Шаги для успешной сдачи отчетности в ПФР

Много раз решал для себя, что хватит писать по теме ПФР. Там все плохо, пенсии не будет, отчетность в ПФР полна кучи “подножек” и казусов. Но уйти далеко не получается. На этот раз статья будет интересна тем, кто только начал свой путь предпринимателя и делает первые шаги по сдаче отчетов в ПФР.

Шаг 1. Ознакомиться с законодательством и понять, какие отчеты вам необходимо сдать и как их заполнить

Расчет страховых взносов - один из самых сложных в работе бухгалтера и предпринимателя, там большое количество условий, которые необходимо учесть, и если вы допустили хоть одну ошибку, то это чревато большой работой по ее исправлению.

ПФР всегда удивляет тем, что каждый год что-то меняет. Создается ощущение, что основная работа ПФР - это автоматизация автоматизации автоматизированных процедур расчетов по расчету страховых взносов. Если бы эти изменения упрощали работу бухгалтера и позволили повышать пенсии пенсионерам, то я бы, наверное, молчал. Но, к сожалению, этого не происходит. Но вот отчеты регулярно меняются,  АДВ какой-то там и СЗВ какой-то там обновляются регулярно.

Одним словом если бы мне задали вопрос: “как выглядит АД для бухгалтера?”, то мне кажется, я уже смогу примерно объяснить, как он выглядит.

Это лирика, а вот на практике надо изучить условия работы ваших сотрудников, есть ли какие-либо особенности расчета трудового стажа, льготной пенсии и т.д., является ли льготной ваша деятельность (используете льготный тариф страховых взносов) и после этого изучить основной закон № 212-ФЗ от 24.07.09. и сайт http://www.pfrf.ru/ , где в разделе для работодателя можно понять, какие отчеты необходимо сдать по страховым вашим суммам. И только после этого приступить ко второму шагу.

Если у вас небольшое предприятие и применяете основной тариф, не имеете инвалидов, нет никаких особых условий труда, не нанимаете летчиков и водолазов, то можно с легкостью выдохнуть - нет необходимости заполнять кучу всяких непонятных полей и отчетов.  В 2013 году это РСВ-1, СЗВ-6-4, АДВ-6-2, АДВ-6-5. 

Этот шаг наиболее ответственный, так как все дальнейшие зависят от него.

Шаг 2. Подготовиться к сдаче отчета: найти уполномоченного представителя, сходить лично в ПФР или купить ЭЦП

После того, как вы поняли, что необходимо сдавать, нужно определить, как вы будете это сдавать. Вариантов несколько:

1. лично;
2. в электронном виде (ЭЦП);
3. через уполномоченного представителя.

Этот выбор ограничивается, если среднесписочная численность более 50 человек. Тогда только в электронном виде (ЭЦП или уполномоченный).

Если вы выбираете вариант личной сдачи отчета, то следует заранее навестить свой ПФР и уточнить, в каком виде они принимаю пачки отчетов (так как их любимое занятие - принимать отчеты в папках на завязках, в нескольких экземплярах и в строгом порядке). Лучше всего это уточнить в своем пенсионном фонде, но в принципе с 1 января 2013 года сдача пачек в папках с завязками не практикуется.

При варианте сдачи в электронном виде по ЭЦП, необходимо подписать соглашение и отнести его в фонд (условия нужно узнать у спецоператора связи).

Если вы выбираете уполномоченного представителя (УП), то регламент подготовки следующий (на примере сдачи через НЕБО):

1. вы выражает свое желание сдавать отчет через УП в ПФР и высылаете свои данные УП;
2. УП готовит документы и отправляет почтой клиенту бумаги на подпись;
3. клиент подписывает и предоставляет их в ПФР;
4. клиент сообщает номер соглашения между ПФР и УП, который ему скажут в ПФ;
5. УП отправляет отчет по электронке;

Нужно быть готовым к тому, что ПФР может всеми силами отказывать вам в личной сдаче отчета, так как цель его - максимально перевести прием отчетов в электронном виде. Для варианта сдачи через уполномоченного представителя требуется больше времени, поэтому к нему следует подготовиться заранее, но он дешевле, чем вариант покупки ЭЦП.

Шаг 3. Выбрать ПО

На первом шаге мы определились, какие отчеты необходимо сдать и поэтому на этом шаге и нужно выбрать программное обеспечение, которое позволяет сформировать нужные отчеты и будет наиболее удобным в использовании.

Этот вопрос является ключевым, так как программное обеспечение в данном случаеи играет важную роль. Существующее программное обеспечение от ПФР выполняет все возложенные на него требования, но в ряде случаев неудобно (это моя субъективная оценка) и перегружено. Один, конечно же, плюс есть - программы бесплатные!

Платные программы, естественно, удобнее, но стоят денег. Поэтому  нужно решить - готовы ли вы платить или вам будет достаточно бесплатной программы?

В момент заполнения будет понятно, насколько удобно в данной программе заполнять данные.

В нашей онлайн бухгалтерии НЕБО мы выбрали иной подход - формирование сведений бесплатное, вы можете выгрузить файл, распечатать его,  а вот сдача через уполномоченного представителя - это платная услуга, что нам кажется наиболее честным.

Шаг 4. Заполнить

Следующий этап наиболее простой - заполнить все согласно требованиям законодательства и сформировать XML файлы (обязательно во всех способах сдачи) и распечатать отчеты(если сдается лично).          

Шаг 5. Протестировать

Это наиболее важный момент перед сдачей, так как существует большое количество связанных показателей, которые мы можем не заметить, или которые появились за прошедший квартал.

Для тестирования можно воспользоваться двумя основными тестерами, выложенными на сайте ПФ РФ:

1. CheckXML-UFA
2. CheckXML

Данные программы используются для проверки в самих территориальных фондах, поэтому очень желательно использовать их: они очень хорошо выполняют свою роль.

Вы думаете, что заполнили все верно, но тестеры выявляют ошибки типа “а” маленькой, неверного номера СНИЛС, несоответствие значений РСВ и данных персонального учета. Поэтому данный шаг необходимо выполнить обязательно, если не хотите повторно возвращаться к вопросу сдачи отчета.

Шаг 6. Расслабиться

После получения ответа из ПФР о том, что ваш отчет принят, можно спокойно вздохнуть и заняться текущими вопросами.