании, как иллюстрирует практика ОАО «Российские железные дороги». При архивной обработке документов по личному составу на основе типового перечня сотрудники установили, что табель учета рабочего времени должен храниться 1 год. Однако в том же самом перечне указано, что если дело касается вредного производства, то табель необходимо сохранять на протяжении 75 лет. В результате неверного определения срока хранения документа табели были уничтожены, а работники РЖД остались без значительной прибавки к пенсии в будущем.

Описание и оформление дел. Нумерация всех (!) листов дел, составление объемных описей и в финале мастерская почти декоративно-прикладного искусства с переплетными работами и оформлением обложек. При таком раскладе приходится либо отвлекаться от выполнения своих прямых обязанностей, либо работать сверхурочно, либо обращаться за помощью к сторонней компании. От того, насколько грамотно и качественно выполнены описание и оформление дел, в дальнейшем зависят быстрота и удобство работы с документами (поиск, копирование, сканирование и др.). Еще до рутинного этапа оформления могут возникнуть сложности с формированием дел. Например, не во всех личных карточках работников Т-2 (кадровое делопроизводство) указана дата увольнения сотрудника. В такой ситуации приходится поднимать другие документы (это может быть приказ об увольнении), чтобы восстановить дату, или же формировать другое «специфическое» дело.  

Как определить состав мероприятий по архивной обработке

Сегодня архивные компании предлагают разный набор услуг в рамках того, что можно считать архивной обработкой документов, поэтому и стоимость этих работ может значительно варьироваться у разных исполнителей. Как определить, какой комплекс мероприятий необходим именно вашей организации? С этой целью компания «Делис Архив» предлагает бесплатный экспресс-аудит, который позволяет оценить текущее состояние корпоративного архива с дальнейшими рекомендациями по его улучшению. Обычно проведение предварительной экспертной оценки состояния архива занимает от нескольких часов (для малых и средних компаний) до трех дней (для больших предприятий) и требует присутствия одного из сотрудников (архивиста или главного бухгалтера или административного директора и т.п.).

Помимо общего объема хранимой документации и процессов движения и учета документов, экспресс-аудит помогает проанализировать риски утраты документов и несанкционированного доступа к конфиденциальной информации, а также эффективность использования архивных площадей. Излишне говорить о том, что проведение предварительной оценки может уберечь от дополнительных денежных затрат, связанных с неправильным определением архивных нужд организации, и некоторых ошибок, которые случаются из-за незнания правовых и организационных тонкостей мероприятий по архивной обработке.